Rubex af eFileCabinet (som starter ved $ 15 pr.
Bruger pr.
Måned) er en software-as-a-service (SaaS) dokumenthåndtering (DM), cloud storage og fildelingsløsning designet til at hjælpe virksomheder med at gå papirløse og effektivt organisere deres filer og Dokumenter.
Ideel til små og mellemstore virksomheder (SMB'er), der har brug for en skybaseret løsning, Rubex fra eFileCabinet, gør det let at dele dokumenter sikkert i en organisation og eksternt samt oprette dokumentopbevaring og overholdelse.
Rubex af eFileCabinet også holder automatisk en historik over dokumentets levetid, herunder hvilke ændringer der blev foretaget, hvem der gjorde det og hvornår.
Det gemmer proaktivt alle de nødvendige oplysninger til fremtidige revisionsspor.
Rubex af eFileCabinet kan prale af en omfattende søgefunktion, automatiserede arbejdsgange, oprettelse af skabeloner og fildeling med versionskontrol med det formål at øge effektiviteten, der passer perfekt sammen med Microsoft SharePoint Online, vores redaktørers valg til DM-løsninger.
Du finder også en bredere vifte af samarbejdsmuligheder fra Ascensio System OnlyOffice, som er vores anden redaktørers valg i vores DM-software gennemgang.
Dokumenthåndtering og sikker opbevaring
Rubex by eFileCabinet er en integreret DM-portal og fildelingswebportal, der sætter funktionerne i virksomhedens eFileCabinet Online (30,00 pr.
Bruger pr.
Måned på eFileCabinet) og SecureDrawer-tjenester i en moderne, webbaseret løsning.
Rubex by eFileCabinet har til formål at hjælpe små og mellemstore virksomheder med at gå papirløse og øge deres effektivitet og har intelligent dokumentorganisation, lagring og delingsfunktionalitet.
Det tilføjer også detaljerede kontroller til filtilladelser og styring af datalagringspolitikker.
Rubex af eFileCabinet er designet omkring samarbejde og er den seneste udvikling af eFileCabinet Online, som indeholder en komplet serie af DM-funktioner til sikker deling af filer.
For at styrke sikkerheden ved opbevaring og deling af dokumenter anvender Rubex af eFileCabinet 256-bit kryptering og bruger Amazon Web Services ($ 6.415,00 hos Amazon) (AWS).
Rubex af eFileCabinet er meget nyt; eFileCabinet-webstedet fremhæver stadig de ældre, men mere genkendelige eFileCabinet- og SecureDrawer-tjenester, hvilket kan være forvirrende.
Fremtiden er helt klart Rubex af eFileCabinet, som tilsyneladende tilbyder alle de funktioner, som de to applikationer har, men i en frisk ny brugergrænseflade (UI).
EFileCabinet Online Android- og iOS-apps henviser ligeledes til eFileCabinet Online, selvom det, de får adgang til, er Rubex af eFileCabinet.
Priser og kapaciteter
Fra og med $ 15 pr.
Bruger pr.
Måned har Rubex by eFileCabinet sikker fildeling med 25 GB lagerplads, men ingen DM-funktioner eller funktionalitet.
Step-up abonnementet er Advantage-niveauet, der koster $ 30 per bruger pr.
Måned med en inkluderet 1 TB lagerplads.
Dette er et mere robust tilbud, der vil appellere til de fleste SMB'er, men kan kun fås med mindst tre brugere.
Advantage-abonnementer inkluderer eFileCabinet DM-systemet, sikker fildeling, SideKick-appen, retention (governance), tofaktorautentificering (2FA), individualiserede sikkerhedsindstillinger, overholdelsesværktøjer og e-signaturintegration.
Det inkluderer også Microsoft Office-integration, integration af applikationsprogrammeringsgrænseflade (API), revisionsspor, support og service og mobiladgang.
Denne niveaus funktionssæt vil være ideel til de fleste SMB'er, der udtømmer deres cloud DM-behov.
Prissætningen er omtrent gennemsnittet for et produkt i dette sortiment, men kravet om at have mindst tre brugere til at få adgang til det føles som en strategi for at tvinge brugerne op i det næste niveau.
Det næste niveau er Business-abonnementet, der koster $ 55 per bruger per måned og inkluderer 5 TB lagerplads.
Business-niveauet har alle funktionerne i Advantage-niveauet og omfatter også automatisering af forretningsprocesser, OCR-registrering (Zoned Optical Character Recognition), automatisering af workflow, workflowdesigner og automatiseringsbiblioteker.
Dette niveau inkluderer også onboarding-værktøjer, godkendelser, tidsramme proces, automatisk eskalering af prioriteret proces, dataspecifik filrute og automatisk filnavngivning og -lagring.
Der er også en virksomhedsmulighed tilgængelig, men prisfastsættelse for det afhænger af specifikke tilpasnings- og opbevaringskrav.
Alle prisplaner for Rubex fra eFileCabinet faktureres årligt.
Funktionalitet fokuseret på organisation
Rubex af eFileCabinet er fokuseret på organisering og effektivitet i digitalisering, styring og deling af dokumenter.
Websteds nøglefunktionalitet og kontrol begynder fra venstre side af skærmen og bliver mere detaljeret, når du bevæger dig mod højre side.
Onlineløsningen præsenterer en attraktiv og intuitiv brugeroplevelse (UX).
Den øverste bjælke, der er farvet mørkeblå, har en tre-stribet hamburger-menu for at få adgang til undermenuerne Hjem, Admin, Søg, Filanmodninger, Tjekket ud og Mine indstillinger.
Denne menu kan let skjules for at maksimere skærmpladsen.
Admin-sektionen er hvor du kan tilføje brugere, gæster og grupper.
Herfra kan du administrere licenser til brugere og gæster og se brugersessionerne.
Admin-sektionen er, hvor skabeloner kan tilføjes, og hvor styring og sikkerhedspolitikker kan bestemmes.
Sikkerhedspolitiske indstillinger er omfattende med forskellige komplekse adgangskrav, adgangskodefrekvens og tofaktorautentificering (2FA) valg til rådighed for optimal sikkerhed.
Den blå bjælke har også rullemenuer til Ny, Del, Rediger og en genvej til anvendelse af skabeloner.
En orange "Brug for hjælp?" knappen påberåber ofte stillede spørgsmål (FAQs), og et stort søgefelt får fremtrædende plads på højre side.
Der er også links til en QuickStart-guide til nye brugere, og et opgaveikon afslører sektionen Aktivitetscenter, der viser de seneste uploads og underretninger.
Tre store ikoner falder ind under Rubex-logoet.
Den første er et husikon til hjemmet, som viser min konto, som har et bygningsikon til at udpege en virksomhed.
Brugere kan oprette flere skabe for at gemme deres filer; det er også muligt at oprette indlejrede skuffer i arkivskabe.
Opbygning af en intuitiv og logisk filstruktur er ligetil.
Det andet store ikon er Mine aktier.
Den består af sammenkoblede prikker og lister ned alle de delte dokumenter og deres status for, om de har fået adgang til eller ej, og hvor længe de er tilgængelige.
Det tredje ikon, en dokumentmappe, er til Mine porteføljer, hvor du kan gemme alle de dokumenter, der er knyttet til et bestemt projekt eller en klient.
I afsnittet Min konto er der pop op-ikoner længst til højre inklusive Detaljer, Kommentarer (hvor brugerne kan efterlade virtuelle Post-It-noter), Profil og tilladelser (til at skifte læsning, skrivning og sletning af tilladelser for Brugere og grupper).
Der er et pop op-vindue for Governance til beskyttelse af filer mod redigering (eller sletning), automatisering og revisionslogfiler.
Styring bliver en kritisk funktion, da flere medarbejdere får adgang til vigtige dokumenter.
En god regeringsopsætning sikrer, at ledere kan se, hvilke filer der er slettet, og af hvem, plus det kræver godkendelse fra ledere, før filer strimles fuldstændigt fra systemet.
Blandingen af ??klare og lagdelte navigation og ikonbaserede kontroller gør det let for brugere på ethvert niveau at blive fortrolige med Rubex fra eFileCabinet.
Men der vil være en indlæringskurve for brugere, der kommer fra den ældre eFileCabinet Online UI, som havde flere værktøjer og muligheder tilgængelige ved første øjekast.
Sammenlignet med eFileCabinet Onlines brugergrænseflade er Rubex by eFileCabinet visuelt minimalistisk og alligevel mere funktionelt dynamisk.
Mens eFileCabinet Online ser ud og føles som en indbygget Microsoft Office-stil-app, komplet med et bånd-UI, ligner Rubex af eFileCabinet en mobilapp, der kræver et par klik mere for at komme til nogle menupunkter.
Nogle brugere sætter pris på det rene udseende, men der er en fordel ved altid at have flere menupunkter til stede.
EFileCabinet iOS- og Android-mobilapp-ledsagere tilføjer en vis bekvemmelighed, så brugerne kan uploade fotos og dokumenter direkte fra deres mobile enheder.
Imidlertid har forskellige brugere rapporteret om problemer med at logge ind eller uploade deres filer.
Jeg brugte Android-appen under min test og stødte også på problemer med at uploade filer.
Anvendelse af søgningens styrke i DM
Brug af ikoner til skabe, skuffer og mapper bringer virkelige kontors arkivering og organisering af konventioner i det digitale rum.
Dette gør arbejdet med DM bekendt, og det er muligt at oprette pænt organiseret og indlejret struktur til filer.
En af de største funktioner i Rubex by eFileCabinet er dens OCR-motor (optisk karaktergenkendelse), som kan tage scannede dokumenter og PDF-filer og gøre deres indhold søgbart.
Når du højreklikker på et dokument i Rubex af eFileCabinet, kan du vælge indstillingen "Gør det søgbar (OCR)" for at tilføje indholdet af dette dokument til søgebasen.
Ved brug af Zonal OCR, der er inkluderet i $ 55 pr.
Bruger pr.
Måned Business-abonnement, udtrækker kun de vigtigste datafelter fra et scannet dokument og gemmer de udpakkede værdier i strukturerede databaser.
Der er også muligheden for at tilføje metadata, tags og profilnavne for bedre at hjælpe med arkivering og søgning af dokumenter.
Søgning sparer meget tid, når mængden af ??filer og dokumenter vokser.
Brugere kan indstille metadata, tags og profilnavne kan hjælpe med at skræddersy det, der søges mest, afhængigt af hvad en virksomhed har brug for.
Søgefunktionen fungerer hurtigt og præcist og hjælper endda med at finde nøgleord i scannede PDF-dokumenter.
Det er ikke muligt at redigere dokumenter og filer direkte fra Rubex af eFileCabinet, men der er en check-in / check-out-proces, der lader brugerne tjekke dokumentet og foretage ændringer i dokumentets oprindelige format.
Når brugere kontrollerer dokumentet igen med de ændringer, de har foretaget, opretter Rubex af eFileCabinet en ny version af dokumentet til mere nøjagtig versionskontrol og revision.
Rubex af eFileCabinet giver brugerne mulighed for at kommentere, redigere og e-signere dokumenter, mens de er i programmet, men faktiske ændringer skal foretages udenfor.
Det er muligt at tilføje e-signaturer til dokumenter, men hjemmesiden vil afvise brugere offsite til verifikation fra Citrix RightSignature; integration med DocuSign er også tilgængelig.
Dele-funktionalitet er integreret i højreklikmenuen.
Når du holder musen over en fil i en skuffe eller et skab, kan du højreklikke for at få flere muligheder.
Når du klikker på indstillingen Del, åbnes et vindue, der fremhæver den delte fil, og lader dig indtaste en e-mail-adresse og en besked til modtageren.
Delte filer er skrivebeskyttet ...
