Epson WorkForce ES-500WR trådløs dokumentscanner — Accounting Edition ($ 499,99) er en let-til-mellemstor arbejds-desktop-dokumentscanner, der er velegnet til brug i mindre kontorer og arbejdsgrupper.
Det er en variation på WorkForce ES-500W, der pakkes i Epsons opgraderede scannings- og dokumentbehandlingsværktøj, ScanSmart og ScanSmart Accounting Edition bogføringsvenlige tilføjelse.
Hvis din virksomhed kræver gentagen manuel indtastning af økonomiske data, vil ES-500WR være et attraktivt alternativ til vores redaktørers valg blandt originalscannere, Brother ADS-2700W.
Undervisning af en gammel hund nye tricks
Den største forskel mellem ES-500WR og ES-500W er i Accounting Edition-softwaren, så der er ikke masser af hardwareopdateringer her.
Ligesom ES-500W måler den 6,6 x 11,6 x 6,9 tommer (HWD) med lukkede bakker og vejer 8,1 pund.
Det er lidt større og 2,5 pund tungere end Brother ADS-2700W, tæt på størrelse og 2,1 pund lettere end Panasonic KV-S1026C-MKII, og lidt mindre i alle dimensioner end Editors Choice HP ScanJet Pro 3000 ($ 479,99 på HP ).
Husk dog, at mens de er lukket og ude af drift, tager ingen af ??disse maskiner meget plads på skrivebordet.
Men med deres automatiske dokumentføder (ADF) og outputbakker åbne og klar til arbejde, fordobles de typisk i højden og tredobles (eller mere) i længden.
ADF'en på ES-500WR har op til 50 originaler, og dens daglige driftscyklus er 4.000 scanninger.
De konkurrerende modeller, der er nævnt her, leveres også med 50 ark ADF'er.
Med hensyn til driftscyklus falder ES-500WR midt i pakken med ADS-2700W og KV-21026C-MKII, der understøtter 1.000 flere daglige scanninger, og ScanJet 3000 håndterer 500 færre.
Du kan oprette forbindelse til ES-500WR direkte via USB 3.0, via dit netværk kablet eller trådløst med Ethernet eller Wi-Fi eller fra din smartphone eller tablet med nærfeltkommunikation (NFC).
NFC er en peer-to-peer-netværksprotokol, der giver dig mulighed for at scanne de ark, der er lagt i inputbakken til din mobile enhed, ved at trykke på den til NFC-hotspotet, der ligger overfor kontrolpanelet på scanneren.
Du kan oprette forbindelse til dine mobile enheder med Wi-Fi Direct eller scanne til flash-hukommelsesdrev og andre lagerenheder via en USB-port på bagsiden af ??kabinettet.
Kontrolpanelet er simpelt med syv knapper: Strøm, Wi-Fi Protected Setup (WPS), Wi-Fi til / fra, Dobbelt fremføringsdetekterings spring, Langsom tilstand, Stop, Start og NFC.
Der er også syv statuslamper: AP-tilstand (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, Fejl, Automatisk fødningstilstand, Klar, Dobbelt fremføringsdetektering springet over og Langsom tilstand.
Bemærk, at der ikke er nogen knapper eller et display til valg af profiler, valg af en- eller tosidet scanning eller til at give scanneren andre instruktioner.
Alt, hvad der håndteres fra ScanSmart, enten manuelt, når siderne er scannet eller automatisk, i henhold til et sæt forudkonfigurerede instruktioner, der er gemt i workflowprofiler, som Epson kalder Actions.
Robust forretningssoftware
ES-500WR leveres med downloadbar adgang til ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (til Windows), Nuance PDF Converter (til Mac) og Presto! BizCard.
I stedet for en egentlig scannergrænseflade og dokumentbehandlings- og -administrationsprogram er ScanSmart mere en skal, der integrerer eksisterende hjælpeprogrammer og programmer, hvilket hjælper dem med at interagere med selve scanneren og hinanden mere flydende.
Epson Scan 2 og Document Capture Pro leveres som en del af ScanSmart.
Med ES-500WR får du tilføjelsen Accounting Edition, også kendt som Receipt Manager.
Ud over ScanSmarts evne til at acceptere tilføjelsesudvidelser og integrere applikationer, ifølge Epson også lærer, hvordan man identificerer tilbagevendende data, såsom leverandørnavne og -logoer, månedlige udgifter osv.
Med andre ord, jo mere du bruger det, jo mere effektivt håndterer kvitteringsadministrator dine økonomiske scanninger.
Den genkender og udtrækker data fra scannede kvitteringer, fakturaer og andre økonomiske dokumenter og gemmer dem derefter i sin egen indbyggede database.
Kvitteringsstyring kan derefter eksportere dataene til QuickBooks Online eller Microsoft Excel-kompatible filer, som du derefter kan importere til et eller de mange andre bogholderiprogrammer, med, det vil sige en eller anden manipulation af datakolonnerne i Kvitteringsstyring eller den eksporterede CSV-fil i Excel eller begge dele.
Min eneste rigtige klage over ScanSmart Accounting Edition er, at den ikke understøtter andre populære bogholderiprogrammer direkte.
Foran pakken
Epson vurderer ES-500WR til 35 ensidige sider pr.
Minut (ppm) og 70 tosidede billeder pr.
Minut (eller ipm, hvor hver side er et billede).
Jeg testede ES-500WR over Ethernet ved 300 dpi med ScanSmart Accounting Edition på vores standard Intel Core i5 testbed-pc, der kører Windows 10 Professional.
Den nye software øgede ikke scannings- og dokumentbehandlingshastigheder over ES-500W, som allerede var en stærk performer.
Se hvordan vi tester scannere
Diskontering af tiden mellem den sidste side rammer outputbakken, og når ScanSmart gemmer dokumentet i et brugbart filformat - det vi kalder "forsinkelsestid" - ES-500WR scannede vores 25-siders ensidige tekstdokument med 40 sider pr.
Minut og vores 25-sidet tosidet dokument på 75,7 ipm, betydeligt hurtigere end Epsons klassificeringer.
TES-500WR scannede, behandlede og gemte de samme testdokumenter i PDF-billede på 37,7 sider pr.
minut og 67,7 billeder pr.
minut, hvilket er en respektabel præstation i sammenligning med dens vurderinger og med sine konkurrenter.
Det er cirka 2,5 ppm hurtigere og 1,5 ppm langsommere end ES-500W, 3 ppm hurtigere og 2,3 ipm langsommere end Brothers ADS-2700W ($ 349,98 hos Amazon), 2,4 ppm og 2,5 ppm hurtigere end HPs ScanJet 3000 og 6,1 ppm og 7,7 ppm ind foran Panasonics KV-S1026C-MKII ($ 522,00 hos Amazon).
Ved scanning til PDF, der kan søges i, et format, der er mere befordrende for applikationer til søgning og hentning af dokumenter, scannede ES-500WR og gemte vores 25-siders tosidede (50 billeder) testdokument på 44 sekunder.
Denne score bundet sin ES-500W søskende og er et sekund eller to hurtigere end Brother og HP modeller.
På 1 minut 6 sekunder bragte Panasonic bagenden op.
Solid forretningsscanning
Hvad nytten er med en lynhurtig scanner, hvis den resulterende redigerbare tekst kræver timevis af fejlkorrektion? Heldigvis er dagens OCR-teknologi meget mere præcis end det.
ES-500WR scannede og konverterede for eksempel vores standard Arial og Times New Roman sider fejlfri ned til 6 point, hvilket er mere end nøjagtigt til de fleste forretningsapplikationer.
Det slår den tidligere ES-500Ws 8 point for begge skrifttyper uden fejl.
På 5 point uden fejl på vores Arial-testside og en uovertruffen fejlfri 4 point på Times New Roman-siden forbliver Brothers formidable ADS-2700W den mest nøjagtige scanner, der er gennemgået her på omkring et år.
I mellemtiden bandt Panasonic KV-S1026-MKII ES-500WR, og HP ScanJet 3000 formåede at scanne ned til 8 point med begge skrifttyper fejlfri.
Jeg scannede også et par stakke kreditkortkvitteringer og fakturaer og brugte derefter en ScanSmart Action-profil til at flytte dataene ind og åbne kvitteringshåndtering.
Den næste fase indebærer eksport af data til enten QuickBooks Online eller til en Excel CSV-fil.
Kvitteringsmanagers integration med QuickBooks er velautomatiseret.
Når du, efter at have åbnet QuickBooks på din pc, klikker på Eksporter til QuickBooks i ScanSmart, åbner det et vindue, der opfordrer dig til at logge på QuickBooks og derefter følger instruktionerne, der fører dig gennem resten af ??processen.
Når du eksporterer til en CSV-fil, skal du blot vælge den handling i ScanSmart og navngive og gemme filen.
Hvad der sker næste, afhænger af, hvad du vil gøre med dataene.
For at forberede det til import til et regnskabsprogram kræves sandsynligvis i det mindste en eller anden manipulation i Excel.
Hvis du har en grundlæggende viden om Excel, er det enkelt at forberede CSV-filer til import til et andet program.
Afhængigt af hvilket program du vil importere dataene til, kan processen beskrives i denne softwares dokumentation.
Hvis ikke, er der reams af dokumenter, der dækker CSV-postmærkning og -manipulation på Microsofts websted og andre steder.
Mens det til tider kan være kompliceret arbejde, er det ikke rigtig kompliceret.
Men det ville være meget lettere, hvis ScanSmart Accounting Edition understøttede et par mere populære bogføringsapplikationer.
Tidsbesparende software
Når du driver en hjemme- eller mindre kontorbaseret virksomhed, er måske en af ??de mere kedelige tilbagevendende opgaver at indtaste data fra papirkvitteringer, fakturaer og andre økonomiske dokumenter i et bogholderiprogram.
Med sin understøttelse til scanning af økonomiske dokumenter, opsamling af relevante data og derefter forberedelse til og eksport af dem til QuickBooks Online eller Excel-regneark tager Epson ES-500WR en anstændig indsats for at automatisere denne proces.
QuickBooks-integrationen er veludviklet og skal spare dig eller din organisation tid ved at automatisere meget af den økonomiske dataindtastningsproces.
Med Excel-integrationen kan du på den anden side muligvis massere dataene til CSV-poster, der er kompatible med din regnskabsapplikation.
Mens en bredere integration med andre bogholderiprogrammer giver en større værdi for organisationer, der ikke bruger QuickBooks, er processen med at forberede CSV-poster til import i Excel grundlæggende.
Selvom det koster $ 100 mere end Editors Choice Brother ADS-2700W, er ES-500WR den højere pris værd, hvis evnen til at scanne og eksportere økonomiske data sparer værdifuld tid for din virksomhed.
Epson WorkForce ES-500WR trådløs dokumentscanner — Accounting Edition
Bundlinjen
Epson WorkForce ES-500WR leverer hurtige og nøjagtige scanninger parret med en robust softwarepakke, der appellerer til dataknusende kontorer.
