Zoho Invoice est un site Web complet de facturation et de facturation qui convient à de nombreux types d'entreprises, mais en particulier aux startups et aux propriétaires uniques.
Bien qu'il soit suffisamment flexible et sophistiqué pour que les petites et moyennes entreprises (PME) puissent l'envisager, ces entités disposent généralement de systèmes de comptabilité complets qui incluent la facturation.
Conçu pour fonctionner comme une solution autonome, ce choix des éditeurs se distingue par sa polyvalence et son ensemble de fonctionnalités étroitement ciblées.
Il peut être facilement intégré à l'écosystème plus large des produits Zoho, tels que Zoho Books, Zoho CRM et Zoho Expense.
Une mise en garde: Zoho Invoice ne peut pas s'intégrer à Zoho Inventory - dommage, étant donné que l'inventaire et la facturation sont parfois étroitement liés.
Depuis notre dernier examen, Zoho a ajouté ou amélioré plusieurs fonctionnalités majeures et mineures.
Par exemple, les utilisateurs peuvent appliquer des approbations à plusieurs niveaux sur toutes les transactions de vente.
Les créances impayées sont désormais disponibles sur les écrans de facturation et les capacités de dépense ont été améliorées.
Vous pouvez désormais personnaliser le rapport Ventes par client pour comparer les années et suivre les budgets des projets par revenus et heures.
Le crédit et les paiements excédentaires sont désormais appliqués automatiquement.
L'intégration avec Zoho Analytics a été améliorée, ce qui permet de créer des rapports personnalisés avancés.
Ce ne sont que quelques-uns des changements.
Combien coûte Zoho Invoice?
Si vous achetez les solutions Zoho une pièce à la fois, chaque application est facturée séparément, certaines, comme Zoho Invoice, offrant une version gratuite (utilisateur unique, cinq clients).
Le prochain saut est le plan de 9 $ par mois, qui permet à un seul utilisateur de facturer jusqu'à 50 clients.
Zoho affirme que son plan le plus populaire est le plan Standard, qui coûte 19 $ par mois et permet à jusqu'à trois utilisateurs de facturer jusqu'à 500 clients.
Et si vous avez encore plus d'utilisateurs et de clients, pensez à Zoho Professional, qui coûte 29 $ par mois.
Ce plan prend en charge 10 utilisateurs et un nombre illimité de clients.
Les frais annuels du plan sont réduits.
Ces prix sont raisonnables, mais gardez à l'esprit que Zoho Invoice effectue principalement la facturation (ainsi que les fonctions associées telles que le suivi du temps).
L'ajout de modules de comptabilité, d'inventaire ou autres augmente la mise.
Et un ensemble de modules hautement configuré pourrait coûter autant que les applications d'Intuit ou de Sage.
Un plan de licence spécial appelé Zoho One, qui permet aux clients d'accéder à plusieurs solutions Zoho pour 30 USD par utilisateur et par mois, est une autre option.
Deux des sites Web examinés ici proposent la facturation comme un seul élément d'un système de comptabilité en partie double plus complet gratuitement: Sunrise et Wave.
Bien que les fonctionnalités de facturation de Wave soient assez bonnes, elles ne sont pas aussi complètes et flexibles que celles de Zoho Invoice.
D'autres sites centrés sur les factures, tels que Invoicely et Invoice2go, proposent également des versions gratuites, mais comme Zoho Invoice, ils ont des frais d'abonnement à plusieurs niveaux pour les fonctionnalités avancées.
Mise en place
Si vous avez déjà configuré un système de comptabilité ou de facturation, il sera facile de démarrer avec Zoho Invoices.
Même si vous ne l'avez pas fait, cela ne devrait pas être difficile.
Vous remplissez une liste de clients, créez des enregistrements pour les produits et services et ajoutez une passerelle de traitement des paiements si vous prévoyez d'accepter les paiements électroniques.
Zoho Invoice prend en charge plusieurs passerelles (telles que PayPal et Stripe), plus que ses concurrents.
Il y a des frais de transaction pour ces services, bien sûr, mais la possibilité d'accepter les cartes de crédit ou de débit et les virements bancaires directs peut très bien valoir les frais supplémentaires, étant donné que c'est un bon moyen d'être payé plus rapidement.
Les enregistrements clients de Zoho Invoice contiennent des informations actuelles et historiques, ainsi que des données de revenus et de dépenses et des liens vers des transactions. Si vous avez déjà une liste de clients dans une autre application et que vous pouvez l'exporter dans une feuille de calcul, vous pouvez l'importer dans Zoho Invoice.
Sinon, vous pouvez saisir ces détails manuellement.
Les enregistrements clients du site sont comparables à ceux de Sunrise et plus complets que ceux de Wave.
Ils contiennent des champs pour des informations de contact détaillées.
Vous pouvez également vous connecter au compte bancaire d'un client ici et créer un portail pour partager des informations et des communications.
Une fois que vous avez créé un enregistrement, la page d'accueil de votre client affiche les totaux des créances impayées et des crédits inutilisés, ainsi que les conditions de paiement.
Il y a un graphique de 6 à 12 mois qui montre les revenus et les dépenses et un calendrier de votre interaction avec eux (y compris les transactions et les changements d'enregistrement).
Vous pouvez également cliquer sur des liens pour afficher les commentaires, les ventes, les listes, les e-mails et les relevés associés.
Les enregistrements de produits et de services dans Zoho Invoice sont un peu moins détaillés que ceux proposés par Sunrise et Wave, mais le site fournit des informations supplémentaires sur chaque élément (listes de transactions, listes associées et historique).
Une fois que vous avez créé vos bases de données initiales d'enregistrements de contacts et d'articles, vous pouvez en ajouter de nouvelles à la volée lorsque vous créez un formulaire de vente ou de dépense.
Avant de commencer à créer des factures, vous devez passer par les paramètres du site via l'icône d'engrenage dans la partie supérieure droite de l'écran.
Là, vous pouvez, par exemple, paramétrer les utilisateurs et leur niveau de droits d'accès (plusieurs options sont disponibles, ce qui est inhabituel dans une solution de facturation); ajouter des devises à la liste de celles déjà prises en charge; et établir des rappels automatisés et manuels.
Cliquez sur le lien Préférences et une toute nouvelle liste d'options de site Web apparaît.
La flexibilité est sans précédent dans le groupe de sites Web que nous avons examinés.
Vous pouvez modifier les préférences pour tout, de la marque aux approbations en passant par les factures récurrentes, les projets et les feuilles de temps.
Avant de commencer à créer des factures, vous devez vérifier toutes les options de Zoho Invoice. Un mot sur la personnalisation: Zoho Invoice propose plus d'options de personnalisation que tout autre site Web que nous avons examiné.
Les champs personnalisés sont partout, en abondance.
Le logiciel comprend plusieurs modèles de factures, tous modifiables.
Les messages sur tout le site peuvent être lus comme vous le souhaitez.
La plupart du temps, n'importe quel utilisateur peut effectuer ces modifications.
Mais certaines fonctionnalités, telles que les boutons personnalisés et les listes associées, nécessitent de modestes compétences de développeur.
Le processus de facturation
Zoho Invoice est plus performant et flexible que ses concurrents en ce qui concerne le processus de facturation proprement dit.
En plus des devis, des factures et des factures récurrentes, comme le fait BQE Core, Zoho Invoice vous permet de créer des acomptes.
Vous devez faire défiler un peu pour voir le tout, mais les modèles de facture de Zoho Invoice sont personnalisables et complets. Vous choisissez parmi de nombreux modèles modifiables ou créez le vôtre, désignez-en un par défaut et clonez un modèle de facture afin que votre marque reste cohérente sur vos estimations, factures d'acompte et notes de crédit.
Il existe de nombreuses préférences que vous pouvez activer ou désactiver avant de commencer à créer des factures.
Par exemple, vous pouvez inclure un talon de paiement et une enveloppe de retour dans des courriers électroniques et recevoir des notifications lorsque les clients paient en ligne.
Vos factures peuvent contenir jusqu'à 10 champs personnalisés, ce qui est inhabituel dans ce groupe de sites Web.
La moitié inférieure des formulaires de facturation de Zoho Invoice contient des options qui nécessitent votre attention. Les modèles de facture sont très complets.
Vous sélectionnez le client dans un menu déroulant (s'il y a des factures impayées, il y aura un lien vers eux) et vérifiez la date, les conditions et la date d'échéance.
Vous pouvez ajouter un numéro de commande et un vendeur et des frais de retard si vous le souhaitez.
Avant de commencer à sélectionner des produits ou des services dans les listes déroulantes, vous spécifiez un niveau de prix à partir de toutes les options de liste de prix que vous avez créées (comme une réduction de 10% pour les clients fidèles).
Lorsque vous sélectionnez les articles que vous avez vendus, Zoho Invoice indique le tarif / coût.
Vous indiquez la quantité et les remises éventuelles, puis sélectionnez parmi les taxes de vente prédéfinies ou saisissez un nouveau taux.
Pour un abonnement supplémentaire, vous pouvez intégrer la solution AvaTax populaire d'Avalara, qui vous fournit des taux d'imposition mis à jour pour les juridictions étatiques et locales.
Vous ne trouvez généralement cette option que dans les sites Web de comptabilité complets.
Vous pouvez configurer des factures récurrentes dans Zoho Invoice. Si le client facturé a des heures et des dépenses facturables impayées que vous avez enregistrées, ils sont répertoriés sous vos éléments de campagne en tant qu'éléments non facturés.
Vous trouverez ci-dessous des cases pour les notes clients et un rappel des conditions générales.
Vous pouvez télécharger une pièce jointe, sélectionner votre passerelle de paiement (le cas échéant) et cocher une case pour autoriser le paiement partiel de la facture.
Vous pouvez également désigner la facture comme une facture récurrente.
Une fois que vous avez terminé, vous avez plusieurs options, notamment Enregistrer en tant que brouillon, Enregistrer et soumettre (pour approbation), Enregistrer et envoyer ou Enregistrer et approuver.
Personne dans ce groupe de sites Web n'offre autant de flexibilité et de profondeur dans son processus de facturation.
Avant de soumettre une facture pour approbation, vous pouvez la prévisualiser et choisir parmi plusieurs options de menu. Au-delà de la facturation
Zoho Invoice est également de premier ordre lorsqu'il s'agit de créer des estimations très professionnelles.
Vous disposez d'options de personnalisation similaires et les modèles contiennent tous les champs dont vous avez besoin, y compris une signature (Zoho Sign propose une version gratuite qui prend en charge jusqu'à cinq documents par mois; les versions payantes vont jusqu'à 20 USD par mois).
Vous pouvez inviter des clients potentiels sur le portail client et interagir avec eux sur les conditions des devis.
Le site conserve également un historique complet des activités connexes et les estimations peuvent être facilement converties en factures.
Deux autres fonctionnalités se croisent étroitement avec les factures: le suivi du temps et les dépenses.
Vous pouvez créer des projets et leur affecter du personnel et des tâches.
Les blocs horaires prennent en charge les entrées manuelles et les minuteries (une extension Google Chrome permet à cela de fonctionner en dehors du site).
Vos enregistrements de dépenses (y compris le kilométrage) peuvent être marqués comme facturables à un client lorsque cela est nécessaire et un instantané du projet vous montre un aperçu de l'état de chaque projet en termes d'éléments tels que les heures non facturées et les heures enregistrées.
Lorsque vous êtes prêt à facturer un projet, vous pouvez facilement ajouter du temps et des dépenses à une facture.
Tableau de bord et convivialité
Le tableau de bord de Zoho Invoice fournit une mise à jour visuelle instantanée sur l'état de vos finances.
Il montre le total des créances et leur ancienneté, les heures et les dépenses non facturées et les principales dépenses affichées sous forme de graphique à secteurs.
Il montre également les ventes, les reçus et les montants dus sur différentes périodes (jusqu'à un an).
Un autre graphique suit les ventes par rapport aux dépenses de l'année en cours.
Cliquez sur l'onglet Mises à jour récentes pour afficher une liste en cours des améliorations apportées au site par ordre chronologique.
Le tableau de bord, comme le reste de Zoho Invoice, est bien organisé, facile à comprendre et visuellement attrayant.
Volet de navigation gauche du site ...
Zoho Invoice est un site Web complet de facturation et de facturation qui convient à de nombreux types d'entreprises, mais en particulier aux startups et aux propriétaires uniques.
Bien qu'il soit suffisamment flexible et sophistiqué pour que les petites et moyennes entreprises (PME) puissent l'envisager, ces entités disposent généralement de systèmes de comptabilité complets qui incluent la facturation.
Conçu pour fonctionner comme une solution autonome, ce choix des éditeurs se distingue par sa polyvalence et son ensemble de fonctionnalités étroitement ciblées.
Il peut être facilement intégré à l'écosystème plus large des produits Zoho, tels que Zoho Books, Zoho CRM et Zoho Expense.
Une mise en garde: Zoho Invoice ne peut pas s'intégrer à Zoho Inventory - dommage, étant donné que l'inventaire et la facturation sont parfois étroitement liés.
Depuis notre dernier examen, Zoho a ajouté ou amélioré plusieurs fonctionnalités majeures et mineures.
Par exemple, les utilisateurs peuvent appliquer des approbations à plusieurs niveaux sur toutes les transactions de vente.
Les créances impayées sont désormais disponibles sur les écrans de facturation et les capacités de dépense ont été améliorées.
Vous pouvez désormais personnaliser le rapport Ventes par client pour comparer les années et suivre les budgets des projets par revenus et heures.
Le crédit et les paiements excédentaires sont désormais appliqués automatiquement.
L'intégration avec Zoho Analytics a été améliorée, ce qui permet de créer des rapports personnalisés avancés.
Ce ne sont que quelques-uns des changements.
Combien coûte Zoho Invoice?
Si vous achetez les solutions Zoho une pièce à la fois, chaque application est facturée séparément, certaines, comme Zoho Invoice, offrant une version gratuite (utilisateur unique, cinq clients).
Le prochain saut est le plan de 9 $ par mois, qui permet à un seul utilisateur de facturer jusqu'à 50 clients.
Zoho affirme que son plan le plus populaire est le plan Standard, qui coûte 19 $ par mois et permet à jusqu'à trois utilisateurs de facturer jusqu'à 500 clients.
Et si vous avez encore plus d'utilisateurs et de clients, pensez à Zoho Professional, qui coûte 29 $ par mois.
Ce plan prend en charge 10 utilisateurs et un nombre illimité de clients.
Les frais annuels du plan sont réduits.
Ces prix sont raisonnables, mais gardez à l'esprit que Zoho Invoice effectue principalement la facturation (ainsi que les fonctions associées telles que le suivi du temps).
L'ajout de modules de comptabilité, d'inventaire ou autres augmente la mise.
Et un ensemble de modules hautement configuré pourrait coûter autant que les applications d'Intuit ou de Sage.
Un plan de licence spécial appelé Zoho One, qui permet aux clients d'accéder à plusieurs solutions Zoho pour 30 USD par utilisateur et par mois, est une autre option.
Deux des sites Web examinés ici proposent la facturation comme un seul élément d'un système de comptabilité en partie double plus complet gratuitement: Sunrise et Wave.
Bien que les fonctionnalités de facturation de Wave soient assez bonnes, elles ne sont pas aussi complètes et flexibles que celles de Zoho Invoice.
D'autres sites centrés sur les factures, tels que Invoicely et Invoice2go, proposent également des versions gratuites, mais comme Zoho Invoice, ils ont des frais d'abonnement à plusieurs niveaux pour les fonctionnalités avancées.
Mise en place
Si vous avez déjà configuré un système de comptabilité ou de facturation, il sera facile de démarrer avec Zoho Invoices.
Même si vous ne l'avez pas fait, cela ne devrait pas être difficile.
Vous remplissez une liste de clients, créez des enregistrements pour les produits et services et ajoutez une passerelle de traitement des paiements si vous prévoyez d'accepter les paiements électroniques.
Zoho Invoice prend en charge plusieurs passerelles (telles que PayPal et Stripe), plus que ses concurrents.
Il y a des frais de transaction pour ces services, bien sûr, mais la possibilité d'accepter les cartes de crédit ou de débit et les virements bancaires directs peut très bien valoir les frais supplémentaires, étant donné que c'est un bon moyen d'être payé plus rapidement.
Les enregistrements clients de Zoho Invoice contiennent des informations actuelles et historiques, ainsi que des données de revenus et de dépenses et des liens vers des transactions. Si vous avez déjà une liste de clients dans une autre application et que vous pouvez l'exporter dans une feuille de calcul, vous pouvez l'importer dans Zoho Invoice.
Sinon, vous pouvez saisir ces détails manuellement.
Les enregistrements clients du site sont comparables à ceux de Sunrise et plus complets que ceux de Wave.
Ils contiennent des champs pour des informations de contact détaillées.
Vous pouvez également vous connecter au compte bancaire d'un client ici et créer un portail pour partager des informations et des communications.
Une fois que vous avez créé un enregistrement, la page d'accueil de votre client affiche les totaux des créances impayées et des crédits inutilisés, ainsi que les conditions de paiement.
Il y a un graphique de 6 à 12 mois qui montre les revenus et les dépenses et un calendrier de votre interaction avec eux (y compris les transactions et les changements d'enregistrement).
Vous pouvez également cliquer sur des liens pour afficher les commentaires, les ventes, les listes, les e-mails et les relevés associés.
Les enregistrements de produits et de services dans Zoho Invoice sont un peu moins détaillés que ceux proposés par Sunrise et Wave, mais le site fournit des informations supplémentaires sur chaque élément (listes de transactions, listes associées et historique).
Une fois que vous avez créé vos bases de données initiales d'enregistrements de contacts et d'articles, vous pouvez en ajouter de nouvelles à la volée lorsque vous créez un formulaire de vente ou de dépense.
Avant de commencer à créer des factures, vous devez passer par les paramètres du site via l'icône d'engrenage dans la partie supérieure droite de l'écran.
Là, vous pouvez, par exemple, paramétrer les utilisateurs et leur niveau de droits d'accès (plusieurs options sont disponibles, ce qui est inhabituel dans une solution de facturation); ajouter des devises à la liste de celles déjà prises en charge; et établir des rappels automatisés et manuels.
Cliquez sur le lien Préférences et une toute nouvelle liste d'options de site Web apparaît.
La flexibilité est sans précédent dans le groupe de sites Web que nous avons examinés.
Vous pouvez modifier les préférences pour tout, de la marque aux approbations en passant par les factures récurrentes, les projets et les feuilles de temps.
Avant de commencer à créer des factures, vous devez vérifier toutes les options de Zoho Invoice. Un mot sur la personnalisation: Zoho Invoice propose plus d'options de personnalisation que tout autre site Web que nous avons examiné.
Les champs personnalisés sont partout, en abondance.
Le logiciel comprend plusieurs modèles de factures, tous modifiables.
Les messages sur tout le site peuvent être lus comme vous le souhaitez.
La plupart du temps, n'importe quel utilisateur peut effectuer ces modifications.
Mais certaines fonctionnalités, telles que les boutons personnalisés et les listes associées, nécessitent de modestes compétences de développeur.
Le processus de facturation
Zoho Invoice est plus performant et flexible que ses concurrents en ce qui concerne le processus de facturation proprement dit.
En plus des devis, des factures et des factures récurrentes, comme le fait BQE Core, Zoho Invoice vous permet de créer des acomptes.
Vous devez faire défiler un peu pour voir le tout, mais les modèles de facture de Zoho Invoice sont personnalisables et complets. Vous choisissez parmi de nombreux modèles modifiables ou créez le vôtre, désignez-en un par défaut et clonez un modèle de facture afin que votre marque reste cohérente sur vos estimations, factures d'acompte et notes de crédit.
Il existe de nombreuses préférences que vous pouvez activer ou désactiver avant de commencer à créer des factures.
Par exemple, vous pouvez inclure un talon de paiement et une enveloppe de retour dans des courriers électroniques et recevoir des notifications lorsque les clients paient en ligne.
Vos factures peuvent contenir jusqu'à 10 champs personnalisés, ce qui est inhabituel dans ce groupe de sites Web.
La moitié inférieure des formulaires de facturation de Zoho Invoice contient des options qui nécessitent votre attention. Les modèles de facture sont très complets.
Vous sélectionnez le client dans un menu déroulant (s'il y a des factures impayées, il y aura un lien vers eux) et vérifiez la date, les conditions et la date d'échéance.
Vous pouvez ajouter un numéro de commande et un vendeur et des frais de retard si vous le souhaitez.
Avant de commencer à sélectionner des produits ou des services dans les listes déroulantes, vous spécifiez un niveau de prix à partir de toutes les options de liste de prix que vous avez créées (comme une réduction de 10% pour les clients fidèles).
Lorsque vous sélectionnez les articles que vous avez vendus, Zoho Invoice indique le tarif / coût.
Vous indiquez la quantité et les remises éventuelles, puis sélectionnez parmi les taxes de vente prédéfinies ou saisissez un nouveau taux.
Pour un abonnement supplémentaire, vous pouvez intégrer la solution AvaTax populaire d'Avalara, qui vous fournit des taux d'imposition mis à jour pour les juridictions étatiques et locales.
Vous ne trouvez généralement cette option que dans les sites Web de comptabilité complets.
Vous pouvez configurer des factures récurrentes dans Zoho Invoice. Si le client facturé a des heures et des dépenses facturables impayées que vous avez enregistrées, ils sont répertoriés sous vos éléments de campagne en tant qu'éléments non facturés.
Vous trouverez ci-dessous des cases pour les notes clients et un rappel des conditions générales.
Vous pouvez télécharger une pièce jointe, sélectionner votre passerelle de paiement (le cas échéant) et cocher une case pour autoriser le paiement partiel de la facture.
Vous pouvez également désigner la facture comme une facture récurrente.
Une fois que vous avez terminé, vous avez plusieurs options, notamment Enregistrer en tant que brouillon, Enregistrer et soumettre (pour approbation), Enregistrer et envoyer ou Enregistrer et approuver.
Personne dans ce groupe de sites Web n'offre autant de flexibilité et de profondeur dans son processus de facturation.
Avant de soumettre une facture pour approbation, vous pouvez la prévisualiser et choisir parmi plusieurs options de menu. Au-delà de la facturation
Zoho Invoice est également de premier ordre lorsqu'il s'agit de créer des estimations très professionnelles.
Vous disposez d'options de personnalisation similaires et les modèles contiennent tous les champs dont vous avez besoin, y compris une signature (Zoho Sign propose une version gratuite qui prend en charge jusqu'à cinq documents par mois; les versions payantes vont jusqu'à 20 USD par mois).
Vous pouvez inviter des clients potentiels sur le portail client et interagir avec eux sur les conditions des devis.
Le site conserve également un historique complet des activités connexes et les estimations peuvent être facilement converties en factures.
Deux autres fonctionnalités se croisent étroitement avec les factures: le suivi du temps et les dépenses.
Vous pouvez créer des projets et leur affecter du personnel et des tâches.
Les blocs horaires prennent en charge les entrées manuelles et les minuteries (une extension Google Chrome permet à cela de fonctionner en dehors du site).
Vos enregistrements de dépenses (y compris le kilométrage) peuvent être marqués comme facturables à un client lorsque cela est nécessaire et un instantané du projet vous montre un aperçu de l'état de chaque projet en termes d'éléments tels que les heures non facturées et les heures enregistrées.
Lorsque vous êtes prêt à facturer un projet, vous pouvez facilement ajouter du temps et des dépenses à une facture.
Tableau de bord et convivialité
Le tableau de bord de Zoho Invoice fournit une mise à jour visuelle instantanée sur l'état de vos finances.
Il montre le total des créances et leur ancienneté, les heures et les dépenses non facturées et les principales dépenses affichées sous forme de graphique à secteurs.
Il montre également les ventes, les reçus et les montants dus sur différentes périodes (jusqu'à un an).
Un autre graphique suit les ventes par rapport aux dépenses de l'année en cours.
Cliquez sur l'onglet Mises à jour récentes pour afficher une liste en cours des améliorations apportées au site par ordre chronologique.
Le tableau de bord, comme le reste de Zoho Invoice, est bien organisé, facile à comprendre et visuellement attrayant.
Volet de navigation gauche du site ...
