efileCabinet Online (som starter ved $ 15 pr.
bruger pr.
måned) er et komplet DM-system (Business Document Management), der har integreret en ny webbaseret brugergrænseflade (UI), der er mere intuitiv med stærkere fil digitalisering og lagringsfunktionalitet.
eFileCabinet Online udmærker sig ved at tilbyde versionskontrol, fildeling og dokumentopbevaring og overholdelsesfunktioner.
Dets funktionssæt er tilpasset behovene hos små og mellemstore virksomheder (SMB'er).
Hvis disse avancerede funktioner virker overvældende, eller hvis samarbejde er højere på din ønskeliste, tilbyder vores redaktørers valg af Zoho Docs Standard bedre samarbejdsfunktioner.
eFileCabinet Online-pakker
eFileCabinet Online tilbyder brugerne en bred vifte af valg til deres DM-behov.
Men der er ingen gratis prøveversion tilgængelig, og prisstrukturen er ændret, siden vi sidst gennemgik den.
eFileCabinet Online begynder med $ 15 pr.
bruger pr.
måned (faktureres årligt) med 25 gigabyte (GB) lagerplads, men kun til fildeling og uden nogen DM-funktionalitet.
Advantage-niveauet på $ 30 pr.
Bruger pr.
Måned er et mere robust udgangspunkt, da det giver 1 terabyte (TB) lagerplads, adgang til eFileCabinet DM-systemet, sikker fildeling og adgang til nyttige skabeloner.
Advantage-niveauet inkluderer også Microsoft Office-integration, retention (governance), complianceværktøjer og tofaktorautentificering (2FA).
Den eneste ulempe ved dette niveau er dets minimumskrav til tre brugere.
Denne plan inkluderer også integration med eSignature og Intuit QuickBooks (gratis hos QuickBooks selvstændige).
Et mere komplet tilbud er dets Business-niveau, der koster $ 55 per bruger per måned uden et minimumskrav til brugeren.
Det inkluderer alle funktionerne i Advantage-niveauet, men tilføjer en automatisering af forretningsprocesser, dataspecifik fil-routing, automatisk filnavngivning / -lagring og OCR-optagelse (Zoned Optical Character Recognition) til blandingen.
Et Enterprise-niveau er også tilgængeligt, men priserne på det vil variere afhængigt af licensering og funktioner.
Kom godt i gang med eFileCabinet Online
For at tilmelde dig eFileCabinet Online skal du først oprette en demo med salgsteamet ved at udfylde en online formular eller ringe til et gratis nummer.
En virksomhedsrepræsentant vil derefter tilbyde dig en demonstration på 15 minutter, hjælpe dig med at bestemme, hvilken plan der fungerer bedst for dig, og hjælpe dig med at få dig klar.
Siden vores sidste anmeldelse er eFileCabinet Online blevet redesignet og genopbygget på HTML5-platformen, så det kræver ikke længere Microsoft Silverlight.
Dette betyder, at det nu kan bruges i enhver browser og også er Mac-kompatibelt.
Den nye eFileCabinet Online UI er meget renere end den gamle med forenklede menuer og indbyggede hjælpefunktioner.
Langs toppen af ??instrumentbrættet findes rullemenuer til Ny, Del, Rediger, Kom godt i gang og "Brug for hjælp?" knapper.
Filer er organiseret som deres papirmodeller, det vil sige i skabe, skuffer og mapper.
Under menuen Ny kan du oprette skuffer, mapper og skabe.
Menuen Del indeholder muligheder for deling via e-mail, SecureDrawer og mere.
Kom godt i gang og "Brug for hjælp?" knapperne åbner et skydevindue med to faner: Hjælp og lær det grundlæggende, hvoraf sidstnævnte tilbyder en rundvisning i softwaren og guider til enkle opgaver.
En hamburger-menu på venstre side af instrumentbrættet giver dig adgang til administrative indstillinger, e-signaturindstillinger, mulighed for at skifte til softwarens klassiske visning og mere.
Nye funktioner inkluderer integration med Citrix ShareFile.
Hvis du bruger Citrix ShareFile til at samarbejde om dokumenter, kan du kortlægge Citrix ShareFile-mapper inde i eFileCabinet Online.
Du kan også søge i dokumenttekst, så længe den er læsbar; efileCabinet Online vil automatisk OCR PDF- og billedfiler.
eFileCabinet tilbyder sin gratis SideKick desktop applikation.
Det er repræsenteret af et flydende, cirkulært ikon, som du kan trække og slippe hvor som helst på skærmen.
Klik på den for at udvide, og du kan få adgang til din konto, administrere dokumenter, uploade nye dokumenter, søge og mere.
SideKick desktop-appen synkroniseres med din konto i realtid og er en praktisk måde at få adgang til dine filer uden at logge ind på en browser.
Dokumentdeling og samarbejde
Med eFileCabinet Online kan du dele filer med interne og eksterne brugere og spore ubegrænsede dokumentversioner.
Ind- og udtjekningsfunktioner giver dig mulighed for at holde styr på filer og flere redigeringer til det samme dokument på samme tid.
En sej funktion er, at når du deler en fil, kan du beskytte den med adgangskode og endda inkludere en udløbsdato, hvis du har at gøre med følsomt indhold.
Brugere kan føje metadata til hver fil for at forbedre søgningen og give et hurtigt overblik.
Alle filer kan forhåndsvises inline, så du ikke behøver at vente på, at hver downloades.
Hvis du har en konto hos DocuSign eller Citrix RightSignature, kan hver enkelt integreres i dit eFileCabinet Online-dashboard, så du kan fange e-signaturer.
Du kan sende dokumenter til alle, der skal underskrives, og kun afsenderen har brug for en konto, ligesom du kan gøre i Adobe Document Cloud Standard (12,99 pr.
Måned hos Adobe).
eFileCabinet Online tilbyder også fuld integration med Salesforce.
Fra Salesforce kan du få adgang til filer og flytte filer til eFileCabinet Online.
Der er også nyttige organisationsværktøjer.
Som administrator kan du oprette og anvende skabeloner til dine skabe.
Hvis du f.eks.
Vil oprette et kabinet til flere afdelinger, alle med de samme mapper indeni, kan du indstille det en gang og anvende skabelonen på hver.
For at oprette en skabelon skal du dog først oprette et bibliotek.
Jeg vil gerne have det, hvis der allerede var et eksempel på et bibliotek på min konto.
For at oprette et bibliotek skal du bruge rullemenuen Ny menu, som på admin-siden indeholder bibliotek, underbibliotek og skabelon.
Der er en gennemgang på denne side kaldet "Hvordan tilføjer jeg en skabelon", men da jeg klikkede på den, dukkede en meddelelse op, der sagde, at den ikke var tilgængelig.
Efter to forsøg dukkede en besked op med instruktioner.
På samme måde kan du oprette arbejdsgange bestående af automatiserede handlinger udløst af visse begivenheder.
Dette er dog kun tilgængeligt, når du bruger klassisk visning.
Andre avancerede funktioner inkluderer dokumentopbevaring, revision og destruktionsplaner.
eFileCabinet Online har apps til Android og iOS.
Ved hjælp af apps kan du få vist, administrere og dele dine filer.
Du kan også bruge dit kamera til at fange og gemme dokumenter, når du er på farten.
Søgbar onlinehjælp er tilgængelig direkte fra softwarens brugergrænseflade, og den inkluderer artikler, videoer og brugervejledninger, der kan downloades.
Der er også værktøjstip til rådighed for visse funktioner.
Du kan også kontakte eFileCabinet Online direkte via live chat, e-mail og telefon.
Den vigtigste hjælpeside viser den gennemsnitlige ventetid for telefon og chat, hvilket er et godt strejf.
Live support via chat eller telefon er tilgængelig på hverdage fra 8 til 17 (bjergtid).
Alle DM-funktioner ét sted
eFileCabinet Online har muligvis ikke det mest spændende navn, men det tilbyder en overflod af funktioner, der hjælper din virksomhed med at forblive organiseret og kompatibel.
Uanset om du har brug for at spore dokumenter eller styre projekter, kan eFileCabinet Online hjælpe.
Dens redesignede brugergrænseflade gør det hele endnu nemmere, og nye integrationer tilbyder flere muligheder for deling og e-signatur.
Men for et lignende sæt samarbejdsfunktioner plus muligheden for at redigere dokumenter online og på mobile enheder er vores redaktørers valgvalg Zoho Docs Standard en god løsning.
Bundlinjen
eFileCabinet Online er en omfattende filhåndteringsløsning med solide overholdelses- og opbevaringsfunktioner.
Den opdaterede brugergrænseflade gør det nemt at finde, uanset hvilken enhed eller platform du får adgang til.
