Hvad er kapitalforvaltning?
IT-aktivstyring drejer sig om sporing af computere og i de senere år en bred vifte af mobile enheder - uanset notebooks, tablets og telefoner, som virksomheden ejer og har ude i marken, der drives af ansatte.
Men IT skal også spore virtuelle aktiver, normalt softwarelicenser, og for nylig er det blevet abonnementsorienteret opgave, da IT-administratorer har brug for at vide, hvilke cloud-serviceabonnementer der er aktive, inaktive eller i en anden suspenderet tilstand.
Imidlertid er IT ikke den eneste afdeling, der har brug for at spore sine kapitalaktiver.
Fra kopimaskiner til lastbiler skal de fleste objekter, som din virksomhed besidder, spores af forskellige aspekter af virksomheden, fra regnskab til faciliteteradministration.
Indtil for nylig denne proces blev normalt håndteret ved hjælp af regneark med en manuel opgørelse for at opdatere når som helst noget ændret.
Nogen ville generere aktivrapporten til regnskabsformål, og hvis du var heldig, understøttede dine regneark formler og makroer for at gøre tingene lettere.
Virksomheder i dag har flere aktiver at administrere end nogensinde før, især med stigningen i mobile enheder, der bruges på arbejdspladsen.
Vi har også stadig mere komplekse skyteknologier, licensbaseret og brugsbaseret software, og opdateringer sker hurtigere.
Da gennemsnitlige ansættelsestider bliver kortere, og flere enheder er mobile, er virksomhedernes datasikkerhed også en nøgleprioritet.
Ledere og deres supportteam, der arbejder i marken, har muligvis brug for specialrapportering, tilpasning og funktioner, der ikke er let synlige for de ansatte, der er tildelt specifikke forretningsaktiver.
Det er her nutidens aktiveradministrationssoftware kan hjælpe.
Moderne aktivstyringssystemer hostet i skyen giver virksomheder mulighed for at administrere aktiver uden omkostninger og vedligeholdelse af at eje en server.
Den første ting du skal overveje, når du indsnævrer dine aktiveringsadministrationsapplikationer, er at finde ud af nøjagtigt hvilke aktiver du skal spore.
eller for eksempel skal du muligvis spore ejendomsaktiver på tværs af ikke kun hver enkelt ejendomsorganisation, men også et paraplyholdingselskab.
Eller du ser måske ud til at styre et stort antal køretøjer som en del af en flådestyringsoperation.
Tænk specifikt på de aktiver, der koster din virksomhed penge, især dem, der afskrives over tid.
Har du et laboratorium til mobilenheder eller et antal rejsende medarbejdere, der har firmatelefoner, du skal spore? Hvis du primært har at gøre med servere, stationære og bærbare computere, skal du også styre dine softwarelicenser, opdateringer og sikre effektiv distribution af disse licenser? Når du har identificeret det problem, du skal løse, kan du vælge det aktivstyringssystem, der leverer den bedste værdi på lang sigt.
Der er to hovedgrupper af cloudhostede asset management-systemer, der skal overvejes.
Nogle løsninger er en del af en samlet it-helpdesk-løsning.
Denne første klasse af produkter kan integreres med supportbilletter, levere slutbrugerportaler og fungere som et modul i en større løsning med det formål at støtte virksomhedens personale og teknologier.
Den anden klasse af produkter er specialiseret software, der har til formål at løse et forretningsproblem, der går ud over it-support, men som også giver mulighed for kapitalforvaltning.
IT Help Desk Plus Asset Management
Asset Panda, BMC Track-It! Og SysAid er alle eksempler på omfattende it-helpdesk-løsninger, der også giver mulighed for aktivstyring.
Når det kommer til sporing af netværkscomputere, skal du overveje, hvilke platforme du vil bruge til at spore dine aktiver, og også de platforme, som administratorer og it-fagfolk vil bruge til at tildele aktiver, udføre beholdning og køre rapporterne.
Nogle værktøjer inkluderer netværksdetektering via scanning, mens andre bruger regnearkimport eller manuel indtastning.
Andre brugsagenter som den åbne applikationsprogrammeringsgrænseflade (API) i Asset Panda; i andre kan du redigere efter scanning af etiketkoder, som i GoCodes.
Det er vigtigt at overveje, hvad der giver mening for dit budget.
Ledelsesværktøjer er tilgængelige på flere prisniveauer.
Ønsker du et engangskøb eller et månedligt abonnement på support? Ikke alle værktøjer kan håndtere det samme antal aktiver, så der er ingen mening i at betale for mere kapacitet, end du har brug for.
At købe et stort antal aktiver og brugerkonti for året kan kvalificere dig til yderligere rabatter i nogle løsninger, såsom GoCodes.
Andre, som Asset Panda, tilbyder faste rabatter og tilbud som begrænsede tilbud for at hjælpe teams med at komme i gang.
Mens hver asset management-løsning, jeg har gennemgået, er i stand til at spore dine computersystemer, varierer de meget i deres styrker.
Dine prioriteter dikterer, hvad der er rigtigt for din virksomhed.
Hvis sikkerhed er en topprioritet, hvilken slags sikkerhed appellerer du så til? Specifikt, vil du forhindre tyveri som din højeste prioritet? GoCodes tilbyder et fysisk sporbart, manipulationssikkert klistermærkesystem, som både markerer aktivet og lader dig finde det i realtid baseret på geolocation.
Den fysiske evne til at anvende klistermærket betyder, at der er få grænser for, hvad du kan spore.
Det fortæller dig dog ikke nogen detaljer vedrørende, hvilke softwarelicenser der er installeret på den mærkede bærbare computer, hvilken version den kører, eller hvor ofte den er blevet brugt.
Du kan bruge et andet aktivstyringssystem til en mere detaljeret underretning, når en bestemt app startes, men hvis du har et brugerdefineret stykke maskine, der ikke er repræsenteret på dit netværk, har du ingen måde at spore den vare.
Vores redaktørers valg MMSoft Pulseway tilbyder sikkerhed ved at kræve tofaktorautentificering (2FA) med kryptering fra mobile enheder.
Ved at begrænse indtastede aktiver til netværksenheder behandles spøgelsesmaskiner hurtigt.
For at få så detaljerede og rettidige opdateringer opgiver du en vis fleksibilitet; for nøjagtighed i realtid kan du ikke manuelt tilføje aktiver, hvis de ikke er forbundet på en eller anden måde.
Hvad sporer du?
Er realtidsstatus for dine servere, skymiljøer eller websteder vigtigere end fysisk at spore dine aktiver? Hvis den aktuelle netværksstatus er vigtigere end geolokalisering af en fysisk enhed, kan MMSoft Pulseway være en god investering på trods af de højere omkostninger.
Hvis du overvejer lindring af en medarbejders evne til at komme ind på netværksenheder hvor som helst, så kan pålidelighedsgevinsterne og glæden hos dit supportpersonale gøre den højere pris irrelevant, når du indregner en mulig tabt produktivitet.
Brugervenlighed kan være vigtigst for dig, afhængigt af den tekniske kapacitet hos dem, der opsætter værktøjerne.
Hvis du har kyndige it-professionelle og endda et par udviklere medarbejdere, så tilbyder nogle af løsningerne API'er med deres asset management-platform, hvilket gør det let at tilpasse til programmører.
Har du ikke-netværkscomputeraktiver? I så fald kan en nøglefunktion for dig muligvis være muligheden for at tilføje aktiver ved hjælp af andre midler end netværksdetekteringsagenter.
BMC Track-It! og SysAid er eksempler på systemer, der kan tilpasses, som måske passer godt, fordi de tilbyder tilpasning og API'er; andre systemer kan konfigureres uden kodning.
Dette betyder, at den bedste værdi for din virksomhed vil afhænge af de aktiver, du sporer, og af evnen til de mennesker, du har arbejdet for dig.
Det afhænger også af deres tilgængelighed for at tilpasse produktet og udføre opsætningen.
Asset Panda tilbyder support på alle købsniveauer, hvilket giver mindre virksomheder de svar, de har brug for.
Asset Panda er imellem en løsning, som næsten alle kan bruge (som GoCodes) og et system, hvor du muligvis har brug for kodningsevne for at drage fuld fordel af de tilgængelige funktioner.
Nogle af systemerne er lettere at bruge, fordi deres eneste formål er kapitalstyring.
MMSoft Pulseway var den nemmeste samlede opsætning, vi prøvede.
GoCodes er ekstremt enkel at bruge, men overvej at du skal huske at anvende og scanne klistermærkerne.
Du skal have klistermærkerne påført for at kunne spore aktiverne.
Giv en tjekliste, og dit uddannelsespersonale kan gøre dette.
SysAid og BMC Track-It! er fuldt udstyrede helpdesk supportværktøjer, der hver inkluderer en bruger-vendt portal til rapportering og sporing af helpdesk-billetter.
Brugergrænsefladerne (UI'er) er dog mere komplicerede og involverer indlejringskoncepter, der gør det sværere at se alle dine aktiver i en visning.
Et fuldt integreret helpdesk-system, der supplerer din aktivforvaltning, kan være værd at afveje et forenklet brugergrænseflade til din virksomhed.
Investering i det rigtige værktøj
Med enhver investering er de oprindelige omkostninger og omkostningerne til at tilpasse (om nødvendigt) og træne dit personale overvejelser.
Du vil være sikker på, at du ikke kun køber den rigtige software, men at du også har det niveau af support, du har brug for.
For nogle grupper er en tutorial-video tilstrækkelig.
Andre hold har muligvis brug for fuld træning i klasseværelset.
De, der foretager dyb tilpasning og bruger API'erne, har muligvis brug for live-udvikler support.
For andre grupper kunne API-dokumentationen sammen med brugerfora være tilstrækkelig.
En vigtig overvejelse med hensyn til afkastet af din investering i aktiveradministrationssoftware er, hvor meget tid du sparer på hvert trin i processen.
Hvor lang tid tager det at indtaste nye aktiver eller importere eksisterende aktiver og føje dem til din beholdning? Så er der den tid, du sparer ved at bruge underretninger til at opdage udfald og reagere hurtigt på problemer, der opstår, når dine servere er live.
Rapportering, afskrivning og eksport skal også overvejes, herunder kompatibilitet med dine specifikke regnskabsbehov.
Vælg det bedste aktivstyringsværktøj til din virksomhed ved at sammenligne priser, funktioner og de mulige tidsbesparelser ved at have dine aktivdata ét sted.
Når du har identificeret de cloudhostede løsninger, der passer bedst til dine prioriteter, kan du prøve dem på dine egne enheder, inden du træffer en endelig beslutning.
Besparelserne i både tid og penge ved at købe og være vært for et aktivstyringssystem kan have været uoverkommelige tidligere.
På grund af lavere priser og den avancerede funktionskompleksitet, der tilbydes af ældre løsninger såvel som nyere, mere automatiserede løsninger, har kapitalforvaltning ændret sig.
Fleksibiliteten, lave forudgående omkostninger og kortere engagement er værd at give Software-as-a-Service (SaaS) -administrationsværktøjer et nyt look.
