Dokmee fra Office Gemini har bestemt ikke brandgenkendelsen af ??Microsoft SharePoint Online eller Adobe Document Cloud Standard.
At bedømme et produkt udelukkende efter dets brandnavn er dog sjældent en ideel ting at gøre.
Dokmee, der primært er målrettet mod små til mellemstore virksomheder (SMB'er), ser ud til at tilbyde nøglefunktioner til dokumenthåndtering uden at blive så kompliceret, at brugerne ikke kan drage fordel af værktøjet.
Selvom det er fyldt med attraktive funktioner, slår det ikke vores to Editors 'Choice-vindere, Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online, ud i kategorien dokumenthåndtering.
Installer optioner og priser
Flere muligheder er tilgængelige med hensyn til, hvor Dokmee kan installeres og bruges, selvom der skal overvejes væsentligt med hensyn til, hvordan dette påvirker tilgængelighed og prisfastsættelse af funktioner.
Indgangsløsningen, Dokmee Desktop, er beregnet til en enkelt bruger og giver grundlæggende funktionalitet såsom filindeksering, notering, sporing af metadata gennem nøglefelter og nogle scanningsfunktioner.
Dokmee Desktop kan købes for en flad $ 249 fra virksomheden.
For virksomheder, der ønsker at minimere installationsprocessen, tilbyder Dokmee Cloud priser baseret på lagringskrav (fra $ 29 pr.
Måned eller $ 313 pr.
År for 10 gigabyte (GB), helt op til $ 99 pr.
Måned eller $ 1.069 pr.
År for 100 GB) .
Dokmee Cloud-licensen understøtter en enkelt bruger, med yderligere pladser, der giver dig $ 15 pr.
Måned eller $ 162 pr.
År.
Dette kan begynde at skynde sig, hvis du ikke er forsigtig, da 10 GB-tjenesten ($ 313 pr.
År) og yderligere fire brugere ($ 162 pr.
År gange 4) sætter dig tilbage til $ 961 årligt.
Dette prisniveau er svært at sluge i betragtning af Microsofts startniveau SharePoint Online ($ 5,00 pr.
Bruger pr.
Måned hos Microsoft365 for Business) plan for de samme fem brugere koster $ 300 pr.
År ($ 5 pr.
Bruger pr.
Måned), mens den tilbyder 1 terabyte (TB) lagerplads pr.
Bruger.
Dokmee's lokale muligheder, Dokmee Professional og Enterprise, er mere traditionelle, serverbaserede applikationer, der lader flere brugere administrere og spore dokumenter.
Den største fordel ved at vælge en af ??de lokale Dokmee-løsninger er, at du får mulighed for at bruge flere arkivskabe.
Denne evne giver et ekstra styringslag til ting såsom sikkerhed, opbevaring og søgefunktioner.
Denne ekstra fleksibilitet kommer med de ekstra omkostninger ved at skulle udføre installations- og serveradministrationsopgaver, herunder forudsætninger såsom Microsoft SQL Server og Internet Information Services.
Dokmee Professional-udgaven tilbyder et lignende sæt til Dokmee Cloud, der tilføjer SDK-adgang (Software Development Kit) og muligheden for at importere og eksportere dokumenter med metadata (i XML-format), men mister versionskontrol, når du redigerer dokumenter.
Dokmee Enterprise tilføjer muligheden for at administrere sikkerhed på fil- og mappeniveau ud over filskabe, automatiske sikkerhedskopier, integration med Microsoft Active Directory (AD) og automatisk OCR (Optical Character Recognition) til scannede dokumenter.
Dokmee Professional og Enterprise tilbyder også funktioner såsom en skrivebeskyttet portal og automatisk filimport ved hjælp af Dokmee Sync, selvom disse funktioner er yderligere moduler, der skal købes separat.
Selv funktioner, vi anser for at være kernedokumenthåndteringsfunktionalitet, såsom workflow og filopbevaring, kommer til en ekstra omkostning.
De fleste Dokmee-moduler koster $ 1.500 for at låse op, selvom arbejdsgangen er lidt stejlere til $ 3.700.
Priser for Dokmee Professional kører i nærheden af ??$ 1.500 pr.
Server, mens Dokmee Enterprise sætter dig tættere på $ 4.500.
I begge tilfælde skal du også købe brugerlicenser, der koster $ 800 pr.
Samtidig bruger og falder, når din brugerbase øges.
Det er vigtigt at bemærke, at dette er engangsomkostninger, hvilket betyder, at du ikke behøver at betale et månedligt eller årligt gebyr for brug.
Vedligeholdelse og support (dvs.
telefon, e-mail og adgang til softwareopdateringer) efter det første år vil dog koste dig yderligere 20 procent af dit oprindelige licenskøb på årsbasis.
Dokmee tilbyder også en privat cloud-løsning, der starter ved $ 250 pr.
Måned, som placerer Dokmee Professional eller Enterprise i en skybaseret serverinstans dedikeret til din virksomheds brug, mens du udnytter Dokmee til styring af applikationen og serveren.
Kom godt i gang med Dokmee
Installation af Dokmee Enterprise indebærer etablering af forudsætninger såsom installation af Microsoft SQL Server (den gratis Express Edition er tilstrækkelig) og rollen Internet Information Services.
Disse forudsætninger er tydeligt beskrevet i Dokmee installationsvejledning.
Når forudsætningerne er opfyldt, og Dokmee-installationsprogrammet er kørt, kan Dokmee-serverappen initialiseres.
Med Dokmee-serverappen kan du indtaste dine licensoplysninger, konfigurere appindstillinger såsom SQL Server- eller AD-legitimationsoplysninger og administrere placeringen af ??arkivet.
Dokmee-opgaver, såsom oprettelse af filskabe, redigering af indeksfelter og styring af sikkerhed, udføres også inden for Dokmee-serverappen.
Et dokumenthåndteringsværktøj, der ikke går ud over en grundlæggende fil- og mappestruktur, er ikke værd at bruge din tid på, og Dokmee tilbyder nogle få funktioner, der gør dit liv lettere.
Dokmee kan konfigureres til at se eksisterende mapper til nye dokumenter, som derefter automatisk kan importeres til et Dokmee-arkiv til styring.
For at denne automatiske upload kan fungere, skal der oprettes et 1-til-1-forhold mellem en filmappe og Dokmee-mappen, og en tidsplan skal konfigureres.
Desværre handler det om omfanget af funktionaliteten, da du ikke har kontrol over, hvilke filtyper der suges ind gennem funktionen, selvom du har mulighed for at aktivere OCR for importerede filer.
Filopbevaring er en kritisk funktion for virksomheder, der beskæftiger sig med lovmæssig eller juridisk overholdelse, såsom Sarbanes-Oxley Act, og Dokmee understøtter denne mulighed gennem en, hvis dens add-on-moduler.
Filopbevaring kan konfigureres pr.
Arkivskab, og du har mulighed for at definere opbevaringsperioden samt fra hvilket indeksfelt opbevaringsperioden beregnes.
Bortskaffelsesmuligheder er også konfigurerbare, hvilket betyder, at du kan vælge, hvordan udløbne filer håndteres, om de flyttes eller eksporteres, og om de sendes til en udløbet filkø eller endda permanent slettet.
Meddelelsesmuligheder er også konfigurerbare, hvilket giver administratorer mulighed for at modtage avanceret underretning om, at visse filer udløber.
Workflows er et kritisk værktøj til dokumentstyringssystemer, da de kan hjælpe med at håndhæve og strømline de processer, der får din virksomhed til at køre.
At have et system, der kan træffe beslutninger baseret på dokumentmetadata i stedet for at kræve, at en bruger udfører disse handlinger, gør din virksomhed mere effektiv, minimerer menneskelige fejl og giver dig mulighed for at udføre disse processer, når brugerne ikke er tilgængelige.
Som en selvfølge vil der være behov for en samling for at opbygge en arbejdsgang, der imødekommer din virksomheds behov (med store flertrinsprocesser, der kræver mere kompleks konfiguration).
Enkle arbejdsgange involverer et par hvis / derefter udsagn efterfulgt af en handling, der skal udføres, såsom at flytte dokumentet et andet sted, sende en e-mail, udføre en opdatering til et indeksfelt eller stoppe arbejdsgange i dokumentet.
En levedygtig lokal mulighed for SMB'er
Det er svært at anbefale Dokmee over Microsoft SharePoint Online eller Ascensio System OnlyOffice, da det ikke kan sammenlignes med hverken pris eller funktioner.
Hvor Dokmee sandsynligvis kan imødekomme dine behov, er i en lokal situation for en SMB, der tøver med at gå med en skybaseret løsning.
Dokmee Professional og Enterprise kræver en vis hands-on fra en administrator til den første installation og konfiguration, men som platform er Dokmee enkel nok til, at slutbrugere kan styre de daglige opgaver.
Fordele
Lokal installation tilbyder ekstra kontrol.
Cloud-tilbud tilbyder nem opsætning.
Filskabe giver dig mulighed for at adskille filer til både opbevarings- og tilladelsesformål.
Bundlinjen
Dokmee tilbyder de fleste af de funktioner, du forventer af et dokumenthåndteringssystem, men kæmper for at sammenligne positivt med løsninger som Microsoft SharePoint Online, der tilbyder yderligere innovative funktioner eller Ascensio System OnlyOffice med sin aggressive prisstruktur.
Dokmee fra Office Gemini har bestemt ikke brandgenkendelsen af ??Microsoft SharePoint Online eller Adobe Document Cloud Standard.
At bedømme et produkt udelukkende efter dets brandnavn er dog sjældent en ideel ting at gøre.
Dokmee, der primært er målrettet mod små til mellemstore virksomheder (SMB'er), ser ud til at tilbyde nøglefunktioner til dokumenthåndtering uden at blive så kompliceret, at brugerne ikke kan drage fordel af værktøjet.
Selvom det er fyldt med attraktive funktioner, slår det ikke vores to Editors 'Choice-vindere, Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online, ud i kategorien dokumenthåndtering.
Installer optioner og priser
Flere muligheder er tilgængelige med hensyn til, hvor Dokmee kan installeres og bruges, selvom der skal overvejes væsentligt med hensyn til, hvordan dette påvirker tilgængelighed og prisfastsættelse af funktioner.
Indgangsløsningen, Dokmee Desktop, er beregnet til en enkelt bruger og giver grundlæggende funktionalitet såsom filindeksering, notering, sporing af metadata gennem nøglefelter og nogle scanningsfunktioner.
Dokmee Desktop kan købes for en flad $ 249 fra virksomheden.
For virksomheder, der ønsker at minimere installationsprocessen, tilbyder Dokmee Cloud priser baseret på lagringskrav (fra $ 29 pr.
Måned eller $ 313 pr.
År for 10 gigabyte (GB), helt op til $ 99 pr.
Måned eller $ 1.069 pr.
År for 100 GB) .
Dokmee Cloud-licensen understøtter en enkelt bruger, med yderligere pladser, der giver dig $ 15 pr.
Måned eller $ 162 pr.
År.
Dette kan begynde at skynde sig, hvis du ikke er forsigtig, da 10 GB-tjenesten ($ 313 pr.
År) og yderligere fire brugere ($ 162 pr.
År gange 4) sætter dig tilbage til $ 961 årligt.
Dette prisniveau er svært at sluge i betragtning af Microsofts startniveau SharePoint Online ($ 5,00 pr.
Bruger pr.
Måned hos Microsoft365 for Business) plan for de samme fem brugere koster $ 300 pr.
År ($ 5 pr.
Bruger pr.
Måned), mens den tilbyder 1 terabyte (TB) lagerplads pr.
Bruger.
Dokmee's lokale muligheder, Dokmee Professional og Enterprise, er mere traditionelle, serverbaserede applikationer, der lader flere brugere administrere og spore dokumenter.
Den største fordel ved at vælge en af ??de lokale Dokmee-løsninger er, at du får mulighed for at bruge flere arkivskabe.
Denne evne giver et ekstra styringslag til ting såsom sikkerhed, opbevaring og søgefunktioner.
Denne ekstra fleksibilitet kommer med de ekstra omkostninger ved at skulle udføre installations- og serveradministrationsopgaver, herunder forudsætninger såsom Microsoft SQL Server og Internet Information Services.
Dokmee Professional-udgaven tilbyder et lignende sæt til Dokmee Cloud, der tilføjer SDK-adgang (Software Development Kit) og muligheden for at importere og eksportere dokumenter med metadata (i XML-format), men mister versionskontrol, når du redigerer dokumenter.
Dokmee Enterprise tilføjer muligheden for at administrere sikkerhed på fil- og mappeniveau ud over filskabe, automatiske sikkerhedskopier, integration med Microsoft Active Directory (AD) og automatisk OCR (Optical Character Recognition) til scannede dokumenter.
Dokmee Professional og Enterprise tilbyder også funktioner såsom en skrivebeskyttet portal og automatisk filimport ved hjælp af Dokmee Sync, selvom disse funktioner er yderligere moduler, der skal købes separat.
Selv funktioner, vi anser for at være kernedokumenthåndteringsfunktionalitet, såsom workflow og filopbevaring, kommer til en ekstra omkostning.
De fleste Dokmee-moduler koster $ 1.500 for at låse op, selvom arbejdsgangen er lidt stejlere til $ 3.700.
Priser for Dokmee Professional kører i nærheden af ??$ 1.500 pr.
Server, mens Dokmee Enterprise sætter dig tættere på $ 4.500.
I begge tilfælde skal du også købe brugerlicenser, der koster $ 800 pr.
Samtidig bruger og falder, når din brugerbase øges.
Det er vigtigt at bemærke, at dette er engangsomkostninger, hvilket betyder, at du ikke behøver at betale et månedligt eller årligt gebyr for brug.
Vedligeholdelse og support (dvs.
telefon, e-mail og adgang til softwareopdateringer) efter det første år vil dog koste dig yderligere 20 procent af dit oprindelige licenskøb på årsbasis.
Dokmee tilbyder også en privat cloud-løsning, der starter ved $ 250 pr.
Måned, som placerer Dokmee Professional eller Enterprise i en skybaseret serverinstans dedikeret til din virksomheds brug, mens du udnytter Dokmee til styring af applikationen og serveren.
Kom godt i gang med Dokmee
Installation af Dokmee Enterprise indebærer etablering af forudsætninger såsom installation af Microsoft SQL Server (den gratis Express Edition er tilstrækkelig) og rollen Internet Information Services.
Disse forudsætninger er tydeligt beskrevet i Dokmee installationsvejledning.
Når forudsætningerne er opfyldt, og Dokmee-installationsprogrammet er kørt, kan Dokmee-serverappen initialiseres.
Med Dokmee-serverappen kan du indtaste dine licensoplysninger, konfigurere appindstillinger såsom SQL Server- eller AD-legitimationsoplysninger og administrere placeringen af ??arkivet.
Dokmee-opgaver, såsom oprettelse af filskabe, redigering af indeksfelter og styring af sikkerhed, udføres også inden for Dokmee-serverappen.
Et dokumenthåndteringsværktøj, der ikke går ud over en grundlæggende fil- og mappestruktur, er ikke værd at bruge din tid på, og Dokmee tilbyder nogle få funktioner, der gør dit liv lettere.
Dokmee kan konfigureres til at se eksisterende mapper til nye dokumenter, som derefter automatisk kan importeres til et Dokmee-arkiv til styring.
For at denne automatiske upload kan fungere, skal der oprettes et 1-til-1-forhold mellem en filmappe og Dokmee-mappen, og en tidsplan skal konfigureres.
Desværre handler det om omfanget af funktionaliteten, da du ikke har kontrol over, hvilke filtyper der suges ind gennem funktionen, selvom du har mulighed for at aktivere OCR for importerede filer.
Filopbevaring er en kritisk funktion for virksomheder, der beskæftiger sig med lovmæssig eller juridisk overholdelse, såsom Sarbanes-Oxley Act, og Dokmee understøtter denne mulighed gennem en, hvis dens add-on-moduler.
Filopbevaring kan konfigureres pr.
Arkivskab, og du har mulighed for at definere opbevaringsperioden samt fra hvilket indeksfelt opbevaringsperioden beregnes.
Bortskaffelsesmuligheder er også konfigurerbare, hvilket betyder, at du kan vælge, hvordan udløbne filer håndteres, om de flyttes eller eksporteres, og om de sendes til en udløbet filkø eller endda permanent slettet.
Meddelelsesmuligheder er også konfigurerbare, hvilket giver administratorer mulighed for at modtage avanceret underretning om, at visse filer udløber.
Workflows er et kritisk værktøj til dokumentstyringssystemer, da de kan hjælpe med at håndhæve og strømline de processer, der får din virksomhed til at køre.
At have et system, der kan træffe beslutninger baseret på dokumentmetadata i stedet for at kræve, at en bruger udfører disse handlinger, gør din virksomhed mere effektiv, minimerer menneskelige fejl og giver dig mulighed for at udføre disse processer, når brugerne ikke er tilgængelige.
Som en selvfølge vil der være behov for en samling for at opbygge en arbejdsgang, der imødekommer din virksomheds behov (med store flertrinsprocesser, der kræver mere kompleks konfiguration).
Enkle arbejdsgange involverer et par hvis / derefter udsagn efterfulgt af en handling, der skal udføres, såsom at flytte dokumentet et andet sted, sende en e-mail, udføre en opdatering til et indeksfelt eller stoppe arbejdsgange i dokumentet.
En levedygtig lokal mulighed for SMB'er
Det er svært at anbefale Dokmee over Microsoft SharePoint Online eller Ascensio System OnlyOffice, da det ikke kan sammenlignes med hverken pris eller funktioner.
Hvor Dokmee sandsynligvis kan imødekomme dine behov, er i en lokal situation for en SMB, der tøver med at gå med en skybaseret løsning.
Dokmee Professional og Enterprise kræver en vis hands-on fra en administrator til den første installation og konfiguration, men som platform er Dokmee enkel nok til, at slutbrugere kan styre de daglige opgaver.
Fordele
Lokal installation tilbyder ekstra kontrol.
Cloud-tilbud tilbyder nem opsætning.
Filskabe giver dig mulighed for at adskille filer til både opbevarings- og tilladelsesformål.
Bundlinjen
Dokmee tilbyder de fleste af de funktioner, du forventer af et dokumenthåndteringssystem, men kæmper for at sammenligne positivt med løsninger som Microsoft SharePoint Online, der tilbyder yderligere innovative funktioner eller Ascensio System OnlyOffice med sin aggressive prisstruktur.
