Erinnern Sie sich an die alten Zeiten der Papierprozesse? Die heutigen Softwarepakete zur Kostenverfolgung scheinen diese Techniken zu emulieren.
Es war eine Zeit, in der wir einen Umschlag voller Quittungen stopften und ihn mit einem Bericht im Tabellenkalkulationsstil kombinierten, in dem dargelegt wurde, wie wir das Geld des Unternehmens ausgegeben haben.
Nachdem sich der Abteilungsleiter abgemeldet hatte, musste die Buchhaltungsabteilung überprüfen, ob jede Quittung eine zufriedenstellende Erklärung enthielt, und umgekehrt.
Die Quittungsbank (die für einen Einzelbenutzer bei 14,99 USD pro Monat beginnt) verfolgt einen etwas anderen Ansatz, der für einige kleine Unternehmen gut geeignet sein kann.
Es funktioniert mächtig - und erfolgreich -, auf einzelne Belege zu reagieren, anstatt auf formelle "Berichte".
Es erlaubt jedem, dem der Status "Genehmiger" gewährt wurde, ein OK für die Erstattung zu geben.
Und es hängt stark von der Integration in Anwendungen von Drittanbietern ab, insbesondere in Cloud-basierte Buchhaltungsanwendungen, um das schwere Back-End-Lifting durchzuführen.
Wenn Sie jedoch nach einem traditionelleren Top-Line-Kostenmanagement suchen, lesen Sie unsere Auswahlmöglichkeiten für Redakteure, Jetzt zertifizieren, Rydoo und Expensify.
Transaktionen zählen, nicht Benutzer
Anstatt wie bei Expensify pro aktivem Benutzer zu berechnen, basiert das Zahlungsschema der Receipt Bank auf der Anzahl der pro Monat verarbeiteten Artikel.
Einzelunternehmer, die Ausgaben nachverfolgen möchten, können für 14,99 USD pro Monat für 50 verarbeitete Artikel, 29,99 USD für 100 verarbeitete Artikel oder 44,99 USD für 150 Artikel und bis zu 202,49 USD für 675 Artikel beginnen.
Unternehmen mit mehr als einem Benutzer zahlen 25 USD pro Monat für 50 verarbeitete Artikel, 40 USD für 100 Artikel, 55 USD für 150 Artikel und bis zu 220 USD für 675 Artikel.
Diese Zahlen liegen jedoch im rollierenden Dreimonatsdurchschnitt, sodass Sie im September einen umfangreichen Reiseplan haben können, gefolgt von zwei Monaten Leerlaufzeit, ohne beispielsweise aufgrund einer jährlichen Konferenz ein Upgrade durchführen zu müssen.
Diese Abonnements beinhalten alle eine automatisierte optische Zeichenerkennung (OCR) Quittungsscan, 256-Bit SSL-Sicherheit (Secure Sockets Layer) (dh Benutzer können möglicherweise auf die Verwendung eines virtuellen privaten Netzwerks (VPN) verzichten, wenn sie Belege von unterwegs senden). Integration in Online-Buchhaltungsanwendungen (einschließlich Intuit QuickBooks ) und Datenaustausch mit einer separaten Organisation, in der Regel einem kleinen Buchhalter oder Buchhalter eines Unternehmens.
Und etwas, das von keinem der anderen Dienste angeboten wird: Ein Dienst für Selbstständige, der kostenlos ist, wenn er auf 10 Quittungsscans pro Monat beschränkt ist.
Andernfalls kostet es 24,99 USD für 50 Scans pro Monat und 49,99 USD pro Jahr für über 50 Scans.
Leider gibt es keine kostenlose Mitgliedschaft, aber für den Einzelbenutzerplan wird eine 14-tägige kostenlose Testversion angeboten.
Da ich den Genehmigungsprozess testen wollte, habe ich eine kostenlose Testversion der Mehrbenutzerversion angefordert und erhalten.
Machen Sie ein Bild, erfassen Sie die Daten
Wie bei den anderen Ausgabenanwendungen geben Sie Daten mithilfe einer mobilen App, eines Webbrowser-Uploads, in die Receipt Bank ein, indem Sie E-Mails an eine dedizierte ID für jeden Mitarbeiter weiterleiten oder über die Synchronisierung von Unternehmens- oder persönlichen Kreditkarten.
Es gibt auch einige eigenständige Möglichkeiten, um Daten in das System zu übertragen.
Die Quittungsbank kann Quittungen und Rechnungen von PayPal (kostenlos bei Apple.com) oder Dropbox importieren.
Letzteres ist besonders cool: Die Mitarbeiter können ihre Quittungen in einen speziellen Dropbox-Ordner packen, aus dem die Receipt Bank alle 24 Stunden Dateien extrahiert.
Nach der Verarbeitung werden die Belege in einen anderen dedizierten Ordner verschoben.
Die mobile App der Receipt Bank ist ein klarer Gewinner in der benutzerfreundlichen Abteilung und minimiert die Zeit, die ein Mitarbeiter mit der Dateneingabe verbringt.
Sie machen ein Foto von einer Quittung, klicken auf "Zur Verarbeitung einreichen" und eine Weile später werden die analysierten Daten angezeigt, damit Sie sie überprüfen und an den Genehmigenden senden können.
Eine wirklich schöne Zeitersparnis, die wir sonst nirgends gesehen haben: Sie können die Kamera so einstellen, dass mehrere Quittungen nacheinander oder eine einzelne Quittung mit mehr als einer Seite fotografiert werden.
Die Quittungsbank bemüht sich nach besten Kräften, das Transaktionsdatum, die Währung, die Steuer, den Lieferanten und die Kategorie zu ermitteln.
Wenn die für die Transaktion verwendete Kreditkarte erkannt wird, werden die Datensätze mit Ihrer Buchhaltungsanwendung synchronisiert, sodass Sie einen Artikel nicht zweimal eingeben müssen.
Auf der anderen Seite gibt es keine Möglichkeit, eine Ausgabe ohne irgendeine Quittung manuell einzugeben? Dies kann beispielsweise ein Problem für die Ausgabe des Trinkgeldes sein, das Sie der Haushälterin Ihres Hotelzimmers hinterlassen.
Auf Nachfrage schlug ein Unternehmensvertreter vor, eine handschriftliche Notiz hinzuzufügen.
Der OCR-Prozess dauert etwas länger als wir es vorziehen würden.
In Tests schien es ungefähr eine Stunde zu dauern, obwohl wir keinen Timer verwendeten.
Das Warten auf die Receipt Bank lohnt sich jedoch.
Es macht einen bemerkenswert guten Job darin, selbst absichtlich schlampige Handschriften in präzisen Text umzuwandeln.
Als wir eine Uber-Quittung von einer Budapest-Reise an die persönliche E-Mail-Adresse weiterleiteten, hat die Quittungsbank die ungarische Forint-Gebühr korrekt gescannt, die Währungstransaktion durchgeführt und die US-Dollar im Kostenfeld erfasst.
Ein weiteres Plus: Sie können bei Bedarf einfach eine Kombinationsrechnung, beispielsweise eine Hotelrechnung, in einzelne Werbebuchungen aufteilen.
Es können auch viele weitere Informationen erfasst und verwaltet werden.
Dazu gehören: Sie können Regeln für einen bestimmten Anbieter erstellen und seine Transaktionen immer einer bestimmten Kategorie oder einem bestimmten Kunden zuweisen.
Sie können Ausgaben aufteilen.
Und Sie können Ihre persönlichen Aufwandsdaten in eine PDF-Datei oder eine Tabelle wie Microsoft Excel exportieren.
Das Dashboard der Website zeigt eine Zusammenfassung der Elemente und der Verwendung.
Der Posteingang zeigt ausstehende Belege an, optional einschließlich Kategorien, Kunden oder Projektnamen.
Auf einem Bildschirm können Sie mehrere Elemente gleichzeitig bearbeiten, bevor Sie sie einem Bericht hinzufügen und zur Genehmigung einreichen.
Die Quittungsbank verfügt über drei Benutzerebenen: Administrator, Kostengenehmiger und Basisbenutzer.
Administratoren legen die Unternehmensregeln und -richtlinien fest und haben Zugriff auf den gesamten Posteingang.
Genehmigende haben eine etwas andere Rolle: Sie können die Kontoeinstellungen nicht ändern, aber jeder Genehmigende kann den Bericht eines jeden Einreichers ohne formale Hierarchie abzeichnen.
Das Unternehmen plant, im Herbst mehrere Genehmiger hinzuzuziehen.
Diese drei Ebenen bedeuten auch, dass sich die Genehmigungsmethoden der Receipt Bank von denen der anderen unterscheiden, mit denen wir gearbeitet haben.
Genehmigenden wird mitgeteilt, wie viele Artikel auf ihre Aufmerksamkeit warten.
Als Genehmiger können Sie auf den Artikel selbst klicken, um weitere Details anzuzeigen, einschließlich des Fotos der Quittung.
Die Genehmigung erfolgt vollständig manuell.
Wenn Sie etwas sehen, das Ihnen nicht gefällt, können Sie auf ein kleines Flaggensymbol vor dem Element klicken.
Sie können auch eine Notiz hinterlassen.
Es gibt jedoch keine Möglichkeit, einen Richtlinienverstoß automatisch zu kennzeichnen, und die einzige Möglichkeit, einen problematischen Eintrag an einen Mitarbeiter zurückzusenden, besteht darin, eine CSV- oder PDF-Kopie des Eintrags mithilfe einer etwas undurchsichtigen E-Mail-Funktion zurückzusenden.
Außerdem müssen sich Benutzer bei Receipt Bank nicht auf Spesenabrechnungen verlassen.
Benutzer müssen keine "Reise nach New York" -Sammlungen einreichen oder erstellen.
Ein Bürokaufmann kann in seinem Namen Belege einem Bericht zuweisen.
Sie können Ihrem Buchhalter oder Buchhalter auch Zugriff gewähren, um neue Elemente hinzuzufügen, Elemente zu bearbeiten, Daten aus Ihrem Konto zu extrahieren oder zu übertragen.
Das Einrichten ist einfach: Im Bereich "Einstellungen" können Sie sowohl Ihr persönliches Setup als auch das Ihrer Benutzer verwalten.
Interessanterweise geben Sie (nicht der Benutzer) beim Hinzufügen von Benutzern ein Kennwort an (eines wird für Sie vorgeschlagen), das dann per E-Mail an den Benutzer gesendet wird.
Receipt Bank glänzt wirklich in der Integration in Buchhaltungsprogramme - beginnend mit der Anzahl der unterstützten Programme: Xero, Intuit QuickBooks und FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One und Sage 50.
Sie können Receipt Bank mit nur einem verbinden Buchhaltungsprogramm zu einem Zeitpunkt.
Als ich das System in mein FreshBooks-Konto integrierte, wurden alle verwendeten Kategorien sowie Projektnamen und Kunden übernommen.
Danach stützt es sich auf die externe Anwendung für alles, von Kostenerstattungen über Verbindlichkeiten bis hin zur Berichterstattung über Trends.
Sie können keine neuen Kategorien oder Projekte im laufenden Betrieb hinzufügen.
Stattdessen müssen Sie zu FreshBooks (oder dem von Ihnen verwendeten System) wechseln, diese dort hinzufügen und anschließend erneut synchronisieren.
Obwohl wir die Tatsache mögen, dass die Receipt Bank die Buchhaltungskategorien einführt, haben wir einen Streit mit der Art und Weise, wie sie dargestellt werden.
Wir sind sicher, dass Buchhaltungsprofis die Softwarelistenkategorien nach GL-Nummer (0030 - Mahlzeiten und Unterhaltung) schätzen, aber aus Anwendersicht würden wir eine alphabetische Organisation (anstatt durch alle Zahlen zu scrollen) oder andere Möglichkeiten bevorzugen Finden Sie die Optionen (z.
B.
"Aus welchen Kategorien kann ich auf einem Roadtrip auswählen?").
Es gibt mehrere andere Probleme, die die Receipt Bank von anderen unterscheiden.
Während die Software beispielsweise einige Probleme wie unvollständige Übermittlungen kennzeichnet, kennzeichnet sie Richtlinienverstöße nicht automatisch.
Darüber hinaus wird davon ausgegangen, dass Genehmigungen (oder Ablehnungen) eher aus dem Rechnungswesen als aus dem ursprünglichen Genehmiger stammen.
Eines der ersten Dinge, die Sie zu Beginn Ihrer Arbeit tun müssen, ist die Integration der Receipt Bank in ein Buchhaltungsprogramm.
Es wird viel getan, um Wirtschaftsprüfungsunternehmen, die kleine Unternehmen unterstützen, das Leben zu erleichtern.
Sie können Daten über Dropbox und importieren MyFirmsApp (für Wirtschaftsprüfungsunternehmen).
Es gibt auch eine Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung in KeyPay und PaySuite sowie eine weitere Integration in Abrechnungs- und Rechnungsservices, einschließlich Gusto (25 USD pro Monat bei Gusto) und Bill.com.
Die Hilfefunktionen der Receipt Bank sind hervorragend.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Hilfe in der unteren rechten Ecke jeder Seite klicken, werden mehrere verwandte Themen angezeigt oder Sie können Ihre Frage eingeben.
Das allgemeine Hilfezentrum bietet eine breite Palette an Antworten und Anleitungen.
Es gibt auch eine Vielzahl von videobasierten Schulungen.
Receipt Bank macht nicht alles in der erwarteten Weise.
Unternehmen mit starkem "Wir machen das so!" Denkweisen können durch einige Dinge beeinträchtigt werden, wie z.
B.
die flache und gelegentlich verwirrende Genehmigungshierarchie.
Darüber hinaus können Macken wie die Unfähigkeit, eine Ausgabe ohne Quittung zu erstellen oder eine problematische Ausgabe zur Korrektur zurückzugeben, die Dinge unangenehmer als nötig machen.
Ansonsten liegt es in der Nähe der Spitzensysteme, wie z.
B.
der von unseren Redakteuren ausgewählten Tools Certify und Rydoo.
Das Fazit
Die Receipt Bank vereinfacht den Kostenverfolgungsprozess durch Minimierung der Dateneingabe, obwohl einige Kunden möglicherweise Zeit benötigen, um sich an ihre Prozesse zu gewöhnen.
