Ab 899 US-Dollar für die Standard Edition ist Blueridge Software Contract Assistant so etwas wie ein Einstieg der alten Schule in den Vertragsverwaltungsmarkt.
Während die meisten Wettbewerber ein Cloud-Bereitstellungsmodell eingeführt haben, hat sich Blueridge an die altmodischere Installationsmethode zum Herunterladen und Ausführen vor Ort gehalten.
Dennoch ist es eine ziemlich funktionsreiche Lösung, die seit mehr als 15 Jahren für Kunden wie Kreditgenossenschaften, Krankenhäuser, Pharmaunternehmen und andere Organisationen verwendet wird, die Daten hinter ihrer Firewall aufbewahren müssen.
Seit unserer ersten Überprüfung hat Contract Assistant bescheidene Verbesserungen an Funktionen und Anpassungen vorgenommen.
Drei Editionen des Produkts (Standard, Pro und Enterprise) sind jedoch optisch immer noch ähnlich, mit einer Vielzahl von Menüs und Funktionen im Vergleich zu den spärlicheren Benutzeroberflächen (UIs) neuerer, Cloud-basierter Optionen.
Blueridge Software hat sich entschieden, im Bereich der Client / Server-Software zu bleiben, anstatt mit Dutzenden ähnlicher Cloud-basierter Optionen zu konkurrieren.
Der Vertragsassistent bietet keine Funktionen zum Erstellen, Aushandeln oder zur Zusammenarbeit von Verträgen.
Sie können sich dazu an Concord oder Editors 'Choice Updraft wenden (619,10 pro Monat für bis zu 5 Benutzer und 50 Transaktionen bei Origin Systems).
Der Vertragsassistent ist auch nicht so endlos anpassbar oder mit End-to-End-Funktionen zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus ausgestattet wie die Wahl der Redaktion Agiloft.
Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation jedoch eine lokal bereitgestellte Option für die sichere Vertragsspeicherung bevorzugt (mit detaillierten Kategorisierungsoptionen und Verwaltungsfunktionen), ist der Vertragsassistent ein gut ausgestattetes Tool.
Es bietet Ihnen umfassende Berichte und Warnungen sowie großartige Benutzerhandbücher, um Sie auf den neuesten Stand zu bringen.
Preise und Pläne
Wie bereits erwähnt, gibt es Contract Assistant in drei verschiedenen Editionen: Standard, Pro und Enterprise.
Die verschiedenen Editionen bieten je nach Größe Ihres Unternehmens oder Anzahl der Benutzer unterschiedliche Servicelevels.
Die Editionen kosten zwischen 899 und 8.999 US-Dollar.
Der Vertragsassistent beginnt bei 899 US-Dollar für die Standard Edition, eine Einzelbenutzerversion, die auf Ihrem PC installiert ist.
Diese Version ist ideal für Einzelunternehmer oder Organisationen, in denen nur ein einziger Administrator erforderlich ist, um die Verträge in Ihrem System zu überwachen.
Diese Einstiegsversion bietet vollständige elektronische Aufzeichnungen, Unterstützung für mehrere Datenbanken, Unterstützung für grundlegende Felder und Dateien sowie unbegrenzte "alarmierbare Ereignisse" oder Warnungen pro Vertrag.
Sie erhalten auch eine einfache und erweiterte Suche, Berichte und Anpassung von Vertragskategorien und -feldern.
Für zusätzliche benutzerdefinierte Berichtsfunktionen können Sie sich für die Standard Edition Plus zum Preis von 1.198 US-Dollar entscheiden.
Sie erhalten Zugriff auf den optionalen Berichts-Designer.
Im Gegensatz zur SaaS-Preisgestaltung (Software-as-a-Service) für Cloud-basierte Produkte ist die Grundpreisgestaltung für jede Edition ein einmaliger Preis im Gegensatz zu den wiederkehrenden Abonnementkosten für jedes in dieser Zusammenfassung überprüfte Cloud-basierte Produkt .
Alle Ausgaben werden außerdem mit einer kostenlosen 30-Tage-Testversion geliefert.
Einer der Hauptunterschiede zwischen diesen drei Ausgaben ist die Möglichkeit, Verträge oder Dokumente direkt in die Datenbank einzugeben.
Mit den Editionen Standard und Pro kann der Benutzer die lokale Version der Dokumente mit seinem Profil im Vertragsassistenten verknüpfen.
In dieser Situation kann das Profil des Dokuments in Contract Assistant mit seinem Speicherort auf dem Laufwerk oder Server verknüpft werden, das Dokument wird jedoch nie in die Datenbank hochgeladen.
Vermutlich wäre für Benutzer der Standard- und Pro-Edition der Speicher in der Datenbank nicht erforderlich, da die Dokumente genauso einfach auf dem PC des Benutzers oder auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk für eine kleine Gruppe gespeichert werden könnten.
Für große Unternehmen oder Firmen würde sich eine solche Vereinbarung jedoch wahrscheinlich sowohl aus Leistungs- als auch aus Sicherheitsgründen als unhandlich erweisen.
Die Pro Edition ist ein LAN-Produkt (Local Area Network), das für kleine bis mittelständische Unternehmen (SMBs) oder kleine Arbeitsgruppen innerhalb eines Unternehmens entwickelt wurde.
Der Preis für die Basislizenz (fünf Benutzer) beträgt 3.499 US-Dollar.
Zusätzliche Sitzplätze können jedoch gegen Aufpreis hinzugefügt werden.
In Bezug auf die Funktionen umfasst die Pro Edition die Integration der Dokumentenverwaltung in Laserfiche und die Unterstützung mehrerer Benutzer mit grundlegender Sicherheit und Berechtigungen.
Schließlich kostet die Enterprise Edition 8.999 US-Dollar für die Basislizenz (fünf Benutzer).
Dies ist ein SQL Server / Client LAN / WAN-Produkt (Wide Area Network), das über eine umfassende Palette erweiterter Funktionen zur Kategorisierung und Speicherung von Dokumenten verfügt.
Zu diesen Funktionen gehören Schränke und Unterordner, Volltextsuche, wiederkehrende Warnungen, vollständige Anpassung, Speicherung von Datenbankdokumenten und benutzerdefinierte Berichte, die an die Berechtigungsstufe des Benutzers gebunden sind.
Die optionale jährliche Wartung beträgt 18 Prozent des Gesamtkaufpreises für alle Pläne.
Auf diese Weise erhalten Sie Verfügbarkeit von Produktupdates und Zugriff auf den Telefonsupport (im Gegensatz zum kostenlosen E-Mail-Support).
Sie können jederzeit auf eine andere Version aktualisieren.
Zusätzliche Benutzerlizenzen werden in einer abgestuften Skala angeboten, in der der Preis pro Lizenz mit steigendem Volumen für die Pro und Enterprise Editionen sinkt:
Pro Edition:
-
1-4 Lizenzen: 299 US-Dollar
-
5-9 Lizenzen: 269 US-Dollar
-
10+ Lizenzen: 229 US-Dollar
Wenn Sie heute beispielsweise zwei zusätzliche Lizenzen erwerben, zahlen Sie jeweils 299 US-Dollar.
Wenn Sie später drei weitere Lizenzen erwerben, zahlen Sie für jede dieser Lizenzen 269 US-Dollar.
Enterprise Edition:
Wenn Sie heute beispielsweise drei zusätzliche Lizenzen erwerben, zahlen Sie jeweils 599 US-Dollar.
Wenn Sie später acht weitere Lizenzen erwerben, zahlen Sie für jede dieser Lizenzen 529 US-Dollar.
Einrichten
Die Pro und Enterprise-Editionen von Contract Assistant können auf den PCs der Benutzer installiert oder virtualisiert werden (dh auf einem Anwendungsserver, auf dem Citrix oder Terminal Services ausgeführt werden, oder als selbst gehostete Webanwendung mit Citrix XenApp).
Mit anderen Worten, Contract Assistant ist Client / Server-Software, die in Ihrem Netzwerk gehostet wird, ohne dass sich Daten in der Cloud befinden.
Um den Datenbankzugriff in größeren Unternehmen zu ermöglichen, müssen Sie Microsoft SQL Server mit der Enterprise Edition installieren.
Wenden Sie sich an Blueridge Software, um detaillierte Informationen zu den Back-End-Anforderungen für Ihre Umgebung zu erhalten.
Finden Sie heraus, welche Version von SQL Server und Windows Server erforderlich ist und ob diese Ressourcen virtuell ausgeführt werden können oder einen eigenen physischen Server benötigen.
Um die Standard Edition für unseren aktualisierten Test zu testen, habe ich eine kostenlose Testversion eingerichtet und die Software auf meinen Windows 10-PC heruntergeladen.
Blueridge Software bietet keine Mac-Downloads an.
Das Unternehmen gibt an, Windows 7, 8 und 10 zu unterstützen.
Nach dem Herunterladen des Softwarepakets wurde ich jedoch aufgefordert, eine ältere Version von .NET Framework herunterzuladen, bevor die Installation fortgesetzt werden kann.
Dies war ein geringfügiger Kompatibilitätsfehler.
Nach dem Herunterladen von .NET Framework 3.5 SP1 (im Gegensatz zur aktuellen Version 4.7) war die Installation jedoch schnell abgeschlossen und ich konnte loslegen.
Nach dem Öffnen bietet Ihnen der Vertragsassistent viele Funktionen und Optionen.
Dies geschieht jedoch in einem Layout, das besser organisiert ist als die überwältigende Auswahl an Menüs in Great Minds Software Contract Advantage und Coupa Contract Lifecycle Management (kostenlos bei Coupa).
Der Vertragsassistent bietet umfangreiche Hilferessourcen und Dokumentationen zur Unterstützung bei Einrichtung, Navigation und Verwendung.
Ich erhielt sofort ein Popup für "Erste Schritte in 10 einfachen Schritten", in dem ich die Produkt-Roadmap und die QuickStart-Anleitung durchging.
Die Kapitel sind indiziert und durchsuchbar, sodass Sie Ihre eigenen Favoriten im Handbuch und in allen Hilferessourcen von Blueridge Software erstellen können.
Die Hilfedokumentation und die allgemeine Benutzerfreundlichkeit der Ressourcen haben es mir einfach und schnell gemacht, mich mit der Benutzeroberfläche vertraut zu machen.
Über dem Dashboard befinden sich Registerkarten für Vertragsverwaltung, Datenbank und Berichterstellung, Optionen und Tools, Massenaktualisierungen (Bearbeiten mehrerer Kategorien, Datensätze oder Benutzereinträge) und Hilfe.
Es gibt auch eine Microsoft Word-ähnliche Symbolleiste mit Schaltflächen zum Erstellen und Speichern eines neuen Vertragseintrags sowie Schaltflächen zum Löschen, Rückgängigmachen und Suchen.
Auf der linken Seite befindet sich ein alphabetischer Vertragsindex für die schnelle Suche in Ihrer Datenbank, der in Kategorien und Fallordner unterteilt ist.
Vertragsalarme, die "klingeln" (dh wenn dringende Vertragsfristen aufgelöst werden müssen), werden rot angezeigt.
Unterhalb der Menüleisten befindet sich der Arbeitsbereich, der in Fenster mit einstellbarer Größe unterteilt ist.
Die Fenster sind nach Informationstypen gruppiert und bieten Registerkarten für Vertragsindex, Vertragsinformationen, Schlüsseldaten, Kategorien, Schlüsselelemente / -klauseln, Übersicht, Dateilinks und Notizen und Kommentare (dies ist der Umfang der Kollaborationsfunktionen von Contract Assistant).
Die Klauselbibliothek ähnelt der in Agiloft und die benutzerdefinierte Tagging-Struktur ähnelt der von ContractWorks (500,00 Startpreis pro Monat, jährlich bei ContractWorks in Rechnung gestellt).
Verwalten des Vertragslebenszyklus
Nach dem Ausfüllen des QuickStart-Handbuchs gibt es ein ebenso hilfreiches Benutzerhandbuch mit Anweisungen für erweiterte Eingaben und Konfigurationen.
Das Benutzerhandbuch enthält sehr genaue Anweisungen zum Erstellen von Datenbanken und zum Konfigurieren der verschiedenen Datenfelder.
Der Vertragsverwaltungsprozess selbst ist einfach und äußerst anpassbar.
Wenn Sie neue Vertragseinträge hinzufügen oder Vertragsdateien bearbeiten, können Sie Felder umbenennen oder ausblenden, Benutzerbeschriftungen hinzufügen (auf der Registerkarte Optionen und Extras) und wichtige Daten und Warnungen verwalten.
Sie können auch Kategorien hinzufügen und verwalten sowie Klauseln extrahieren, indem Sie die Fenster auf der rechten Seite der Vertragsdetailseite verwenden.
In den Pro und Enterprise Editionen tun Sie dies über das Admin-Modul.
Wie in Agiloft und ContractSafe können Administratoren Benutzer hinzufügen und Berechtigungen festlegen, um bestimmte Verträge oder Elemente der Benutzeroberfläche anzuzeigen.
Im Gegensatz zu diesen Tools müssen Sie jedoch nicht in ein Admin-Panel gehen, um dies zu tun.
Alle Felder können von der Hauptseite aus bearbeitet werden.
Die Pro Edition bietet Ihnen nur schreibgeschützte oder vollständige Berechtigungsoptionen.
Die Enterprise Edition bietet jedoch eine detailliertere Sicherheit für bestimmte Datensätze und die verschiedenen Datenbanken, zu denen ein Benutzer gehört.
Die Contract Assistant Enterprise Edition kann auch sogenannte "Ansichten" erstellen, um bestimmte Felder für verschiedene Benutzergruppen oder Unternehmen auszublenden oder um einen bestimmten Schrank oder Ordner anzuzeigen.
Das Hinzufügen eines neuen Datensatzes ist so einfach wie das Klicken auf die Schaltfläche Neu und das Erstellen einer Kopie einer vorhandenen Datensatzvorlage.
Da Sie nur vorhandene und ausstehende Verträge kategorisieren, erstellen Sie keinen neuen Vertrag, sondern nur den Datenbankeintrag dafür.
In Bezug auf die Suche können Sie Abfragen nach Text, Schlüsselwort, Datum oder Feldern wie Währung oder Vertragstyp ausführen.
Alle Felder sind durchsuchbar und können in Standard- oder benutzerdefinierte Berichte gezogen werden.
