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Fluix (qui commence à 20 USD par utilisateur et par mois pour le plan Starter) est un outil de gestion de documents (DM) réputé pour rationaliser les tâches par cœur autour des documents d'entreprise, améliorer l'efficacité de la main-d'œuvre et permettre la conformité avec les processus métier et les exigences légales.
Bien qu'elle propose une application Web, ses fonctionnalités et ses fonctionnalités sont limitées par rapport à l'application iPad, qui offre l'ensemble des fonctionnalités.
Cependant, il n'y a pas de version Android, ce qui pourrait être un point de conflit pour les organisations qui ne se concentrent pas sur l'iPad d'Apple.
Alors que Fluix se concentre sur les tâches documentaires telles que l'achèvement de formulaires, le routage, les approbations et les signatures, Fluix prend également en charge le stockage de documents avec des autorisations basées sur les rôles ainsi que les connexions à plusieurs fournisseurs de stockage cloud ou au stockage sur site existant via des protocoles standard.
Cependant, les lacunes dans les options de l'appareil et même les capacités de collaboration de base le maintiennent derrière nos gagnants du Choix des éditeurs Ascensio System OnlyOffice et Microsoft SharePoint Online dans notre tour d'horizon des revues de logiciels DM.
Premiers pas avec Fluix
Pour tirer pleinement parti de Fluix, vous devrez effectuer certaines tâches de gestion de base au début du processus.
Les utilisateurs peuvent être ajoutés un par un ou en important un fichier CSV.
L'intégration avec Active Directory (AD) de Microsoft n'est proposée qu'avec le plan de service d'entreprise, mais les clients qui choisissent de ne pas opter pour le niveau entreprise ne doivent pas trop manquer cette fonctionnalité.
Pour ceux qui ne nécessitent pas de connexion à un environnement AD d'entreprise, l'étape logique suivante après la création de vos utilisateurs consiste à créer des groupes.
Fluix utilise des groupes pour gérer les attributions de flux de travail et pour fournir plus de granularité sur certains éléments de configuration, y compris le flux de travail et le comportement des applications mobiles, ainsi que les options de partage.
Le processus de configuration le plus complexe que vous trouverez dans Fluix, comme avec la plupart des systèmes de gestion de documents, consistera à créer vos flux de travail.
Une grande partie de la création d'un flux de travail dans n'importe quel système implique la compréhension et la définition des processus métier pris en charge par le flux de travail.
Une fois cette définition en place, vous pouvez commencer à créer des règles.
Compte tenu de l'accent mis par Fluix sur l'iPad d'Apple, si votre processus n'implique pas cet appareil, vous feriez mieux de décider s'il le peut ou non, puis s'il le devrait ou non.
Si la réponse à ces deux questions est oui, vous pouvez continuer avec Fluix.
Pour faciliter les flux de travail, Fluix vous permet de créer des règles qui récupèrent des documents à partir de divers dossiers de votre stockage cloud Fluix ainsi que de tout stockage distant utilisé par votre entreprise.
Pour rendre cela plus facile, Fluix étend la prise en charge directe à une variété de plates-formes de stockage cloud tierces populaires, y compris Dropbox Business, Google Drive for Work et Microsoft OneDrive for Business, ainsi que d'autres systèmes de stockage hébergés, à condition qu'il soit accessible en utilisant l'un ou l'autre les protocoles FTP (File Transfer Protocol) ou Webdav.
La flexibilité d'atteindre le stockage basé sur le cloud ou les ressources sur site est une fonctionnalité particulièrement utile et donne une flexibilité indispensable à Fluix compte tenu de sa focalisation plutôt étroite sur les appareils.
Sécurité Fluix
La plupart des systèmes de gestion de documents offrent un certain niveau de sécurité, soit en restreignant l'accès à certains dossiers, en limitant les fonctionnalités ou en donnant accès aux fonctions administratives.
Fluix gère cela grâce à l'utilisation de rôles, qui sont fonctionnellement différents des groupes.
Les rôles peuvent être créés à l'aide de modèles conçus pour divers rôles administratifs ou d'utilisateurs, ou à partir d'un modèle vierge que vous pouvez personnaliser vous-même.
Les rôles sont attribués aux utilisateurs (et non aux groupes) et couvrent différentes catégories d'autorisation.
Les autorisations globales impliquent l'accès à des zones de Fluix qui sont généralement limitées aux utilisateurs administratifs ou de gestion, telles que la facturation, les tableaux de bord, le stockage à distance, les rapports, les rôles et les paramètres.
Les rôles peuvent également être utilisés pour gérer les autorisations des utilisateurs lorsqu'il s'agit d'effectuer des tâches administratives sur des dossiers de stockage, des groupes et des flux de travail.
Vous pouvez utiliser divers paramètres de sécurité pour contrôler des éléments tels que le comportement des applications iOS, l'authentification à deux facteurs (2FA) pour le portail d'administration, la complexité des mots de passe et les périodes de conservation des documents.
D'autres paramètres impliquant le partage de fichiers, l'édition et la synchronisation ont également des impacts sur la sécurité et peuvent être configurés globalement ou au niveau du groupe.
Activer une main-d'œuvre sans papier
Là où Fluix excelle, c'est dans la gestion de certains types de collaboration documentaire.
Compte tenu de son intérêt pour l'iPad, il n'est pas surprenant que ses capacités de collaboration soient particulières à celles courantes dans la plupart des scénarios mobiles, tels que la complétion de formulaires et les signatures électroniques.
Les ensembles d'outils des applications mobiles Fluix sont idéaux pour les travailleurs mobiles qui ont besoin de remplir un formulaire, de recueillir des signatures et de soumettre le formulaire par voie électronique à l'aide d'un appareil mobile.
Encore une fois, vous trouverez un bon support pour tout cela dans l'application Fluix iOS.
Malheureusement, bien qu'une application de navigateur Web soit disponible si vous souhaitez utiliser votre bureau, elle n'est en fait pas aussi complète que la version iOS, alors évaluez-la attentivement pour vous assurer que les fonctionnalités dont vous avez besoin sont disponibles.
Et pour ceux qui souhaitent utiliser un appareil mobile basé sur Android, c'est soit le navigateur Web, soit rien.
Fluix n'a pas de version Android de son application disponible au moment de la rédaction de cet article.
Un autre inconvénient de sa concentration sur iPad est que la plupart des gens ne créent pas encore de documents sur l'iPad, à moins qu'il ne s'agisse de formulaires.
C'est évident dans Fluix, car l'application ne vous apporte pas grand-chose en termes de création de documents, que ce soit en termes de collaboration ou d'outils d'édition de documents.
Même les tâches de base telles que la modification des styles de texte ou de la couleur des documents devront être accomplies en dehors de Fluix, et le partage se limite à l'envoi d'un e-mail avec le document en pièce jointe.
La modification de fichiers PDF dans Fluix est limitée à des éléments tels que les annotations et la modification de l'ordre des pages.
Ces omissions de fonctionnalités n'affectent pas l'objectif principal de Fluix sur l'activation des processus métier sans papier, mais elles constituent un cas d'utilisation courant pour de nombreuses entreprises qui recherchent une plate-forme de gestion de documents, et elles ne sont tout simplement pas prises en charge par Fluix.
Cela peut rendre la vente difficile par rapport à des solutions plus complètes, Microsoft SharePoint Online ou même Adobe Document Cloud Standard (12,99 par mois chez Adobe).
Tarification
Fluix a récemment modifié ses plans tarifaires.
Le plan Starter est le niveau le plus bas et fonctionne 20 $ par utilisateur et par mois (avec un minimum de 10 utilisateurs), avec prise en charge des politiques de mot de passe et du partage de documents.
Le niveau Core coûte désormais 30 $ par mois, mais ajoute une multitude de fonctionnalités, notamment le flux de travail, les autorisations, l'accès à l'application Web, la conformité à plusieurs normes de confidentialité et l'inclusion de l'assistance téléphonique.
Enfin, il existe un plan avancé, dont le coût grimpe à 50 $ par utilisateur et par mois.
Mais ce plan ajoute des tableaux de bord pour les rapports et l'administration, les accords de niveau de service personnalisés (SLA), les journaux d'audit, l'intégration avec AD et la prise en charge de l'intégration avec des services tiers.
Le seul inconvénient du niveau Starter de Fluix est que son stockage maximal n'est que de 5 Go et que ce niveau manque également de capacités de rétention de documents personnalisées.
Il s'agit d'un domaine clé pour les entreprises qui souhaitent passer à la gestion électronique des documents, car il s'agit souvent d'une mesure clé contre de graves ramifications juridiques.
Heureusement, les niveaux Core et Advanced prennent en charge cette fonctionnalité.
Compte tenu de son accent particulier sur certaines capacités de gestion de documents uniquement ainsi que de sa forte dépendance à la plate-forme iOS, Fluix n'a vraiment de sens que pour les entreprises fortement impliquées dans le traitement de formulaires mobiles à l'aide de l'iPad.
Le défi est que d'autres solutions de gestion de documents peuvent également rationaliser ces tâches, peut-être avec moins de raffinement et un peu plus de complexité, mais souvent avec des prix plus compétitifs et certainement avec plus de place pour la croissance des processus si les besoins de l'entreprise changent.
Avantages
Les flux de travail conviviaux sont faciles à configurer.
Les workflows sont spécialement conçus pour Apple iPad.
De solides fonctionnalités d'intégration de stockage cloud.
Les inconvénients
Manque de prise en charge des bases de la collaboration, y compris la création et le partage de documents.
Focus sur l'iPad pour les appareils clients est un sac mélangé.
Pas de support Android mais disponible en tant qu'application Web avec diverses limitations.
The Bottom Line
Fluix propose des flux de travail documentaires impressionnants et une intégration avec les fournisseurs de stockage cloud populaires que la plupart des petites et moyennes entreprises (PME) utilisent déjà.
Pourtant, l'outil est étouffé par le manque de prise en charge du partage, du stockage de documents ou des fonctionnalités de niveau entreprise, y compris la rétention de fichiers.
Fluix (qui commence à 20 USD par utilisateur et par mois pour le plan Starter) est un outil de gestion de documents (DM) réputé pour rationaliser les tâches par cœur autour des documents d'entreprise, améliorer l'efficacité de la main-d'œuvre et permettre la conformité avec les processus métier et les exigences légales.
Bien qu'elle propose une application Web, ses fonctionnalités et ses fonctionnalités sont limitées par rapport à l'application iPad, qui offre l'ensemble des fonctionnalités.
Cependant, il n'y a pas de version Android, ce qui pourrait être un point de conflit pour les organisations qui ne se concentrent pas sur l'iPad d'Apple.
Alors que Fluix se concentre sur les tâches documentaires telles que l'achèvement de formulaires, le routage, les approbations et les signatures, Fluix prend également en charge le stockage de documents avec des autorisations basées sur les rôles ainsi que les connexions à plusieurs fournisseurs de stockage cloud ou au stockage sur site existant via des protocoles standard.
Cependant, les lacunes dans les options de l'appareil et même les capacités de collaboration de base le maintiennent derrière nos gagnants du Choix des éditeurs Ascensio System OnlyOffice et Microsoft SharePoint Online dans notre tour d'horizon des revues de logiciels DM.
Premiers pas avec Fluix
Pour tirer pleinement parti de Fluix, vous devrez effectuer certaines tâches de gestion de base au début du processus.
Les utilisateurs peuvent être ajoutés un par un ou en important un fichier CSV.
L'intégration avec Active Directory (AD) de Microsoft n'est proposée qu'avec le plan de service d'entreprise, mais les clients qui choisissent de ne pas opter pour le niveau entreprise ne doivent pas trop manquer cette fonctionnalité.
Pour ceux qui ne nécessitent pas de connexion à un environnement AD d'entreprise, l'étape logique suivante après la création de vos utilisateurs consiste à créer des groupes.
Fluix utilise des groupes pour gérer les attributions de flux de travail et pour fournir plus de granularité sur certains éléments de configuration, y compris le flux de travail et le comportement des applications mobiles, ainsi que les options de partage.
Le processus de configuration le plus complexe que vous trouverez dans Fluix, comme avec la plupart des systèmes de gestion de documents, consistera à créer vos flux de travail.
Une grande partie de la création d'un flux de travail dans n'importe quel système implique la compréhension et la définition des processus métier pris en charge par le flux de travail.
Une fois cette définition en place, vous pouvez commencer à créer des règles.
Compte tenu de l'accent mis par Fluix sur l'iPad d'Apple, si votre processus n'implique pas cet appareil, vous feriez mieux de décider s'il le peut ou non, puis s'il le devrait ou non.
Si la réponse à ces deux questions est oui, vous pouvez continuer avec Fluix.
Pour faciliter les flux de travail, Fluix vous permet de créer des règles qui récupèrent des documents à partir de divers dossiers de votre stockage cloud Fluix ainsi que de tout stockage distant utilisé par votre entreprise.
Pour rendre cela plus facile, Fluix étend la prise en charge directe à une variété de plates-formes de stockage cloud tierces populaires, y compris Dropbox Business, Google Drive for Work et Microsoft OneDrive for Business, ainsi que d'autres systèmes de stockage hébergés, à condition qu'il soit accessible en utilisant l'un ou l'autre les protocoles FTP (File Transfer Protocol) ou Webdav.
La flexibilité d'atteindre le stockage basé sur le cloud ou les ressources sur site est une fonctionnalité particulièrement utile et donne une flexibilité indispensable à Fluix compte tenu de sa focalisation plutôt étroite sur les appareils.
Sécurité Fluix
La plupart des systèmes de gestion de documents offrent un certain niveau de sécurité, soit en restreignant l'accès à certains dossiers, en limitant les fonctionnalités ou en donnant accès aux fonctions administratives.
Fluix gère cela grâce à l'utilisation de rôles, qui sont fonctionnellement différents des groupes.
Les rôles peuvent être créés à l'aide de modèles conçus pour divers rôles administratifs ou d'utilisateurs, ou à partir d'un modèle vierge que vous pouvez personnaliser vous-même.
Les rôles sont attribués aux utilisateurs (et non aux groupes) et couvrent différentes catégories d'autorisation.
Les autorisations globales impliquent l'accès à des zones de Fluix qui sont généralement limitées aux utilisateurs administratifs ou de gestion, telles que la facturation, les tableaux de bord, le stockage à distance, les rapports, les rôles et les paramètres.
Les rôles peuvent également être utilisés pour gérer les autorisations des utilisateurs lorsqu'il s'agit d'effectuer des tâches administratives sur des dossiers de stockage, des groupes et des flux de travail.
Vous pouvez utiliser divers paramètres de sécurité pour contrôler des éléments tels que le comportement des applications iOS, l'authentification à deux facteurs (2FA) pour le portail d'administration, la complexité des mots de passe et les périodes de conservation des documents.
D'autres paramètres impliquant le partage de fichiers, l'édition et la synchronisation ont également des impacts sur la sécurité et peuvent être configurés globalement ou au niveau du groupe.
Activer une main-d'œuvre sans papier
Là où Fluix excelle, c'est dans la gestion de certains types de collaboration documentaire.
Compte tenu de son intérêt pour l'iPad, il n'est pas surprenant que ses capacités de collaboration soient particulières à celles courantes dans la plupart des scénarios mobiles, tels que la complétion de formulaires et les signatures électroniques.
Les ensembles d'outils des applications mobiles Fluix sont idéaux pour les travailleurs mobiles qui ont besoin de remplir un formulaire, de recueillir des signatures et de soumettre le formulaire par voie électronique à l'aide d'un appareil mobile.
Encore une fois, vous trouverez un bon support pour tout cela dans l'application Fluix iOS.
Malheureusement, bien qu'une application de navigateur Web soit disponible si vous souhaitez utiliser votre bureau, elle n'est en fait pas aussi complète que la version iOS, alors évaluez-la attentivement pour vous assurer que les fonctionnalités dont vous avez besoin sont disponibles.
Et pour ceux qui souhaitent utiliser un appareil mobile basé sur Android, c'est soit le navigateur Web, soit rien.
Fluix n'a pas de version Android de son application disponible au moment de la rédaction de cet article.
Un autre inconvénient de sa concentration sur iPad est que la plupart des gens ne créent pas encore de documents sur l'iPad, à moins qu'il ne s'agisse de formulaires.
C'est évident dans Fluix, car l'application ne vous apporte pas grand-chose en termes de création de documents, que ce soit en termes de collaboration ou d'outils d'édition de documents.
Même les tâches de base telles que la modification des styles de texte ou de la couleur des documents devront être accomplies en dehors de Fluix, et le partage se limite à l'envoi d'un e-mail avec le document en pièce jointe.
La modification de fichiers PDF dans Fluix est limitée à des éléments tels que les annotations et la modification de l'ordre des pages.
Ces omissions de fonctionnalités n'affectent pas l'objectif principal de Fluix sur l'activation des processus métier sans papier, mais elles constituent un cas d'utilisation courant pour de nombreuses entreprises qui recherchent une plate-forme de gestion de documents, et elles ne sont tout simplement pas prises en charge par Fluix.
Cela peut rendre la vente difficile par rapport à des solutions plus complètes, Microsoft SharePoint Online ou même Adobe Document Cloud Standard (12,99 par mois chez Adobe).
Tarification
Fluix a récemment modifié ses plans tarifaires.
Le plan Starter est le niveau le plus bas et fonctionne 20 $ par utilisateur et par mois (avec un minimum de 10 utilisateurs), avec prise en charge des politiques de mot de passe et du partage de documents.
Le niveau Core coûte désormais 30 $ par mois, mais ajoute une multitude de fonctionnalités, notamment le flux de travail, les autorisations, l'accès à l'application Web, la conformité à plusieurs normes de confidentialité et l'inclusion de l'assistance téléphonique.
Enfin, il existe un plan avancé, dont le coût grimpe à 50 $ par utilisateur et par mois.
Mais ce plan ajoute des tableaux de bord pour les rapports et l'administration, les accords de niveau de service personnalisés (SLA), les journaux d'audit, l'intégration avec AD et la prise en charge de l'intégration avec des services tiers.
Le seul inconvénient du niveau Starter de Fluix est que son stockage maximal n'est que de 5 Go et que ce niveau manque également de capacités de rétention de documents personnalisées.
Il s'agit d'un domaine clé pour les entreprises qui souhaitent passer à la gestion électronique des documents, car il s'agit souvent d'une mesure clé contre de graves ramifications juridiques.
Heureusement, les niveaux Core et Advanced prennent en charge cette fonctionnalité.
Compte tenu de son accent particulier sur certaines capacités de gestion de documents uniquement ainsi que de sa forte dépendance à la plate-forme iOS, Fluix n'a vraiment de sens que pour les entreprises fortement impliquées dans le traitement de formulaires mobiles à l'aide de l'iPad.
Le défi est que d'autres solutions de gestion de documents peuvent également rationaliser ces tâches, peut-être avec moins de raffinement et un peu plus de complexité, mais souvent avec des prix plus compétitifs et certainement avec plus de place pour la croissance des processus si les besoins de l'entreprise changent.
Avantages
Les flux de travail conviviaux sont faciles à configurer.
Les workflows sont spécialement conçus pour Apple iPad.
De solides fonctionnalités d'intégration de stockage cloud.
Les inconvénients
Manque de prise en charge des bases de la collaboration, y compris la création et le partage de documents.
Focus sur l'iPad pour les appareils clients est un sac mélangé.
Pas de support Android mais disponible en tant qu'application Web avec diverses limitations.
The Bottom Line
Fluix propose des flux de travail documentaires impressionnants et une intégration avec les fournisseurs de stockage cloud populaires que la plupart des petites et moyennes entreprises (PME) utilisent déjà.
Pourtant, l'outil est étouffé par le manque de prise en charge du partage, du stockage de documents ou des fonctionnalités de niveau entreprise, y compris la rétention de fichiers.
