Enhver software, der foregiver at spille i udgiftsrapporteringsplads skal betjene to brugerfællesskaber: administratorer og revisorer, der administrerer virksomhedens penge, og de ansatte, der ønsker at få betalt for de penge, de har lagt ud på virksomhedens vegne.
Ideelt set er begge brugertyper glade, men når behovet er i konflikt, vinder administratorer normalt.
Når alt kommer til alt er det de mennesker, der vælger softwaren.
Dette er en langvarig måde at sige, at ExpensePoint (som begynder med $ 7,50 pr.
Måned) kan få bønnetællere til at vride sig som en glad hvalp, der får gnubbet på maven.
Men fra et brugerperspektiv, hvilket betyder de ulykkelige vejkrigere, der prøver at skrabe deres forskellige middagsindtægter sammen og sætte dem igennem en OCR-proces, er ExpensePoint ikke den hyggeligste app, vi så i denne sammenfatning.
Det holder det bag vores Editors 'Choice-vindere Certify og Rydoo.
Fornuftig prisfastsættelse
ExpensePoint giver dig en masse bang for the buck.
Det koster $ 7,50 pr.
Bruger pr.
Måned uden behov for komplekse abonnementsniveauer for yderligere funktioner.
Med alle abonnementer kan du registrere kvitteringer og andre udgifter ved hjælp af mobilapplikationen, kreditkortimport og scannede billeder samt ved hjælp af en fuld godkendelsesarbejdsproces (bruger, godkender og administrator).
Det er let at eksperimentere med det ved hjælp af den 15-dages gratis prøveperiode; dette fører dig gennem den grundlæggende funktionalitet med nemme at følge tutorials.
Når du først bliver mere involveret, kan du dog forvente mere en-en-en-interaktion fra virksomheden.
Mens appen er beregnet til at være universel, tilpasser ExpensePoint-personale hver klients hovedbogskoder og -kategorier og også indbyggede klienter med administratoruddannelse; det gør det meget lig med ERP-apps (enterprise resource planning), hvor eftersalgsservicetjenester kan afvikle, hvilket er et krav, der kan øge dine samlede ejeromkostninger.
Dataindførsel, Old-School-stil
Som med de fleste af apps i denne sammenfatning har du flere måder at få dine kvitteringer ind i ExpensePoint, begyndende med en mobilapp, en webbrowser-grænseflade og virksomhedens kreditkortdatastrøm.
ExpensePoint har også en Windows-desktopapp, som du kan få adgang til offline (f.eks.
På en flyrejse) og derefter synkronisere data med skyen senere.
Og ExpensePoint giver dig endda mulighed for at faxe kvitteringer ved hjælp af et dedikeret forsideark udstyret med en stregkode.
Det er fremragende funktionalitet, selvom dens grænseflade var noget vanskelig at mestre, endda mere end Expensify (besøg webstedet hos Expensify), som har sine egne problemer.
I modsætning til de fleste af sine konkurrenter, spar ExpensePath (Besøg webstedet på ExpensePath) , ExpensePoint bruger ikke optisk tegngenkendelse (OCR) til at læse kvitteringer.
I stedet bruger den en funktion kaldet kvitteringslæser, der anvender Live Human Character Recognition - med andre ord transmitteres sælger, dato og total på en kvittering, læses af rigtige mennesker og udfyldes derefter i de relevante felter.
Overraskende nok tager det ikke meget længere tid end nogle af de produkter, der bruger OCR som Certify, selvom processen kan føles lidt akavet og potentielt invasiv.
Når du får besked om, at din kvittering er læst, tildeler du den til en rapport og udfylder alle de andre nødvendige felter, som kan omfatte GL-koden, et projekt, der forvirrende kan henvise til enten klienten eller en handling.
Derfra kan du indsende rapporten.
Der er ting, jeg kan lide meget ved ExpensePoint, nok til at de bestemt gør løsningen værd at se nærmere på.
For eksempel, når du opretter en kilometertal, kan du indtaste start- og slutadressen.
ExpensePoint beregner kilometertal baseret på Google Maps og viser et kortbillede som dokumentation.
Det kan anvende forskellige omkostninger pr.
Mil (da gas koster mere i Frankrig end i USA).
Det gør også et meget godt stykke arbejde med at huske de indstillinger, du brugte til tidligere udgifter, så du behøver ikke at fortælle softwaren igen, at Marriott skal kategoriseres under hotelrejser.
Udgifter kan knyttes til et projekt eller en klient.
Du kan også opdele udgifter for at opdele roomserviceafgiften fra hotelomkostningerne.
Og det er lettere end normalt at matche udgiftsindtægter med de oplysninger, der hentes fra virksomhedens kreditkort ved hjælp af mobilappen.
Derudover kan godkendere logge af på en udgiftsrapport fra enten desktop- eller mobilklienterne uden at skulle gå til webstedet.
Hvis chefen er på farten, kan det fremskynde godtgørelsen.
Et instrumentbræt viser afventende udgiftsrapporter samt udgifttendenser efter måned og kategori.
Administratoren kan vælge, hvilke virkelig nyttige vejledningsvideoer, der skal vises på brugerens instrumentbræt, hvilket kan minimere brugt tid på at finde ud af, hvordan man f.eks.
Deler udgifter.
Alt, hvad regnskabsmæssige fordele kan have - næsten
Mens andre apps tilbyder et vis niveau af kontrol over det beløb, en medarbejder kan bruge på en biludlejning [e.g., Zoho Expense (Visit Site at Zoho Expense) lets you set a limit of $1,000], ExpensePoint går meget længere.
Hver kategori kan have unikke feltmærker tilknyttet (såsom at kræve et projektnavn eller en deltagerliste); det kan også identificere forudgodkendte leverandører (tvinger medarbejderen til at forklare, hvorfor han valgte Sixt frem for Hertz) eller begrænse, hvilke medarbejdergrupper der kan tage en sådan udgift (hvorfor lejer husmanden en bil?).
Og som med alle andre apps kan felter markeres som obligatoriske, så en udgiftsrapport ikke kan indsendes, medmindre de er udfyldt.
Der er også meget detaljeret i betalingstyper: virksomhedskreditkort (virksomheden betaler regningen, eller medarbejderen gør og får refusion), medarbejder betalt, medarbejder til at godtgøre selskab, betaling fra et kontant forskud eller en dagpenge.
ExpensePoint er også hyperbevidst om internationale problemer såsom regionale skattestrukturer og valutaomregning.
Der er flere sikkerhedskontroller end i andre apps, såsom muligheden for at tvinge en ændring af adgangskoden hver "n" dag eller at nægte genbrug af adgangskoden.
Al software til styring af udgiftsrapporter, jeg har gennemgået, kan gemme eller eksportere data til en CSV-fil, men det er svært at forestille sig en mere kraftfuld måde at tilpasse dataeksport end hvordan ExpensePoint gør det.
For eksempel kan du for hver skabelon, du opretter, bede ExpensePoint om at omdøbe felter eller styre rækkefølgen, som data præsenteres i, hvilket alle gør det lettere at importere til dit valgte regnskabssystem.
ExpensePoint har ikke en standardintegration til Intuit QuickBooks eller andre standardregnskabsprogrammer.
I stedet bruger virksomheden en Automation Manager, der kan automatisere dataeksport til en virksomheds regnskabssystemer, hvilket er næsten lige så godt.
Og selv uden en dedikeret integrationsbro kan du godtgøre medarbejdere inde i softwaren ved hjælp af en Automatiseret clearinghus (ACH) batchprocessor, som sender penge fra en virksomhedskonto og deponerer dem på medarbejderens konto (normalt inden for tre dage ifølge ExpensePoint).
Selvom det stadig betyder, at refusioner sker hurtigt, efterlader det stadig dine regnskabsfolk med en manuel proces til back-end-dataimport.
Alligevel kan du tilgive disse svagheder, når du udforsker de 30 ulige tilpassede rapporter, der er indbygget i ExpensePoint, komplet med grafer og filtre, fra en godkendelsesrapport til kreditkortbetalingsanalyse.
De er ret imponerende.
ExpensePoint er hovedsageligt bygget til regnskabsafdelingen, og selvom det er blevet justeret siden vores sidste gennemgang for at gøre det venligere for slutbrugere, kan det stadig være en smule skræmmende.
Det har en forbløffende mængde information til dem, der har brug for at spore udgifter, mellem den detaljerede tilpasning og kontrol efter kategori og analyserapporterne, men ExpensePoint koster dog ikke mere end sine grundlæggende funktionskonkurrenter.
Det er menneskelig karaktergenkendelsesproces, der er interessant, hvis det er lidt akavet; når det er udjævnet, og grænsefladen er gjort enklere for de daglige brugere, vil det være en seriøs konkurrent til at konkurrere med Editors 'Choice-værktøjer Certify and Expensify.
Bundlinjen
ExpensePoint er bestemt bygget med revisor i tankerne snarere end brugeren forsøger hurtigt at fange udgiftsoplysninger.
Men for organisationer, der deler denne vægt, tilbyder denne app god rapportering og detaljeret politisk styring
