Lancé en 2017, Workful est l'un des derniers sites Web de paie que nous avons testés.
Il a été développé par la même société qui produit TaxSlayer, un site Web de préparation de déclarations de revenus personnels en ligne.
Nous avons revu Workful pour la première fois l'année dernière, et il a fait de bons progrès depuis, y compris une refonte complète de l'interface utilisateur et des outils de navigation.
Workful a en fait commencé la refonte sur mobile, de sorte que la version est identique à ce que vous voyez sur un grand écran.
Le site a simplifié ce qui était autrefois une structure de prix étrange et modifié ses outils d'intégration.
Il offre maintenant le dépôt automatique des impôts sur les salaires, mais seulement dans six États au moment de la rédaction de cet article.
Bien qu'il soit fort sur les outils de poinçonnage d'horloge, Workful peut gérer la paie traditionnelle, mais pas avec autant de profondeur et de personnalisation que nos deux choix de l'éditeur, OnPay et Gusto.
Travailler est abordable
Workful a changé ses prix depuis l'année dernière.
Il facture désormais des frais de base fixes de 25 $ par mois plus 5 $ par travailleur et par mois.
Cela en fait l'un des sites les moins chers que nous ayons examinés, bien que la version de base de Patriot Software soit la moins chère absolue, à 10 $ par mois plus 4 $ par employé et par mois (le site ne soumet pas de charges sociales à ce niveau, cependant ).
Gusto Concierge est le plus cher; c'est 149 $ par mois plus 12 $ par employé et par mois.
Mise en place efficace
Workful a réorganisé son processus de configuration depuis ma dernière révision du site.
Une fois que vous avez créé un nom d'utilisateur et un mot de passe, le nom de votre entreprise et vos coordonnées vous sont demandés.
La prochaine étape consisterait à ajouter des employés, mais cela est facultatif à ce stade.
Vous pouvez simplement passer à la définition de votre horaire de paie.
Quelle sera la fréquence de vos paies? Hebdomadaire? Bihebdomadaire? Quelle date marquera la fin de votre première période de paie et quelle sera la date du premier chèque de paie? Lorsque cela est terminé, le site vous fait apparaître dans le tableau de bord, sans plus de conseils d'intégration.
L'entreprise travaille à compléter cette section.
Il y avait une liste de quatre étapes d'intégration dans une fenêtre contextuelle que vous aviez parcourue, mais ce n'est plus.
Vous êtes donc seul pour explorer le site.
Vous pouvez cependant obtenir de l'aide par chat, e-mail et téléphone, ou en consultant le centre d'aide du site.
Le menu Paramètres est toujours un bon point de départ, si vous n'êtes pas sûr de ce qui est nécessaire pour préparer un site Web financier à utiliser.
Workful's contient plusieurs entrées.
Vous établissez ici un lien vers votre compte bancaire de paie.
Vous devez fournir le nom de la banque et le type de compte, le numéro d'acheminement et le numéro de compte.
Vous devez également fournir des informations sur le responsable principal (nom, date de naissance et numéro de sécurité sociale) et des images d'un formulaire d'autorisation ACH et du permis de conduire de l'administrateur, ainsi que le numéro de sécurité sociale de cette personne.
Vous devez identifier votre entité fiscale et fournir ici également votre numéro d'identification d'employeur (EIN).
Vous pouvez établir des remboursements pour les dépenses des employés et le kilométrage et configurer votre connexion à QuickBooks en ligne (aucune autre intégration n'est prise en charge).
Vous pouvez également attribuer des autorisations utilisateur qui donnent aux propriétaires, aux administrateurs et aux gestionnaires la possibilité d'accéder, de modifier, d'afficher et d'approuver des éléments spécifiques du site.
Ces rôles sont plus détaillés que ceux des autres sites que j'ai examinés, même que ceux de Gusto.
Workful vous permet même de restreindre les autorisations au niveau de l'écran dans certains cas.
Il y a deux étapes de configuration plus importantes: La première consiste à établir vos politiques de congés.
On vous pose une série de questions qui vous aident à accomplir cette tâche de manière plus simple que certains sites ne le proposent.
La convivialité est bonne pour la configuration de la paie.
Une fois vos politiques établies, vous pourrez voir le statut de chaque employé sur le meilleur écran d'information le plus complet que j'ai vu à cet effet.
Vous pouvez créer le vôtre ou basculer entre les trois types prédéfinis: vacances, maladie et prise de force.
Cette page indique également, à la fois en chiffres et sous forme de graphique, le nombre total d'heures accumulées et le solde actuel (il peut être ajusté manuellement).
Il vous indique également combien d'heures ont été approuvées et utilisées et combien sont en attente.
Un tableau ci-dessous répertorie l'historique des congés de l'employé.
Enfin, vous pouvez définir certains des paramètres de votre horloge.
Hourly propose un outil similaire.
Vous devez indiquer à Workful comment trouver des employés afin qu'ils puissent pointer à l'arrivée et au départ.
Il existe deux options: vous pouvez leur permettre de le faire uniquement lorsqu'ils sont sur le réseau Wi-Fi de votre entreprise ou s'ils se trouvent à un certain nombre de mètres de l'un de vos bureaux.
Cela peut sembler compliqué, mais ce n'est pas le cas.
Il vous suffit de saisir le nom de votre réseau Wi-Fi ou de fournir l'adresse physique de votre entreprise ainsi que la proximité maximale autorisée (à combien de mètres du bureau réel peuvent-ils se trouver et toujours pointer à l'entrée ou à la sortie?).
Bons registres des employés
Les sites Web de paie vous permettaient de configurer des retenues et des taxes dans des zones distinctes des dossiers des employés.
Cependant, il est de plus en plus courant que ces tâches de configuration se trouvent dans les dossiers des employés eux-mêmes.
Cependant, vous commencez à créer des enregistrements d'employés en fournissant leurs noms, titres et types de paie, tels que les horaires ou le salaire; Workful n'offre pas autant d'options ici que les concurrents, et vous ne pouvez pas créer les vôtres comme vous le pouvez dans OnPay.
L'assistant étape par étape demande ensuite des informations personnelles et de contact, puis des données W-4 et des déductions.
Vous sélectionnez le type de déduction et entrez un montant fixe ou un pourcentage à retirer des chèques de paie.
Le dépôt direct ou opter pour les chèques imprimés, et vous avez terminé la création de l'enregistrement.
Workful a changé la façon dont il affiche les informations sur les employés après leur saisie.
L'écran principal est un profil général contenant des informations personnelles et salariales, ainsi que des impôts et des retenues à la source.
Vous devez cliquer sur la flèche vers le bas à côté de Profil pour voir les liens qui étaient plus visibles l'année dernière: Horloge, Documents, Dépenses et Congés.
Les dossiers de l'entrepreneur sont traités séparément.
Il vous suffit de saisir les noms et adresses e-mail; Workful envoie aux sous-traitants un e-mail qui les dirige vers un écran où ils peuvent terminer leur intégration, ce que vous pouvez également faire avec les employés.
Workful s'ouvre sur son tableau de bord.
Le contenu de celui-ci a été réorganisé depuis la dernière fois que je l'ai examiné, ainsi que l'ordre des entrées dans le volet de navigation.
Le Workful Dashboard n'est pas aussi robuste que ceux de certains concurrents, tels que SurePayroll.
Vous pouvez toujours revenir au tableau de bord en cliquant sur son icône, qui est le premier d'une série de liens qui descend dans le volet vertical de gauche.
Des liens vers votre paie actuelle et votre historique de paie apparaissent en haut.
Une liste des employés apparaît sous ceux dans un volet différent, avec leur état actuel de l'horloge (pointé à l'arrivée / au pointage).
Les notifications de tâches nécessitant une attention particulière (demandes de congé, par exemple) apparaissent à côté de cela.
Vous trouverez ci-dessous des informations sur les états de paie récemment terminés et les projections des prochains, avec des liens vers des cycles de paie réguliers et hors cycle.
Le lien Membres de l'équipe ouvre une liste complète des employés avec l'état actuel de l'horloge pour chaque travailleur.
Cliquez sur un nom et la fiche de l'employé correspondant s'ouvre.
Vous pouvez saisir de nouveaux enregistrements à partir d'ici et créer un lien vers un organigramme que Workful crée automatiquement en regardant quel responsable est affecté à chaque collaborateur - une fonctionnalité inhabituelle et bienvenue, bien que Hourly l'offre également.
Les dossiers de l'entrepreneur sont également stockés ici.
Chaque enregistrement est divisé en deux zones.
Le premier est un profil de contact de base et le second contient des informations financières telles que les paramètres bancaires (pour le dépôt direct), le taux de rémunération et l'historique des paiements.
L'option Paie contient des liens pour exécuter la paie normale, hors cycle et sous-traitant.
Vous cliquez sur Horloge pour obtenir des informations actuelles et passées sur les heures des employés.
L'onglet intitulé Documents ouvre un centre d'échange pour les documents personnels que vous avez téléchargés, à la fois publics et privés.
Il contient également des fichiers tels que les manuels des employés et les évaluations des employés.
Si le travailleur a soumis des dépenses, elles apparaissent sous l'onglet Dépenses, avec leur statut d'approbation.
Congé ouvre une liste de tous les employés et du nombre d'heures qu'ils ont accumulées et passées, ainsi que les soldes actuels et les absences en attente ou approuvées.
Vous pouvez ajouter et modifier des politiques ici.
L'onglet Dépenses et kilométrage ouvre des écrans de statut pour ces préoccupations des employés.
Les rapports de Workful sont plutôt maigres.
Ceux-ci arriveront probablement à maturité, mais pour l'instant, ils ne répondent pas aux normes établies par des sites comme QuickBooks Payroll.
Il n'y en a que huit, et ce ne sont pour la plupart que des vues de liste de données, personnalisables uniquement par plage de dates.
L'un est une simple liste d'employés avec leurs dates d'embauche, leurs anniversaires et leurs numéros de téléphone; un autre affiche les dépenses des employés.
D'autres offrent plus de profondeur, comme registre de la paie Détail et la responsabilité fiscale.
En plus de ces lacunes, les rapports ne peuvent pas être exportés vers un autre format, uniquement affichés sur le site.
Les rapports peuvent être imprimés ou exportés sous forme d'archives PDF, CSV, Excel, Rich Text, TIFF ou Web.
Étant donné que l'itération actuelle de Workful a été conçue pour les mobiles, l'interface utilisateur sur le bureau est très propre et simple.
Combiné à son système de navigation sans confusion, Workful offre une expérience utilisateur qui conviendrait aux gestionnaires de la paie novices.
Bons portails d'employés
Chaque service de paie que nous avons examiné en 2020 propose des portails pour les employés, des sites Web protégés par mot de passe où les informations personnelles de chaque travailleur sont stockées et accessibles.
Les workful sont meilleurs que la plupart des autres que j'ai examinés.
Ils ressemblent et fonctionnent comme le site d'administration principal, avec une barre d'outils de navigation verticale très similaire.
Les employés peuvent voir leurs profils et les coordonnées de leurs collègues; leur histoire d'horloge et leurs documents; et leurs calendriers, dépenses, talons de paie et statut des congés.
Les taux de revenu des travailleurs, les informations bancaires et les retenues à la source sont également ici.
Le seul rapport donne un aperçu des dépenses et du kilométrage.
Les employés peuvent suivre les dépenses personnelles dans Workful sans avoir à les soumettre.
Le tableau de bord du portail donne à un employé un aperçu rapide de certaines informations clés.
Il affiche l'état actuel de l'horloge et l'historique de la semaine, ainsi que les messages de l'administrateur, les talons de paie et un graphique montrant les totaux de prise de force.
Le Main Event: exécuter une paie
Comme c'est le cas pour tous les services de paie, orchestrer une exécution de paie réelle est la partie la plus facile, une fois que tout est configuré.
Pour commencer à payer, cliquez sur Exécuter la paie dans le tableau de bord ou sélectionnez l'icône Paie dans ...
