When I Work wird kleine bis mittelständische Unternehmen (SMBs) mit flexiblem Desktop, mobilem Web-Erlebnis und intuitiven Steuerelementen anziehen.
Was die Software zur Mitarbeiterplanung und Schichtplanung angeht, ist die Preisgestaltung von When I Work kaum zu übertreffen.
Die Software kann kostenlos für bis zu 75 Mitarbeiter verwendet werden und umfasst die Erstellung von Zeitplänen, die Verwaltung von Verfügbarkeit und Freizeit, den Schichthandel sowie das Zeit- und Anwesenheitsmanagement sowie dedizierte Android- und iOS-Anwendungen.
Nur einige Schwachstellen bei der Berichterstellung und der direkten Integration in beliebte Apps von Drittanbietern halten es hinter den Gewinnern unserer Redaktionsauswahl in diesem Bereich, Deputy und Humanity.
Wenn Sie jedoch bereit sind, der API zu trotzen, ist When I Work sicherlich in der Lage, benutzerdefinierte Apps zu integrieren, insbesondere für Back-Office-Personalverwaltungssoftware (HR) sowie POS- und Gehaltsabrechnungsanwendungen.
Es fehlen möglicherweise einige erweiterte Funktionen, wie z.
B.
Prognosen, aber es verfügt über einen soliden Kernfeaturesatz und eine äußerst attraktive Benutzeroberfläche, die nicht nur hübsch, sondern auch leicht zu erlernen und vielseitig ist.
Preisgestaltung
Unternehmen mit 75 oder weniger Mitarbeitern können sich kostenlos auf der Website von When I Work anmelden, wodurch sie eine einfache Planung und Teamkommunikation für einen einzelnen Standort erhalten.
Größere Unternehmen mit mehr als 75 Benutzern können den Anbieter anrufen, um eine maßgeschneiderte Lösung zu erhalten.
Die einfache Planung umfasst die Teamplanung, die Verfügbarkeit von Teammitgliedern und die Teamkommunikation.
Unternehmen können Anwesenheitsfunktionen für 2 US-Dollar pro Benutzer hinzufügen.
Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs), die von einem einzigen Standort aus operieren, werden feststellen, dass diese Ebene den größten Teil ihrer Schichtplanungsanforderungen abdecken kann.
Die Scheduling Basic-Stufe kostet 1,50 USD pro Benutzer und Monat und ist ideal für Teams mit mehreren Standorten oder Baustellen.
Es enthält alles, was die kostenlose Stufe bietet, sowie Funktionen wie die Planung von mehr als 10 Tagen, das Planen mehrerer Teams und Remote-Job-Sites.
Die Teilnahme kann für 1,30 USD hinzugefügt werden.
Eine Scheduling Pro-Option kostet 2,25 USD pro Benutzer und Monat und konzentriert sich auf die erweiterte Planung und Kommunikation für Teams, die die Zuweisungs- und Nachverfolgungsarbeit optimieren müssen.
Außerdem werden Teamaufgaben verwalten, Automatische Planung und Aufgabenfortschritt überwachen hinzugefügt.
Das Hinzufügen der Teilnahme für diese Stufe kostet 1,60 USD.
Schließlich gibt es eine umfassendere Unternehmenslösung für große Unternehmen, die API-Zugriff, Kontoverwaltung, globale Datenschutzeinstellungen und SAML-basiertes Single Sign-On (SSO) für die Integration in Identitätsverwaltungssysteme benötigen.
Diese Stufe verfügt auch über personalisiertes Onboarding und optionale Anwesenheitsfunktionen.
Es fehlen jedoch einige potenziell wichtige Funktionen, wie z.
B.
Prognosen, die in erster Linie hinter dem stellvertretenden Gewinner von Editors 'Choice stehen.
Mehrere zeitsparende Funktionen und eine Fülle von Schulungen und Support machen es jedoch für einige Unternehmen den Preis wert.
Schön und unkompliziert
Jeder, der jemals Schichten für ein Einzelhandelsgeschäft, ein Restaurant oder eine Fabrik planen musste, weiß, dass dies sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann.
Daher ist es wichtig, die Arbeit in einer angenehmen Umgebung zu erledigen.
Plattformen wie When I Work zielen nicht nur darauf ab, eine attraktive Benutzeroberfläche bereitzustellen, sondern auch den Arbeitsschichtplanungsaufwand zu minimieren, einschließlich des Zeitaufwands für die Einrichtung.
Die Plattform bietet mehrere Möglichkeiten zum Hinzufügen von Mitarbeitern und eine Vielzahl von Optionen zum Erstellen von Tages-, Wochen- und Monatsplänen.
Melden Sie sich auf der Ebene des Systemadministrators oder Managers an, und Sie sehen das Haupt-Dashboard der Plattform, in dem eine Handvoll vorkonfigurierter Widgets angezeigt werden, die den Tagesplan, Anwesenheitsbenachrichtigungen und andere Aktionen anzeigen, die Aufmerksamkeit erfordern.
Sie sehen auch die aktuelle Lohnperiode und wie die geschätzten Arbeitskosten im Vergleich zu den insgesamt geleisteten Arbeitsstunden sind.
Die Symbole für die Hauptfunktionen des Dienstes werden von links nach rechts oben angezeigt, einschließlich eines Glockensymbols für Benachrichtigungen.
Das Einbinden neuer Mitarbeiter ist ein schneller Job, der über das Symbol Extras in der Hauptnavigationsleiste gestartet wird.
Wählen Sie zunächst Mitarbeiter Mitarbeiter hinzufügen und geben Sie ein Minimum an Kontaktinformationen ein.
Klicken Sie dann unten auf die grüne Schaltfläche "Mitarbeiter hinzufügen", um der Person eine Einladung zur Anmeldung zu senden.
Wenn sich der Mitarbeiter zum ersten Mal anmeldet, wird er angewiesen, fehlende Informationen einzugeben, einschließlich eines Fotos, der Gesamtstunden, die er in einer Woche arbeiten möchte, und ob er Terminplanung und andere Benachrichtigungen per E-Mail oder erhalten möchte über die mobile App der Plattform.
Manager können auch neue Mitarbeiter hinzufügen, indem sie in der Hauptnavigationsleiste auf die grüne Schaltfläche "Mitarbeiter einladen" klicken, die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eines neuen Mitarbeiters eingeben und auf "Hinzufügen" klicken, um ihnen eine Einladung zur Installation der App zu senden und ihre auszufüllen Information.
Neue Konten können auch Informationen für vorhandenes Personal aus Microsoft Excel-Tabellen hochladen oder Mitarbeiterdaten aus Square, einem Kreditkartenprozessor und einem POS-Dienst (Point-of-Sale) abrufen.
Mitarbeiterkontrolle über Zeitpläne
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, geben Unternehmen in einigen Branchen den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Zeitpläne, und When I Work leistet einen guten Beitrag dazu, indem sie den Mitarbeitern die Tools zur Initiierung von Zeitplanänderungen zur Verfügung stellen.
In der App wählen die Mitarbeiter die Option Verfügbarkeit Ihrer Verfügbarkeit eingeben aus und verwenden ein Kalenderraster, um anzuzeigen, wann sie arbeiten können.
Ziehen und Ablegen eines grünen Symbols "Daumen hoch" über Tage und Stunden, an dem sie verfügbar sind, und eines roten Symbols "Daumen runter" über Zeiten sind sie nicht.
Mitarbeiter können sogar angeben, wann sie normalerweise nachts schlafen, sodass das System während dieser Stunden Warnungen stummschaltet.
Dies ist eine nachdenkliche Berührung, die viele Smartphone-Apps nicht berücksichtigen.
Systemadministratoren können die Einstellungen für "Wenn ich arbeite" so konfigurieren, dass Mitarbeiter offene Schichten nutzen können, für die sie qualifiziert sind, Schichten wechseln oder Schichten mit anderen Mitarbeitern tauschen können - alles mit oder ohne Zustimmung eines Managers.
Schichtwechsel ist einfach.
Die Mitarbeiter wählen "Mein Zeitplan", klicken auf die Schicht, die sie tauschen möchten, und wählen dann "Schichtdetails".
Der Bildschirm zeigt dann alle Mitarbeiter an, mit denen sie je nach Qualifikation und Verfügbarkeit wechseln können, und lässt die Person sogar alle Personen abklicken, von denen sie den Tausch nicht anbieten möchten.
Mitarbeiter können dann eine Nachricht hinzufügen und auf "Senden" klicken.
Swap-Angebote werden als Push-Benachrichtigungen auf den Telefonen der eingeladenen Personen angezeigt.
Mitarbeiter können auch ihre Schichten aufteilen und einem anderen Mitarbeiter einen Teil einer geplanten Schicht anbieten.
When I Work verfügt sogar über Chat-Funktionen, mit denen Benutzer in Echtzeit kommunizieren können, bevor sie Schichtwechselanforderungen senden.
Angesichts der Beliebtheit teamorientierter Apps wie Slack- und Microsoft-Teams in Unternehmen jeder Größe ist es für Mitarbeiter, die schnell einen Schichtwechsel anfordern müssen, sehr praktisch, über ähnliche planungsorientierte Funktionen in der App zu verfügen.
Zeitpläne verwalten
Die Planung beginnt mit dem Hinzufügen neuer Konten.
Klicken Sie dazu auf Einstellungspositionen und geben Sie die Namen aller Jobtypen im Unternehmen ein.
Diese Jobs können zur einfacheren visuellen Verfolgung im Zeitplanraster farbcodiert werden.
Der nächste Schritt besteht darin, mithilfe von Einstellungsstandorten die verschiedenen Standorte einzugeben, bei denen es sich um separate physische Standorte oder verschiedene Arbeitsbereiche oder Abteilungen innerhalb eines einzelnen Betriebs handeln kann.
Ein idealer Anwendungsfall hierfür sind Unternehmen, die unterschiedliche Scheduler für unterschiedliche Abteilungen verwenden.
Sobald Mitarbeiter-, Job- und Standortinformationen festgelegt sind, erstellt der nächste Schritt Zeitpläne.
Wenn ich arbeite Das Scheduler-Modul kann so konfiguriert werden, dass ein Tages-, Wochen- und Monatskalender für einen bestimmten Standort angezeigt wird.
Beachten Sie, dass die monatliche Option von der gewählten Servicestufe abhängt.
Alle an einen bestimmten Standort gebundenen Mitarbeiter werden links angezeigt, während Tage und Tageszeiten oben sichtbar sind.
Dadurch wird ein leicht verständliches Raster offener Zellen erstellt, das mögliche Arbeitsstunden einer Person darstellt.
Schichten werden durch Doppelklicken auf eine geöffnete Zelle erstellt.
Dadurch wird ein Popup-Informationsfeld für diesen Mitarbeiter aufgerufen, und es wird angegeben, welche Schichten während dieses Zeitraums der Mitarbeiter ausfüllen kann, wenn verfügbar.
Wenn Mitarbeiter an mehreren Standorten arbeiten, erkennt das System, ob sie bereits einer Schicht an einem anderen Standort zugeordnet sind.
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die angezeigten Schichten, und die Schicht wird automatisch in den Kalender geladen.
Dort wird sie unter einem diagonalen grauen Bildschirm angezeigt, um anzuzeigen, dass sie nicht veröffentlicht wurde.
Im Popup-Fenster können Sie auch eine benutzerdefinierte Schicht erstellen, eine bezahlte oder unbezahlte Pause hinzufügen und eine Notiz hinterlassen (z.
B.
"Bitte reinigen Sie die Toiletten, bevor Ihre Schicht beendet ist").
Sobald ein Zeitplan festgelegt ist, klicken Sie auf "Veröffentlichen und benachrichtigen", um den Zeitplan zu veröffentlichen und auszuwählen, wer benachrichtigt werden soll.
Wenn der Zeitplan offene Schichten enthält, erhalten Mitarbeiter, die als arbeitsberechtigt und arbeitsfähig eingestuft wurden, eine Benachrichtigung.
Abhängig davon, wie Sie das System eingerichtet haben, können Sie bei Interesse von mehr als einer Person auswählen, wer die Schicht erhält, basierend auf dem Dienstalter oder je nach Verfügbarkeit.
Sobald Sie eine Schicht erstellt haben, können Sie sie als Schichtvorlage speichern, eine nette Verknüpfung für Unternehmen, die regelmäßig dieselben Schichten besetzen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, auf gespeicherte Schichten zuzugreifen.
Eine Möglichkeit besteht darin, Einstellungen für Schichtvorlagen auszuwählen, wodurch alle gespeicherten Schichten angezeigt werden, die dem Zeitplan hinzugefügt werden können.
Die zweite Möglichkeit besteht darin, auf das Schraubenschlüsselsymbol in der oberen rechten Ecke des Scheduler-Moduls zu klicken.
Daraufhin wird ein Dropdown-Menü mit der Option "Vorherige Woche kopieren" angezeigt.
Diese Option kopiert den gesamten Zeitplan der Vorwoche.
Benutzer können Schichten jetzt nach Mitarbeitern oder nach Positionen sortieren.
Dies ist besonders hilfreich für Manager mit großen Mitarbeitern in mehreren Regionen.
Viele Unternehmen achten genau darauf, wie Verschiebungen dem Umsatz entsprechen.
Um dies zu unterstützen, werden bei der Arbeit am unteren Rand der Scheduler-Seite insgesamt Stunden pro Tag geplant.
Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte Budget.
Stattdessen werden unten auf der Seite "Projizierte Verkäufe, Arbeitskosten und Arbeits%" (dh Arbeit als Prozentsatz des Umsatzes) angezeigt.
Dies sind jedoch Zahlen, die sich in Echtzeit ändern, wenn Personen zum Zeitplan hinzugefügt oder daraus entfernt werden.
Derzeit müssen Benutzer die prognostizierten Verkaufszahlen selbst eingeben, im Gegensatz zu dem, was sie beim Konkurrenten und Gewinner der Redaktionsauswahl, Humanity, tun müssen, der diese Daten von anderen HR-Anbietern bezieht, in die sie integriert sind.
Support und Live-Training
When I Work ist ein in Minnesota ansässiges Unternehmen, das Chat- und E-Mail-Support von 7 bis 20 Uhr Central Time anbietet.
Für diejenigen, die es benötigen, lädt das Unternehmen die vorhandenen Zeitpläne, Zeitplanvorlagen und neuen Mitarbeiter neuer Kunden kostenlos auf seine Plattform hoch.
Kunden können Hilfevideos ansehen, Artikel in der Hilfe lesen, sich für eines der ...
