efileCabinet Online (qui commence à 15 $ par utilisateur et par mois) est un système complet de gestion de documents commerciaux (DM) qui a intégré une nouvelle interface utilisateur Web (UI) plus intuitive, avec des fonctionnalités de numérisation et de stockage de fichiers plus solides.
eFileCabinet Online excelle dans l'offre de fonctionnalités de contrôle de version, de partage de fichiers et de conservation des documents et de conformité.
Son ensemble de fonctionnalités est adapté aux besoins des petites et moyennes entreprises (PME).
Si ces fonctionnalités avancées semblent écrasantes ou si la collaboration est plus élevée dans votre liste de souhaits, alors notre choix des éditeurs Zoho Docs Standard offre de meilleures fonctionnalités de collaboration.
Packages en ligne eFileCabinet
eFileCabinet Online offre aux utilisateurs un large éventail de choix pour leurs besoins en DM.
Mais il n'y a pas d'essai gratuit disponible et la structure de prix a changé depuis notre dernier examen.
eFileCabinet Online commence à 15 $ par utilisateur et par mois (facturé annuellement) avec 25 gigaoctets (Go) de stockage, mais uniquement pour le partage de fichiers et sans aucune fonctionnalité DM.
Le niveau Advantage de 30 $ par utilisateur et par mois est un point de départ plus robuste car il offre 1 téraoctet (To) de stockage, l'accès au système eFileCabinet DM, le partage de fichiers sécurisé et l'accès à des modèles utiles.
Le niveau Advantage comprend également l'intégration de Microsoft Office, la rétention (gouvernance), les outils de conformité et l'authentification à deux facteurs (2FA).
Le seul inconvénient de ce niveau est son exigence minimale de trois utilisateurs.
Ce plan comprend également l'intégration avec eSignature et Intuit QuickBooks (gratuit chez QuickBooks Self-Employed).
Une offre plus complète est son niveau Business, qui coûte 55 $ par utilisateur et par mois sans aucune exigence minimale d'utilisateur.
Il inclut toutes les fonctionnalités du niveau Advantage, mais ajoute une automatisation des processus métier, un routage de fichiers spécifiques aux données, une dénomination / stockage automatique des fichiers et une capture par reconnaissance optique de caractères (OCR) par zone au mélange.
Un niveau Entreprise est également disponible, mais les prix varient en fonction des licences et des fonctionnalités.
Premiers pas avec eFileCabinet en ligne
Pour vous inscrire à eFileCabinet Online, vous devez d'abord mettre en place une démonstration avec l'équipe commerciale en remplissant un formulaire en ligne ou en appelant un numéro gratuit.
Un représentant de l'entreprise vous proposera ensuite une démonstration de 15 minutes, vous aidera à déterminer le plan qui vous convient le mieux et vous aidera à vous mettre en place.
Depuis notre dernier examen, eFileCabinet Online a été repensé et reconstruit sur la plate-forme HTML5, il ne nécessite donc plus Microsoft Silverlight.
Cela signifie qu'il peut désormais être utilisé sur n'importe quel navigateur et qu'il est également compatible Mac.
La nouvelle interface utilisateur en ligne d'eFileCabinet est beaucoup plus propre que l'ancienne, avec des menus simplifiés et des fonctions d'aide intégrées.
En haut du tableau de bord se trouvent des menus déroulants pour Nouveau, Partager, Modifier, Commencer et "Besoin d'aide?" boutons.
Les fichiers sont organisés comme leurs homologues papier, c'est-à-dire dans des armoires, des tiroirs et des dossiers.
Dans le menu Nouveau, vous pouvez créer des tiroirs, des dossiers et des armoires.
Le menu Partager comprend des options de partage par e-mail, SecureDrawer, etc.
Le guide de démarrage et "Besoin d'aide?" Les boutons ouvrent une fenêtre coulissante avec deux onglets: Aide et Apprendre les bases, ce dernier offrant une visite guidée du logiciel et des guides de tâches simples.
Un menu hamburger sur le côté gauche du tableau de bord vous donne accès aux paramètres administratifs, aux options de signature électronique, à la possibilité de basculer vers la vue classique du logiciel, etc.
Les nouvelles fonctionnalités incluent l'intégration avec Citrix ShareFile.
Si vous utilisez Citrix ShareFile pour collaborer sur des documents, vous pouvez mapper les dossiers Citrix ShareFile dans eFileCabinet Online.
Vous pouvez également rechercher le texte du document tant qu'il est lisible; efileCabinet Online effectuera automatiquement l'OCR des fichiers PDF et image.
eFileCabinet propose son application de bureau SideKick gratuite.
Il est représenté par une icône circulaire flottante que vous pouvez faire glisser et déposer n'importe où sur votre écran.
Cliquez dessus pour développer et vous pouvez accéder à votre compte, gérer des documents, télécharger de nouveaux documents, rechercher et plus encore.
L'application de bureau SideKick se synchronise avec votre compte en temps réel et constitue un moyen pratique d'accéder à vos fichiers sans vous connecter à un navigateur.
Partage de documents et collaboration
Avec eFileCabinet Online, vous pouvez partager des fichiers avec des utilisateurs internes et externes et suivre un nombre illimité de versions de documents.
Les fonctionnalités d'archivage et d'extraction vous permettent de garder une trace des fichiers et de plusieurs modifications apportées au même document en même temps.
Une fonctionnalité intéressante est que, lorsque vous partagez un fichier, vous pouvez le protéger par mot de passe et même inclure une date d'expiration si vous avez affaire à un contenu sensible.
Les utilisateurs peuvent ajouter des métadonnées à chaque fichier pour améliorer la recherche et fournir des informations en un coup d'œil.
Tous les fichiers peuvent être prévisualisés en ligne afin que vous n'ayez pas à attendre le téléchargement de chacun.
Si vous avez un compte avec DocuSign ou Citrix RightSignature, chacun peut être intégré dans votre tableau de bord eFileCabinet Online afin que vous puissiez capturer des signatures électroniques.
Vous pouvez envoyer des documents à n'importe qui pour qu'ils soient signés et seul l'expéditeur a besoin d'un compte, comme vous pouvez le faire dans Adobe Document Cloud Standard (12,99 par mois chez Adobe).
eFileCabinet Online offre également une intégration complète avec Salesforce.
Depuis Salesforce, vous pouvez accéder aux fichiers et les déplacer dans eFileCabinet Online.
Il existe également des outils d'organisation utiles.
En tant qu'administrateur, vous pouvez créer et appliquer des modèles pour vos armoires.
Par exemple, si vous souhaitez créer une armoire pour plusieurs départements, tous avec les mêmes dossiers à l'intérieur, vous pouvez le configurer une fois et appliquer le modèle à chacun.
Pour créer un modèle, cependant, vous devez d'abord créer une bibliothèque.
J'aimerais bien qu'une bibliothèque d'échantillons soit déjà remplie dans mon compte.
Pour créer une bibliothèque, utilisez la liste déroulante Nouveau menu, qui sur la page d'administration comprend la bibliothèque, la sous-bibliothèque et le modèle.
Il existe une procédure pas à pas sur cette page intitulée "Comment ajouter un modèle", mais lorsque j'ai cliqué dessus, un message est apparu indiquant qu'il n'était pas disponible.
Après deux essais, un message est apparu avec des instructions.
De même, vous pouvez créer des workflows composés d'actions automatisées déclenchées par certains événements.
Cependant, cela n'est disponible que lors de l'utilisation de la vue classique.
D'autres fonctionnalités avancées incluent la conservation des documents, l'audit et les calendriers de destruction.
eFileCabinet Online propose des applications pour Android et iOS.
À l'aide des applications, vous pouvez prévisualiser, gérer et partager vos fichiers.
Vous pouvez également utiliser votre appareil photo pour capturer et enregistrer des documents lors de vos déplacements.
Une aide en ligne consultable est disponible directement à partir de l'interface utilisateur du logiciel et comprend des articles, des vidéos et des guides de l'utilisateur téléchargeables.
Des info-bulles sont également disponibles pour certaines fonctionnalités.
Vous pouvez également contacter eFileCabinet Online directement par chat en direct, e-mail et téléphone.
La page d'aide principale affiche le temps d'attente moyen pour le téléphone et le chat, ce qui est une bonne idée.
L'assistance en direct par chat ou par téléphone est disponible en semaine de 8 h 00 à 17 h 00 (heure des Rocheuses).
Toutes les fonctionnalités DM en un seul endroit
eFileCabinet Online n'a peut-être pas le nom le plus excitant, mais il offre une pléthore de fonctionnalités pour aider votre entreprise à rester organisée et conforme.
Que vous ayez besoin de suivre des documents ou de gérer des projets, eFileCabinet Online peut vous aider.
Son interface utilisateur repensée rend les choses encore plus faciles, et les nouvelles intégrations offrent plus d'options de partage et de signature électronique.
Mais, pour un ensemble similaire de fonctionnalités de collaboration et la possibilité de modifier des documents en ligne et sur des appareils mobiles, notre choix de l'éditeur Zoho Docs Standard est une excellente solution.
La ligne de fond
eFileCabinet Online est une solution complète de gestion de fichiers dotée de solides fonctionnalités de conformité et de rétention.
L'interface utilisateur mise à jour facilite la recherche, quel que soit l'appareil ou la plate-forme à partir duquel vous y accédez.
