Professionelle som advokater og konsulenter regner hver time, men de er ikke alene.
Koncertøkonomien samt forskellige servicefokuserede virksomheder har gjort fakturering i timen til almindelig praksis.
Mindre operation kan muligvis klare sig med en blyant og en notesblok, men enhver operatør med flere medarbejdere har brug for en mere organiseret tilgang og et centralt værktøj.
At kunne spore tid og også knytte tid til projekter, kontrakter og fakturaer sikrer, at virksomheder kan holde deres fakturering nøjagtig og opdateret.
De fleste tidssporingsapplikationer opretter forbindelse til forskellige typer regnskabssoftware, men især til fakturerings- og faktureringsløsninger.
De er også undertiden parret med skiftplanlægningsprogrammer og andre medarbejder-tracking apps.
Dybest set ved hjælp af interoperable skytjenester er de fleste små til mellemstore virksomheder (SMB'er) i stand til at opbygge en meget tilpasset og forbundet tidssporingsløsning forholdsvis let.
Hvad er tidssporing?
I deres kerne er tidssporingssoftwareværktøjer imidlertid designet til at give enkeltpersoner og virksomheder mulighed for at holde styr på timerne (eller endnu mere generelt, intervaller) hvor deres arbejdere udfører specifikke opgaver.
Disse tjenester bruges primært af freelancere, professionelle servicevirksomheder og entreprenører.
Tidssporingsværktøjer bruger digitale ur-stansningsfunktioner til at kvantificere, hvor lang tid arbejdstagere tager at udføre opgaver.
Nogle tidssporingsværktøjer fokuserer bare på tiden; disse inkluderer løsninger såsom Hubstaff og vores Editors 'Choice-værktøj TSheets.
Du kan dog også vælge værktøjer, der tilbyder en mere omfattende projektstyringspakke (PM).
Førende PM-apps inkluderer Mavenlink, Wrike og Zoho Projects.
n de fleste tidssporingssystemer logger brugerne på softwaren, vælger et projekt (f.eks.
"Freelance work for Daxdi"), vælg en opgave ("Article on time tracking") og klik på Start.
En timer begynder at registrere, hvor længe personer arbejder på opgaven, indtil de manuelt stopper timeren eller skifter til en ny opgave.
Den tid, der bruges på den oprindelige opgave, logges derefter på brugerens tidsark, hvor den kan bruges til at bestemme fremtidig betaling.
Nogle tidssporingsværktøjer giver også brugere mulighed for at logge fremtidige timer, med tilbagevirkende kraft logge timer og foretage ændringer i tidligere loggede timer.
Du kan justere timer tidligere for at vise, at et projekt startede tidligere end forventet, og bemærk dette til faktureringsformål.
I de fleste apps klikker du på kalendervisningen for at redigere klokkeslæt for et projekt, der blev arbejdet den dag.
I PM-fokuseret tidssporingssoftware tilføjes timer til dashboards og grafer designet til at give projektledere bedre overblik over, hvordan tiden bruges, og hvor man bedre kan fordele ressourcer.
På rene spiltidssporingsløsninger bruges dataene primært til at bestemme betaling, men også til nøje at overvåge, hvordan medarbejderne brugte den tid, de loggede (mere om dette senere).
Selvom tidssporingsværktøjer baserer deres optagelser næsten udelukkende på tid (24 timer om dagen, ganget med syv dage, ganget med cirka fire uger, ganget med 12 måneder), er der tidssporingsværktøjer, der kan faktorere yderligere datasæt for virksomheder og individer, der måske er mere fokuseret på produktion snarere end varighed.
Dette er især nyttigt for byggeri, transport og fremstilling, der er lige så tilbøjelige til at måle efter oprettede strukturer, tilbagelagte afstande og producerede genstande, som de er arbejdstimer.
Desværre tilbyder ikke sporingsværktøjet i marken dette niveau af sporing, så sørg for at spørge din potentielle sælger, hvis de tilbyder dette niveau af tilsyn.
Når alle disse oplysninger er registreret og godkendt af systemadministratorer og skiftledere, skubbes data ind i fakturaer, rapporter, betalingstjenester, skiftplanlægningswidgets og andre områder inden for værktøjerne.
Disse områder vil gøre menneskelige ressourcer (HR) styring, fakturering, skiftplanlægning og produktionsovervågning nemmere og mere automatiseret.
Betaler for en tidssporingsløsning
Ren spiltidssporingsløsninger er billigere end tidssporingsløsninger bundet til PM-suiter.
For eksempel starter TSheets med en gratis plan rettet mod en bruger.
Denne plan er ideel til freelancere, der har brug for at spore tid, mens de arbejder på projekter.
TSheets har også en plan for op til 99 brugere, der koster $ 5 pr.
Bruger pr.
Måned med et basisgebyr på $ 20 pr.
Måned.
Virksomheder med mere end 100 brugere betaler et basisgebyr på $ 100 samt $ 5 pr.
Bruger pr.
Måned.
I denne gennemgang er Hubstaff TSheets 'nærmeste sammenligning; det starter med en grundlæggende $ 5-pr.
måned-plan, der giver dig adgang til enkle tidssporingsværktøjer, en medarbejderbetalingsplanleder, support døgnet rundt og brugerindstillinger, der kan styres medarbejder-med-medarbejder.
Hubstaffs Premium-plan på $ 10 pr.
Måned pr.
Bruger inkluderer alt, hvad du finder i Basic-planen, men du får også adgang til Hubstaffs applikationsprogrammeringsgrænseflade (API) og et grundlæggende planlægningsværktøj.
Omvendt koster Mavenlink's billigste plan, der inkluderer tidssporing, $ 39 pr.
Bruger pr.
Måned.
Zohos billigste tidsregistreringsplan koster $ 25 pr.
Måned for 10 projekter og 10 brugere.
Wrikes billigste tidssporingsplan koster $ 24,80 pr.
Bruger pr.
Måned.
Det er dog vigtigt at identificere, hvor meget mere robuste disse værktøjer er end din standardtidssporingsfri play-løsning.
For eksempel leveres Mavenlink's $ 39-plan med et samarbejdsdashboard, fildeling, delegering af opgavestyring, projektanalyse, projektskabeloner, udgiftsrapportering, budgetprognoser, fakturering og betalinger.
Du finder disse funktioner på Wrike og Zoho-projekter, men du får ikke det niveau af funktionalitet med tidssporingsspecifikke værktøjer som Hubstaff og TSheets.
Med hensyn til lageromkostninger tilbyder nogle produkter, såsom TimeSolv Pro og TSheets, en ubegrænset mængde lagerplads for at gemme billeder og dokumenter, såsom fakturaer eller faktisk arbejde, på din konto.
Et firma som VeriClock opkræver $ 20 for en 10-gigabyte (GB) lagerplads.
I mellemtiden leveres Zoho Projects med 10 MB gratis lagerplads, og du kan få 5 GB i standardpakken til $ 20 pr.
Måned.
Vigtige tidssporingsfunktioner
Der er forskellige differentierende funktioner inden for hver tidssporingsløsning, der appellerer til forskellige typer og størrelser af virksomheder.
Brug tid på at bestemme, hvilke funktioner der er vigtige for en SMB's drift.
En løsning som Hubstaff giver brugerne mulighed for at holde styr på, om medarbejderne arbejder ved at lade ledere optage op til tre skærmbilleder i timen, mens de er på døgnet.
Screenshots kan være delvist slørede for at skjule følsom information, men der skal være tilstrækkelig information til at afgøre, om en arbejdstager beskæftiger sig med arbejdsrelateret eller personligt indhold.
Du kan også registrere en log over aktivitetsmængder på tastatur og mus under skift.
Af de tidssporingsværktøjer, vi testede, er Hubstaff det eneste værktøj, der tilbyder dette niveau af indsigt i, hvordan arbejdstagere udvikler sig.
Hubstaff giver dig også mulighed for at overvåge medarbejderbevægelser via GPS-sporing, når de bruger værktøjets mobilapp, og du kan kræve, at brugerne tager en selfie, når de ankommer eller forlader placeringer (disse funktioner kan også findes i TSheets).
Udover generel GPS-sporing, der sporer en medarbejders individuelle placering med henblik på at spore deres tid, tilbyder tjenester som Hubstaff, TSheets og VeriClock geofencing i deres mobilapps.
Denne funktion sender påmindelser, når du indtaster eller forlader en specificeret jobplaceringsradius.
Også, hvis en medarbejder glemmer, da de ankom på arbejde, kan de kontrollere geofencing-dataene for at slå op og bekræfte klokkeslættet.
Geofencing kan også automatisk indse en medarbejder, når de kommer ind i nærheden af ??arbejdsstedet.
De fleste af de apps, der er i vores tidssporingsoversigt, tilbyder oprindelige mobilapps snarere end at have medarbejdere stole på en mobil webbrowser.
En undtagelse ville være en tjeneste som Mavenlink.
De mobile værktøjer muliggør funktioner som geofencing på platforme som VeriClock.
Rapportering er vigtig
TSheets har en bred vifte af fremragende præ-dåse rapportering baseret på medarbejderes timefordeling, løn, GPS-placering og dybest set alt andet, som systemet giver dig et datafelt for.
Hvad der er forbløffende ved TSheets, og hvad vi nævnte tidligere, er evnen til at spore avancerede data og derefter tilslutte disse oplysninger til rapporter.
TSheets giver dig mulighed for at opbygge seks fuldt tilpassede felter, der kan tilføjes som en prompt til hver udklaring.
Hvis du f.eks.
Driver et byggefirma, kan du spørge hurtigt: "Var der en hændelse? Ja eller nej." Hvis arbejdstagerne ikke reagerer, kan de ikke holde uret.
Eller du kan spørge lastbilchauffører, hvor mange miles de lige har kørt.
Disse felter vil derefter blive trukket ind i rapporter for at give dig et mere dimensionelt overblik over, hvordan arbejdet udføres, hvor produktive teams er og andre relevante arbejdspladsdata, du muligvis har brug for for at skabe et komplet billede af en arbejdsdag eller et skift.
TSheets giver også brugerne mulighed for at ringe til et telefonnummer for at gå i uret.
Så arbejdstagere, der ikke har en smartphone, kan bruge hjemmetelefoner eller betalingstelefoner til at ringe et nummer, svare på et par automatiske meddelelser og logge ind eller ud.
Selvom Wrike ikke giver dig den samme avancerede sporing som TSheets, kan du stadig indsamle vigtige data fra medarbejderne i begyndelsen og slutningen af ??skift.
Wrike giver dig mulighed for at tilføje brugerdefinerede felter til opgaveruden, så når du går over dine rapporter, kan du se ting som kilometertal, hændelser på jobbet, og om opgaven kunne faktureres.
Desværre vises disse elementer i din overordnede opgavevisning fra PM-konsollen, men dataene vises ikke i dine tidsindtastningsrapporter.
Så hvis du vil have yderligere oplysninger, men du ikke har brug for det til rapportering eller punch-out, så gør Wrike det let at begynde at indsamle.
Mavenlink gør det nemt for medarbejderne at samarbejde med andre medarbejdere om at skifte skift for at sikre, at projekter er fuldt bemandede eller alt andet, der kræver kommunikation og gennemsigtighed.
Værktøjets ugentlige tidsfremviser giver dig mulighed for at se de timer og opgaver, du arbejder på.
Du kan justere og redigere ethvert skift fra din tidsplan, hvilket er en enorm fordel for medarbejdere, der kan lide at skifte projekter og opgaver, eller for arbejdere, der ikke arbejder efter en streng tidsplan kl.
9-17.
Du kan også tilføje skift til dit tidsark og se afventende godkendelser og afviste poster.
Enhver med adgang til værktøjet kan sende en besked til brugerne ved at bruge @ omtaler for at spørge dem, hvorfor de ikke har indsendt, eller hvorfor de ikke har klokket ind og ud.
Omtalen vises i brugernes aktivitetsfeed, og de modtager en e-mail om omtalelsen.
Organiske integrationer med Concur Expense og Expensify gør dette til et fremragende værktøj til virksomheder, der bruger software til at automatisere tidssporing, fakturering og betalinger.
Zoho Projects gør det muligt for brugere at indse og arbejde på flere opgaver på én gang, hvilket er en god funktion, du ikke finder på nogen af ??de andre tidssporingsværktøjer i denne gennemgang.
Selvom dette er en ekstremt begrænset brugssag, er der visse scenarier, hvor flere ...
