Måned) er en fornuftig og dybt tilpasset løsning, der er bygget til forberedelse, indfangning og styring af dokumenter.
Granulær kontrol og fleksibilitet i håndtering af dokumentmetadata gør det til en dygtig dokumentstyringsløsning.
PaperTracer går ud over opbevaring af dokumenter og giver brugerne værktøjer til indsamling og sporing af data.
Samarbejds- og delingsfunktioner mangler, og prissætningen kan hurtigt ballonere, hvis lagringsfunktionerne øges.
PaperTracer falder lige bag vores Editors 'Choice-vindere Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online i vores DM-softwaregennemgang for deres mangel på disse områder.
Brugere, roller og sikkerhed
Fra en it-administratorperspektiv betyder evaluering af ethvert DM-system at være opmærksom på sikkerhed, da svag sikkerhed ikke kun kan resultere i mistede data, men også udsætte organisationen for overtrædelser, når det kommer til regler, industristandarder eller virksomhedspolitikker.
De fleste af de virksomhedsfokuserede DM-systemer, vi gennemgik i denne sammenfatning, herunder ikke kun vores Editors 'Choice-vindere, men også Adobe Document Cloud Standard (12,99 pr.
Måned hos Adobe), er meget opmærksomme på sikkerheden af ??disse grunde.
PaperTracer vil tilfredsstille sikkerhedskravene for de fleste virksomheder på grund af en bred vifte af sikkerhedskontroller.
Det mest ønskelige blandt disse er bruger- og gruppestyring, sessionstimeout og adgangskodelængdehåndhævelse (men adgangskodekompleksitet kan ikke konfigureres).
PaperTracer-systemet er kompatibel med Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) med en permanent registrering af al dataadgang.
Systemet har 2048-bit krypteringsmiljø, anvender sikker brugergodkendelse og har kapacitet til at producere et komplet revisionsspor for al datadgang, opdateringer og routing.
Tilladelser inden for PaperTracer er tilsvarende robuste.
Administratorer har mulighed for at kontrollere bruger- eller gruppeadgang til en afdeling eller ved hjælp af individuelle datafelter.
Brugere har adgang og kan se eller tilføje / redigere rettigheder på et granulært niveau.
Det er også muligt at administrere tilladelser til specifikke poster, hvilket effektivt tilsidesætter tilladelser, der tidligere er tildelt den post ved hjælp af andre metoder.
Ud over de omfattende tilladelsesfunktioner tilbyder PaperTracer rapportering rettet mod at sikre en passende sikkerhedsstilling.
Adgangsrapporten identificerer tilladelser, der er tildelt forskellige ressourcer, samt den adgang, der er tilgængelig for individuelle brugere og grupper.
Auditlogfunktionen kan bruges til at spore forskellige handlinger, der udføres inden for en bestemt tidsperiode og / eller af en bestemt bruger.
Optegnelser, der vedrører visning eller dirigering af dokumenter, kan skjules for at reducere mængden af ??data, der skal sigtes igennem.
Ideelt set kan disse revisionsdata eksporteres til enten en PDF- eller en Microsoft Excel-fil, men denne mulighed er ikke tilgængelig.
Det handler om dataene
Et andet vigtigt træk ved PaperTracer er muligheden for at tilpasse metadatafelter i en usædvanlig høj grad.
Hvor andre dokumentstyringssystemer giver dig mulighed for at tilpasse disse felter, håndterer PaperTracer disse felter som et traditionelt databasesystem, så du kan definere felttype, automatiske værdier (baseret på parametre, tidsstempler eller brugeren, der udfører en handling), potentielle værdier i formularen af en værdiliste og endda konfigurere felter efter behov eller skrivebeskyttet.
Felter kan også grupperes for at præsentere brugeren for en dataindtastningsvisning med faner og kan konfigureres som med et hierarki for dem, så hvis en bestemt værdi vælges, gøres yderligere felter tilgængelige.
PaperTracer har også datastyringsfunktioner, der strækker sig ud over konfiguration af brugerdefinerede felter.
For det første er rapporteringsfunktionerne i tråd med, hvad du ville forvente af et datastyringsværktøj, der tilbyder en hel del tilpasning med hensyn til hvilke felter der bruges til visning, filtrering, sortering og gruppering.
Derudover kan ledere udføre bulkimport ved hjælp af Microsoft Excel eller masseændringer ved hjælp af værktøjet til masseredigering, som giver dig mulighed for at finde poster, der indeholder et felt med en bestemt værdi, og opdatere disse felter individuelt eller alle på én gang.
Tilføj disse dataplatformfunktioner sammen, og mange virksomheder kan bruge PaperTracer, ikke kun til at administrere dokumenter, men til at styre alle deres dataindsamlingsoperationer.
Et fokus på kontraktstyring
Kontraktadministration har i sagens natur alvorlige juridiske konsekvenser og er normalt en nøje overvåget forretningsproces med hensyn til ikke kun sikkerhed, men også workflowintegritet og integration.
PaperTracer inkluderer en kapacitetsforfatterfunktion for at strømline forholdet mellem kontrahering og dokumenthåndtering.
PaperTracers kontraktforfatterfunktion kan aktiveres af en administrator og bruger admin-definerede skabeloner ved hjælp af kontraktafsnit og -klausuler, som hver kan forudbestemmes med fælles sprog leveret af virksomhedens juridiske team.
Når disse sektioner og klausuler er bygget op, er de knyttet til en eller flere kontrakttyper.
Disse kontraktskabeloner kan bygges ved hjælp af brugerinputfelter, som giver brugerne mulighed for hurtigt at udfylde kontrakten med de relevante oplysninger, enten fra felter i PaperTracer eller gennem manuel input.
Brugere med de relevante tilladelser kan starte en kontrakt, der udfylder datafelter, der leverer kontraktens sprog, inkorporerer de relevante sektioner og klausuler samt ordsprog, der er specifikke for kontraktens hensigt.
Når en kontrakt er blevet tildelt inden for PaperTracer, kan den derefter dirigeres til godkendelser og underskrifter som ethvert andet dokument.
Dette kan være en manuel proces, udløst af brugeren, eller en arbejdsgang kan inkorporeres, der koordineres med brugerne både internt i organisationen eller eksternt.
Priser og kapaciteter
PaperTracer findes i to udgaver: Express og Enterprise.
Express-udgaven er målrettet mod små og mellemstore virksomheder (SMB'er) og er prissat baseret på valg af arbejdsgangsskabelon, brugere og opbevaring.
Hver workflow-skabelon koster $ 30 pr.
Måned og inkluderer branchemuligheder såsom aktivstyring, klinikadministration, medarbejderoptagelse, kontraktstyring og advokatkontoradministration.
Brugere koster yderligere $ 15 hver måned pr.
Bruger, og lagerplads er $ 25 pr.
Gigabyte (GB) hver måned.
Enterprise-udgaven indebærer en mere praktisk tilgang til implementering, hvor PaperTracer hjælper din virksomhed med at tilpasse arbejdsgangen, importere data og gøre systemet klar til at køre.
Prisfastsættelse for denne udgave afhænger af dine forretningskrav, men et eksempel på et tilbud, vi fik leveret, inkluderede installationsomkostninger på $ 2.000 til indledende opsætning og licensering, $ 1.000 til admin-træning og 30 dages efter behov support samt yderligere $ 300 om måneden for 3 GB af hostet lager, fem interne brugere og ubegrænsede eksterne brugere.
Der er bestemt et marked for PaperTracer, især blandt virksomheder, der søger et system til at registrere data, ikke kun dokumenter.
PaperTracers omkostninger er dog bestemt noget at overveje, især hvis dine opbevaringskrav vil være en væsentlig faktor.
Bundlinje: Sørg for nøje at kortlægge dine behov til PaperTracers muligheder, inden du køber.
Hvis de stiller op, er dette en solid løsning.
Men hvis dine behov er mere almindelige, vil du måske fortsætte med at se.
Ulemper
Begrænset til pc'er, der bruger Microsofts IE 11-browsere, der kører Silverlight 5-pluginnet.
Minimalt samarbejde og delingsfunktioner.
Opbevaringskrav kan hurtigt øge omkostningerne.
Bundlinjen
PaperTracer er alsidig nok til at imødekomme dataindsamlingsbehov.
Samarbejds- og delingsfunktioner lader meget tilbage at ønske, men datalagring, sporing og omfattende sikkerhedsfunktioner gør det værd at overveje.
PaperTracer (som starter ved $ 15 pr.
Bruger pr.
Måned) er en fornuftig og dybt tilpasset løsning, der er bygget til forberedelse, indfangning og styring af dokumenter.
Granulær kontrol og fleksibilitet i håndtering af dokumentmetadata gør det til en dygtig dokumentstyringsløsning.
PaperTracer går ud over opbevaring af dokumenter og giver brugerne værktøjer til indsamling og sporing af data.
Samarbejds- og delingsfunktioner mangler, og prissætningen kan hurtigt ballonere, hvis lagringsfunktionerne øges.
PaperTracer falder lige bag vores Editors 'Choice-vindere Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online i vores DM-softwaregennemgang for deres mangel på disse områder.
Brugere, roller og sikkerhed
Fra en it-administratorperspektiv betyder evaluering af ethvert DM-system at være opmærksom på sikkerhed, da svag sikkerhed ikke kun kan resultere i mistede data, men også udsætte organisationen for overtrædelser, når det kommer til regler, industristandarder eller virksomhedspolitikker.
De fleste af de virksomhedsfokuserede DM-systemer, vi gennemgik i denne sammenfatning, herunder ikke kun vores Editors 'Choice-vindere, men også Adobe Document Cloud Standard (12,99 pr.
Måned hos Adobe), er meget opmærksomme på sikkerheden af ??disse grunde.
PaperTracer vil tilfredsstille sikkerhedskravene for de fleste virksomheder på grund af en bred vifte af sikkerhedskontroller.
Det mest ønskelige blandt disse er bruger- og gruppestyring, sessionstimeout og adgangskodelængdehåndhævelse (men adgangskodekompleksitet kan ikke konfigureres).
PaperTracer-systemet er kompatibel med Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) med en permanent registrering af al dataadgang.
Systemet har 2048-bit krypteringsmiljø, anvender sikker brugergodkendelse og har kapacitet til at producere et komplet revisionsspor for al datadgang, opdateringer og routing.
Tilladelser inden for PaperTracer er tilsvarende robuste.
Administratorer har mulighed for at kontrollere bruger- eller gruppeadgang til en afdeling eller ved hjælp af individuelle datafelter.
Brugere har adgang og kan se eller tilføje / redigere rettigheder på et granulært niveau.
Det er også muligt at administrere tilladelser til specifikke poster, hvilket effektivt tilsidesætter tilladelser, der tidligere er tildelt den post ved hjælp af andre metoder.
Ud over de omfattende tilladelsesfunktioner tilbyder PaperTracer rapportering rettet mod at sikre en passende sikkerhedsstilling.
Adgangsrapporten identificerer tilladelser, der er tildelt forskellige ressourcer, samt den adgang, der er tilgængelig for individuelle brugere og grupper.
Auditlogfunktionen kan bruges til at spore forskellige handlinger, der udføres inden for en bestemt tidsperiode og / eller af en bestemt bruger.
Optegnelser, der vedrører visning eller dirigering af dokumenter, kan skjules for at reducere mængden af ??data, der skal sigtes igennem.
Ideelt set kan disse revisionsdata eksporteres til enten en PDF- eller en Microsoft Excel-fil, men denne mulighed er ikke tilgængelig.
Det handler om dataene
Et andet vigtigt træk ved PaperTracer er muligheden for at tilpasse metadatafelter i en usædvanlig høj grad.
Hvor andre dokumentstyringssystemer giver dig mulighed for at tilpasse disse felter, håndterer PaperTracer disse felter som et traditionelt databasesystem, så du kan definere felttype, automatiske værdier (baseret på parametre, tidsstempler eller brugeren, der udfører en handling), potentielle værdier i formularen af en værdiliste og endda konfigurere felter efter behov eller skrivebeskyttet.
Felter kan også grupperes for at præsentere brugeren for en dataindtastningsvisning med faner og kan konfigureres som med et hierarki for dem, så hvis en bestemt værdi vælges, gøres yderligere felter tilgængelige.
PaperTracer har også datastyringsfunktioner, der strækker sig ud over konfiguration af brugerdefinerede felter.
For det første er rapporteringsfunktionerne i tråd med, hvad du ville forvente af et datastyringsværktøj, der tilbyder en hel del tilpasning med hensyn til hvilke felter der bruges til visning, filtrering, sortering og gruppering.
Derudover kan ledere udføre bulkimport ved hjælp af Microsoft Excel eller masseændringer ved hjælp af værktøjet til masseredigering, som giver dig mulighed for at finde poster, der indeholder et felt med en bestemt værdi, og opdatere disse felter individuelt eller alle på én gang.
Tilføj disse dataplatformfunktioner sammen, og mange virksomheder kan bruge PaperTracer, ikke kun til at administrere dokumenter, men til at styre alle deres dataindsamlingsoperationer.
Et fokus på kontraktstyring
Kontraktadministration har i sagens natur alvorlige juridiske konsekvenser og er normalt en nøje overvåget forretningsproces med hensyn til ikke kun sikkerhed, men også workflowintegritet og integration.
PaperTracer inkluderer en kapacitetsforfatterfunktion for at strømline forholdet mellem kontrahering og dokumenthåndtering.
PaperTracers kontraktforfatterfunktion kan aktiveres af en administrator og bruger admin-definerede skabeloner ved hjælp af kontraktafsnit og -klausuler, som hver kan forudbestemmes med fælles sprog leveret af virksomhedens juridiske team.
Når disse sektioner og klausuler er bygget op, er de knyttet til en eller flere kontrakttyper.
Disse kontraktskabeloner kan bygges ved hjælp af brugerinputfelter, som giver brugerne mulighed for hurtigt at udfylde kontrakten med de relevante oplysninger, enten fra felter i PaperTracer eller gennem manuel input.
Brugere med de relevante tilladelser kan starte en kontrakt, der udfylder datafelter, der leverer kontraktens sprog, inkorporerer de relevante sektioner og klausuler samt ordsprog, der er specifikke for kontraktens hensigt.
Når en kontrakt er blevet tildelt inden for PaperTracer, kan den derefter dirigeres til godkendelser og underskrifter som ethvert andet dokument.
Dette kan være en manuel proces, udløst af brugeren, eller en arbejdsgang kan inkorporeres, der koordineres med brugerne både internt i organisationen eller eksternt.
Priser og kapaciteter
PaperTracer findes i to udgaver: Express og Enterprise.
Express-udgaven er målrettet mod små og mellemstore virksomheder (SMB'er) og er prissat baseret på valg af arbejdsgangsskabelon, brugere og opbevaring.
Hver workflow-skabelon koster $ 30 pr.
Måned og inkluderer branchemuligheder såsom aktivstyring, klinikadministration, medarbejderoptagelse, kontraktstyring og advokatkontoradministration.
Brugere koster yderligere $ 15 hver måned pr.
Bruger, og lagerplads er $ 25 pr.
Gigabyte (GB) hver måned.
Enterprise-udgaven indebærer en mere praktisk tilgang til implementering, hvor PaperTracer hjælper din virksomhed med at tilpasse arbejdsgangen, importere data og gøre systemet klar til at køre.
Prisfastsættelse for denne udgave afhænger af dine forretningskrav, men et eksempel på et tilbud, vi fik leveret, inkluderede installationsomkostninger på $ 2.000 til indledende opsætning og licensering, $ 1.000 til admin-træning og 30 dages efter behov support samt yderligere $ 300 om måneden for 3 GB af hostet lager, fem interne brugere og ubegrænsede eksterne brugere.
Der er bestemt et marked for PaperTracer, især blandt virksomheder, der søger et system til at registrere data, ikke kun dokumenter.
PaperTracers omkostninger er dog bestemt noget at overveje, især hvis dine opbevaringskrav vil være en væsentlig faktor.
Bundlinje: Sørg for nøje at kortlægge dine behov til PaperTracers muligheder, inden du køber.
Hvis de stiller op, er dette en solid løsning.
Men hvis dine behov er mere almindelige, vil du måske fortsætte med at se.
Ulemper
Begrænset til pc'er, der bruger Microsofts IE 11-browsere, der kører Silverlight 5-pluginnet.
Minimalt samarbejde og delingsfunktioner.
Opbevaringskrav kan hurtigt øge omkostningerne.
Bundlinjen
PaperTracer er alsidig nok til at imødekomme dataindsamlingsbehov.
Samarbejds- og delingsfunktioner lader meget tilbage at ønske, men datalagring, sporing og omfattende sikkerhedsfunktioner gør det værd at overveje.
