ERP-Software (Enterprise Resource Planning) wurde ursprünglich für große Unternehmen entwickelt, um ihren gesamten Betrieb von einer einzigen Softwarekonsole aus zu verwalten.
In ihrer Anfangszeit benötigten sie eine Vielzahl von Servern vor Ort und viele individuelle Softwareanpassungen.
Die heutigen ERP-Implementierungen werden jedoch meist als Cloud-Services bereitgestellt, wodurch sie nicht nur für kleine bis mittelständische Unternehmen (SMBs) zugänglich, sondern sogar attraktiv sind.
Vor allem für diese Zielgruppe haben wir 10 Softwarelösungen für die Hauptbuchhaltung auf Unternehmensebene von Anbietern geprüft, die ihre Produktsuiten auch auf die vollständige ERP-Funktionalität erweitern können.
Diese Suiten sind größtenteils modular aufgebaut, sodass Sie nur die Funktionen erwerben können, die Ihr Unternehmen benötigt.
Die Suiten richten sich auch direkt an den Markt für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).
In der Regel überprüfen wir Produkte, die sich entweder an KMUs oder an Unternehmensorganisationen richten.
Der KMU-Bezeichner ist weniger ein Hinweis auf die Größe als auf die Komplexität des Geschäfts.
Damit sich eine Investition in ERP-Software lohnt, sollte ein Unternehmen kundenspezifische Geschäftsprozesse, multinationalen Handel, eine recht komplexe Fertigung oder komplexe Anforderungen an die Lieferkette benötigen.
Hier werden KMU eher zum besseren Indikator als KMU.
Ein KMU kann immer noch ungefähr so ??groß sein wie ein High-End-KMU (Abbildung KMU wächst normalerweise zwischen 100 und 1.000 Mitarbeitern), aber es ist ein Unternehmen mit ausreichender Komplexität und High-End-Anforderungen, das den Wechsel zu ERP zu einer guten Investition macht .
Was ist Enterprise Resource Planning (ERP)?
ERP beschreibt im Allgemeinen eine modulare Softwarelösung, die die finanzielle Seite des Geschäfts einbezieht und anschließend eng integrierte App-Module hinzufügt, die andere Geschäftsbereiche abdecken, einschließlich Business Intelligence (BI), Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Materialressourcenmanagement (MRP).
und Supply Chain Management (dh Logistik).
Die Bedarfsplanung umfasst Funktionen wie das Anlagenmanagement, das Just-in-Time-Inventar (JIT), POS-Systeme (Point-of-Sale) und das Projektmanagement.
Im Wesentlichen ist ERP ein systematischer Ansatz zur Verwaltung des gesamten Unternehmens, nicht nur seiner Finanzen.
Durch die Integration all dieser Module in ein einziges zusammenhängendes Ganzes können Kunden neue Erkenntnisse gewinnen und neue Prozesse erstellen, die mit separaten Tools nicht möglich waren.
Beispielsweise verbessern die meisten ERP-Systeme auch die Buchhaltung und das Gesamtmanagement, indem sie Funktionen oder Fähigkeiten hinzufügen, um ein grundlegendes Lohn- und Gehaltsabrechnungstool in ein umfassenderes Rahmenwerk für die Personalverwaltung (HR) aufzunehmen oder die Bestandsverwaltung zu erweitern, um sie enger an die jeweilige Geschäftsart anzupassen Der Kunde ist beispielsweise in Unternehmen tätig, die sich auf die Lagerung oder den Vertrieb konzentrieren.
Manchmal ist mehr besser
Wenn man sich das Managementinformationssystem-Portfolio eines Unternehmens ansieht, ist es manchmal nicht offensichtlich, dass eine generische App möglicherweise nicht der beste Ansatz ist.
Ein gutes Beispiel hierfür ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Die Gehaltsabrechnung für eine Serviceorganisation umfasst beispielsweise Zeit- und Abrechnungs- und möglicherweise Kostenmanagement.
Es unterscheidet sich erheblich von der Gehaltsabrechnung, die für eine Lebensmittel- und Gastgewerbeorganisation verwendet werden sollte, bei der das Unternehmen die Tipps der Mitarbeiter nachverfolgen muss.
Und das unterscheidet sich stark von der Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Bauunternehmens, bei dem häufig mehrere Sätze für denselben Mitarbeiter erforderlich sind, je nachdem, welche Arbeit er ausführt (und auch mehreren Gewerkschaften Bericht erstatten muss).
Das Inventar ist ein weiterer Bereich, in dem die erforderlichen Funktionen je nach Art des Geschäfts unterschiedlich sind.
Beispielsweise erfordert das Inventar eines produzierenden Unternehmens möglicherweise eine Komponentenverfolgung mithilfe von Barcodes zur Identifizierung von Teilebehältern sowie eine Stücklistenverarbeitung (BOMP), die eine Liste aller Teile und Unterbaugruppen enthält, die für die Konstruktion eines bestimmten Produkts oder sogar eines Kits erforderlich sind , die eher aus der Bestandsaufnahme und Verfolgung von Unterbaugruppen als aus diskreten Teilen besteht.
Der Punkt ist, dass der Planungsprozess für die Auswahl der richtigen ERP-Lösung zu Hause beginnt - lange bevor Sie tatsächlich sprechen, da ERP-Plattformen (a) modular und (b) in Bezug auf die von ihnen angesprochenen Situationen und die von ihnen bereitgestellten Funktionen so umfassend sind ein Verkäufer.
Sie müssen Ihren Auswahlprozess beginnen, indem Sie sich mit den Front-Line-Managern aller wichtigen Geschäftsprozesse zusammensetzen und genau festlegen, wie Ihr Unternehmen Geschäfte macht.
Wie gehen Ihre Web-Kunden von einer Kreditkartentransaktion zu einer Versandschachtel, die an ihrer Haustür ankommt? Wie werden Zahlungen verarbeitet, Bestellungen erfüllt, Lager verwaltet, Lagerbestände verschoben und verfolgt sowie Versandaufträge abgeholt und geliefert? Wie werden all diese Informationen verwendet, um eine fortlaufende BI für das Unternehmen bereitzustellen? Welche Informationen erhalten Sie nicht, die Sie wirklich benötigen? Die Liste der geeigneten Fragen wird in der realen Welt viel tiefer gehen und weit über die typischen IT-Fragen hinausgehen, die vor der Installation von SMB-Software gestellt werden (z.
B.
erforderliche Server, Lizenzkosten pro Sitzplatz usw.), obwohl diese Fragen weiterhin für ERP gelten auch.
Der Grund, warum Sie ein umfassendes Verständnis der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens benötigen, liegt darin, dass ERP-Systeme nicht nur die Bandbreite der Geschäftsprozessfunktionen (wie bereits erläutert) ausführen, sondern auch einen unterschiedlichen Integrationsgrad zwischen den verschiedenen Modulen bieten.
Bei Standard-SMB-Software finden sich beispielsweise selten direkte Feature-Synergien zwischen der Lagerverwaltung und dem HR-Framework.
Mit einem ERP-System kann dies jedoch nicht nur möglich sein, sondern Sie können diese Integration auch optimieren, um für Ihr Unternehmen noch effektiver zu arbeiten.
In Speziallagern, in denen Spezialbestände gelagert werden (z.
B.
gefährliche Chemikalien), kann Ihr HR-System automatisch seine Schichtverwaltungsfunktionen aktivieren, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, wenn diese Chemikalien in einem bestimmten Lager eintreffen Um mit diesen Chemikalien umzugehen, müssen sie aufgenommen und gelagert werden.
Das ist nur ein Beispiel aus unzähligen Möglichkeiten.
Was für Ihr Unternehmen möglich ist, hängt ganz von den Funktionen der ERP-Plattform ab und davon, wie gut Sie verstehen, wie Ihr Unternehmen wirklich läuft.
Einige verlieren, einige gewinnen
Bei unserer ersten Überprüfung der Software-Suiten haben wir uns mit der Finanzseite befasst, uns auf das Hauptbuch konzentriert und die allgemeine Benutzerfreundlichkeit, Navigation und den Workflow untersucht.
In diesem Zyklus gingen wir auf das Angebot jedes Anbieters zurück und untersuchten es auf die allgemeine ERP-Funktionalität und die Verfügbarkeit von Modulen, die die Finanzmanagementaspekte des Systems verbessern (und auf andere Bereiche des Unternehmensbetriebs ausweiten).
Dabei haben wir einige Änderungen an den abgedeckten Anbietern und Produkten vorgenommen.
In die ersten Überprüfungen der Finanzbuchhaltung wurden sowohl Intacct (Visit Site bei Sage Intacct) als auch Intuit QuickBooks Online Plus einbezogen.
Keiner von beiden hat eine echte ERP-Edition, daher haben wir sie von dieser Überprüfungsrunde ausgeschlossen.
ERP Pricing und die Cloud
ERP gibt es seit Ende der neunziger Jahre als Softwarekategorie.
In dieser Zeit hat es sich auf eine Reihe wichtiger Arten weiterentwickelt, insbesondere, dass viele Cloud-fähig geworden sind.
Der Nutzen für die Kunden beruht hier hauptsächlich auf Kosten und Skalierbarkeit.
Da ERP-Systeme modular aufgebaut sind, erforderten herkömmliche ERP-Systeme häufig mehrere Server, um vollständig zu funktionieren.
Möglicherweise gibt es einen Server für das Finanzmodul, einen für die Back-End-Datenbank, einen für das Bestandsverwaltungssystem usw.
Wenn Sie jetzt redundante Server für Zuverlässigkeit und höhere Leistung einsetzen, werden Sie bald einen Preis für Hardware und Infrastruktur finden, der die Kosten der Software übersteigen kann.
Um diese Technologie effektiv an KMU-Kunden zu vermarkten, nutzen Anbieter die Cloud, um ihre Lösungen zu betreiben, und das Software-as-a-Service-Modell (SaaS), um sie bereitzustellen.
Das bedeutet, dass Kunden nur sehr geringe (häufig null) Hardwarekosten im Voraus haben - alle Server befinden sich in der Cloud.
Dies kann eine enorme Reduzierung der Gesamtbetriebskosten (TCO) einer ERP-Lösung bedeuten.
Als zusätzlichen Bonus ermöglicht dieses Bereitstellungsmodell jedoch auch eine sofortige und äußerst kostengünstige Skalierbarkeit.
Wenn Ihr Unternehmen einen Web-Einzelhandelsbetrieb betreibt, entscheidet es sich möglicherweise für ein E-Commerce-Modul in seiner ERP-Lösung.
Während der Ferienzeit kann der Verkehr über das E-Commerce-System jedoch ansteigen.
In einem herkömmlichen Infrastruktur-Setup müsste dieses Unternehmen zusätzliche Server erwerben und diese als redundante Cluster konfigurieren, um diesen erhöhten Datenverkehr zu bewältigen.
Wenn die Feiertage vorbei sind, werden diese Server einfach abgeschaltet und das Unternehmen muss die Kosten für eine nicht verwendete Hardware-Investition auffressen.
Über die Cloud können Kunden einfach neue Server in der Cloud hochfahren, um diese erhöhte Last zu bewältigen, die Nutzung nur während der Ferienzeit bezahlen und sie dann auflösen, sobald die Ferien vorbei sind (und somit nur für das bezahlen, was sie benötigen, wenn sie es brauchen ).
Ein letzter Cloud-Vorteil sind die Lizenzkosten.
In einem lokalen Modell würde Ihr Unternehmen eine anfängliche Einrichtungsgebühr und die "X" -Dollar (normalerweise zwischen 1.000 und 5.000 US-Dollar) pro Benutzer oder Sitzplatz bezahlen.
Diese Lizenz würde sich verlängern und im Allgemeinen so lange dauern, bis die Software erheblich aktualisiert wurde.
In einem Cloud-Modell ist die anfängliche Einrichtungsgebühr entweder nicht vorhanden oder in der Regel viel geringer.
Die Lizenzkosten werden mit "X" US-Dollar pro Benutzer und Monat veranschlagt (in der Regel zwischen 90 US-Dollar pro Benutzer und Monat und 500 US-Dollar pro Benutzer und Monat) Monat).
Für diejenigen, die sorgfältig rechnen, kann diese Art der abonnementbasierten Lizenzierung erheblich billiger sein als ein herkömmliches lokales System pro Sitzplatz.
Ein Bereich, in dem Sie bei der lokalen Standard-ERP-Bereitstellung wahrscheinlich kein Geld sparen, ist der Partner eines Drittanbieters.
Die meisten von uns getesteten Anbieter verlangen (oder empfehlen zumindest dringend), dass Sie ihre Software über einen Drittanbieter mit Mehrwert erwerben und implementieren.
Diese Entität verwaltet den Kauf, die Erstbereitstellung und (am wichtigsten) die Erstkonfiguration, die für einige dieser Plattformen mehrere Monate bis zu einem vollen Jahr umfassen kann.
Das liegt daran, dass der Partner diese Plattformen praktisch so anpasst, dass sie für Ihr Unternehmen nach Bedarf funktionieren.
Sie befragen diese Front-Line-Business-Manager (falls Sie dies noch nicht getan haben), führen benutzerdefinierte Codierungen oder Skripte durch, um Middleware-Verbindungen zwischen Modulen herzustellen, wenn die richtigen nicht sofort verfügbar sind.
Sie stellen sicher, dass die richtigen Funktionen ausgetauscht werden aus oder gesperrt; und sie kümmern sich um die laufende Wartung, Fehlerbehebung und Schulung der Mitarbeiter.
All dies kostet erhebliche zusätzliche Dollars, die sicherlich die Kosten der Software erreichen oder sogar übersteigen können, je nachdem, wie Sie dafür bezahlen.
Stellen Sie also sicher, dass (a) Sie wirklich einen Partner eines Drittanbieters benötigen, um Ihre Software einzurichten, und (b) Sie eine genaue Schätzung erhalten, was deren Dienste Sie kosten werden.
Die Lektion ist klar: Machen Sie Ihre Hausaufgaben, bevor Sie versuchen, ein ERP-System zu evaluieren.
Möglicherweise arbeiten Sie mit einem Reseller zusammen, um die Übereinstimmung zwischen Ihrem Unternehmen und der Software zu verwalten.
Aber die...
