Zoho Corporation n'est pas une société de services financiers dédiée comme Intuit.
Il s'agit plutôt d'un développeur de très bonnes applications intégrées de productivité en ligne.
L'un de ces produits est Zoho Books, qui contient des outils qui répondent à la part du lion des besoins comptables des petites entreprises.
La convivialité, la flexibilité et la profondeur de Zoho Books dans les domaines de comptabilité standard (ventes et achats, suivi du temps et des projets et gestion des stocks) égalent et parfois surpassent ce qui est offert par les sites Web concurrents.
Il fournit également plus de ressources d'aide que la plupart des concurrents, ce qui est essentiel pour les solutions comptables.
Parmi les sites Web de comptabilité des petites entreprises, Zoho Books est une valeur exceptionnelle.
En fait, son infrastructure existante, combinée à la myriade de nouvelles fonctionnalités et d'améliorations qu'il a apportées depuis notre dernier examen, le positionne dans une sorte de phase de transition.
Nous le considérons toujours comme un bon choix pour les petites entreprises, mais son attractivité commence également à se développer.
Il pourrait éventuellement concurrencer des solutions telles que NetSuite et Sage Intacct.
À ce stade, cependant, son intégration très limitée de la paie (Californie, New York et Texas uniquement) en fait un non-démarreur pour la plupart des entreprises comptant de nombreux employés.
QuickBooks en ligne, le gagnant de notre choix des rédacteurs pour la comptabilité des petites entreprises, est mieux adapté aux petites entreprises qui ont besoin d'une paie intégrée.
Combien coûte Zoho Books?
Après un essai gratuit de 14 jours à Zoho Books, vous pouvez vous abonner au plan de base pour 9 $ par organisation et par mois, ce qui vous limite à 50 contacts, un utilisateur plus un comptable et cinq flux de travail automatisés (nous en reparlerons plus tard).
Les fonctionnalités prises en charge comprennent les factures, le suivi des dépenses, les projets, les feuilles de temps et les nouveaux outils de budgétisation du site.
Le plan Standard (19 $ par organisation et par mois) vous donne des limites plus élevées sur tout dans Basic, et ajoute des factures, des crédits fournisseur et des balises de rapport.
Il offre également deux fonctionnalités supplémentaires: les approbations d'achat à plusieurs niveaux et l'intégration avec Twilio, qui vous permet d'automatiser les messages SMS aux clients.
Le niveau Professionnel (29 USD par organisation et par mois) prend en charge un nombre illimité de contacts et d'utilisateurs et 10 flux de travail automatisés par module, en plus des bons de commande, des commandes client et du suivi des stocks.
Ce prix se compare avantageusement à celui de QuickBooks en ligne, gagnant du Choix des éditeurs, qui commence à 25 $ par mois pour son plan Simple Start.
Son prochain niveau est Essentials, qui ajoute la facturation, plusieurs utilisateurs et des capacités de suivi du temps pour 40 $ par mois.
Le plan Plus de 70 $ par mois offre un suivi complet des projets et des stocks.
Le niveau de démarrage de Sage 50cloud Accounting, Pro Accounting, coûte 503,95 $ par an.
Beaucoup amélioré, mais qu'en est-il de la paie?
Depuis que je l'ai examiné pour la dernière fois, Zoho Books a incorporé des dizaines de petits changements qui améliorent la flexibilité et la convivialité, ainsi que de nombreux changements majeurs.
Le site propose désormais des portails fournisseurs en plus des portails clients, plus de fonctionnalités dans l'automatisation, le suivi des coûts horaires du personnel, plus de granularité dans les rôles des utilisateurs (y compris le nouveau rôle comptable) et un support pour les entreprises multi-succursales (franchises).
Il a également ajouté des capacités de budgétisation et le paiement de factures groupées.
Le site s'intègre désormais à l'application Uber for Business et prend en charge les comparaisons de rapports.
Aucun autre service que j'ai examiné cette année ne s'est autant amélioré.
Il y a un domaine dans lequel Zoho Books ne respecte pas ou ne dépasse pas les normes définies par Xero et Intuit QuickBooks en ligne, mais c'est un domaine critique pour certaines entreprises.
Comme mentionné précédemment, son système de paie est principalement destiné aux entreprises qui sont constituées en Californie, à New York et au Texas qui ont des employés qui vivent dans ces États.
Ne pas fournir de paie n'est pas un succès, mais Zoho Books ne s'intègre même pas avec des fournisseurs de paie tiers comme Gusto.
Ce est un sérieux déficit pour une solution comptable adaptée aux entreprises suffisamment grandes pour avoir des salariés.
Mais dans tous les autres domaines - enregistrements de contacts et d'articles, transactions, gestion des stocks et gestion de projet, personnalisation, automatisation et interface utilisateur - c'est le service de comptabilité le plus puissant et le plus flexible que j'ai examiné.
Configuration généreuse, options d'importation
La configuration de Zoho Books vous guide à travers une série d'écrans après la création d'un compte et vous aide à configurer certains paramètres personnels.
Vous pouvez revoir les options de paramètres plus tard si vous préférez, bien que ce soit une bonne idée de fournir ces informations à l'avance.
Vous commencez par fournir des informations de contact et des informations pertinentes sur la taxe de vente.
Certaines fonctionnalités, comme les factures et les dépenses, sont incluses par défaut sur le site, mais vous pouvez choisir les autres modules que vous souhaitez activer, comme l'inventaire, les bons de commande et les feuilles de temps.
L'écran suivant affiche un guide de configuration qui suggère des actions à entreprendre, ainsi que des vidéos éducatives et des liens vers les pages appropriées.
Celles-ci incluent la connexion aux passerelles de paiement; configurer les rôles et autorisations des utilisateurs; mise en place du flux d'approbation; et ajouter des champs personnalisés.
Il s'agit d'un excellent écran d'introduction qui vous aide à jeter les bases de vos données et activités comptables.
Cependant, il reste encore beaucoup à faire dans la section Préférences du site.
Cette page est une liste massive avec plusieurs sous-listes.
Aucun autre site Web de comptabilité des petites entreprises ne décompose ses fonctions de configuration de manière aussi détaillée, car aucun autre site que j'ai examiné n'est aussi flexible ou riche en fonctionnalités.
Prenez le temps de vérifier les paramètres de chaque module que vous prévoyez d'utiliser et vous pourrez profiter pleinement des fonctionnalités exceptionnelles de Zoho Books.
Un site Web complexe nécessite un ensemble détaillé de préférences.
Avant de commencer votre travail avec Zoho Books, vous devez explorer toutes ses options. Une partie de la configuration implique la création d'enregistrements pour les contacts et les éléments.
Vous pouvez le faire au fur et à mesure, mais la création de formulaires de transaction prend moins de temps si vous l'avez fait très tôt.
Vous pouvez, bien sûr, tout saisir manuellement, mais il y a peu de données que vous ne pouvez pas importer dans Zoho Books.
Le site vous permet de télécharger des exemples de fichiers pour vous assurer que votre mappage est correct, puis d'importer des contacts, des enregistrements d'articles et des transactions de vente / achat au format CSV et dans une poignée d'autres formats mondiaux, en fonction de ce que vous importez.
Excellente interface utilisateur, navigation, aide
Le tableau de bord de Zoho Books fournit plus d'informations financières que le tableau de bord de Kashoo, mais il n'est pas aussi interactif que celui de Xero.
Les créances / dettes en cours et en souffrance et les flux de trésorerie apparaissent en haut à la fois des chiffres et des graphiques.
Ci-dessous se trouve un tableau personnalisable comparant les revenus et les dépenses, et une comptabilité de vos principales dépenses.
L'état du projet et les soldes des comptes, ainsi qu'une liste de surveillance des comptes, complètent les données de l'écran.
L'interface utilisateur de Zoho Books est exceptionnellement propre, attrayante et facile à comprendre.
Le volet vertical de gauche affiche les liens de navigation vers les domaines fonctionnels de Zoho Books: Tableau de bord, Articles, Banque, Ventes, Achats, Suivi du temps, Comptable, Rapports et Documents.
Il y a aussi un lien vers Paie ici, qui s'ouvre dans un écran séparé.
Certains de ces liens vous mènent directement à une page de travail, tandis que d'autres affichent un sous-menu d'options.
Une combinaison efficace de boutons, de listes déroulantes, de champs à remplir et de cases à cocher rend les options de navigation et de saisie de données assez claires.
Cliquez sur la petite icône d'engrenage dans le coin supérieur droit et un menu s'ouvre, affichant des liens vers de nombreux écrans de paramètres.
Ceux-ci incluent les devises, les taxes, les modèles, les rappels et l'automatisation (les options d'automatisation ont été améliorées depuis la dernière consultation du site et incluent des fonctions personnalisées).
Il existe également un lien vers une page qui répertorie toutes les intégrations intégrées étroites de Zoho Books avec d'autres applications (en plus de ses propres Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Expenses et autres), comme Office 365, Google G Suite (fetch Gmail réservé aux clients), Yearli (dépôt 1099), Slack et Square.
Vous pouvez également vous connecter avec Amazon, eBay et Etsy.
Un lien vers des ressources d'aide apparaît également dans la partie supérieure droite de l'écran.
Les nombreux outils de guidage de Zoho Books (tels que les FAQ, la documentation et les forums) sont au moins comparables à ceux proposés par Xero, qui propose certaines des meilleures options de support que j'ai vues.
Vous pouvez également contacter des experts par chat, téléphone et e-mail.
Mais Zoho Books ne dispose pas du réseau d'experts que QuickBooks et Xero ont mis en place au fil des ans.
Cela dit, sa piscine est respectable pour un produit qui n'est sorti qu'en 2011.
Les enregistrements clients de Zoho Books sont plus détaillés que ceux de la concurrence. Records impressionnants
Les enregistrements des clients et des fournisseurs sont exceptionnellement détaillés.
Vous entrez vos coordonnées principales en haut de chaque enregistrement, puis passez à une fenêtre à onglets ci-dessous qui vous permet de basculer entre les détails fiscaux et de paiement, l'adresse, les personnes de contact, les champs personnalisés, les balises de rapport et les remarques.
Aucun autre outil de comptabilité des petites entreprises que j'ai examiné ne vous permet de créer jusqu'à 46 champs personnalisés pour les enregistrements et aucun d'entre eux ne prend en charge des profils aussi complets pour les contacts.
Une fois que vous avez créé des enregistrements de contacts, vous pouvez les afficher dans une fenêtre qui est, une fois de plus, meilleure que celle des concurrents de Zoho Books.
Les enregistrements affichent des informations de contact clés sur l'écran par défaut, ainsi que des chiffres et des graphiques pour les créances / dettes et les revenus / dépenses - un peu comme un mini-tableau de bord pour chaque client.
Il existe également une chronologie - similaire à une piste d'audit - pour le contact actuel, et une boîte contenant des détails supplémentaires tels que la devise et la langue du portail (Zoho Books vous permet de communiquer avec les contacts dans leur langue préférée).
Les onglets ici ouvrent d'autres types de contenu connexe, tels que Ventes (par formulaire), Mails (vous pouvez connecter votre compte Gmail, Outlook ou Zoho Mail) et Relevés.
Les capacités de gestion des stocks sont également comparables à celles de la concurrence et meilleures que certaines.
Les enregistrements d'article contiennent des champs standard (description des ventes et des achats, tarifs / prix de vente et comptes), mais vous pouvez également créer et utiliser des unités de mesure.
Si vous indiquez que vous souhaitez suivre l'inventaire, vous pouvez remplir les champs pour le stock d'ouverture, le taux de stock d'ouverture par unité, le point de commande et le fournisseur préféré.
Les factures affichent alors le numéro disponible lorsque vous saisissez un article.
Vous pouvez également configurer facilement des listes de prix et ajuster les niveaux de stock.
QuickBooks en ligne offre une flexibilité d'inventaire similaire, et va plus loin, permettant le regroupement d'articles (assemblages).
Vous devez vous abonner au module complémentaire d'inventaire de Zoho Books pour bénéficier de cette fonctionnalité.
Les formulaires de transaction de Zoho Books contiennent des liens vers des outils et des données associés. Zoho Books propose plus de types de transactions et ...
Zoho Corporation n'est pas une société de services financiers dédiée comme Intuit.
Il s'agit plutôt d'un développeur de très bonnes applications intégrées de productivité en ligne.
L'un de ces produits est Zoho Books, qui contient des outils qui répondent à la part du lion des besoins comptables des petites entreprises.
La convivialité, la flexibilité et la profondeur de Zoho Books dans les domaines de comptabilité standard (ventes et achats, suivi du temps et des projets et gestion des stocks) égalent et parfois surpassent ce qui est offert par les sites Web concurrents.
Il fournit également plus de ressources d'aide que la plupart des concurrents, ce qui est essentiel pour les solutions comptables.
Parmi les sites Web de comptabilité des petites entreprises, Zoho Books est une valeur exceptionnelle.
En fait, son infrastructure existante, combinée à la myriade de nouvelles fonctionnalités et d'améliorations qu'il a apportées depuis notre dernier examen, le positionne dans une sorte de phase de transition.
Nous le considérons toujours comme un bon choix pour les petites entreprises, mais son attractivité commence également à se développer.
Il pourrait éventuellement concurrencer des solutions telles que NetSuite et Sage Intacct.
À ce stade, cependant, son intégration très limitée de la paie (Californie, New York et Texas uniquement) en fait un non-démarreur pour la plupart des entreprises comptant de nombreux employés.
QuickBooks en ligne, le gagnant de notre choix des rédacteurs pour la comptabilité des petites entreprises, est mieux adapté aux petites entreprises qui ont besoin d'une paie intégrée.
Combien coûte Zoho Books?
Après un essai gratuit de 14 jours à Zoho Books, vous pouvez vous abonner au plan de base pour 9 $ par organisation et par mois, ce qui vous limite à 50 contacts, un utilisateur plus un comptable et cinq flux de travail automatisés (nous en reparlerons plus tard).
Les fonctionnalités prises en charge comprennent les factures, le suivi des dépenses, les projets, les feuilles de temps et les nouveaux outils de budgétisation du site.
Le plan Standard (19 $ par organisation et par mois) vous donne des limites plus élevées sur tout dans Basic, et ajoute des factures, des crédits fournisseur et des balises de rapport.
Il offre également deux fonctionnalités supplémentaires: les approbations d'achat à plusieurs niveaux et l'intégration avec Twilio, qui vous permet d'automatiser les messages SMS aux clients.
Le niveau Professionnel (29 USD par organisation et par mois) prend en charge un nombre illimité de contacts et d'utilisateurs et 10 flux de travail automatisés par module, en plus des bons de commande, des commandes client et du suivi des stocks.
Ce prix se compare avantageusement à celui de QuickBooks en ligne, gagnant du Choix des éditeurs, qui commence à 25 $ par mois pour son plan Simple Start.
Son prochain niveau est Essentials, qui ajoute la facturation, plusieurs utilisateurs et des capacités de suivi du temps pour 40 $ par mois.
Le plan Plus de 70 $ par mois offre un suivi complet des projets et des stocks.
Le niveau de démarrage de Sage 50cloud Accounting, Pro Accounting, coûte 503,95 $ par an.
Beaucoup amélioré, mais qu'en est-il de la paie?
Depuis que je l'ai examiné pour la dernière fois, Zoho Books a incorporé des dizaines de petits changements qui améliorent la flexibilité et la convivialité, ainsi que de nombreux changements majeurs.
Le site propose désormais des portails fournisseurs en plus des portails clients, plus de fonctionnalités dans l'automatisation, le suivi des coûts horaires du personnel, plus de granularité dans les rôles des utilisateurs (y compris le nouveau rôle comptable) et un support pour les entreprises multi-succursales (franchises).
Il a également ajouté des capacités de budgétisation et le paiement de factures groupées.
Le site s'intègre désormais à l'application Uber for Business et prend en charge les comparaisons de rapports.
Aucun autre service que j'ai examiné cette année ne s'est autant amélioré.
Il y a un domaine dans lequel Zoho Books ne respecte pas ou ne dépasse pas les normes définies par Xero et Intuit QuickBooks en ligne, mais c'est un domaine critique pour certaines entreprises.
Comme mentionné précédemment, son système de paie est principalement destiné aux entreprises qui sont constituées en Californie, à New York et au Texas qui ont des employés qui vivent dans ces États.
Ne pas fournir de paie n'est pas un succès, mais Zoho Books ne s'intègre même pas avec des fournisseurs de paie tiers comme Gusto.
Ce est un sérieux déficit pour une solution comptable adaptée aux entreprises suffisamment grandes pour avoir des salariés.
Mais dans tous les autres domaines - enregistrements de contacts et d'articles, transactions, gestion des stocks et gestion de projet, personnalisation, automatisation et interface utilisateur - c'est le service de comptabilité le plus puissant et le plus flexible que j'ai examiné.
Configuration généreuse, options d'importation
La configuration de Zoho Books vous guide à travers une série d'écrans après la création d'un compte et vous aide à configurer certains paramètres personnels.
Vous pouvez revoir les options de paramètres plus tard si vous préférez, bien que ce soit une bonne idée de fournir ces informations à l'avance.
Vous commencez par fournir des informations de contact et des informations pertinentes sur la taxe de vente.
Certaines fonctionnalités, comme les factures et les dépenses, sont incluses par défaut sur le site, mais vous pouvez choisir les autres modules que vous souhaitez activer, comme l'inventaire, les bons de commande et les feuilles de temps.
L'écran suivant affiche un guide de configuration qui suggère des actions à entreprendre, ainsi que des vidéos éducatives et des liens vers les pages appropriées.
Celles-ci incluent la connexion aux passerelles de paiement; configurer les rôles et autorisations des utilisateurs; mise en place du flux d'approbation; et ajouter des champs personnalisés.
Il s'agit d'un excellent écran d'introduction qui vous aide à jeter les bases de vos données et activités comptables.
Cependant, il reste encore beaucoup à faire dans la section Préférences du site.
Cette page est une liste massive avec plusieurs sous-listes.
Aucun autre site Web de comptabilité des petites entreprises ne décompose ses fonctions de configuration de manière aussi détaillée, car aucun autre site que j'ai examiné n'est aussi flexible ou riche en fonctionnalités.
Prenez le temps de vérifier les paramètres de chaque module que vous prévoyez d'utiliser et vous pourrez profiter pleinement des fonctionnalités exceptionnelles de Zoho Books.
Un site Web complexe nécessite un ensemble détaillé de préférences.
Avant de commencer votre travail avec Zoho Books, vous devez explorer toutes ses options. Une partie de la configuration implique la création d'enregistrements pour les contacts et les éléments.
Vous pouvez le faire au fur et à mesure, mais la création de formulaires de transaction prend moins de temps si vous l'avez fait très tôt.
Vous pouvez, bien sûr, tout saisir manuellement, mais il y a peu de données que vous ne pouvez pas importer dans Zoho Books.
Le site vous permet de télécharger des exemples de fichiers pour vous assurer que votre mappage est correct, puis d'importer des contacts, des enregistrements d'articles et des transactions de vente / achat au format CSV et dans une poignée d'autres formats mondiaux, en fonction de ce que vous importez.
Excellente interface utilisateur, navigation, aide
Le tableau de bord de Zoho Books fournit plus d'informations financières que le tableau de bord de Kashoo, mais il n'est pas aussi interactif que celui de Xero.
Les créances / dettes en cours et en souffrance et les flux de trésorerie apparaissent en haut à la fois des chiffres et des graphiques.
Ci-dessous se trouve un tableau personnalisable comparant les revenus et les dépenses, et une comptabilité de vos principales dépenses.
L'état du projet et les soldes des comptes, ainsi qu'une liste de surveillance des comptes, complètent les données de l'écran.
L'interface utilisateur de Zoho Books est exceptionnellement propre, attrayante et facile à comprendre.
Le volet vertical de gauche affiche les liens de navigation vers les domaines fonctionnels de Zoho Books: Tableau de bord, Articles, Banque, Ventes, Achats, Suivi du temps, Comptable, Rapports et Documents.
Il y a aussi un lien vers Paie ici, qui s'ouvre dans un écran séparé.
Certains de ces liens vous mènent directement à une page de travail, tandis que d'autres affichent un sous-menu d'options.
Une combinaison efficace de boutons, de listes déroulantes, de champs à remplir et de cases à cocher rend les options de navigation et de saisie de données assez claires.
Cliquez sur la petite icône d'engrenage dans le coin supérieur droit et un menu s'ouvre, affichant des liens vers de nombreux écrans de paramètres.
Ceux-ci incluent les devises, les taxes, les modèles, les rappels et l'automatisation (les options d'automatisation ont été améliorées depuis la dernière consultation du site et incluent des fonctions personnalisées).
Il existe également un lien vers une page qui répertorie toutes les intégrations intégrées étroites de Zoho Books avec d'autres applications (en plus de ses propres Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Expenses et autres), comme Office 365, Google G Suite (fetch Gmail réservé aux clients), Yearli (dépôt 1099), Slack et Square.
Vous pouvez également vous connecter avec Amazon, eBay et Etsy.
Un lien vers des ressources d'aide apparaît également dans la partie supérieure droite de l'écran.
Les nombreux outils de guidage de Zoho Books (tels que les FAQ, la documentation et les forums) sont au moins comparables à ceux proposés par Xero, qui propose certaines des meilleures options de support que j'ai vues.
Vous pouvez également contacter des experts par chat, téléphone et e-mail.
Mais Zoho Books ne dispose pas du réseau d'experts que QuickBooks et Xero ont mis en place au fil des ans.
Cela dit, sa piscine est respectable pour un produit qui n'est sorti qu'en 2011.
Les enregistrements clients de Zoho Books sont plus détaillés que ceux de la concurrence. Records impressionnants
Les enregistrements des clients et des fournisseurs sont exceptionnellement détaillés.
Vous entrez vos coordonnées principales en haut de chaque enregistrement, puis passez à une fenêtre à onglets ci-dessous qui vous permet de basculer entre les détails fiscaux et de paiement, l'adresse, les personnes de contact, les champs personnalisés, les balises de rapport et les remarques.
Aucun autre outil de comptabilité des petites entreprises que j'ai examiné ne vous permet de créer jusqu'à 46 champs personnalisés pour les enregistrements et aucun d'entre eux ne prend en charge des profils aussi complets pour les contacts.
Une fois que vous avez créé des enregistrements de contacts, vous pouvez les afficher dans une fenêtre qui est, une fois de plus, meilleure que celle des concurrents de Zoho Books.
Les enregistrements affichent des informations de contact clés sur l'écran par défaut, ainsi que des chiffres et des graphiques pour les créances / dettes et les revenus / dépenses - un peu comme un mini-tableau de bord pour chaque client.
Il existe également une chronologie - similaire à une piste d'audit - pour le contact actuel, et une boîte contenant des détails supplémentaires tels que la devise et la langue du portail (Zoho Books vous permet de communiquer avec les contacts dans leur langue préférée).
Les onglets ici ouvrent d'autres types de contenu connexe, tels que Ventes (par formulaire), Mails (vous pouvez connecter votre compte Gmail, Outlook ou Zoho Mail) et Relevés.
Les capacités de gestion des stocks sont également comparables à celles de la concurrence et meilleures que certaines.
Les enregistrements d'article contiennent des champs standard (description des ventes et des achats, tarifs / prix de vente et comptes), mais vous pouvez également créer et utiliser des unités de mesure.
Si vous indiquez que vous souhaitez suivre l'inventaire, vous pouvez remplir les champs pour le stock d'ouverture, le taux de stock d'ouverture par unité, le point de commande et le fournisseur préféré.
Les factures affichent alors le numéro disponible lorsque vous saisissez un article.
Vous pouvez également configurer facilement des listes de prix et ajuster les niveaux de stock.
QuickBooks en ligne offre une flexibilité d'inventaire similaire, et va plus loin, permettant le regroupement d'articles (assemblages).
Vous devez vous abonner au module complémentaire d'inventaire de Zoho Books pour bénéficier de cette fonctionnalité.
Les formulaires de transaction de Zoho Books contiennent des liens vers des outils et des données associés. Zoho Books propose plus de types de transactions et ...
