Airtable is een relationele databasetool die ook een online samenwerkingstool is.
Voordat je het wegpoetst als saai vanwege het woord database, weet dat Airtable gemakkelijk te gebruiken en extreem veelzijdig is.
U kunt het gebruiken om werk te beheren, voorraden bij te houden en te organiseren, een evenement te plannen en nog veel meer.
Het verschilt van andere, oudere databasebeheersystemen omdat het eruitziet als een app die iedereen zou kunnen leren gebruiken, met eenvoudige taal, vriendelijke kleurenschema's en handige pictogrammen.
Het is ook buitengewoon aanpasbaar.
Vanwege zijn veelzijdigheid en gebruiksgemak is het een keuze van de redactie onder samenwerkingsapps.
Wat is luchtdicht? Wat kunt u ermee doen?
Airtable is een online systeem waar een groep medewerkers informatie kan opslaan, delen en samen bewerken.
De informatie kan ideeën, inventaris, taken of iets anders zijn.
Dit klinkt misschien allemaal vaag, maar het is moeilijk om de app te beschrijven zonder voorbeelden te geven of vergelijkingen te maken, dus laten we dat doen.
U weet waarschijnlijk al dat u informatie in een online spreadsheet kunt plaatsen, zoals Google Spreadsheets, en mensen kunt uitnodigen om deze samen met u te bekijken of te bewerken.
Dat blad kan heel eenvoudige informatie bevatten, zoals een lijst met namen en adressen.
Of het kan nogal ingewikkeld zijn, zoals een financieel boekhoudsysteem dat is gekoppeld aan andere bladen, enzovoort.
Airtable heeft veel gemeen met collaboratieve online spreadsheets, behalve twee grote verschillen: ten eerste laat Airtable je databases beheren in plaats van sheets, en zonder in detail te treden over hoe spreadsheets verschillen van databases, laten we zeggen dat databases complexer zijn.
Ten tweede is Airtable veel gebruiksvriendelijker, dus u hoeft geen Excel-expert te zijn om het te gebruiken.
In de kern is Airtable een online systeem voor het maken en bewerken van databases onder een groep mensen.
Een database is niets meer dan een verzameling dingen die bij elkaar zijn gegroepeerd.
U kunt Airtable bijvoorbeeld gebruiken om uw werk te beheren, zoals het bijwerken van artikelen op een website.
U kunt beginnen met het maken van een database met alle artikelen op uw site die moeten worden bijgewerkt.
U ontwerpt de records voor de database om velden te bevatten voor de naam van het artikel, de URL, de oorspronkelijke auteur, de publicatiedatum, de deadline voor het bijwerken, enzovoort.
Vervolgens kunt u redacteuren en schrijvers in de database uitnodigen om zichzelf werk toe te wijzen en misschien een selectievakje in elk record in de database aanvinken om aan te geven wanneer ze klaar zijn met het bijwerken van een artikel.
Airtable wordt geleverd met een handige selectie sjablonen, die u wellicht meer ideeën geven over hoe u het kunt gebruiken.
Er zijn bijvoorbeeld sjablonen genaamd Social Media Calendar, Wedding Planning, Nonprofit Grant Tracker, Employee Onboarding, Bug Tracker, Product Launch en vele anderen.
Hoeveel kost Airtable?
Airtable heeft vier soorten abonnementen: gratis, Pro, Plus en Enterprise.
Het bedrijf biedt kortingen op deze plannen voor organisaties in non-profit werk en onderwijs.
Met een gratis Airtable-abonnement krijg je onbeperkte databases en zijn er geen limieten aan het aantal mensen dat je uitnodigt als bijdragers.
Er is echter een limiet van 1.200 records per database en u krijgt 2 GB opslagruimte per database, wat vrij genereus is als u geen grote bijlagen beheert.
U bent ook beperkt tot 2 weken revisie- en snapshotgeschiedenis en 100 automatiseringsruns per maand.
Automatiseringen zijn acties zoals het verzenden van meldingen of het maken van agenda-items, geactiveerd door voorwaarden.
U kunt zich voorstellen dat ze de vorm aannemen "Wanneer X gebeurt, doe dan Y automatisch." Elke keer dat een van deze acties plaatsvindt, wordt als één run beschouwd.
Het Plus-account is het volgende serviceniveau.
Het kost $ 12 per persoon per maand of $ 120 per persoon per jaar.
U kunt zoveel databases en medewerkers hebben als u nodig heeft, en het aantal records per database neemt toe tot 5.000.
De opslagruimte neemt toe tot 5 GB per database en u krijgt 6 maanden revisie- en snapshotgeschiedenis.
U krijgt ook 5.000 automatiseringsruns per maand.
Het Pro-account kost $ 24 per persoon per maand of $ 240 per persoon per jaar.
Met dit serviceniveau neemt het aantal records per database toe tot 50.000 en krijgt u 20 GB aan ruimte per database.
U krijgt een jaar revisie- en snapshotgeschiedenis en 50.000 automatiseringsruns per maand.
Het wordt ook geleverd met prioriteitsondersteuning, aangepaste merkformulieren, persoonlijke weergaven en een paar andere geavanceerde functies.
De laatste is het Enterprise-account en voor dit niveau moet u contact opnemen met het bedrijf voor een prijsopgave.
Dit serviceniveau breidt eenvoudigweg de meeste limieten van het Pro-account uit en voegt beheeropties toe.
Hoe vergelijken de prijzen van Airtable?
In vergelijking met andere samenwerkings-apps zijn de prijzen van Airtable redelijk concurrerend, hoewel het moeilijk is om Airtable rechtstreeks met een andere app te vergelijken.
Smartsheet (vanaf $ 19 per persoon per maand) heeft bijvoorbeeld een spreadsheetachtige benadering die lijkt op Airtable, maar je kunt het ook gebruiken als een volwaardige app voor projectbeheer.
Airtable is daar niet voor ontworpen.
Een andere app die enkele overeenkomsten deelt, maar strikt genomen geen tool voor databasebeheer is, is Monday.com.
Het kost ongeveer $ 10 tot $ 20 per persoon per maand, maar met Monday.com moet je licenties betalen in vooraf ingestelde batches, dus als je bijvoorbeeld een team van 17 mensen hebt, moet je naar boven afronden en voor 20 betalen.
Quick Base, een ander online databasesysteem, maakt zijn prijzen niet langer openbaar, maar rekende voorheen vergelijkbare vergoedingen als die van Airtable.
Quick Base vereist een minimum aantal licenties per account.
Aan de slag met Airtable
Airtable heeft apps voor macOS, Windows, iPhone, iPad en Android.
De service werkt ook op internet.
Aanmelden voor een account vergt weinig meer dan een e-mailadres en wachtwoord.
Zodra je een account hebt, kun je aan de slag met het maken van Spaces en het bouwen van databases.
In ruimtes plaatst u databases, dus u kunt bijvoorbeeld een ruimte voor verschillende teams in uw organisatie of een ruimte voor werkprojecten en een ruimte voor persoonlijke projecten maken.
Om een ??database op te bouwen, kunt u beginnen met een sjabloon, een geheel nieuwe database opbouwen of gegevens van ergens anders importeren.
Je hebt een CSV-bestand nodig als je iets gaat uploaden, maar een andere optie voor kleine databases is om de inhoud gewoon te kopiëren en in een venster van Airtable te plakken.
We hebben deze functie getest met behulp van een database met slechts een handvol kolommen maar meer dan 400 rijen, en het werkte probleemloos.
De volgende stap is het aanpassen van uw database.
Moet een willekeurig aantal rijen of kolommen worden bevroren als u het in rasterformaat bekijkt? Welk type waarden wilt u aan de kop van elke kolom? Airtable houdt deze aanpassing eenvoudig met een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface die veel pictogrammen bevat.
Niets ervan lijkt intimiderend.
De mogelijkheid om aangepaste weergaven in Airtable te maken en op te slaan, is een andere belangrijke functie die samenwerking verder ondersteunt.
Airtable geeft je een overvloed aan tools voor het filteren en sorteren van wat je op een bepaald moment ziet.
Naast de klassieke rasterweergave, waar uw gegevens bijna als een tabel worden weergegeven, zijn andere opties Agenda, Galerij en Kanban.
Kanban is niet alleen een manier om informatie anders te bekijken.
Het is ook een methode om informatie te organiseren en werk gedaan te krijgen.
Met Airtable kunnen jij en je teamgenoten kanbanborden maken en je werk ermee beheren.
U kunt eenvoudig overschakelen van de Kanban-weergave naar een rasterweergave wanneer het helpt om taken op een andere manier te zien.
Eenvoudige terminologie en het gebruik van iconografie maken het gemakkelijk om door Airtable te navigeren en de weergaven van databases aan te passen.
Zelfs als je geen uitgebreide kennis hebt van het gebruik van spreadsheetsoftware, voelt Airtable nog steeds erg benaderbaar.
In plaats van formules te schrijven met het jargon van Excel, voelt het in Airtable meer alsof je de app zegt: "Laat me dit zien, maar niet dat."
Airtable biedt standaard geen Gantt-diagramweergaven, maar je kunt ze krijgen door een Gantt-app te installeren vanaf de Airtable Apps Marketplace - daarover straks meer.
Gantt-grafieken zijn tijdlijnweergaven die meestal de duur van taken en eventuele afhankelijkheden tussen taken weergeven.
Als je Gantt-diagramweergaven nodig hebt, ben je misschien beter af met een app voor projectbeheer.
Onze topkeuzes in die categorie zijn Zoho Projects voor kleine bedrijven met een beperkt budget, Teamwork voor kleine tot middelgrote bedrijven en LiquidPlanner voor grote organisaties.
Database-records
Records in Airtable worden uitgevouwen tot volledige weergave om al hun details te tonen zonder dat de pagina opnieuw hoeft te worden geladen of een nieuw venster moet worden geopend.
Nadat u een record heeft uitgevouwen, kunt u er meer details aan toevoegen, deze bewerken, enzovoort.
U kunt al deze details niet gemakkelijk zien vanuit de rasterweergave.
In een inventarisdatabase van landbouwapparatuur die u bezit, kunt u in de rasterweergave bijvoorbeeld gemakkelijk een lijst bekijken met alles wat u bezit en andere belangrijke waarden die u in één oogopslag wilt zien.
Vouw echter een record uit en u kunt alle details over dat apparaat zien, zoals een geüploade bon vanaf het moment dat u het voor het eerst kocht, een link naar de fabrikantinformatie of garantie, opmerkingen over wanneer u er voor het laatst onderhoud aan hebt uitgevoerd , enzovoorts.
Om bijlagen te uploaden, of het nu afbeeldingen of documenten zijn, kunt u ze naar het record slepen en neerzetten.
De uitgebreide weergave heeft ook een plaats voor opmerkingen, waar u @ -symbolen voor de namen van mensen kunt gebruiken om hun aandacht te markeren.
Hoewel u het ene record aan het andere in dezelfde database kunt koppelen, kunt u niet linken naar een afzonderlijk record dat in een andere database is opgeslagen.
(Er is echter een oplossing als u bereid bent om Airtable Sync in te stellen).
Houd er rekening mee dat synchronisatie slechts eenrichtingsverkeer is en dat geautomatiseerde synchronisaties slechts eenmaal per vijf minuten plaatsvinden.
Samenwerking is een belangrijk onderdeel van Airtable, maar dat geldt ook voor het beperken van wie wijzigingen in uw database kan aanbrengen.
Als u anderen uitnodigt, kunt u in de rol van Eigenaar / Maker hen een van de vier toestemmingsniveaus geven.
De eerste is hetzelfde machtigingsniveau dat u heeft, eigenaar / maker.
Iedereen met de rol Eigenaar / Maker heeft volledige toegang tot de database, inclusief de mogelijkheid om de machtigingsniveaus van anderen te wijzigen en de hele zaak te verwijderen.
Ten tweede is Editor.
Mensen met toegang op Editor-niveau kunnen records toevoegen, verwijderen en wijzigen, opmerkingen plaatsen bij records en weergaven toevoegen, verwijderen en wijzigen.
Bovendien hebben ze toegang tot de volledige database.
De derde is Commentator, of iemand die toegang heeft tot de volledige database en deze kan bekijken, maar alleen commentaar kan geven op records.
Ze kunnen geen andere wijzigingen aanbrengen.
De laatste is alleen-lezen toegang.
Iedereen met dit machtigingsniveau kan alleen de database en records bekijken, maar kan geen wijzigingen aanbrengen of opmerkingen toevoegen.
Hier is een ...
