Hvad er videokonference?
For mange informationsorienterede arbejdere, især de i større amerikanske metroområder, vil arbejde derhjemme sandsynligvis blive en langsigtet tendens, der varer 2021 og derefter.
En vigtig bidragyder til succesen med denne strategi har været videokonferencer.
Meget mere end blot et lejlighedsvis møde- og marketingværktøj har videokonferencer udviklet sig til noget, der er blevet lige så allestedsnærværende som telefonen for folk, der arbejder hjemmefra.
For at få det til at fungere ser du på forskellige hardwarekomponenter fra dem, du har implementeret i dine konferencelokaler for at få videoudstyret telekommunikation i bred skala til at fungere, men back-end-tjenesteudbydere forbliver ens.
Derudover tilbyder videokonferenstjenester normalt mere end bare interaktion med ansigt til ansigt.
Klassens bedste videokonference-tjenester giver brugerne mulighed for at dele deres skærme, få fjernadgang til hinandens desktops, chatte via tekst, udveksle filer, kommunikere via digitale tavler og endda sende konferencer til store grupper af passive seere.
Nogle er en del af forretningsstyrede Voice-over-IP (VoIP) -pakker, som giver mulighed for dynamisk ændring af taleopkald til videoopkald og delte møder ved et tryk på en knap uden at oprette nye forbindelser.
Alle disse er fantastiske kommunikationshjælpemidler til hjemmearbejdsscenarier, især når de ses gennem en langvarig linse.
Men videokonferencer har også andre funktioner end at holde distribuerede medarbejdere forbundet.
For det første er det en effektiv måde at påtage sig opgaver som at adressere kunders supportspørgsmål live, interagere med kunder i realtid webinars eller andre marketingbegivenheder og endda nå ud til partnere.
Disse muligheder har taget lidt bagsæde siden starten af ??coronavirus-pandemien, hvilket har fået væksten i videokonferencer til at øges stort set i sine forbrugerorienterede mærker, som det fremgår af den nylige undersøgelse, der er vist nedenfor af markedsundersøgelsesfirmaet Statista.
Vækst af populære videokonferencesystemer under COVID 19, 2020
Alligevel blomstrer især for it-medarbejdere telearbejde.
Selv før pandemien, ifølge en rapport fra FlexJobs, arbejder 3,9 millioner ansatte fra USA hjemmefra mindst halvdelen af ??tiden.
Dette er en stigning på 115 procent fra 2005.
Det betyder i nogle tilfælde, at videokonferencer repræsenterer den eneste synlige interaktion, som medarbejderne får med deres arbejdsgivere.
Især for dem i indflydelsesrige positioner kan det at være i stand til at blive set ofte betyde forskellen mellem at blive forstået eller ej.
Skære omkostninger med videokonference
Bortset fra pandemi bevæger virksomheder sig længere fra hinanden, og de har gjort det i nogen tid.
Mange små og mellemstore virksomheder (SMB'er) er ved at blive spredt over mange geografiske placeringer, hvilket medfører komplekse udfordringer for kommunikation, selv for medarbejdere, der arbejder internt.
Føj kunder og partnere til mixet, og det er svært at tænke på at tale med alle disse mennesker uden omfattende rejser, hvilket medfører begrænsede omkostninger.
Det er her videokonferencer kan give et alvorligt løft til din virksomheds bundlinje.
I stedet for at tilbringe halvdelen af ??dit liv i lufthavnslinjer, skal du bringe liv til dine møder ved hjælp af en videokonference-tjeneste.
På denne måde er præsentatoren ikke kun en stemme i telefonen, men en tilstedeværelse på skærmen, der er i stand til at se og interagere med andre deltagere, dele præsentationer og meget mere.
Til samarbejdsmøder kan værten skitsere ideer på et online whiteboard og invitere deltagerne til at deltage i.
Nogle videokonferenstjenester lader præsentanter give kontrol til en anden deltager, der kan fortsætte mødet uden afbrydelse.
Andre lader værter nægte adgang til efterkommere for yderligere at undgå forstyrrelser.
Vores Editors 'Choice-videokonferenstjeneste til generel videokonference er Cisco WebEx-møder, og vores Editors' Choice-videokonferenstjeneste til webinars og præsentationer er ClickMeeting - begge robuste produkter, der gør videomøder (næsten) sjove for dit personale.
Som med alle softwaretjenester er prisfastsættelse og pakker en vigtig overvejelse, når det kommer til videokonferencer.
De angivne priser og produktbeskrivelserne i denne gennemgang er typisk for det laveste serviceniveau pr.
Bruger pr.
Måned.
(For at få flere prisoplysninger, klik igennem til de enkelte anmeldelser.) Alle de testede videokonference-tjenester undtagen en tilbyder gratis prøveversioner (de fleste er i 30 dage), og mange har ikke brug for et kreditkort.
Det betyder, at du ikke behøver at bekymre dig om at blive opkrævet automatisk, når retssagen slutter.
For eksempel tilbyder join.me en gratis plan med begrænsede funktioner, hvilket er godt for små eller endda enkeltstående virksomheder.
Mange tjenester er skalerbare afhængigt af antallet af værter og deltagere, du har brug for.
Jeg anbefaler at prøve et par af vores topbedømte videokonferenstjenester, inden vi forpligter dig til en bestemt; prøv nogle af funktionerne for at finde ud af, hvad du virkelig har brug for, og hvad der er for stort.
En anden vigtig overvejelse er, om tjenesten er prissat til skalering baseret på vært eller deltager eller ej.
De, der er prissat pr.
Vært, har en tendens til at gøre det bedre for webinar-type miljøer, mens de pr.
Deltager har en tendens til at være mere attraktivt prissat til engagementer i samarbejdsstil, hvor nogen kan være vært.
Microsoft Teams er for eksempel en nedsat pris, hvis du allerede bruger Microsoft Office 365, så det er en meget attraktiv mulighed.
Men hvis du rutinemæssigt gennemfører webinarer, er ClickMeeting, som er prissat pr.
Vært, en fremragende rute at tage.
Brugervenlighed og samarbejde
Når du har fundet pakker i dit prisklasse, er det vigtigste at overveje brugervenligheden.
Hvis brugergrænsefladen (UI) er vanskelig for dig og dine kolleger at navigere og bruge, vil det naturligvis medføre forsinkelser i mødets starttider, hvilket vil frustrere alle.
For hver gennemgang diskuterer vi letheden ved at tilmelde dig, oprette et møde, invitere deltagere og opsætte lyd- og videokontrol.
Vi ser også på brugeroplevelsen (UX) fra mødeindbyders synspunkt, som kan skabe eller bryde et møde.
Vi tester hver tjenestes fremtrædende funktioner, men det er op til dig at beslutte, om du har brug for opkaldsnumre, VoIP-support eller begge muligheder for din lyd, og om du har brug for videoopkald ud over skærmdeling.
Nogle tjenester tilbyder både telekonference med opkaldsnumre (lokalt eller gratis) og VoIP-opkald, mens nogle kun tilbyder det ene eller det andet.
Nogle få tilbyder internationale opkaldsnumre.
Alle de gennemgåede produkter tilbyder videoopkald via webcam.
I alle disse anmeldelser var vi vært for og deltog i møder for at teste oplevelsen for både registrerede og ikke-registrerede brugere.
Vi sørgede for at skitsere, hvor let det er at deltage i et møde, herunder om en deltager har brug for at downloade software, før han eller han deltager i et online møde (hvilket kan medføre forsinkelse).
I dette tilfælde er det vigtigt at kommunikere med medarbejderne om hardwarekompatibilitet og foretrukken browser.
Andre tjenester kræver simpelthen, at deltagere indtaster en kode for at få adgang til mødet.
Vores anmeldelser dækker også værtens adminfunktioner.
De bedste tjenester giver dig mulighed for at oprette forskellige typer møder, såsom et møde i forelæsningsstil, hvor alle deltagere er slået fra, eller en diskussion eller Q & A-tilstand, hvor præsentanter kan slå lyden fra og fra på deltagere efter behov eller lade alle deltagere tale.
Hvis du nogensinde er blevet distraheret af lyden af ??nogen, der skriver eller en gøende hund i baggrunden, så vil du sætte pris på disse kontroller.
Andre muligheder inkluderer aktivering og deaktivering af webkameraer, spærring af sidekommere ud af et møde, oprettelse af et venteværelse, mens du forbereder dig til mødet, og tilladelse af break-out sessioner.
Til præsentationer er skærmdeling vigtig, ligesom granulære muligheder såsom muligheden for kun at dele et program (f.eks.
Microsoft PowerPoint), dokument eller billede eller dele hele dit skrivebord.
De fleste videokonferenstjenester i denne rundvisning tilbyder også et tavleværktøj, som du kan bruge til at skitsere ideer eller tage noter under mødet, så alle kan se.
Du skal også overveje, hvad deltagerne er i stand til at gøre, såsom at dele deres skærm, aktivere deres webcam, tegne på et delt whiteboard og endda overtage præsentationen.
Tænk over, hvor meget faktisk samarbejde, du gerne vil have på dine møder.
Andre funktioner, vi kiggede på, inkluderer antallet af deltagere, der er tilladt under et opkald, og antallet af tilladte videofeeds samtidigt.
Et par generøse tilbyder ubegrænset deltagelse, mens andre kun tilbyder fire deltagere ad gangen.
Overvej, hvor vigtigt dette er for din virksomhed.
De fleste tjenester giver dig mulighed for at optage møder, og nogle få giver dig mulighed for at redigere optagelsen lige inden i softwaren.
Disse optagede møder kan derefter bruges til dine optegnelser eller som webinars for alle, der savnede mødet eller til nye medarbejdere.
Fejlfinding og support
Desværre bliver det vanskeligere at arbejde med enhver strømafhængig app, især videokonferencer, jo større netværk og jo flere apps der konkurrerer om netværksbåndbredde.
Det betyder, at hvis du kører hele eller en del af din løsning på et større netværk, som de fleste virksomheder er, så er du klar til at håndtere noget tilpasning.
Mens grundlæggende opsætning er nok til at få en session kørende, skal du sørge for at arbejde med dine it-medarbejdere for at teste, hvad der sker, når flere streams er åbne.
Du leder efter artefakter eller overdreven buffering, der forstyrrer strømmen, hvilket kan ske, hvis videoen understreger båndbreddegrænserne på dit netværk eller din internetforbindelse.
Også, hvis du har fjernbrugere, der opretter forbindelse til internettet ved hjælp af et virtuelt privat netværk (VPN), skal du være opmærksom på, at disse tjenester ofte også forårsager båndbreddeproblemer, der kan påvirke videostreamingydelse.
For at hjælpe skal du undersøge forskellige VPN-tilbud til disse fjernforbindelser og muligvis samarbejde med din it-professionelle om at implementere Quality of Service (QoS) på dit netværk, der beskytter båndbredden, der bruges af videokonferencer, mens de sker .
Hvis du allerede bruger et PBX-baseret VoIP-system til dine telefonopkald, vil dine it-medarbejdere allerede have en god idé om, hvordan man beskytter trafik på denne måde, da kravene er meget ens.
I de tidspunkter, hvor noget går galt, har du brug for solide supportressourcer.
De bedste videokonference-tjenester tilbyder support via telefon, e-mail og chat ud over omfattende online-dokumentation.
Aktive brugerfællesskaber er også en god ressource at have til din rådighed.
Endelig vil du kontrollere kompatibilitet med browsere og systemkrav.
Alle de testede tjenester fungerer på pc'er, mens nogle arbejder på Mac'er, og nogle arbejder med Linux.
De fleste er stort set kompatible med webbrowsere, men du skal opgradere til en af ??de nyeste versioner.
Stadig mere end et par af dem kræver plug-ins eller apps, der kan downloades, for at få det maksimale niveau.
Dette kan ofte være et fast punkt, når virksomhedens it-politikker er i spil, der begrænser, hvad der kan installeres; Butikker, der kun er Internet Explorer, er ...
