Mieux connu pour ses outils de traitement des paiements, Square propose un service de paie en ligne depuis 2015.
Il a ajouté des fonctionnalités et des fonctionnalités depuis notre dernier examen, y compris un assistant EIN, la possibilité d'enregistrer à la fois les indemnités de maladie et la prise de force, et l'accès des employés à la saisie de données dans leurs profils.
Square Payroll est assez simple à utiliser et tous les principaux éléments de l'administration de la paie sont pris en charge, de la configuration aux exécutions de paie en passant par les impôts et les rapports.
Cependant, ce jeune service n'a pas la profondeur et la personnalisation de sa concurrence.
Ses rapports sont plutôt minces et il ne contient qu'une poignée de types de revenus.
Square Payroll a un long chemin à parcourir pour concurrencer les choix de nos rédacteurs en chef, Gusto et OnPay, qui excellent dans chaque élément de la paie et des ressources humaines et offrent une convivialité supérieure.
Tarification et forfaits Square Payroll
Le prix de base pour payer les employés et sous-traitants de W-2 avec Square est de 29 $ par mois, avec des frais de 5 $ par travailleur et par mois.
Cela signifie que c'est l'une des options les plus économiques.
Seul le plan de base de Patriot Software (10 $ par mois plus 4 $ par employé et par mois) est moins cher, et cela vous oblige à soumettre vos propres charges sociales.
À l'autre bout du spectre, si vous choisissez QuickBooks Payroll Elite, vous paierez 125 $ par mois plus 10 $ par employé et par mois.
Square Payroll offre une option réservée aux entrepreneurs qui coûte 5 $ par entrepreneur par mois.
Aucun frais d'abonnement n'est facturé pendant les mois au cours desquels vous ne payez personne, ce qui est devenu une pratique assez courante.
Cela pourrait être un bon service pour les startups qui n'ont pas - ou prévoient d'avoir - beaucoup d'employés.
C'est également une bonne option pour ceux qui utilisent les autres applications intégrées de Square telles que Rendez-vous, Paiements, Point de vente ou le nouveau produit Factures.
Une nouvelle façon de démarrer avec Square Payroll
De nombreuses autres applications pour petites entreprises, même financières, ne vous obligent pas à désigner des options pour absolument chaque paramètre avant de commencer à travailler.
Par exemple, vous pouvez commencer à envoyer des factures avec un logiciel de comptabilité avant de saisir l'ensemble de votre base de données clients.
Vous pouvez ajouter vos clients à la volée.
Les sites Web de paie ne sont pas comme ça.
Bien que vous puissiez certainement ajouter des employés au fur et à mesure que vous les embauchez et des avantages au fur et à mesure que vous les embauchez, vous ne pouvez pas effectuer votre première course tant que vous n'avez pas rempli les dossiers complets des employés et ajouté toutes les informations requises sur les avantages que vous offrez à votre personnel.
La paie QuickBooks est l'exception ici.
Square Payroll disposait d'un assistant complet qui vous guidait à travers toutes les étapes nécessaires à la configuration d'un premier traitement de paie.
Cette fonctionnalité utile a disparu, remplacée par un bref processus en quatre étapes qui demande les coordonnées et la taille de votre personnel.
Une fois que vous avez terminé cela, l'interface utilisateur principale du site s'ouvre, affichant trois des étapes requises pour la configuration: les enregistrements des employés, un compte bancaire lié et les informations fiscales.
Une tâche onéreuse
Tout d'abord: la création d'enregistrements d'employé, qui dans Square Payroll inclut la fourniture d'informations sur les avantages dans chaque enregistrement d'employé.
C'est un travail à forte intensité de main-d'œuvre et de temps.
Vous pouvez gagner beaucoup de temps, cependant, en invitant les employés à entrer une bonne partie de leurs propres informations, telles que les coordonnées, la date de naissance, le numéro de sécurité sociale, le statut de dépôt et le nombre d'allocations indiqués sur le formulaire W-4.
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Les concurrents autorisent également ce processus hybride de saisie de données.
En tant que propriétaire, vous devez toujours fournir de nombreuses informations dans les dossiers des employés, notamment si l'employé est rémunéré à l'heure ou à salaire, quel est son taux de rémunération, si un chèque de paie papier ou un dépôt direct a été demandé, etc.
Si vous utilisez Square Point of Sale et que vous prévoyez d'importer des fiches de présence à partir de là, vous devez attribuer un code d'accès à l'employé.
Lorsque d'autres sites vous demandent de saisir des informations sur les avantages sociaux et les politiques d'accumulation des congés de maladie / PTO sur des écrans distincts, vous effectuez ce travail dans les enregistrements des employés de Square Payroll.
Si vous êtes une jeune entreprise ou que vous commencez tout juste à offrir des avantages sociaux, vous avez deux options: Vous pouvez profiter des partenariats que Square Payroll a avec des administrateurs d'avantages sociaux tiers pour des choses comme l'assurance maladie et les régimes de retraite.
Vous pouvez également apporter les vôtres et saisir ces retenues sur le site afin qu'elles soient intégrées au processus de paie.
Pour ajouter un avantage tel qu'une assurance maladie, vous ouvrez un enregistrement d'employé et cliquez sur Ajouter un avantage, puis sur Créer nouveau.
Entrez le nom que vous souhaitez voir apparaître sur les talons de paie, comme Assurance maladie ou 401 (k), puis sélectionnez le type de prestation dans la liste déroulante.
Vous pouvez choisir de faire déduire un pourcentage du salaire d'un travailleur ou un montant forfaitaire.
S'il y a une limite annuelle, saisissez-la.
Les contributions des entreprises sont traitées de la même manière.
Le nouvel avantage apparaît alors comme une option dans les dossiers de chaque employé.
Square Payroll offre les types de déductions les plus courants, mais ce n'est pas aussi flexible que OnPay, par exemple.
Les membres de votre personnel pourront-ils gagner des congés payés (PTO) ou des congés de maladie? Square Payroll prend désormais en charge les deux.
Il vous aide à créer des stratégies pour les suivre et effectue les calculs en cours en arrière-plan.
Vous devez spécifier le nombre d'heures que les employés doivent travailler avant d'être éligibles.
Le site prend également en charge les saisies-arrêts et autres déductions après impôt.
Plus d'étapes
Avant de pouvoir exécuter une paie, vous devez entrer les informations de taxe sur la paie pour votre état (les 50 sont désormais prises en charge et le site fournit les tables d'imposition actuelles).
Cela comprend la retenue à la source et les numéros de compte de l'interface utilisateur et les taux de taxe sur l'interface utilisateur.
Si vous n'avez pas de numéro d'identification d'employeur (EIN), un nouvel outil de Square Payroll vous guide tout au long du processus d'acquisition d'un numéro.
Vous devrez effectuer quelques tâches de maintenance supplémentaires, telles que lier Square Payroll à votre compte bancaire afin qu'il puisse retirer des fonds pour les impôts et les dépôts directs.
Ce processus peut prendre quelques jours, car Square doit effectuer deux très petits dépôts sur votre compte pour vérifier la connexion.
Vous pouvez également utiliser Plaid, un service qui authentifie instantanément les comptes et s'intègre à Square.
Cela vous permet d'exécuter une paie le jour même de votre inscription.
La paie le jour même est une excellente fonctionnalité que certains concurrents ont également ajoutée.
Si vous payez déjà des employés ou des sous-traitants, vous devrez entrer votre historique de paie - une tâche assez lourde.
Square Payroll le simplifie en fournissant des instructions étape par étape pour télécharger les enregistrements de fournisseurs comme Intuit et Paychex.
Comme ses concurrents, Square a à votre disposition des spécialistes de l'intégration qui peuvent vous aider dans cette tâche et dans d'autres tâches de configuration.
L'expérience utilisateur de Square Payroll
L'expérience utilisateur de Square Payroll n'est pas aussi élégante, professionnelle et à la pointe de la technologie que celle de la concurrence.
Le site affiche tous les champs de données des employés sur un long écran qui nécessite beaucoup de défilement.
Les concurrents comme SurePayroll séparent les informations connexes et les affichent sur des écrans individuels accessibles en cliquant sur des onglets.
Cela facilite la création initiale des enregistrements ainsi que la récupération et les modifications ultérieures.
Ce n'est pas la seule bizarrerie du site.
Lorsque vous vous connectez, vous voyez un tableau de bord qui comprend des liens vers d'autres produits et services Square.
Vous devez cliquer sur l'icône Paie pour accéder au tableau de bord de Square Payroll, qui n'est pas aussi complet que celui d'OnPay, par exemple.
Il affiche un graphique linéaire de trois mois illustrant les coûts totaux de main-d'œuvre et des liens vers et les totaux pour les dernières paies.
Une alerte sur la paie à venir se trouve dans le coin supérieur droit, avec deux liens: Payer les employés et les entrepreneurs de paie, sur lesquels vous cliquez au moment de la paie.
Dans l'ensemble, le site est très clairsemé, avec peu de liens de navigation; en fait, il n'y a tout simplement pas beaucoup de navigation du tout, à l'exception des boutons Continuer pendant les cycles de paie.
Le menu principal contient des liens vers les sections du site: Vue d'ensemble (tableau de bord), Historique et rapports, Équipe de la paie (liste des employés et dossiers), Avantages (tels que les tiers qui peuvent aider à mettre en place des régimes d'assurance maladie), Formulaires fiscaux (impôt sur la masse salariale déposé) formulaires) et Paramètres.
Le dernier ne comprend pas grand-chose, en raison de la simplicité du site.
Curieusement, il n'y a pas de lien dans la barre d'outils pour exécuter une paie; vous devez cliquer sur le lien sur la vue d'ensemble.
Vous utiliserez le menu principal presque exclusivement pour la navigation, mais lorsque vous êtes sur un écran de travail interne, vous devrez parfois cliquer sur un X dans le coin supérieur gauche pour le fermer et revenir au menu principal.
Lancer la paie, obtenir de l'aide
Une fois que vous avez terminé le processus de configuration et vérifié votre compte bancaire, vous êtes prêt à payer les employés.
Sur l'écran d'accueil, vous cliquez sur Payer les employés, ce qui lance un assistant.
Vous avez trois options: exécuter une paie régulière, exécuter un paiement hors cycle ou générer une indemnité de congé d'urgence COVID-19 (cette dernière vous amène à un assistant spécial conçu à cet effet).
L'écran suivant affiche tous les employés dans un tableau, ainsi que leurs taux de rémunération.
Ici, vous entrez le nombre d'heures travaillées dans les colonnes correctes: Régulier, Heures supplémentaires (1,5x Régulier), Double (2x Régulier), Supplémentaire, Conseils de chèque de paie, Conseils en espèces et Heures de prise de force (vous pouvez désactiver la plupart de ces n'est pas nécessaire).
L'option Supplémentaire concerne les commissions, les bonus, etc., mais l'étiquette indique simplement Supplémentaire et vous ne pouvez pas la modifier pour être plus spécifique, bien que vous puissiez ajouter un mémo en cliquant sur les trois points à la fin de chaque ligne.
Il existe également un lien pour importer des fiches de présence depuis Square Point of Sale.
Le site calcule le salaire brut de chaque travailleur et le dépose dans la dernière colonne.
Cliquez sur Continuer pour accéder à la page Ajustements, où vous verrez à nouveau le tableau des membres du personnel.
Les colonnes ici affichent les montants de retenue pour les impôts, les déductions de prestations et les contributions de l'entreprise, les déductions après impôt (nouvelles), les remboursements et le salaire net.
J'ai cliqué sur le nom d'une employée pour vérifier quelque chose sur son dossier.
L'enregistrement s'est ouvert, mais lorsque je l'ai fermé, j'ai été ramené à la liste des employés, pas à l'écran de paie où je travaillais.
Je suis revenu et je n'ai perdu aucune des données que j'avais saisies, mais d'autres sites vous permettent de vérifier le dossier d'un employé sans perdre votre place.
L'écran suivant, Confirmer le retrait, est suffisant, compte tenu de l'ensemble des fonctionnalités du site.
Il résume la course que vous êtes sur le point d'approuver et vous indique exactement combien d'argent sera retiré de votre compte bancaire.
Les totaux pour tous les types de paie, les impôts des employeurs (Square Payroll gère tous les paiements et déclarations de taxes) et les contributions de l'entreprise apparaissent en haut à gauche de la page.
Le récapitulatif des retraits à droite divise la paie en débits programmés ...
