Hvad er virksomhedsregnskab og økonomi?
De fleste mindre erhvervsdrivende vil være fortrolige med regnskabssoftware rettet mod dette segment, hvoraf den mest populære muligvis kan være Intuit QuickBooks.
Selvom dette er fantastisk software, kan det have problemer, når de stilles over for krav, der typisk håndteres af større organisationer, herunder en stor brugerbase, øgede sikkerhedskrav, afstemning på tværs af flere geografiske områder og især integration med andre virksomhedsorienterede driftspakker, såsom aktivstyring eller sporing af store beholdninger.
Med henblik på denne sammenfatning i stedet for at henvise disse anmeldelser til kun mellemstore virksomheder, bruger vi i stedet den stadig mere populære segmentbeskrivelse "SMV-software" - lille til mellemstor virksomhed regnskab.
Og metricen, vi bruger til at bestemme, om et bestemt regnskabssystem falder ind under denne kategori, er dets evne til at håndtere komplekse forretningsfunktioner.
Mere end bare bogføring
Årsagen til at bruge denne særlige tilgang er enkel: I løbet af det sidste årti har forretningen ændret sig dramatisk.
Med internettet, der fremmer globalt salg, varebeholdninger flere steder og lande og en forvirrende blanding af valutaer og skatter, kan selv en virksomhed med kun få medarbejdere kræve den slags finansielle systems kompleksitet, når den kun er forbeholdt multinationale dollars multinationale virksomheder.
Disse multinationale selskaber kunne have råd til at bruge hundreder af tusinder af dollars på it-erhvervelse, implementering og support af IT-og finansielle systemer løbende, men de fleste SMV'er kan ikke.
Målet med SMV-software er at præsentere en god del af denne kapacitet til en pris og brugervenlighed, som en beskeden virksomhed har råd til.
I denne gennemgangstest tester vi 10 SMV-regnskabssystemer, der for det meste findes i skyen, enten som administrerede tjenester eller hostede systemer.
Mange af de finansielle systemer, vi har gennemgået, er faktisk dele af større suiter, herunder yderligere moduler, der dækker en bred vifte af funktionaliteter såsom CRM (Customer Relationship Management), Business Intelligence (BI), projektledelse, datamining, finansiel rapportering, kompleks budgettering og prognoser og et vilkårligt antal andre områder.
Af den grund var vi nødt til at begrænse, hvad vi så på, og for nu holdt vi os til hovedbogsregnskab.
Se efter os til at undersøge nogle af disse andre moduler mere detaljeret i en kommende sammenfatning, der dækker SMP enterprise resource planning (ERP) apps.
SMV-tilpasning
På grund af deres modulære tilgang til softwarelevering giver SMV-regnskabssystemer, vi ser her, for det meste kunderne mulighed for at opbygge deres egne finansielle systemer baseret på, hvad deres operationer kræver.
Mens vi undersøger baseline-kapacitetsbaseline, tilbyder disse systemer ofte også vertikale markedsversioner, der er skræddersyet til specifikke typer virksomheder, f.eks.
Nonprofit-enheder, fremstillingsvirksomheder, distributionsvirksomheder eller ejendomsadministration.
Generelt er dette tilføjelsesmoduler, der installeres over baseline-regnskabssoftwaren.
F.eks.
Har produktions-, lager- og distributionsvirksomheder alle meget forskellige lagerbehov, og dette bliver endnu mere komplekst, når virksomheden huser beholdning af forskellige slags på flere placeringer eller lande.
Et af de områder, vi undersøgte, men ikke testede, var en leverandørs evne til at imødekomme disse forskellige lagerkompleksiteter, herunder forarbejdning af styklister (BOM), kitting (lagerføring af underkomponenter af et færdigt produkt) og styring af forsyningskæden.
Andre karakteristika ved højere regnskabssystemer inkluderer evnen til at håndtere flere virksomheder og divisioner, ofte med transaktioner mellem virksomheder eller mellemdivisioner; multikurrencyfunktion, forbedret sikkerhed og funktioner såsom selvbetjeningslønning, hvor medarbejderen direkte kan få adgang til hans eller hendes oplysninger og foretage begrænsede ændringer såsom at øge eller mindske antallet af pårørende.
Cloud-Scale Accounting
Et andet vigtigt kendetegn ved SMV-software er skalerbarhed.
Dette er mere et problem med interne systemer, end det er med skybaseret regnskab, fordi skalerbarhed hovedsageligt er begrænset af den infrastruktur, som systemet kører på.
I dit datacenter kan denne infrastrukturgrænse nås hurtigt og derved begrænse din skala.
I skyen har du så meget infrastruktur, som du har lyst til at betale for til enhver tid.
Med hensyn til SMV-regnskab kan skalerbarhed ses som evnen til at tilføje samtidige brugere.
Efterhånden som virksomheden vokser, og når det finansielle system vokser ud over bogføring til andre områder af økonomisk og ledelsesmæssig nytte, er behovet for at udvide sine brugerbaser hurtigt og let kritisk vigtigt.
Men fordi disse er avancerede systemer, især når du kommer ind i interne finansielle og ERP-systemer, kan opskalering til flere brugere betyde væsentligt øgede licensomkostninger, højere vedligeholdelsesgebyrer og behovet for avanceret hardware (hvis du kører systemet internt snarere end som en administreret skytjeneste).
En anden begrænsende faktor i skalerbarhed for SMV-regnskaber er den underliggende database.
De fleste regnskabsapps på indgangsniveau bruger en proprietær database eller et tredjepartsudbud med et billigt licensgebyr.
Hver af modellerne kan dog begrænse antallet af brugere.
På den anden side bruger ægte virksomhedsfinansielle systemer sandsynligvis dyre databaser, såsom IBM DB2, Oracle eller SAP, hvoraf enhver dramatisk kan øge licens-, implementerings- og vedligeholdelsesomkostningerne.
Mellem disse to ekstremer finder du apps, der bruger Microsoft SQL Server (selvom denne hurtigt nærmer sig avanceret databaseområde med hensyn til både kompleksitet og licens kompleksitet), MySQL eller PostgreSQL.
Selvom regnskabspersonalet sandsynligvis ikke behøver at vide, hvad den underliggende database i deres regnskabsapp er, er det bestemt noget, din it-afdeling har brug for at vide og indregne i deres planlægning over lang rækkevidde - og det er uanset om det samlede system er placeret på -sted eller i skyen.
Heldigvis behøver din it-afdeling ikke arbejde alene, når det gælder implementering af disse SMV-regnskabssystemer.
Det skyldes, at SMV-regnskabssystemer for det meste ikke tilbydes til kundeinstallation, men snarere kun gennem værditilvækstforhandlere (VAR'er), hvoraf de fleste gør installationen en del af pakken.
Ingen af ??de apps, vi testede, er ikke-hyldeprodukter i detailleddet, uanset om de til sidst er placeret på stedet eller i skyen.
Selvom disse tjenester kan øge omkostningerne, kan de også være meget værdifulde.
Afhængig af kompleksiteten i din virksomhed kan installation, valg af funktioner, ombordstigning og endda løbende support alle spare betydelig tid både på implementeringsstadiet og hvis noget nogensinde går galt.
God planlægning og koordinering mellem dit personale, forhandleren og din revisor er vanskelige must-haves, men kan betale store udbytter ned ad linjen.
Evaluering af SMV-regnskab
I vores anmeldelser testede vi ved hjælp af en fuldt funktionel testkonto leveret af leverandørerne, undtagen når en skybaseret eller hostet konto ikke var tilgængelig.
I disse få tilfælde installerede vi den interne version ved hjælp af sælgeren eller en udpeget forhandler.
Mange af de regnskabsapps, vi testede, inkluderer mobiladgang.
Med disse apps testede vi tilgængelige fjernbetjeninger ved hjælp af en iPad Air, en Lenovo Android-tablet og en Microsoft Surface 3 ud over en stationær pc (som var vores primære testplatform).
Når du selv tester disse systemer, skal du huske, at selvom SMV-regnskabssystemer er ekstremt effektive apps, skal den, du vælger, passe så tæt som muligt på den måde, din virksomhed kører på.
Det betyder, at du er nødt til at lægge noget rigtigt arbejde for at forstå arbejdsgange i din virksomhed - ikke kun forskellige regnskabsmetoder, men også hvordan din beholdning virkelig styres, for eksempel, eller hvordan fakturering sker for forskellige slags kunder.
Mød med vigtige ejere af forretningsprocesser og gå gennem alle de store arbejdsgange i din virksomhed, før du beslutter dig for en SMV-regnskabsplatform.
Du skal være opmærksom på, hvor data genereres, hvad de bruges til, og hvordan de kan interagere med andre apps ud over regnskabssystemet.
Jo bedre du forstår disse nuancer, og jo tættere du kan matche appens evner til det, du har brug for, jo mere vellykket bliver din implementering.
Har du spørgsmål om virksomhedsregnskab eller mindre virksomhedsregnskab? Abonner på Daxdi Small Business-opdatering nyhedsbrev og tilmeld dig [email protected] erhvervsliv på LinkedIn, hvor du kan oprette forbindelse direkte til leverandører, andre professionelle som dig selv og PCMags redaktører.
