Les propriétaires de petites entreprises, les professionnels en activité et même certains étudiants sont souvent contraints de jouer le rôle de chef de projet.
La gestion de projet est une entreprise importante et sérieuse.
Il y a une raison pour laquelle vous pouvez obtenir des diplômes avancés et des certifications.
Lorsque vous n'avez pas de formation et que vous êtes jeté dans le rôle, comment le projet se déroulera-t-il? Ce n'est pas parce que vous avez un logiciel de gestion de projet que vous savez comment l'utiliser! Et si l'équipe qui y travaille perdait tout sens du but et de la direction? Alors, comment garder un projet sur la bonne voie si vous ne connaissez rien à la gestion de projet?
Les gens sont jetés à des postes de gestion de projet tout le temps sans savoir quoi faire, avec des résultats mitigés.
Ne paniquez pas.
Lisez quelques conseils sur la façon de démarrer avec la gestion de projet, que j'ai résumés ci-dessous (voir les conseils 1 à 6; cliquez sur le lien précédent pour en savoir plus).
Poursuivez avec quelques mots de sagesse de chefs de projet expérimentés (conseils 7 à 10).
Ensuite, familiarisez-vous avec le meilleur logiciel de gestion de projet.
Cela vous aidera non seulement à trouver un produit que vous pouvez utiliser, mais également à comprendre ce que fait le logiciel.
Et si vous comprenez ce que fait un logiciel de gestion de projet, vous commencerez à voir ce qui est le plus important dans la gestion d'un projet.
Certains projets sont suffisamment petits ou suffisamment informels pour que vous n'ayez pas besoin d'un logiciel de gestion de projet traditionnel car il est excessif.
Vous aurez toujours besoin d'une sorte d'outil de collaboration pour garder tous les membres du projet informés et travailler en équipe.
Au minimum, il peut s'agir d'un fil de discussion de groupe ou d'un e-mail où tout le monde peut discuter du projet.
Une meilleure solution pourrait être un outil qui permet à chacun de voir facilement qui fait quoi, de jeter un œil au travail en cours et d'enregistrer les détails importants et les décisions prises au sujet du projet afin que tout le monde puisse les référencer.
Voir mes suggestions pour ces applications à la fin.
Commençons par quelques conseils.
Les chefs de projet Tom Thrash et Rob Sterling ont été cités dans une version antérieure de cet article et ont contribué aux conseils.
10 conseils de gestion de projet
1.
Assurez-vous d'avoir un projet. Un projet a une date de début, une date de fin et un livrable.
Construire et lancer un site Web est un projet.
Il y a un jour où vous commencez, un jour où le travail est terminé et un produit final ou livrable à la fin.
Voici un exemple de travail qui n'est pas un projet: rédiger des articles de blog pour un site Web.
Bien sûr, il y a un jour où vous écrivez le premier article de blog, mais à moins que vous n'ayez une date de fin ferme en tête et que vous puissiez planifier tous les articles entre ces deux dates, ce que vous avez en fait est un travail en cours.
Le travail en cours doit également être géré, mais il a des exigences différentes par rapport aux projets.
2.
Ayez une période de découverte. Une période de découverte, parfois appelée simplement découverte, est une période définie pour explorer ce que sera le projet.
Que faites-vous et pourquoi? De quelles ressources disposez-vous?
3.
Définissez la portée. Après la découverte, vous devez verrouiller les paramètres du projet, ce qui est une autre façon de dire définir la portée.
Un problème très courant qui fait dérailler les projets est lorsque, à mi-parcours du projet, quelqu'un décide de changer quelque chose dans la portée.
L'ajout de fonctionnalités ou de fonctionnalités est un exemple de changement.
Alors, définissez la portée, écrivez-la là où tout le monde peut la référencer tout au long du projet et demandez à toutes les parties prenantes d'approuver la portée avant de commencer la phase de travail du projet.
4.
Tenez une réunion de lancement. Une réunion de lancement est le début officiel du projet pour tous les membres de l'équipe qui y travailleront.
Cette rencontre donne le ton du projet.
Le but de la réunion est de définir quatre choses: la portée du projet; les acteurs et leurs rôles; jalons; et les livrables.
Cela permet également à chacun de poser des questions.
5.
Planifiez les échéances et les jalons de votre projet.
La date de fin de tout projet est la date de livraison.
C'est le jour où tout travail s'arrête.
Entre la date de début et la date de fin, vous aurez d'autres échéances et jalons.
Par exemple, si vous créez un site Web, quelqu'un doit créer les wireframes.
Une autre équipe utilise les wireframes comme guide pour écrire le code qui alimente le site Web.
L'équipe de codage ne peut pas commencer son travail tant que l'équipe filaire n'a pas terminé le sien.
Chaque projet a besoin de ces délais et jalons supplémentaires afin que chaque personne de l'équipe sache quand sa phase de travail commence et se termine.
6.
Définissez les attentes en matière de communication.
La communication est essentielle à la réussite d'un projet.
Le chef de projet doit définir tôt les attentes en matière de communication en planifiant des réunions et des check-ins et en montrant par exemple la meilleure façon de communiquer, que ce soit par téléphone, e-mail, réunions en personne, SMS de groupe, mises à jour de statut Slack ou tout autre moyen.
7.
Faites en sorte que les réunions comptent. Lorsque vous planifiez des réunions, assurez-vous que l'heure fonctionne vraiment pour tous ceux qui doivent y assister.
Certaines équipes peuvent faire leur meilleur travail en fin d'après-midi et vous ne voulez pas les interrompre avec une réunion de fin de journée.
Rédigez un ordre du jour pour chaque réunion afin qu'il y ait un but, et partagez-le avec tous les participants à la réunion.
Gardez les réunions à l'heure et terminez tôt lorsque cela est possible.
8.
Gardez une longueur d'avance sur les problèmes. Un chef de projet avisé m'a dit un jour: "Si 'tout va bien', continuez à creuser." Lorsque les gens ne signalent aucun problème, vous pouvez faire un suivi en disant: "C'est bon à entendre, mais vraiment, il n'y a aucun problème?" Les membres de l'équipe peuvent hésiter à partager les problèmes, en particulier lorsqu'ils sont petits et encore résolubles.
Le travail d'un chef de projet est de découvrir de petits problèmes pour les résoudre ou les accommoder au lieu de les laisser devenir de plus gros problèmes.
9.
Ne tirez pas sur le messager. Une autre façon d'amener les gens à partager des problèmes potentiels avec vous est de leur répondre avec une attitude de soutien.
Remerciez les gens d'avoir porté des problèmes à votre attention et travaillez de manière proactive avec eux sur une solution.
À l'inverse, lorsque les managers réagissent aux mauvaises nouvelles avec colère, les gens arrêtent de partager de mauvaises nouvelles avec eux.
10.
Laissez les autres penser qu'ils contrôlent. Les chefs de projet doivent s'approprier le succès ou l'échec d'un projet.
Cependant, certains chefs d'équipe ou d'autres membres de l'équipe peuvent avoir besoin de se sentir aux commandes.
Un bon chef de projet n'empêchera personne ce sentiment de contrôle, même s'il reste la personne qui en est ultimement responsable.
Parlons des logiciels de gestion de projet.
Toute une catégorie d'applications est née de la nécessité de gérer des projets, et si nous examinons ce que font ces applications, nous pouvons mieux comprendre les besoins principaux de tout chef de projet.
Les applications de gestion de projet sont des systèmes en ligne pour travailler et collaborer sur des projets.
Ce sont des espaces de travail en temps réel où les membres de l'équipe et les partenaires externes se connectent pour suivre chaque détail qui donne vie à un projet.
Certaines applications de gestion de projet sont conçues pour aider les équipes à gérer quelques projets à la fois, ou un seul.
D'autres sont conçus pour d'énormes sociétés qui gèrent des centaines ou des milliers de projets en cours simultanément.
Dans ces cas, les applications suivent généralement également les ressources, qui peuvent être des ressources physiques, des personnes ou de l'argent.
De cette façon, les chefs de projet et le logiciel peuvent allouer les ressources disponibles à tout projet qui en a besoin.
Un autre rôle important des applications de gestion de projet est de suivre toutes les phases d'un projet.
Cela comprend les tâches réelles qui doivent être effectuées ainsi que les délais et les jalons qui y sont liés.
Lorsque vous tracez ces tâches et délais sur une chronologie, vous obtenez un diagramme de Gantt.
Les diagrammes de Gantt peuvent également montrer les relations entre différentes tâches ou phases de travail.
Par exemple, si la phase A doit être effectuée avant que la phase B puisse démarrer, le diagramme de Gantt montre cette dépendance, généralement avec une ligne.
Maintenant, le logiciel sait que si la phase A est en retard, alors la phase B doit commencer en retard, et toutes les autres échéances qui dépendent de la phase A sont également repoussées.
Les applications de gestion de projet peuvent également générer des rapports qui indiquent aux responsables quels membres de l'équipe ont trop ou pas assez de travail dans leur assiette.
Beaucoup suivent le temps passé sur les projets et s'intègrent aux systèmes de facturation et de facturation.
Après avoir utilisé une application de gestion de projet pendant un certain temps, elle peut aider les équipes à mieux estimer la durée de réalisation des différentes tâches.
Si les diagrammes de Gantt et les rapports de gestion des ressources semblent exagérés, il est fort possible que tout ce dont vous ayez vraiment besoin soit d'un espace en ligne organisé et collaboratif où tous les membres d'une équipe peuvent partager des informations et se parler.
Ces applications plus légères sont parfois appelées applications de gestion de projet (et je dirais que c'est trompeur), même si une description plus précise peut être des applications de collaboration, des applications de gestion du travail ou des applications de gestion des tâches.
Dans la liste des applications suggérées ci-dessous, je mentionne plusieurs outils qui ne sont pas des outils de gestion de projet traditionnels, mais qui peuvent être très utiles à ceux qui doivent gérer des projets.
Recommandé par nos rédacteurs
Airtable
Airtable est une base de données relationnelle et un outil de collaboration en ligne (c'est-à-dire pas un logiciel de gestion de projet traditionnel).
Avant de le qualifier d'ennuyeux à cause du mot base de données, jetez un œil à cette application.
Vous pouvez utiliser Airtable pour gérer les inventaires, mais aussi pour suivre le travail.
Tout dépend de la manière dont vous l'utilisez.
Asana
Asana est un outil de collaboration d'équipe en ligne spécialisé dans la gestion des flux de travail.
Il chevauche la gestion de projet avec une fonction de chronologie qui ressemble à un diagramme de Gantt lite.
La force d'Asana est de gérer les détails de la gestion des tâches.
L'application permet aux équipes de personnes de suivre facilement leur travail en détail tout en donnant à tous les autres membres de l'équipe une visibilité sur l'état du travail à tout moment.
Pour la gestion des tâches et des flux de travail, c'est un outil flexible et élégant que vous pouvez plier à votre guise.
Camp de base
Basecamp est une application de collaboration en ligne qui permet aux gens de travailler ensemble sur des projets, des événements ou d'autres missions.
Vous pouvez télécharger des fichiers pour discuter, attribuer et suivre les tâches à effectuer, et avoir des conversations en cours avec vos collègues et vos clients.
Contrairement à...
