FreshBooks a commencé sa vie comme une solution de facturation.
Au fil des ans, il a élargi sa portée et est devenu le service de comptabilité en ligne incontournable pour les propriétaires uniques et les startups.
Sa popularité s'étend dans de nombreux cas aux petites et moyennes entreprises (PME).
Le site a subi une mise à jour majeure il y a quelques années, et de nombreuses fonctionnalités de FreshBooks "Classic" ont été laissées pour compte, même si elles continuent d'être réintroduites.
Ce nouveau FreshBooks est le meilleur choix pour les plus petites entreprises en raison de sa convivialité et de ses propriétés esthétiques exceptionnelles et de sa sélection intelligente de fonctionnalités.
C'est notre choix des rédacteurs dans la catégorie des pigistes.
Combien coûte FreshBooks?
FreshBooks est disponible pour 15 $ par mois pour le plan Lite, qui vous permet de facturer jusqu'à cinq clients.
Pour 25 $ par mois, le plan Plus vous permet de facturer 50 clients, et pour 50 $ par mois, vous pouvez facturer jusqu'à 500 clients avec le plan Premium (certains clients ont demandé un niveau entre Plus et Premium pour pouvoir facturer entre 50 et 500 clients).
La tarification personnalisée est disponible au-dessus de ce niveau.
Outre le nombre de clients servis, tous les plans offrent les mêmes fonctionnalités (bien que certains soient ajoutés entre les niveaux), et vous pouvez également profiter d'un essai gratuit de 30 jours à n'importe quel niveau.
FreshBooks coûte cher par rapport aux gratuits Wave et Sunrise, mais sa convivialité et ses fonctionnalités étroitement ciblées en valent le coût.
Anciens FreshBooks et nouveaux
Le site de FreshBooks a subi des changements très importants.
Plus important encore, FreshBooks adhère désormais aux règles de la comptabilité en partie double, la méthode de comptabilité standard utilisée par les comptables et autres sites Web de comptabilité des petites entreprises.
Comment ce changement affecte-t-il la façon dont vous utilisez FreshBooks? Pour la plupart, ce n'est pas le cas.
Vous vous engagez toujours dans des activités telles que la création de factures, le suivi du temps et la réception de paiements comme vous l'avez toujours fait.
Mais vos registres comptables ont un nouveau cadre solide qui fournit une tenue de registres plus structurée et une meilleure compréhension de vos finances.
Plus précisément, FreshBooks a maintenant un plan comptable et un grand livre général; deux nouveaux comptes, Autres revenus et coût des marchandises vendues (COGS); rapprochement bancaire; et deux rapports financiers standard supplémentaires (balance de vérification et bilan).
FreshBooks n'a toujours pas intégré tous les outils trouvés dans FreshBooks Classic, mais il en a apporté un gros cette année: le suivi des stocks.
Il a également ajouté un nouveau rôle d'utilisateur (gestionnaire), un suivi automatique du kilométrage dans l'application iOS et des liens de paiement (les clients peuvent effectuer des paiements sans être facturés).
Les entrepreneurs peuvent suivre leur propre temps et les gestionnaires ont un meilleur contrôle sur les rapports.
Il existe deux nouveaux onglets dans Projets: Factures et Dépenses.
FreshBooks a également ajouté de nombreuses améliorations aux factures et au flux de travail global.
Par exemple, il existe un nouvel onglet Aperçu.
Les factures affichent désormais le temps et les dépenses non facturés.
Le message client est personnalisable et les clients peuvent également effectuer des paiements partiels.
FreshBooks a apporté plus d'améliorations (grandes et petites) à son service que tout autre site que j'ai examiné.
Une interface utilisateur efficace
FreshBooks a également amélioré son processus d'intégration.
Il pose d'abord quelques questions de base sur votre entreprise (comme ce que vous faites et comment vous facturez).
Vous fournissez vos coordonnées et êtes encouragé à inviter les membres de votre équipe à créer des comptes.
Ensuite, Freshbooks vous dépose sur le site principal, où vous rencontrez une boîte avec trois étapes de configuration.
L'une d'elles consiste à personnaliser vos factures (les options sont limitées à deux modèles, logo, couleur d'arrière-plan et deux polices).
J'ai eu du mal à ajouter mon logo.
La plupart des sites demandent simplement un fichier graphique et positionnent le logo sur le formulaire de vente.
FreshBooks prend votre fichier et l'utilise pour remplir une case oblongue.
Donc, je n'ai pu inclure qu'une partie de mon logo.
Lorsque vous fermez la boîte de configuration, vous êtes sur le tableau de bord du site, sans autre indication sur la façon de commencer.
Wave et Xero offrent de bien meilleurs outils d'intégration qui vous guident à travers de nombreuses étapes de configuration.
Le tableau de bord vous donne un aperçu rapide de la situation financière de votre entreprise.
Il y a cinq graphiques.
Les revenus exceptionnels vous indiquent qui vous doit de l'argent et qui est en retard sur les paiements.
Total Profit, bien sûr, vous donne un nombre en temps réel de votre profit ou perte actuel.
Vous pouvez modifier la plage de dates de ce graphique.
Dépenses affiche vos dépenses par catégorie.
FreshBooks en a ajouté deux autres l'année dernière: les flux de revenus et le temps non facturé.
Des liens vers l'assistance et vers une page décrivant les nouveautés de FreshBooks apparaissent en bas à droite.
Les liens en haut à droite vous mènent aux pages où vous pouvez inviter des membres de l'équipe (y compris un comptable) à différents niveaux d'autorisation et créer de nouveaux enregistrements et transactions.
Malheureusement, vous devez beaucoup faire défiler pour voir les graphiques, et il n'y a pas de liste de choses à faire, comme dans GoDaddy Bookkeeping.
Un volet vertical à gauche du tableau de bord affiche des liens de navigation vers les zones principales de l'outil: tableau de bord, clients, factures, paiements, dépenses, estimations, suivi du temps, projets, mon équipe, intégrations, rapports, comptabilité et modules complémentaires .
Cliquez sur le lien au-dessus de cette liste, à côté du nom de votre entreprise, et une liste des paramètres du site s'ouvre.
Ici, vous pouvez, par exemple, ajouter des entreprises supplémentaires, contacter le support, créer des enregistrements d'articles et de services et intégrer des applications tierces (il y en a plus de 100 maintenant).
Vous pouvez également configurer deux connexions essentielles aux opérations FreshBooks.
Si vous entrez vos informations de connexion pour les institutions financières auprès desquelles vous avez des comptes, FreshBooks se connecte à leurs sites Web et importe les transactions de votre compte.
Et en vous inscrivant à FreshBooks Payments ou Stripe, vous pouvez commencer à accepter les cartes de crédit.
Enfin, la petite icône en forme de cloche en haut à gauche vous emmène aux mises à jour sur vos clients, les membres de votre équipe et d'autres problèmes commerciaux.
Dans l'ensemble, FreshBooks propose les affichages d'écran les plus simples, les plus intuitifs et les plus attrayants de tous les services que j'ai examinés récemment.
C'est plus facile à lire en un coup d'œil que Kashoo, par exemple.
Cependant, un utilisateur de l'ancienne interface FreshBooks peut prendre un certain temps pour s'orienter.
Heureusement, FreshBooks offre de nombreux conseils, notamment une base de données d'aide consultable et une assistance par e-mail et par téléphone.
Création de factures dans FreshBooks
Cliquez sur l'onglet Factures dans la barre d'outils pour ouvrir un écran qui vous indique tout ce que vous devez savoir sur l'état de vos comptes clients (bien que le site n'utilise pas ce terme comptable).
Avec l'onglet de moi en surbrillance (à moi ouvre une page pour les factures que vous avez reçues d'autres utilisateurs de FreshBooks), vous verrez les totaux en dollars pour les factures en retard, en souffrance et à l'étape de brouillon.
Vous trouverez ci-dessous des liens vers vos factures les plus récentes.
Une liste de toutes les factures et modèles récurrents apparaît en bas.
La page Facture de FreshBooks fournit de nombreuses informations sur vos factures récentes et historiques. FreshBooks prend en charge deux types de transactions supplémentaires: les estimations et les propositions, qui peuvent toutes deux être converties en factures.
Une proposition est une version beaucoup plus détaillée d'un devis qui peut être signé par le client lors de son acceptation (FreshBooks autorise les signatures électroniques).
Il peut inclure un texte descriptif et des tableaux et peut s'étendre sur plusieurs pages.
Aucun outil concurrent n'offre une option aussi avancée.
Une nouveauté depuis notre dernier examen est la possibilité de créer des mandats, que vous pouvez utiliser lorsque vous établissez une relation commerciale continue avec un client qui peut nécessiter une facturation plus complexe.
Pour commencer ici, cliquez sur Nouvelle facture.
Un modèle de facture s'ouvre avec vos coordonnées et votre logo, la date actuelle et la date d'échéance, ainsi qu'un numéro de facture renseigné.
Vous complétez le reste en sélectionnant des articles ou des services et en saisissant les quantités.
Si vous avez déjà créé des taux de taxe de vente, le bon doit être attribué.
Vous pouvez ajouter une réduction, ce que de nombreux sites permettent.
Mais vous pouvez également demander un acompte et mettre en place un échéancier de paiement.
Ce dernier est unique à FreshBooks.
Une fois terminé, vous pouvez l'enregistrer ou l'envoyer.
FreshBooks vous donne un certain contrôle sur l'apparence de vos factures. Une mise en garde ici: les frais de FreshBooks sont basés sur le nombre de clients que vous désignez comme actifs.
Si vous ajoutez un nouveau client au cours du processus de facturation et que vous aviez auparavant cinq clients actifs (qui est la limite supérieure du niveau de tarification initial), FreshBooks vous facturera au coût le plus élevé à compter de votre prochaine date de paiement.
Vos clients peuvent vous effectuer des paiements en utilisant la propre fonction de paiement de FreshBooks (qui est en fait rebaptisée du service de traitement des paiements WePay).
Il en coûte 2,9% plus 30 cents par transaction, ce qui est effectivement la norme de l'industrie.
Vous pouvez également accepter les paiements via Stripe.
FreshBooks met à votre disposition les paramètres de facturation les plus couramment utilisés lorsque vous travaillez sur une facture. Vous pouvez également configurer les taxes de vente directement à partir de vos factures.
Il y a un lien Ajouter des taxes directement sous le tarif de chaque article.
Cliquez dessus, et une petite fenêtre s'ouvre où vous pouvez définir plusieurs taxes de vente.
Vous pouvez cocher une case pour appliquer ces taxes à tous les articles de la facture ou les affecter individuellement.
FreshBooks ne s'intègre pas directement à un service de taxe de vente comme l'étalon-or Avalara, mais même sans cela, il gère les taxes de vente comme le font la plupart des concurrents.
Le rapport Résumé de la taxe de vente vous aidera à remplir tous les rapports connexes nécessaires.
Paramètres contextuels
Lorsque vous travaillez sur des factures, FreshBooks affiche des liens vers des paramètres contextuels.
Ceci est unique à FreshBooks.
D'autres outils ont une section géante du site dans laquelle vous définissez tous ses paramètres.
Cette sensibilité au contexte est une fonctionnalité intéressante, qui fait gagner du temps et vous rappelle constamment les options disponibles.
Vous pouvez, par exemple, passer à un style de facture différent ici.
Vous pouvez également faire en sorte que la facture se reproduise à des intervalles spécifiés, automatiquement ou manuellement, et configurer des paiements en ligne.
Des paramètres contextuels supplémentaires apparaissent une fois que vous enregistrez une facture.
Si vous utilisez une version de FreshBooks à l'exception de Lite, vous pouvez envoyer des rappels à des intervalles déterminés et facturer des frais de retard, ce qui est inhabituel dans ce groupe d'outils.
Vous pouvez également rouvrir les factures enregistrées et les modifier, ou cliquer sur le bouton Plus d'actions pour des tâches supplémentaires, telles que l'envoi du formulaire par e-mail, l'application d'un paiement ou la création d'un fichier PDF.
Vous pouvez également consulter l'historique de la facture.
Lorsque vous créez un nouvel enregistrement client dans FreshBooks, vous ne fournissez essentiellement que les informations de contact.
Mais la page d'accueil de votre client finira par se remplir d'informations.
Les dossiers des clients affichent leur contact comme une entreprise numérique ...
FreshBooks a commencé sa vie comme une solution de facturation.
Au fil des ans, il a élargi sa portée et est devenu le service de comptabilité en ligne incontournable pour les propriétaires uniques et les startups.
Sa popularité s'étend dans de nombreux cas aux petites et moyennes entreprises (PME).
Le site a subi une mise à jour majeure il y a quelques années, et de nombreuses fonctionnalités de FreshBooks "Classic" ont été laissées pour compte, même si elles continuent d'être réintroduites.
Ce nouveau FreshBooks est le meilleur choix pour les plus petites entreprises en raison de sa convivialité et de ses propriétés esthétiques exceptionnelles et de sa sélection intelligente de fonctionnalités.
C'est notre choix des rédacteurs dans la catégorie des pigistes.
Combien coûte FreshBooks?
FreshBooks est disponible pour 15 $ par mois pour le plan Lite, qui vous permet de facturer jusqu'à cinq clients.
Pour 25 $ par mois, le plan Plus vous permet de facturer 50 clients, et pour 50 $ par mois, vous pouvez facturer jusqu'à 500 clients avec le plan Premium (certains clients ont demandé un niveau entre Plus et Premium pour pouvoir facturer entre 50 et 500 clients).
La tarification personnalisée est disponible au-dessus de ce niveau.
Outre le nombre de clients servis, tous les plans offrent les mêmes fonctionnalités (bien que certains soient ajoutés entre les niveaux), et vous pouvez également profiter d'un essai gratuit de 30 jours à n'importe quel niveau.
FreshBooks coûte cher par rapport aux gratuits Wave et Sunrise, mais sa convivialité et ses fonctionnalités étroitement ciblées en valent le coût.
Anciens FreshBooks et nouveaux
Le site de FreshBooks a subi des changements très importants.
Plus important encore, FreshBooks adhère désormais aux règles de la comptabilité en partie double, la méthode de comptabilité standard utilisée par les comptables et autres sites Web de comptabilité des petites entreprises.
Comment ce changement affecte-t-il la façon dont vous utilisez FreshBooks? Pour la plupart, ce n'est pas le cas.
Vous vous engagez toujours dans des activités telles que la création de factures, le suivi du temps et la réception de paiements comme vous l'avez toujours fait.
Mais vos registres comptables ont un nouveau cadre solide qui fournit une tenue de registres plus structurée et une meilleure compréhension de vos finances.
Plus précisément, FreshBooks a maintenant un plan comptable et un grand livre général; deux nouveaux comptes, Autres revenus et coût des marchandises vendues (COGS); rapprochement bancaire; et deux rapports financiers standard supplémentaires (balance de vérification et bilan).
FreshBooks n'a toujours pas intégré tous les outils trouvés dans FreshBooks Classic, mais il en a apporté un gros cette année: le suivi des stocks.
Il a également ajouté un nouveau rôle d'utilisateur (gestionnaire), un suivi automatique du kilométrage dans l'application iOS et des liens de paiement (les clients peuvent effectuer des paiements sans être facturés).
Les entrepreneurs peuvent suivre leur propre temps et les gestionnaires ont un meilleur contrôle sur les rapports.
Il existe deux nouveaux onglets dans Projets: Factures et Dépenses.
FreshBooks a également ajouté de nombreuses améliorations aux factures et au flux de travail global.
Par exemple, il existe un nouvel onglet Aperçu.
Les factures affichent désormais le temps et les dépenses non facturés.
Le message client est personnalisable et les clients peuvent également effectuer des paiements partiels.
FreshBooks a apporté plus d'améliorations (grandes et petites) à son service que tout autre site que j'ai examiné.
Une interface utilisateur efficace
FreshBooks a également amélioré son processus d'intégration.
Il pose d'abord quelques questions de base sur votre entreprise (comme ce que vous faites et comment vous facturez).
Vous fournissez vos coordonnées et êtes encouragé à inviter les membres de votre équipe à créer des comptes.
Ensuite, Freshbooks vous dépose sur le site principal, où vous rencontrez une boîte avec trois étapes de configuration.
L'une d'elles consiste à personnaliser vos factures (les options sont limitées à deux modèles, logo, couleur d'arrière-plan et deux polices).
J'ai eu du mal à ajouter mon logo.
La plupart des sites demandent simplement un fichier graphique et positionnent le logo sur le formulaire de vente.
FreshBooks prend votre fichier et l'utilise pour remplir une case oblongue.
Donc, je n'ai pu inclure qu'une partie de mon logo.
Lorsque vous fermez la boîte de configuration, vous êtes sur le tableau de bord du site, sans autre indication sur la façon de commencer.
Wave et Xero offrent de bien meilleurs outils d'intégration qui vous guident à travers de nombreuses étapes de configuration.
Le tableau de bord vous donne un aperçu rapide de la situation financière de votre entreprise.
Il y a cinq graphiques.
Les revenus exceptionnels vous indiquent qui vous doit de l'argent et qui est en retard sur les paiements.
Total Profit, bien sûr, vous donne un nombre en temps réel de votre profit ou perte actuel.
Vous pouvez modifier la plage de dates de ce graphique.
Dépenses affiche vos dépenses par catégorie.
FreshBooks en a ajouté deux autres l'année dernière: les flux de revenus et le temps non facturé.
Des liens vers l'assistance et vers une page décrivant les nouveautés de FreshBooks apparaissent en bas à droite.
Les liens en haut à droite vous mènent aux pages où vous pouvez inviter des membres de l'équipe (y compris un comptable) à différents niveaux d'autorisation et créer de nouveaux enregistrements et transactions.
Malheureusement, vous devez beaucoup faire défiler pour voir les graphiques, et il n'y a pas de liste de choses à faire, comme dans GoDaddy Bookkeeping.
Un volet vertical à gauche du tableau de bord affiche des liens de navigation vers les zones principales de l'outil: tableau de bord, clients, factures, paiements, dépenses, estimations, suivi du temps, projets, mon équipe, intégrations, rapports, comptabilité et modules complémentaires .
Cliquez sur le lien au-dessus de cette liste, à côté du nom de votre entreprise, et une liste des paramètres du site s'ouvre.
Ici, vous pouvez, par exemple, ajouter des entreprises supplémentaires, contacter le support, créer des enregistrements d'articles et de services et intégrer des applications tierces (il y en a plus de 100 maintenant).
Vous pouvez également configurer deux connexions essentielles aux opérations FreshBooks.
Si vous entrez vos informations de connexion pour les institutions financières auprès desquelles vous avez des comptes, FreshBooks se connecte à leurs sites Web et importe les transactions de votre compte.
Et en vous inscrivant à FreshBooks Payments ou Stripe, vous pouvez commencer à accepter les cartes de crédit.
Enfin, la petite icône en forme de cloche en haut à gauche vous emmène aux mises à jour sur vos clients, les membres de votre équipe et d'autres problèmes commerciaux.
Dans l'ensemble, FreshBooks propose les affichages d'écran les plus simples, les plus intuitifs et les plus attrayants de tous les services que j'ai examinés récemment.
C'est plus facile à lire en un coup d'œil que Kashoo, par exemple.
Cependant, un utilisateur de l'ancienne interface FreshBooks peut prendre un certain temps pour s'orienter.
Heureusement, FreshBooks offre de nombreux conseils, notamment une base de données d'aide consultable et une assistance par e-mail et par téléphone.
Création de factures dans FreshBooks
Cliquez sur l'onglet Factures dans la barre d'outils pour ouvrir un écran qui vous indique tout ce que vous devez savoir sur l'état de vos comptes clients (bien que le site n'utilise pas ce terme comptable).
Avec l'onglet de moi en surbrillance (à moi ouvre une page pour les factures que vous avez reçues d'autres utilisateurs de FreshBooks), vous verrez les totaux en dollars pour les factures en retard, en souffrance et à l'étape de brouillon.
Vous trouverez ci-dessous des liens vers vos factures les plus récentes.
Une liste de toutes les factures et modèles récurrents apparaît en bas.
La page Facture de FreshBooks fournit de nombreuses informations sur vos factures récentes et historiques. FreshBooks prend en charge deux types de transactions supplémentaires: les estimations et les propositions, qui peuvent toutes deux être converties en factures.
Une proposition est une version beaucoup plus détaillée d'un devis qui peut être signé par le client lors de son acceptation (FreshBooks autorise les signatures électroniques).
Il peut inclure un texte descriptif et des tableaux et peut s'étendre sur plusieurs pages.
Aucun outil concurrent n'offre une option aussi avancée.
Une nouveauté depuis notre dernier examen est la possibilité de créer des mandats, que vous pouvez utiliser lorsque vous établissez une relation commerciale continue avec un client qui peut nécessiter une facturation plus complexe.
Pour commencer ici, cliquez sur Nouvelle facture.
Un modèle de facture s'ouvre avec vos coordonnées et votre logo, la date actuelle et la date d'échéance, ainsi qu'un numéro de facture renseigné.
Vous complétez le reste en sélectionnant des articles ou des services et en saisissant les quantités.
Si vous avez déjà créé des taux de taxe de vente, le bon doit être attribué.
Vous pouvez ajouter une réduction, ce que de nombreux sites permettent.
Mais vous pouvez également demander un acompte et mettre en place un échéancier de paiement.
Ce dernier est unique à FreshBooks.
Une fois terminé, vous pouvez l'enregistrer ou l'envoyer.
FreshBooks vous donne un certain contrôle sur l'apparence de vos factures. Une mise en garde ici: les frais de FreshBooks sont basés sur le nombre de clients que vous désignez comme actifs.
Si vous ajoutez un nouveau client au cours du processus de facturation et que vous aviez auparavant cinq clients actifs (qui est la limite supérieure du niveau de tarification initial), FreshBooks vous facturera au coût le plus élevé à compter de votre prochaine date de paiement.
Vos clients peuvent vous effectuer des paiements en utilisant la propre fonction de paiement de FreshBooks (qui est en fait rebaptisée du service de traitement des paiements WePay).
Il en coûte 2,9% plus 30 cents par transaction, ce qui est effectivement la norme de l'industrie.
Vous pouvez également accepter les paiements via Stripe.
FreshBooks met à votre disposition les paramètres de facturation les plus couramment utilisés lorsque vous travaillez sur une facture. Vous pouvez également configurer les taxes de vente directement à partir de vos factures.
Il y a un lien Ajouter des taxes directement sous le tarif de chaque article.
Cliquez dessus, et une petite fenêtre s'ouvre où vous pouvez définir plusieurs taxes de vente.
Vous pouvez cocher une case pour appliquer ces taxes à tous les articles de la facture ou les affecter individuellement.
FreshBooks ne s'intègre pas directement à un service de taxe de vente comme l'étalon-or Avalara, mais même sans cela, il gère les taxes de vente comme le font la plupart des concurrents.
Le rapport Résumé de la taxe de vente vous aidera à remplir tous les rapports connexes nécessaires.
Paramètres contextuels
Lorsque vous travaillez sur des factures, FreshBooks affiche des liens vers des paramètres contextuels.
Ceci est unique à FreshBooks.
D'autres outils ont une section géante du site dans laquelle vous définissez tous ses paramètres.
Cette sensibilité au contexte est une fonctionnalité intéressante, qui fait gagner du temps et vous rappelle constamment les options disponibles.
Vous pouvez, par exemple, passer à un style de facture différent ici.
Vous pouvez également faire en sorte que la facture se reproduise à des intervalles spécifiés, automatiquement ou manuellement, et configurer des paiements en ligne.
Des paramètres contextuels supplémentaires apparaissent une fois que vous enregistrez une facture.
Si vous utilisez une version de FreshBooks à l'exception de Lite, vous pouvez envoyer des rappels à des intervalles déterminés et facturer des frais de retard, ce qui est inhabituel dans ce groupe d'outils.
Vous pouvez également rouvrir les factures enregistrées et les modifier, ou cliquer sur le bouton Plus d'actions pour des tâches supplémentaires, telles que l'envoi du formulaire par e-mail, l'application d'un paiement ou la création d'un fichier PDF.
Vous pouvez également consulter l'historique de la facture.
Lorsque vous créez un nouvel enregistrement client dans FreshBooks, vous ne fournissez essentiellement que les informations de contact.
Mais la page d'accueil de votre client finira par se remplir d'informations.
Les dossiers des clients affichent leur contact comme une entreprise numérique ...
