Bedst kendt for sine betalingsbehandlingsværktøjer har Square tilbudt en online lønningstjeneste siden 2015.
Det har tilføjet nogle funktioner og funktionalitet, siden vi sidst gennemgik det, herunder en EIN-assistent, muligheden for at registrere både sygeløn og PTO og medarbejderadgang til dataindtastning i deres profiler.
Firkantet lønningsliste er let nok at bruge, og alle vigtige elementer i lønningsledelse understøttes, fra opsætning til betalingskørsel til skat til rapporter.
Denne unge tjeneste mangler dog dybden og tilpasningsevnen af ??sin konkurrence.
Dens rapporter er på den sparsomme side, og den kommer kun med en håndfuld indtjeningstyper.
Square Payroll har en lang vej at gå for at konkurrere med vores redaktørers valg, Gusto og OnPay, som udmærker sig i ethvert element af løn og HR og tilbyder overlegen brugervenlighed.
Firkantede lønpriser og planer
Basisprisen for at betale W-2-medarbejdere og entreprenører med Square er $ 29 pr.
Måned med en $ 5 pr.
Arbejdstagerafgift pr.
Måned.
Dette betyder, at det er en af ??de mere økonomiske muligheder derude.
Kun Patriot Softwares grundplan ($ 10 pr.
Måned plus $ 4 pr.
Medarbejder pr.
Måned) er billigere, og det kræver, at du indsender dine egne lønskatter.
I den anden ende af spektret, hvis du vælger QuickBooks Payroll Elite, betaler du $ 125 pr.
Måned plus $ 10 pr.
Medarbejder pr.
Måned.
Square Payroll tilbyder en eneste entreprenørmulighed, der koster $ 5 pr.
Entreprenør pr.
Måned.
Der opkræves intet abonnementsgebyr i måneder, hvor du ikke betaler nogen, hvilket er blevet en ret almindelig praksis.
Det kan være en god service for nystartede virksomheder, der ikke har - eller planlægger at have - meget mange medarbejdere.
Det er også en god mulighed for dem, der bruger Squares andre integrerede apps som aftaler, betalinger, salgssted eller det nye fakturaprodukt.
En ny måde at komme i gang med Square lønning
Mange andre små virksomhedsapplikationer, selv økonomiske, kræver ikke, at du angiver muligheder for absolut alle indstillinger, før du begynder at få noget arbejde udført.
For eksempel kan du begynde at sende fakturaer med regnskabssoftware, før du går ind i hele din kundedatabase.
Du kan tilføje dine kunder på farten.
Lønwebsteder er ikke sådan.
Selvom du helt sikkert kan tilføje medarbejdere, når du ansætter dem og fordele, når du tager dem om bord, kan du ikke foretage din første løbetur, før du har gennemført omfattende medarbejderregistreringer og tilføjet alle nødvendige oplysninger om de fordele, du tilbyder dit personale.
QuickBooks Payroll er undtagelsen her.
Firkantet lønning havde tidligere en omfattende guide, der gik igennem alle de nødvendige trin til opsætning af en første lønningskørsel.
Denne nyttige funktion er væk, erstattet af en kort firetrinsproces, der beder om kontaktoplysninger og størrelsen på dit personale.
Når du er færdig med det, åbnes webstedets vigtigste brugergrænseflade og viser tre af de nødvendige trin til opsætning: medarbejderregistreringer, en sammenkædet bankkonto og skatteoplysninger.
En besværlig opgave
Først op: Oprettelse af medarbejderoptegnelser, som i Square Payroll inkluderer at give oplysninger om fordele inden for hver medarbejderpost.
Dette er et arbejds- og tidskrævende job.
Du kan dog spare meget tid ved at invitere medarbejdere til at indtaste en hel del af deres egne oplysninger, såsom kontaktoplysninger, fødselsdato, personnummer, arkiveringsstatus og antal tillæg, der er angivet på W-4-formularen .
Konkurrenter tillader også denne hybrid dataindtastningsproces.
Du som indehaver er stadig nødt til at levere en masse information i medarbejderregistreringen, herunder om medarbejderen er timelønnet eller lønnet, hvad hans eller hendes lønsats er, om der er anmodet om en papirløn eller direkte depositum osv.
Hvis du bruger Square Point of Sale og planlægger at importere tidskort derfra, skal du tildele en adgangskode til medarbejderen.
Hvor nogle andre websteder har du indtaster oplysninger om ydelser og sygefravær / PTO-periodiseringspolitikker på separate skærme, gør du det inden for medarbejderregistreringen i Square Payroll.
Hvis du er en ung virksomhed, eller du lige er begyndt at tilbyde fordele, har du to muligheder: Du kan drage fordel af de partnerskaber, som Square Payroll har med tredjepartsfordeleadministratorer til ting som sygesikring og pensionsplaner.
Eller du kan medbringe dit eget og indtaste disse fradrag på webstedet, så de er indarbejdet i lønningsprocessen.
For at tilføje en fordel såsom sundhedsforsikring skal du åbne en medarbejderjournal og klikke på Tilføj fordel og derefter oprette ny.
Indtast det navn, du gerne vil have vist på lønningslister, som f.eks.
Sundhedsforsikring eller 401 (k), og vælg derefter ydelsestypen fra rullelisten.
Du kan vælge at trække en procentdel af en arbejdstagers løn eller et fast beløb.
Hvis der er en årlig grænse, skal du indtaste det.
Virksomhedsbidrag håndteres på samme måde.
Den nye fordel vises derefter som en mulighed i hver medarbejders optegnelser.
Square Payroll tilbyder de mest almindelige fradragstyper, men det er for eksempel ikke så fleksibelt som OnPay.
Kan dine medarbejdere være i stand til at tjene PTO (Paid Time Off Off) eller sygefravær? Square Payroll understøtter nu begge dele.
Det hjælper dig med at oprette politikker til at spore disse og foretager de løbende beregninger i baggrunden.
Du skal angive, hvor mange timer medarbejdere skal arbejde, før de er kvalificerede.
Webstedet understøtter også pynt og andre fradrag efter skat.
Flere trin
Før du kan køre en lønningsliste, skal du indtaste lønningsafgiftsoplysninger for din stat (alle 50 understøttes nu, og webstedet indeholder aktuelle skattetabeller).
Dette inkluderer statslige tilbageholdelses- og UI-kontonumre og statslige UI-skattesatser.
Hvis du ikke har et arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN), guider et nyt værktøj i Square Payroll dig gennem processen med at erhverve et.
Du bliver nødt til at udføre et par flere husholdningsopgaver, såsom at linke Square Payroll til din bankkonto, så den kan trække midler til skat og direkte indskud.
Denne proces kan tage et par dage, fordi Square skal foretage to meget små indbetalinger på din konto for at bekræfte forbindelsen.
Alternativt kan du bruge Plaid - en tjeneste, der øjeblikkeligt godkender konti og integreres med Square.
Dette giver dig mulighed for at køre en lønningsliste samme dag, som du tilmelder dig.
Løn til samme dag er en fremragende funktion, som nogle konkurrenter også har tilføjet.
Hvis du allerede har betalt medarbejdere eller entreprenører, skal du indtaste din lønhistorik - en ganske besværlig opgave.
Square Payroll forenkler det ved at give trinvise instruktioner til download af poster fra udbydere som Intuit og Paychex.
Ligesom sine konkurrenter har Square til rådighed specialister, der kan hjælpe med denne og andre installationsopgaver.
Square Payroll User Experience
Square Payrolls brugeroplevelse er ikke så slank, professionel og state-of-the-art som konkurrencens.
Webstedet viser alle medarbejderdatafelter på en lang skærm, der kræver meget rulning.
Konkurrenter som SurePayroll adskiller relaterede oplysninger og viser dem på individuelle skærme, der er tilgængelige ved at klikke på faner.
Dette letter den oprindelige oprettelse af posterne samt efterfølgende hentning og redigeringer.
Det er ikke stedets eneste besynderlighed.
Når du logger ind, ser du et Dashboard, der indeholder links til andre Square-produkter og -tjenester.
Du er nødt til at klikke på lønningsikonet for at komme til Square Payrolls dashboard, som for eksempel ikke er nær så omfattende som OnPays.
Det viser en tremåneders linjediagram, der illustrerer de samlede arbejdsomkostninger og links til og totaler for de seneste lønninger.
En advarsel om den kommende lønningsliste er øverst til højre sammen med to links: Lønmedarbejdere og lønkontrahenter, som du klikker på ved lønningstid.
Generelt er webstedet meget sparsomt med få navigationslink; faktisk er der simpelthen ikke meget navigation overhovedet, undtagen Fortsæt-knapper under lønningskørsler.
Hovedmenuen indeholder links til webstedets sektioner: Oversigt (dashboard), Historie & rapporter, Lønstyrke (medarbejderliste og optegnelser), Fordele (såsom tredjeparter, der kan hjælpe med at oprette sygeforsikringsplaner), Skatteformularer (arkiveret lønskat formularer) og Indstillinger.
Den sidste inkluderer ikke meget på grund af webstedets enkelhed.
Mærkeligt nok er der intet link i værktøjslinjen til at køre en lønningsliste; du skal klikke på linket i oversigten.
Du bruger hovedmenuen næsten udelukkende til navigation, men når du er på en intern arbejdsskærm, bliver du undertiden nødt til at klikke på et X i øverste venstre hjørne for at lukke det og vende tilbage til hovedmenuen.
Kører lønningsliste, får hjælp
Når du har afsluttet installationsprocessen og bekræftet din bankkonto, er du klar til at betale medarbejdere.
På startskærmen klikker du på Betal medarbejdere, som starter en guide.
Du får tre muligheder: Kør en regelmæssig lønningsliste, kør en off-cycle betaling eller generer COVID-19 Emergency Leave Pay (sidstnævnte fører dig til en speciel guide designet til dette formål).
Den næste skærm viser alle medarbejdere i en tabel sammen med deres lønsatser.
Her indtaster du antallet af arbejdede timer i de korrekte kolonner: Regelmæssig, Overtid (1,5x Regelmæssig), Dobbelt (2x Almindelig), Yderligere, Lønchips, Kontanttips og PTO-timer (du kan slå de fleste af disse fra, hvis de ' er ikke nødvendigt).
Den ekstra mulighed er for kommissioner, bonusser osv., Men etiketten siger bare Yderligere, og du kan ikke redigere den for at være mere specifik, selvom du kan tilføje en notat ved at klikke på de tre prikker i slutningen af ??hver række.
Der er også et link til import af tidskort fra Square Point of Sale.
Webstedet beregner hver arbejdstagers bruttoløn og deponerer det i den sidste kolonne.
Når du klikker på Fortsæt, kommer du til siden Tilpasninger, hvor du igen ser tabellen over medarbejderne.
Kolonner her viser tilbageholdelsesbeløb for skat, fradragsfradrag og virksomhedsbidrag, fradrag efter skat (nyt), refusioner og nettoløn.
Jeg klikkede på en medarbejders navn for at kontrollere noget på hendes rekord.
Posten åbnede, men da jeg lukkede den, blev jeg ført tilbage til medarbejderlisten, ikke lønningsskærmen, hvor jeg arbejdede.
Jeg gik tilbage og mistede ikke de data, jeg havde indtastet, men andre websteder giver dig mulighed for at kontrollere en medarbejderjournal uden at miste din plads.
Den næste skærm, Bekræft tilbagetrækning, er tilstrækkelig i betragtning af webstedets funktionssæt.
Den opsummerer det løb, du er ved at godkende, og fortæller dig nøjagtigt, hvor mange penge der trækkes fra din bankkonto.
Total for alle løntyper, arbejdsgiverafgifter (Square Payroll håndterer alle skattebetalinger og arkivering) og virksomhedsbidrag vises øverst til venstre på siden.
Tilbagetrækningsoversigten til højre opdager lønningslisten i planlagte debiteringer ...
