ActivTrak is een intuïtieve en betaalbare oplossing voor werknemersmonitoring die zeer geschikt is voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's), vooral in het huidige externe werkklimaat.
Gericht op het bewaken van zowel de tijd als de productiviteit van werknemers, vereenvoudigt ActivTrak veel van de complexiteit van het toezicht op werknemers en herformuleert deze onder de vlag van het op koers houden van werknemers, groepen en projecten.
Deze Software-as-a-Service (SaaS) -oplossing wordt aangeboden via het Google Cloud Platform en kan als zodanig gebruikmaken van veel van de native mogelijkheden van Google op het gebied van big data-analyse, kunstmatige intelligentie (AI) en beveiliging.
De op analyse gebaseerde inzichten geven managers enige speelruimte bij het maken van snelle aanpassingen op basis van realtime werknemersgegevens.
Het dashboard van ActivTrak is een van de gemakkelijkst te begrijpen, ook al kan boren en bepalen welke activiteiten productief of niet-productief zijn, behoorlijk vervelend zijn, vooral voor grotere bedrijven.
Managers zullen de tijdregistratiefunctie van ActivTrak waarderen, die een aanvulling vormt op de diepgaande trackingfunctie.
Deze een-tweetje van uitgebreide tijdregistratie en analyse levert ActivTrak een Editors 'Choice-knipoog op, samen met Teramind en Veriato Cerebral.
ActivTrak heeft een gestroomlijnde en responsieve gebruikersinterface.
Het biedt eenvoudige installatie voor agenten en gedetailleerde en nauwkeurige, productiviteitsgerichte rapporten en waarschuwingen die vergelijkbaar zijn met wat u zou krijgen van een Business Intelligence-tool (BI).
Het bestaat uit een solide kern van monitoringtools en functies die zijn gebouwd voor gegevenstoegangscontrole en gebruikersprivacy.
Vanwege deze functies is ActivTrak's benadering van werknemersmonitoring minder hardhandig tegenover werknemers.
Hoewel het net als de meeste andere oplossingen indringend en alomvattend is, is de focus op het verbeteren van de productiviteit iets waar werknemers gemakkelijk achter kunnen raken.
Het is zeker een vriendelijk alternatief voor bedrijfsmonitoringplatforms zoals StaffCop Enterprise en zelfs Teramind.
Het zijn de beste producten die we hebben getest, met een duidelijke focus op de productiviteit van medewerkers en analyse van teamgedrag.
Prijsstelling en configuratie
ActivTrak begint met het aanbieden van een freemium-optie voor het bewaken van maximaal drie werkstations met drie gigabyte (GB) opslagruimte.
Het gratis abonnement (dat wel advertenties in de gebruikersinterface bevat) wordt ook geleverd met onbeperkte account-ID's, CSV-export van activiteitenlogboeken, gegevensopslag op de harde schijf, één screenshot per activiteit, evenals toegang tot de realtime weergave en blokkering van websites.
Het geavanceerde abonnement kost $ 7,20 per gebruiker per maand bij een jaarcontract en bevat alle functies die de meeste middelgrote tot grotere bedrijven nodig hebben, zoals meerdere screenshot-alarmen, onbeperkte gegevensopslag, het externe Windows-installatieprogramma, SSD-gebaseerde gegevensopslag en e-mailondersteuning met geen advertenties om er maar een paar te noemen.
Deze laag is ook geschikt voor een onbeperkt aantal gebruikers.
Andere functies die exclusief zijn voor het geavanceerde plan zijn onder meer installatie op afstand, scoren van activiteit en gebruikersrisico, detectie van USB en bestandsoverdracht en eenmalige aanmelding (SSO).
U krijgt ook toegang tot op groepen gebaseerde classificatie en pulsanalyse van teamproductiviteit om de productiviteit te meten.
De focus op productiviteitsmeting gaat verder met opties voor productiviteit, werkuren en groepsrapportage.
De Advanced-laag biedt ook integratie met Slack en Microsoft Teams en verbeterde opties voor gegevensexport, waaronder een vooraf gebouwd business intelligence-dashboard (BI) voor Tableau en Microsoft PowerBI (die beschikbaar zijn via een add-on).
De Advanced-laag biedt ook meerdere schermafbeeldingen en de optie van redactie via een add-on.
ActivTrak's add-on-functies, waarvoor het afzonderlijk factureert, omvatten zaken als het afspelen van video's, het markeren van schermafbeeldingen, het redigeren van schermafbeeldingen en toegang tot onbewerkte gegevens.
Functies zoals deze kunnen zijn opgenomen in uitgebreidere oplossingen voor werknemersmonitoring, maar als u ze als optie voor ActivTrak hebt, verlaagt u de prijs.
U moet de exacte prijzen bespreken met een ActivTrak-vertegenwoordiger en alles wat u wilt toevoegen, wordt in uw jaarrekening opgenomen, aangezien deze functies alleen beschikbaar zijn voor jaarabonnees.
Dat is iets minder flexibel dan toen we voor het eerst naar ActivTrak keken, maar het biedt nog steeds veel meer betaalbare prijsregelingen voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) dan de forse bedrijfsprijzen van een tool, zoals Veriato Cerebral.
Als u zich aanmeldt voor een proefaccount, krijgt u 14 dagen toegang tot ActivTrak's premiumfuncties, waaronder 100 gebruikers en onbeperkte opslag, productiviteitsweergaven per groepen en team, beveiligingsauditlogboeken, risicobeoordeling van activiteiten en integratie met BI-tools voor diepere beoordelingen.
Help is gemakkelijk toegankelijk via een chatbotvenster rechtsonder op het scherm en via een link naar het helpcentrum.
Nieuwe gebruikers krijgen ook de mogelijkheid om een ??productdemovideo van twee minuten te bekijken.
De monitoring-agent van ActivTrak was ongeveer net zo eenvoudig te installeren als Teramind.
De ActivTrak-tracking-agent is beschikbaar voor Windows, macOS, Chrome OS en een Chrome-browser die is geïnstalleerd op elk desktopbesturingssysteem (OS), inclusief FreeBSD, Linux en andere.
Ik heb getest op een Windows 10-machine, ik heb me aangemeld bij mijn beheerdersaccount en heb rechtsboven op de knop Agent installeren geklikt.
Wanneer u voor het eerst een account aanmaakt en inlogt, geeft ActivTrak u een pop-up met een korte YouTube-video die u door het installatieproces van de agent leidt.
Na het downloaden duurt de installatie van de ActivTrak-installatiewizard ongeveer twee minuten.
De ActivTrak-agent is heimelijk, wat betekent dat de applicatie- en bestandsprocessen incognitonamen hebben, zodat ze onopgemerkt blijven en diep in het register van uw pc worden verborgen.
Monitoring gebeurt onmiddellijk en in realtime.
Vergeleken met de meerstaps installatie- en compatibiliteitsproblemen waarmee men te maken kreeg bij het instellen van de agent in tools zoals InterGuard, was ActivTrak veel gemakkelijker om aan de slag te gaan.
Functies voor werknemersmonitoring
ActivTrak beschikt over de meest intuïtieve gebruikersinterface die we hebben gezien in een cloudgebaseerde oplossing voor werknemersmonitoring en levert opmerkelijk werk door gegevens en functies op één webpagina te organiseren.
De prestaties zijn ook snel, wat verfrissend is gezien het feit dat het bij sommige van deze Software-as-a-Service (SaaS) -oplossingen even kan duren voordat pagina's zijn vernieuwd of nieuwe dashboardweergaven zijn weergegeven.
Ze hebben tenslotte te maken met live en realtime gegevens en ActivTrak biedt deze snel aan.
ActivTrak plaatst tijdregistratie bovenaan en toont de totale productieve en onproductieve tijd die in apps en websites is doorgebracht, hoewel u de resultaten eenvoudig kunt filteren om specifieke gebruikers of groepen te tonen.
Als u naar beneden scrolt, vindt u een selectie van recente schermafbeeldingen van werknemers, gevolgd door een filterbare productiviteitsstaafdiagram en gebruikersgrafiek die productieve, onproductieve en inactieve tijd opsplitst.
Daaronder tonen cirkeldiagrammen een uitsplitsing van de beste apps en bezochte websites.
Voor alle apps neemt ActivTrak de titelbalktekst op, maar voor browsers verzamelt het een extra gegevensveld met de volledige URL.
Zelfs de manier waarop gegevens worden gepresenteerd, is meer gericht op productiviteit dan op zoek te gaan naar verdachte activiteiten van werknemers.
In tegenstelling tot andere dashboards die oplichten bij incidenten en potentiële bedreigingen, is de aanpak van ActivTrak zachter en minder alarmerend.
Dit telt voor veel wanneer u elke dag urenlang met deze interface wordt geconfronteerd.
U kunt de dashboardwidgets niet aanpassen zoals in InterGuard en Veriato Cerebral.
ActivTrak heeft ook geen gerichte weergaven zoals de Risico- en Focus-dashboards van Teramind.
Maar er is een realtime tabblad om te zien welke apps en websites werknemers momenteel gebruiken (samen met apparaat, besturingssysteem, IP-adresinformatie, enz.), Met de optie om een ??realtime schermafbeelding te maken door op het camerapictogram naast de gebruiker.
Van daaruit kunnen beheerders zelfs inzoomen en de monitor van een medewerker lezen.
De grafieken van het dashboard komen voort uit hoe de software omgaat met categorieën.
U beheert categorieën via het tabblad Instellingen en kunt apps en websites classificeren op basis van productief en onproductief.
Maar dat is niet alles: beheerders kunnen activiteiten ook groeperen op type, zoals bankieren, e-mailen, entertainment, games, winkelen, sociale netwerken en sport.
Met de categorieën en productiviteitslijsten in Instellingen kunnen bedrijven hun eigen aangepaste categorieën maken en sorteren, en apps en websites handmatig toevoegen of verwijderen met een simpele klik.
De gebruikersinterface voor beheer op basis van lijsten is eenvoudig maar krachtig en laat me gemakkelijk websites toevoegen en verwijderen.
U kunt ook een lijst zien met momenteel niet-gedefinieerde apps en websites die klaar zijn om te worden gesorteerd.
Buiten de hoofd- en realtime dashboards zijn de meeste meer gedetailleerde controlegegevens te vinden op het tabblad Rapporten en de sectie Schermafbeeldingen.
Wat schermafbeeldingen betreft, laat ActivTrak je de nieuwste schermafbeeldingen per gebruiker zien, waarop ik in een diavoorstelling-achtige viewer kon klikken via de schermafbeeldingen die van mijn testmachine waren gemaakt.
U kunt ook een historisch overzicht van schermafbeeldingen bekijken, gefilterd op gebruikers-, datum- of productiviteitscategorieën.
Maar de real-time screenshot-functie is goed voor het vastleggen van foto-bewijs van het werk van een werknemer (of het gebrek daaraan) in een oogwenk.
Schermafbeeldingen kunnen per gebruiker worden geconfigureerd en kunnen minimaal elke 5 seconden worden geknipt.
Indien nodig kunt u de schermafbeeldingen afspelen, pauzeren of downloaden.
Bovendien kunt u een vakje aanvinken om meerdere schermafbeeldingen tegelijk te maken.
Een ontbrekende functie hier is de mogelijkheid om schermafbeeldingen te vervagen voor privacy, zoals u kunt doen in DeskTime Pro.
Maar als u springt voor de DLP-add-on (later uitgelegd), dan zal ActivTrak extra stappen ondernemen om de privacy van gevoelige gegevens te waarborgen.
ActivTrak biedt ook een aliasfunctie om de naam van een gebruiker te wijzigen in de rapporten die u maakt.
Deze zelfde alias kan voor meerdere machines worden gebruikt.
U vindt de aliasfunctie onder Instellingen.
ActivTrak registreert geen toetsaanslagen en dit is opzettelijk.
Het bedrijf zegt dat monitoringplatforms voor werknemers die keylogging registreren soms als kwaadaardig worden geclassificeerd door antivirusprogramma's (wat ik hinderlijk heb ondervonden tijdens de installatie en het testen van InterGuard).
In plaats van toetsaanslagen op te nemen, legt ActivTrak meer nadruk op schermafbeeldingen en houdt het muis- en toetsenbordbewegingen bij (alleen geen specifieke toetsen en opdrachten) om te bepalen of een gebruikerssessie actief of inactief is.
In tegenstelling tot Teramind, mist ActivTrak echter de mogelijkheid om optische tekenherkenning (OCR) uit te voeren op schermafbeeldingen om afbeeldingen te zoeken op specifieke trefwoorden.
Geavanceerde analyses en inzichten
Geavanceerde analyses binnen ActivTrak zijn nuttig en slagen erin om werknemersgegevens op nieuwe manieren te begrijpen om bedrijven inzichten te geven die ze anders niet zouden hebben.
In het Knowledge Management-dashboard kunnen managers zien welke zoekopdrachten afkomstig zijn van individuen, groepen, ...
