Als ich vor einigen Jahren auf OfficeTime stieß, beeindruckte mich diese Zeiterfassungs-App für Mitarbeiter, die stundenweise abrechnen, durch ihre Einfachheit, Benutzerfreundlichkeit und geringen Kosten.
OfficeTime ist immer noch eine wunderbare Option für Einzelarbeiter, die einen zuverlässigen Offline-Zeiterfassungsgerät mit einfachen Tools zur Kostenerfassung und Rechnungsstellung wünschen.
Es ist jedoch nicht ideal für die Zusammenarbeit und lässt sich nicht in viele andere Apps und Dienste integrieren.
Für die Teamnutzung und erweiterte Rechnungsoptionen ist Harvest eine bessere App und eine Wahl der Redaktion.
Eine weitere Option für Einzelarbeiter mit kleinem Budget ist die kostenlose Version von Toggl, die auch von den Redakteuren ausgewählt werden kann.
Preis und Verfügbarkeit
OfficeTime ist eine herunterladbare App für Windows und Mac sowie mobile Apps für iOS und Apple Watch.
Die Desktop-Apps kosten jeweils 47 US-Dollar.
Die meisten anderen Zeiterfassungs-Apps werden als Abonnements verkauft.
Mit OfficeTime zahlen Sie jedoch nur eine einmalige Kaufgebühr.
Da Sie für OfficeTime keinen laufenden Tarif zahlen, ist der Preis niedrig.
Andere Zeiterfassungs-Apps kosten im Allgemeinen zwischen 8 und 12 US-Dollar pro Monat.
Viele dieser Apps unterstützen jedoch die Zusammenarbeit, sodass Sie Rechnungen nicht nur aus Ihrer Zeit für Projekte, sondern auch aus der Zeit Ihres Kollegen nachverfolgen und erstellen können.
OfficeTime ist nur für den Solo-Gebrauch bestimmt.
Für Einzelunternehmer bietet OfficeTime ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis.
Es gibt jedoch kostenlose Versionen anderer Apps, die einen ähnlichen Wert bieten.
Zum Beispiel ist die kostenlose Service-Stufe von Toggl für viele Freiberufler ausreichend.
Toggl enthält keine Rechnungsstellung, aber Sie können es mit nahezu jedem anderen Rechnungs- und Aufwandsdienst verbinden, den Sie möglicherweise verwenden.
Harvest (Visit Site at Harvest), das ansonsten 12 US-Dollar pro Person und Monat kostet, bietet auch eine kostenlose Version der App, obwohl Sie nur jeweils nur ein Projekt verwalten können.
Eine andere App namens TopTracker ist völlig kostenlos, bietet jedoch nur wenige Funktionen.
Einrichten und Erste Schritte
Um OfficeTime zu erhalten, laden Sie die Windows- oder Mac-App herunter, die eine kostenlose dreiwöchige Testphase enthält, bevor Sie Kreditkarteninformationen eingeben müssen.
Während Sie das Konto einrichten, werden Sie von OfficeTime gefragt, ob Sie mit Dummy-Daten beginnen möchten, um sich besser orientieren zu können, oder ob Sie Ihre eigene Arbeit einrichten möchten, um sie zu verfolgen.
Um OfficeTime (und die meisten Zeiterfassungs-Apps) effektiv nutzen zu können, müssen Sie einige Minuten damit verbringen, sicherzustellen, dass Sie ein klares Verständnis für die Organisation Ihrer Geschäftsprojekte haben.
Viele Fachleute haben dieses implizite Wissen zur Hand, aber manchmal ist ein wenig Versuch und Irrtum erforderlich, um Ihre Arbeit richtig zu analysieren.
OfficeTime ist flink genug, damit Sie Ihre Fehltritte schnell korrigieren können.
OfficeTime speichert alle Ihre Kontodaten lokal auf Ihrem Computer oder in dem Speicher-Repository, das Sie während der Einrichtung angegeben haben.
Wenn Sie sowohl die Desktop-App als auch die iOS-App verwenden, können Sie Ihr Konto zwischen diesen Geräten synchronisieren, jedoch nur, wenn sie mit demselben Netzwerk (z.
B.
demselben WLAN) verbunden sind.
Es gibt keine Option zum Synchronisieren zwischen einer Windows-Desktop-App von OfficeTime und einer Mac-Version der App.
Die Synchronisierungssteuerelemente werden nur in der iOS-App angezeigt, nicht in den Desktop-Apps.
Eigenschaften
In OfficeTime verfügen Sie über Projekte, Werbebuchungen und Kategorien.
Werbebuchungen sind mehr oder weniger dasselbe wie Aufgaben, obwohl sie hier auch Kosten sein können.
Jedes Projekt enthält Werbebuchungen, und jede Werbebuchung kann einer Kategorie zugeordnet werden, z.
B.
Marketing, Design, Forschung oder anderen von Ihnen erstellten Positionen.
Sie können Projekte auch Kategorien zuordnen.
Wenn Sie bereit sind, an die Arbeit zu gehen, erstellen Sie eine Werbebuchung und drücken eine Wiedergabetaste ganz links.
Ihr Timer beginnt minutengenau mit der Zeiterfassung, die Sie in Echtzeit sehen können, wenn Sie das Fenster im Blick behalten.
In der Mac-Version wird außerdem der aktive Timer im Statusmenü angezeigt, sodass Sie einen Blick darauf werfen und sehen können, wie lange Sie an einer Aufgabe gearbeitet haben.
Über dasselbe Statusmenüsymbol können Sie auch die Zeiterfassung anhalten und fortsetzen, schnell mit der Zeiterfassung für eine neue Aufgabe beginnen und eine Erinnerung erstellen.
Mit der Erinnerungsfunktion, die meines Wissens nur in OfficeTime verfügbar ist, können Sie beliebigen Freiformtext eingeben.
OfficeTime erinnert Sie dann zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt über eine Popup-Nachricht daran.
Da OfficeTime eine Desktop-App ist, funktioniert alles offline.
Einige Online-Zeiterfassungsprogramme, wie z.
B.
Toggl, verfügen über Offline-Funktionen, jedoch nicht alle.
Beim Testen von Toggl habe ich plötzlich mein Internet abgeschaltet, um zu sehen, was mit dem Timer passieren würde, und es tickte weiter.
Dies war bei Everhour nicht der Fall, bei dem der Timer sofort gestoppt wurde, sobald mein Computer feststellte, dass er offline war.
Wenn Sie mit der Aufzeichnung einer neuen Aufgabe in OfficeTime beginnen, während bereits ein Timer ausgeführt wird, hält die App die aktive Werbebuchung automatisch an, sodass Sie nicht versehentlich zwei Clients abrechnen oder die Zeit für zwei Aufgaben gleichzeitig aufzeichnen können.
Es gibt eine Möglichkeit, diese Einstellung bei Bedarf zu überschreiben.
Werbebuchungen können auch Ausgaben sein, z.
B.
Fotos, die Sie für die Arbeit eines Kunden gekauft haben, oder Transportmittel, um zu einer Besprechung zu gelangen.
Sie erfassen Ausgaben so, als wären sie eine andere Werbebuchung.
Dies bedeutet, dass sie direkt neben Ihrer gesamten nachverfolgten Zeit für ein bestimmtes Projekt aufgelistet sind.
Obwohl OfficeTime Fakturierungs- und Aufwandstools enthält, deckt es nicht alle Situationen und Bedingungen ab, die manchmal für Freiberufler auftreten.
Beispielsweise verarbeiten die Fakturierungs- und Projekttools von OfficeTime keine Flatrate-Projekte.
Angenommen, ich berechne eine Pauschale von 200 US-Dollar für eine persönliche Beratungssitzung oder 5.000 US-Dollar für die Erstellung einer Website, unabhängig davon, wie viel Zeit für das Projekt aufgewendet wird.
Andere Apps wie Harvest und Paydirt bieten Möglichkeiten, die Projektarbeit und deren Abrechnung angemessen zu verfolgen, während OfficeTime nur für abrechnungsfähige Stunden funktioniert.
Der Grund, warum Sie möglicherweise immer noch die Zeit für ein Projekt mit einer Flatrate verfolgen möchten, besteht darin, sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel Zeit damit verbringen und es dadurch weniger rentabel machen.
Eine weitere fehlende Funktion in OfficeTime, die in mehreren Online-Zeiterfassungs-Apps angezeigt wird, ist die Möglichkeit, abzuschätzen, wie viel Zeit eine Aufgabe oder ein Projekt in Anspruch nehmen wird.
Diese Art von Informationen hilft den Menschen, ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern, was dazu führen kann, dass neue Arbeiten angemessen übernommen oder abgelehnt werden.
Berichte und Rechnungen
Die Berichts- und Fakturierungswerkzeuge in OfficeTime funktionieren gut und sind klar.
Ich bin immer zufrieden mit Berichterstellungstools.
Ich muss nicht über einen fortgeschrittenen Abschluss in Geschäftssprache verfügen, um zu verstehen, was sie zeigen.
Wie bereits erwähnt, ist OfficeTime nicht ideal für die Verwendung im Team, obwohl es möglich ist, Berichte für mehrere Personen zu erstellen, indem die Daten einer anderen Person in Ihr OfficeTime-Konto hochgeladen werden.
Dies ist ein unnötig umständlicher Prozess, der fehleranfällig ist, insbesondere im Vergleich zu Diensten, die einfach mehrere Personen in einem Konto unterstützen.
Harvest, Toggl, Paydirt, Everhour, Hours und andere Apps bieten echte Team-Zeiterfassungsdienste.
In jedem Fall sind Berichte einfach zu erstellen, ebenso wie Rechnungen.
Im Menü können Sie einen Bericht auswählen, z.
B.
"Letzter Monat".
Neben einem Kreisdiagramm wird eine Zusammenfassung der nachverfolgten Arbeit und Zeit angezeigt.
Sie können die Anzeige im Bericht anpassen und, wenn Sie fertig sind, unten auf eine Schaltfläche klicken, um eine Rechnung zu erstellen oder die Daten zu exportieren.
Bei der Erstellung von Rechnungen kann OfficeTime automatisch Details wie Kontaktinformationen für Ihr Unternehmen und den Kunden sowie andere Standarddetails eingeben.
Es gibt jedoch kein erweitertes System zur Verfolgung des Zahlungseingangs, das Paydirt bei Ihrer Anmeldung anbietet, damit Ihre Kunden über PayPal oder Stripe bezahlen können.
Integrationen
OfficeTime unterstützt nicht viele Integrationen mit anderen Apps und Diensten.
Sie können die App mit iCal verbinden, aber das war's auch schon.
Mit anderen Zeiterfassungs-Apps, insbesondere Toggl und Harvest, können Sie sie mit anderen häufig verwendeten Unternehmensdiensten wie QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet und anderen verbinden.
Zum Offline-Verfolgen abrechnungsfähiger Stunden
OfficeTime bleibt eine starke Zeiterfassungs-App, wenn Sie ein zuverlässiges Tool benötigen, das offline arbeitet, um Aufzeichnungen über abrechnungsfähige Stunden und Ausgaben zu führen.
Es ist nicht ideal, wenn Sie mit einem Team arbeiten oder Kunden manchmal einen Projektpreis anstatt eines Stundensatzes in Rechnung stellen.
Wenn OfficeTime Ihren Anforderungen nicht entspricht, ziehen Sie Harvest oder Toggl in Betracht, die Auswahlmöglichkeiten der Redakteure in dieser Kategorie.
