De fleste af de spillere, vi har gennemgået som en del af denne gennemgang af udgiftssporing, er rettet mod små til mellemstore virksomheder (SMB'er).
Imidlertid differentierer Expensify, der starter ved $ 5 per aktiv bruger pr.
Måned, ved at tackle behovene hos større virksomheder med mere komplekse krav omkring ikke kun workflow men også tredjepartsintegration.
Virksomheden tilbyder teknologiintegration, pålidelig optisk tegngenkendelse (OCR) og et workflow-system til at hjælpe en brugers tidsplan uden meget besvær.
Softwaren tilbyder en endnu bedre mulighed: Expensify automatiserer omkostningssporingsprocessen, hvor det er muligt.
Du vil blive overrasket over, at Expensify faktisk er behageligt at bruge.
Og det er derfor, Expensify modtager vores Editors 'Choice-pris for mellemstore og store virksomheder sammen med Certify og Rydoo.
Priser og planer
Det er let at sparke Expensifys dæk.
Der er en syv-dages gratis prøveperiode, der kan forlænges op til 28 dage ved at tilføje medarbejdere eller bruge andre funktioner.
Du kan også have en gratis konto, der giver dig adgang til fem SmartScans (OCR'd-kvitteringer) om måneden.
Expensify tilbyder to niveauer for prisfastsættelse for enkeltpersoner og virksomheder via enten årligt abonnement eller flexfakturering gennem betaling pr.
Brug.
Gruppeversionen giver ubegrænset SmartScans grundlæggende godkendelse af udgifter, muligheden for at godtgøre medarbejdere online og datasynkronisering med regnskabsprogrammerne Xero og Intuit QuickBooks.
Expensifys version af virksomhedskontrol tilføjer avanceret politikhåndhævelse, afstemning af virksomhedskort, eksport af brugerdefinerede data og en arbejdsgang, der kan tilpasses i flere trin.
Kontrolversionen giver dig også adgang til flere partnerfordele, såsom synkronisering med Oracle NetSuite, Intacct, Microsoft Dynamics og andre back-end-tjenester rettet mod større organisationer med mere sofistikerede regnskabs- og rapporteringsbehov.
Hvis du følger den årlige prisfastsættelse, forpligter du dig til et abonnement, der giver mulighed for aktivitet op til dit indstillede antal aktive brugere.
For den billigere gruppeversion kaldet Collect er det $ 5 pr.
Aktiv bruger pr.
Måned; den avancerede virksomhedsversion kaldet Control koster $ 9 pr.
aktiv bruger pr.
måned.
Fleksibel fakturering betyder måned til måned fakturering uden nogen årlig forpligtelse - du faktureres baseret på antallet af aktive brugere på tværs af dine politikker.
For det er Collect-gruppepriser $ 10 pr.
Aktiv bruger pr.
Måned, og den avancerede kontrolversion er $ 18 pr.
Måned.
Endelig er der en Enterprise-version, der tilføjer brugerdefineret forretningslogik, fuld ERP-integration (Enterprise Resource Planning), synkronisering med tredjepartsapps som Oracle og SAP og en dedikeret "succescoach."
Få fat i omkostningsstyringsdata hvor som helst
Expensify forsøger sit bedste for at gøre det så simpelt som muligt at logge på og oprette en konto.
Når du f.eks.
Tilmelder dig den gratis prøveperiode, leder en concierge-bot dig gennem trinene til opsætning.
For det meste, hvis du har et stykke papir med et nummer på det, har Expensify en måde at absorbere disse data på.
Expensify tillader dig at tilføje udgifter ved hjælp af sin mobilapp (tilgængelig til Android og iOS), der bruger OCR SmartScan.
Eller du kan vælge webstedsuploads, kvitteringer sendt til en dedikeret e-mail-adresse og specifikke kreditkortkonti (både personlig og virksomhedsmæssig).
Du kan også fange kvitteringsbilleder fra en webbrowser ved hjælp af en Google Chrome-udvidelse eller importere dem ved hjælp af Dropbox eller Evernote.
Hjemmesiden har en skærm, hvor du kan indtaste flere udgifter på én gang, udfylde en regnearklignende formular og derefter uploade eller vedhæfte relaterede kvitteringer.
Det første valg til datafangst er en mobilapp.
Du tager et billede af kvitteringen på salgsstedet, tildeler den til en rapport og lader derefter softwaren gøre det tunge løft.
Expensify gør et godt stykke arbejde på dette (dog ikke helt så let som modtagelsesbankens peg-og-skyde).
Mere vigtigt end en sjov brugergrænseflade (UI) er dog nøjagtighed.
Expensify's evne til at fortolke teksten på en scannet kvittering er eksemplarisk.
Det identificerede korrekt en indskrevet total og sælgernavnet uden at stikke (Skærmbilledet nedenfor viser det i sin "rå" tilstand uden at gætte om kategorier).
Brugeren eller godkenderen kan opdele udgifter, såsom at adskille et hotelophold fra visse måltidsgebyrer; og det gør det ved hjælp af en proces, der er enkel og intuitiv nok til at få omkostningsopdelingsfunktionen i ExpensePoint til at virke akavet.
Ud over regnskabskategorier (f.eks.
Hotel eller måltider) kan du tagge udgifter med enhver tekst, du finder meningsfuld (f.eks.
Et projektnavn eller "interviewjobkandidat").
Brugerens webdashboard giver beskeden rapportering om det beløb, du har brugt efter kategori, tags og tidsperioder.
Ikke alt er afhængig af at tage et foto af en kvittering, heller ikke.
Kildeomkostninger kan spores ved indtastet afstand eller kilometertæller eller ved hjælp af GPS.
Fortæl appen, at det er okay at spore din rejse i starten af ??din rejse, og Expensify regner ud, hvor langt du kørte.
Mens andre apps finder ud af den tilbagelagte afstand ved hjælp af Google Maps, går du nogle gange ikke fra punkt A til punkt B (for ikke at nævne den sammenbrud på motorvejen, du var nødt til at undgå).
Webbrugergrænsefladen er lige så ren og let at forstå som mobilappen.
Det blev for nylig opgraderet og tilbyder nu fire valgmuligheder: Indbakke, udgifter, rapporter og indstillinger på venstre side af skærmen.
Hver udgift tildeles en rapport og kan derefter indsendes til godkendelse fra skærmbilledet Rapporter.
Med Expensify kan manageren beslutte, hvor ofte medarbejderkvitteringer skal "batches", så lederen ikke konstant generes af indgående kvitteringer.
Expensify påtager sig også nogle mindre forretningsregnskabsopgaver.
For eksempel kan du fakturere klienter for en times rejsetid.
Med sin faktureringsfunktion (afhængig af Stripe) kan du oprette og sende fakturaer til nogen, selvom de ikke har en Expensify-konto.
Du kan starte en faktura fra bunden eller bruge en eksisterende udgiftsrapport, og hvis de værktøjer, der følger med Expensify ikke er nok, gør softwaren det nemt at integrere med de fleste tredjeparts fakturerings- og faktureringssystemer.
Softwaren demonstrerer god tænkning om rejseudgifter, integrering med andre apps for at gøre det nemt.
For eksempel, når du foretager rejsereservationer ved hjælp af NexTravel, Egencia, Locomote eller en af ??en række andre tjenester, udfyldes modtagelses- og rejseoplysninger automatisk i Expensify.
Alt hvad du skal gøre er at udfylde et par detaljer.
Og selv da kan meget af arbejdet gøres for dig som en automatisk kategoriseringsfunktion, der automatisk registrerer kreditkorthandlerens type og knytter flyselskabsafgifter til en transportomkostningskategori.
Det er også en gevinst på integration i andre områder, såsom bil- og parkeringstjenester, madleveringstjenester, cateringfirmaer og POS-systemsystemer.
På trods af mængden af ??funktionalitet er den aldrig overvældende, og dens nyttige vejledningsvideoer fører dig gennem hver mulighed.
Automatiser så meget som du vil
Automatisering er en nøglefunktion, når det kommer til sporing af udgifter.
Bogføringstjenester som understøttende strategier gør brug af Expensifys automatiserede udgiftsrapporteringsfunktioner.
Som med andre apps opretter administratoren virksomhedspolitikker og udpeger nogle brugere som godkendere.
Blandt de mange indstillinger, der kan tilpasses, er standard kilometertal, standard timepriser, dagpenge, kategoribegrænsninger (for eksempel maksimalt $ 2.000 for hotelgebyrer) og valuta.
Expensify organiserer kvitteringer i rapporter, nominelt.
Medarbejdere er ligeglade med idéen om en rapport.
De vil bare aflevere kvitteringer og få deres penge tilbage.
Så Expensify kan valgfrit oprette rapporter automatisk hver dag, uge ??eller måned, når "Konference i Las Vegas" ikke giver mening.
Når medarbejderen sender en kvittering til e-mail-id'et eller via mobilappen, føjes den automatisk til den åbne rapport.
Med indstillingen autohøstning aktiveret kontrollerer Expensify åbne rapporter om natten (eller efter en tidsplan, du kan indstille) og godkender dem, der matcher virksomhedens politikker (holder tilbage med dem med overtrædelser, som den flytter til den næste rapport for at være adresseret).
Tiltrædende behøver ikke besøge webstedet for at gennemgå en medarbejderrapport; de kan godkende direkte fra deres e-mail-indbakke, herunder afvise en enkelt udgift.
Overtrædelser af politikker er tydeligt mærket og identificeret, så Regnskab kan beslutte, om han skal snakke medarbejderen for at aflevere en kvittering mere end 90 dage for sent eller påkende, at han er på krogen for det.
Men de fleste udgifter er politiske og trivielle.
Expensify tillader dig at aktivere en automatisk godkendelsesfunktion, som automatisk godkender og refunderer enhver rapport uden en politikovertrædelse.
Det lader revisorer og administratorer være opmærksomme på de tvivlsomme udgifter i stedet for at bruge deres tid på at se $ 5 parkeringsbeviser.
Derudover giver en automatisk synkroniseringsfunktion administratorer mulighed for direkte at synkronisere med virksomhedens regnskabsværktøj.
Vi kan virkelig godt lide dybden af ??funktioner i Expensify, men nogle gange kommer dens enkelhed i vejen for med tillid til at bruge softwaren, såsom at finde ud af, hvad det betyder ved at en rapport "lukkes" snarere end "behandles".
Det meste af dette er en læringskurve, der ikke varer længe, ??men det genererer et par "huh?" øjeblikke.
Uanset hvad er værktøjet rig nok til at tjene PCMags højeste ære som Editors 'Choice-vinder.
Bundlinjen
De fleste af vores konkurrenter til udgiftssporing er målrettet mod små virksomheder, men Expensify går den anden vej mod store virksomheder med komplekse softwareintegrationsbehov.
Det klarer sig godt nok her også til at tjene vores redaktørers valgbetegnelse.
