Microsoft har været nødt til at kæmpe hårdere i de sidste par år for at bevare sin lederskab inden for produktivitetsområdet; noget, som Microsof Office-platformen plejede at administrere næsten ubesværet.
For at hjælpe med at skelne det ud har virksomheden udviklet flere back-office forbedringer til Office og gjort dem tilgængelige i skyen.
Hoved blandt disse er Microsoft SharePoint Online, en meget kraftfuld kombination af tilpasselig arbejdsgang, teamsamarbejde og dokumentstyring.
I kombination med Microsoft Office og Office 365 kan SharePoint Online hurtigt implementere brede produktivitetsforbedringer i mange organisationer.
Mens det bærer en potentielt høj pris, når alle brugere og muligheder er taget højde for (selvom det starter på kun $ 5 pr.
Bruger pr.
Måned), er det stadig et let valg for vores redaktørers valg inden for dokumenthåndtering sammen med Ascensio System OnlyOffice.
SharePoint Online-pakker
Microsoft tilbyder ikke en gratis prøveversion af Microsoft SharePoint Online, selvom den 30-dages prøveperiode til Microsoft Office 365 Enterprise E3 inkluderer adgang til Microsoft SharePoint Online (sørg for at tilmelde dig Enterprise E3-prøveversionen, da Microsoft også tilbyder prøveversioner af Office 365 Home Premium og Business Premium, men ingen af ??disse niveauer inkluderer Microsoft SharePoint Online).
Microsoft SharePoint Online har to betalte planer, der blot hedder "Plan 1" og "Plan 2".
Plan 1 (som begynder med $ 5 pr.
Bruger pr.
Måned) inkluderer virkelig alt, hvad du forventer af en dokumenthåndteringsplatform: understøttelse af flere dokumentbiblioteker, samarbejdsværktøjer, deling med interne eller eksterne brugere, indholdsstyring, posthåndtering og arbejdsgange.
Plan 2 (som begynder med $ 10 pr.
Bruger pr.
Måned) tilføjer et antal avancerede funktioner, herunder tilpasselige søgefunktioner, e-discovery og overholdelsesværktøjer såsom auditering og in-place tilbageholdelse.
Du kan også få adgang til Microsoft SharePoint Online gennem ethvert af Enterprise-niveauerne i Microsoft Office 365.
Office 365 Enterprise E1-niveau giver Microsoft SharePoint Online-adgang svarende til Plan 1 samt adgang til Exchange Online med 50 GB postkasser, Microsoft Teams ($ 5,00 pr.
Bruger pr.
Måned, faktureres årligt hos Microsoft365 for Business) og onlineversioner af Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint og Microsoft Word.
Office 365 Enterprise E3 tilføjer desktopversioner af Office 2016 (op til fem installationer pr.
Bruger) samt mobile apps, ubegrænset Microsoft OneDrive ($ 5,00 pr.
Bruger pr.
Måned hos Microsoft365 for Business) opbevaring og tilføjelse af dokumentstyringsfunktioner.
Sådanne funktioner inkluderer politikker til manuel opbevaring og sletning, manuelle dokumentklassifikationer og eDiscovery (en række værktøjer, der giver dig mulighed for at finde dokumenter relateret til retssager eller informationsanmodninger og tage passende handlinger, såsom at holde et dokument tilbage eller eksportere filer).
Office 365 Enterprise E5 føjer til eDiscovery-værktøjssættet med analyse, automatisk dokumentklassifikation og import gennem avanceret datastyring.
Priser for Office 365 Enterprise-niveauer beregnes som en månedlig sats pr.
Bruger med en årlig forpligtelse.
Priser starter ved $ 8 pr.
Bruger pr.
Måned for E1, $ 20 pr.
Bruger pr.
Måned for E3 og $ 35 pr.
Bruger pr.
Måned for E5.
Kom godt i gang med SharePoint Online
Det er nemt at tilmelde sig Microsoft SharePoint Online.
Vælg bare en plan, og angiv dit navn, e-mail, telefonnummer, firma og adresse.
Opret derefter et bruger-id, en adgangskode og en unik URL (f.eks.
Dit navn.onmicrosoft.com).
Derefter skal du kontrollere, at du ikke er en robot ved at indtaste en kode, der sendes til dig via et sms eller telefonopkald.
Indtast endelig dine betalingsoplysninger, og vælg, om du skal betale månedligt eller årligt.
Betalingsoplysninger er ikke påkrævet, hvis du vælger den gratis prøveperiode.
Hvis det er din første oplevelse med Office 365, kan du støde på en smule informationsoverbelastning, når du først logger på.
Hvis du har tilmeldt dig den gratis prøveversion af Microsoft Office 365 Enterprise E3, inkluderer dit dashboard over et dusin fliser, der er linket til forskellige Microsoft-programmer og funktioner inkluderet i Enterprise E3-niveauet.
En af disse fliser er Microsoft SharePoint Online.
Derudover kan du få adgang til de administrative aspekter af Microsoft SharePoint Online under Admin-modulet ved hjælp af menuen Admin Centers på venstre side.
Microsoft SharePoint Online giver brugerne mulighed for at oprette individuelle websteder som en organisations- og ledelsesenhed.
Hvert SharePoint-sted kan have sit eget dokumentbibliotek, notesbøger, sikkerhed og design.
Derudover kan websteder organiseres som enkeltstående websteder eller i et hierarki ved hjælp af underwebsteder.
Når du opretter et websted, bliver du bedt om at vælge mellem et teamwebsted eller et kommunikationswebsted.
Teamwebsteder er de traditionelle SharePoint-websteder, der er beregnet til samarbejde inden for en organisation, især hvor en betydelig procentdel af brugerne vil være involveret i dokumentstyring.
Kommunikationswebsteder er nyttige i scenarier, hvor en enkelt eller en lille gruppe opretter indhold, der skal forbruges af en større gruppe brugere; tænk på det som et kryds mellem et dokumentbibliotek og en blog.
Begge webstedsmuligheder kan bruges til at dele dokumenter og kan tilpasses meget.
Teamsider i Microsoft SharePoint Online er fleksible, forudsat at nogen er villige til at navigere i indlæringskurven.
Et websteds dokumentbibliotek kan for eksempel konfigureres med adskillige metadatafelter, som kan udnyttes til en række forskellige funktioner.
En dokumentvisning kan tilpasses til at vise bestemte felter, som du kan bruge til at søge og sortere.
En visning kan også filtreres for kun at vise dokumenter med matchende metadata, som giver dig mulighed for at oprette flere visninger, hver tilpasset til at vise et specifikt sæt dokumenter.
Microsoft SharePoint Online dokumentbiblioteker kan synkroniseres med din computer eller mobilenhed ved hjælp af Microsoft OneDrive-klienten.
Desktopbrugere kan blot klikke på knappen Synkronisering i dokumentbiblioteket for at konfigurere forbindelsen (eller downloade softwaren).
Nye filer kan føjes til dokumentbiblioteket ved at trække og slippe, kopiere filer til en synkroniseret mappe på skrivebordet eller ved at bruge forskellige Office-apps på stationære eller mobile enheder.
Én banning mod Microsoft SharePoint Online i mange år skyldtes OneDrive sync-klientens uforudsigelighed.
Microsoft har siden frigivet en ny OneDrive-klient, som synes at gøre et meget bedre job med at holde dine filer synkroniseret.
Dokumentdeling og samarbejde
I sin kerne er Microsoft SharePoint Online en dokumentstyringsplatform.
Ud over de grundlæggende dokumentstyringsfunktioner, såsom filuploads og downloads, redigering og deling, håndterer Microsoft SharePoint Online også ændringssporing.
At føre en logbog over, hvem der har foretaget redigeringer og lade dig downloade tidligere udgaver af dit dokument for at gennemgå ændringer eller vende tilbage til en tidligere revision, giver Microsoft SharePoint Online en hel del fleksibilitet.
Brugere kan også konfigurere alarmer i et dokumentbibliotek til at modtage en underretning, når der foretages ændringer.
Dokumenter kan tjekkes ud for at forhindre problemer med flere personer, der redigerer den samme fil, selvom co-authoring (flere brugere redigerer den samme fil samtidigt) også understøttes til moderne Office-dokumenter, forudsat at alle brugere bruger Office 2010 eller nyere.
Microsoft tilbyder nogle ret store sikkerheds- og overholdelsesfunktioner i Office 365, hvoraf mange kan udnyttes mod Microsoft SharePoint Online.
De fleste andre pakker til dokumenthåndtering af business-grade, såsom Ascensio System OnlyOffice (40,00 pr.
År hos ONLYOFFICE), tilbyder grundlæggende sikkerhedsfunktioner såsom tilladelser og auditsporing.
Microsoft SharePoint Online understøtter også disse funktioner, men inkluderer også funktioner i størrelsesorden over konkurrencen.
Til at begynde med kan du oprette politikker, der håndterer ting såsom dokumentetiketter, forebyggelse af datatab, dokumentopbevaring og supervisoradgang.
Dokumentetiketter bruges til at identificere dokumenter, der kan have følsomme data, såsom kreditkort, personnumre eller kundedata.
SharePoint tilbyder værktøjer til ikke kun at oprette og administrere disse etiketter, men at anvende dem på eksisterende dokumenter (eller endda e-mails, hvis du bruger en komplet Office 365-pakke) baseret på indholdet af dokumentet.
Lignende værktøjer er tilgængelige for at forhindre tab af data, såsom at forhindre, at dokumenter, der indeholder følsomme oplysninger, deles uden for din organisation.
Der er også værktøjer til håndtering af opbevaring af dokumenter, både for at forhindre brugere i at slette dokumenter permanent og til at håndhæve arkivering eller fjernelse efter en defineret periode.
I mange af disse tilfælde tilbyder Microsoft et foruddefineret sæt filtre designet til at lette overholdelse af regler i forskellige lande, herunder Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) og tilsvarende regler.
Du kan også konfigurere politikapplikation ved hjælp af søgeudtryk.
Disse politikker kan anvendes på tværs af Microsoft SharePoint Online eller på individuelle websteder.
Auditlogning kan bruges til at spore aktiviteter på brugerniveau eller administrative ændringer.
Når logning er aktiveret, kan du søge i auditloggen efter specifikke handlinger, brugere, tidsvinduer eller søgeudtryk for at fokusere din visning.
Én funktion, der blev nævnt tidligere, eDiscovery, er et omfattende værktøj til at lokalisere dokumenter relateret til et bestemt emne, såsom en retssag.
Ved at bruge eDiscovery kan du finde dokumenter, der er omfattet af en stævning eller anden informationsanmodning, beskytte relevante dokumenter ved at holde dem tilbage eller endda eksportere relevante filer for at imødekomme anmodningen.
Hvis disse sikkerhedsfunktioner lyder truende, så ved, at de er helt valgfri og ikke kommer i vejen, hvis du vælger at ignorere dem.
Flere standard sikkerhedsindstillinger, såsom gruppe- eller brugerbaserede tilladelser, er også tilgængelige.
Du kan også konfigurere, hvordan fildeling uden for din organisation fungerer, f.eks.
Kun at dele med godkendte brugere, indstille udløbsperioder for anonym adgang eller bruge grupper til at styre, hvem der kan dele dokumenter eksternt.
Du kan også konfigurere delelinks til at give skrivebeskyttet adgang til dine dokumenter.
Fleksibel og udvidelig arbejdsgang
Microsoft SharePoint har understøttet oprettelse af workflow i nogen tid nu, og SharePoint Online er ingen undtagelse.
Mens de fleste dokumentstyringssystemer med et workflow-modul understøtter grundlæggende dokumentstyringsopgaver, såsom gennemgangsruting eller underskrift, Microsoft ...
