Effektiv udgiftsporing og rapportering er et mål for virksomheder i alle størrelser.
At være i stand til at strømline og forbedre processen med at indsamle og organisere kvitteringer og fakturaer er en konstant udfordring.
Det samme gælder for oprettelse af nøjagtige og letlæselige rapporter, meget at identificere og godkende rapporter og derefter tilføje resultater for at udstede en check.
Takket være skybaserede løsninger, der er i stand til at håndtere udgiftssporing og rapportering, bliver det lettere og mindre kedeligt at kontrollere medarbejdernes forretningsudgifter.
Det er muligt at bruge mobilapps og smartphones til at scanne og fotografere kvitteringer, og der er i stigende grad hurtige og nemme metoder til at organisere og indsende udgiftsrapporter online.
Den bedste nyhed for virksomheder er, at skybaseret software til omkostningssporing generelt koster mindre, samtidig med at der tilbydes mere innovation end ældre hardware / softwarebaserede løsninger på stedet.
Lad os se på de bedste løsninger, vi har testet.
Find den rigtige software til sporing af udgifter
Inden du kan vælge SaaS-udgiftssporingssoftware, skal du undersøge din organisation i detaljer.
Er det baseret i USA? Gør det international forretning? Hvilke slags udgifter initieres typisk af arbejdsstyrken? Et godt sted at begynde er med en grundig revision af, hvor mange ansatte i din virksomhed, der afleverer udgifter til refusion, inklusive rejser, forretningsmåltider og endda kontorartikler.
Hvad er disse gennemsnitlige udgifter? Er de rimelige, eller tror du, at enkeltpersoner drager fordel? Se ud over gennemsnittet, da et værktøj, der passer til et salgsteam undervejs, muligvis ikke er ideelt for fjernansatte, der hvert kvartal besøger hjemmekontoret.
Opret et organisationskort inklusive rapporterings- / tilsynsstruktur.
Dette kan lyde som overkill, men det kommer til at spille, hvis du har brug for en flerlags godkendelsesfunktion.
Brug disse oplysninger til at oprette løse politikker og regler baseret på placering, virksomhedsgennemsnit og hvad du finder passende.
Dernæst skal du kigge på den back-end-teknologi, din virksomhed bruger, især dens regnskabssoftware.
Føj dette til dine must-have business intelligence (BI) data.
Det er vigtigt at minimere medarbejdernes læringskurver, så de er hurtige på det nye produkt med minimale hjerneflugt og sikkerhedsomkostninger.
En løsning, der er forvirrende, vanskelig at bruge eller værre, buggy i sin integration med dine back-end-systemer, får medarbejderne til at undgå at bruge det, hvilket er nøjagtigt, hvad der kan dræbe en effektiv løsning til sporing af udgifter.
Hvis din mobile arbejdsstyrke bruger iPhones eller Android-baserede smartphones, har du held og lykke, da de fleste SaaS-produkter har apps til disse platforme.
Nogle produkter understøtter brug af Windows-telefoner, men bliver ikke for komfortable med den platform, da Microsoft ophører med at understøtte dette format i december. På økonomisiden bruger din bogholder og CPA QuickBooks Online Plus, eller er din forretning baseret på mere avanceret regnskabssoftware som f.eks.
Regnskabssoftware til virksomhedsledelse? Vælg et produkt, som du er sikker på, vil integrere med den eksisterende software, der driver din regnskabskæde; dine penge-ledere vil takke dig for det.
Udgifter til sporingssystemfunktioner
Oprettelse af en solid og intuitiv SaaS-løsning til sporing og rapportering af udgifter er en skræmmende opgave.
For det meste fordi produktet skal give mening for økonomiafdelingen såvel som medarbejderne.
Et godt system skal være gennemsigtigt og ligetil, men også effektivt på en række områder.
Dette inkluderer nøjagtig udgiftssporing, evnen til at arbejde inden for en virksomheds politikker og samtidig give værktøjerne til rettidig refusion af medarbejderne.
En god løsning dækker alles baser og forbedrer samtidig produktiviteten og sparer virksomheden og dens medarbejdere, tid og penge.
Et produktkrav til økonomiafdelingen er, at det understøtter virksomhedens overholdelse af Sarbanes-Oxley Act (SOX).
Denne lov behandler misbrug af medarbejderudgifter og pålægger virksomheder, der mangler effektiv intern udgiftskontrol, drakoniske sanktioner.
På grund af dette skal det produkt, du vælger, have omfattende og tilpasselige politikker, regler og godkendelsesbetegnelsesegenskaber, og hvis det har værktøjer til selvrevision af SOX, så meget bedre.
En anden top-of-mind-kapacitet er datalagring i mindst syv år som krævet af Internal Revenue Service (IRS).
Data skal være tilgængelige for at oprette et komplet revisionsspor, hvis anmodningen fremsættes.
Integration af regnskabssoftware er et andet must-have, så rapportdata kan automatisk foldes ind i virksomhedens kontoplan; nogle af disse applikationer er også afhængige af regnskabssoftwaren til at foretage og spore den faktiske medarbejdertilskud.
Selvom integration med typiske regnskabsværktøjer til små virksomheder er ret ligetil, hvis din virksomhed bruger mere sofistikeret hovedbog eller ERP-software (Enterprise Resource Planning), som NetSuite OneWorld eller SAP Business One Professional, kan integrationsprocessen være vanskeligere, men er ikke mindre vigtigt, så det er vigtigt at planlægge godt fra starten.
Det er vigtigt for både økonomi og medarbejdere, der afholder udgifter, at produktets grænseflade er tilgængelig på brugerens lokale sprog.
Det skal også være i stand til at udskære og udskære udgifter i valutaer, som virksomheden og medarbejderne bruger.
På den mobile side har brugerne brug for enkelhed i deres smartphone-app, men enkelhed, der leverer det maksimale ydeevne i så få tastetryk som muligt.
Brugere skal være i stand til at tage billeder, samle så mange specifikke data fra disse billeder som muligt, manuelt indtaste udgifter og oprette og derefter indsende deres udgiftsrapport til godkendelse.
Når vi tager dette et skridt videre, strømmer end-to-end-processen mere jævnt, når produkter trækker udgifter fra brugernes kreditkort og letter refusion til udpegede bankkonti.
Brugere har forskellige kriterier for succes.
Mens back-end-regnskab kan køre spektret så langt som kompleksitet, alt fra letheden ved en SaaS-baseret lille forretningsløsning som FreshBooks ($ 15,00 hos FreshBooks) hele vejen til en fler måneders implementeringsproces til den typiske ERP-implementering, nej man ønsker kompleksitet, når det kommer til et udgiftsrapportsystem.
De ønsker enkelhed, simpelthen fordi ingen ønsker at bruge mere tid, end de absolut skal lave udgiftsrapporter.
Det meste af dataindtastningen er afhængig af mobilapps, selvom hver applikation lader dig konstruere rapporten ved hjælp af et websted og normalt også videresendelse af e-mail og kreditkortintegration.
Medarbejdere skal være i stand til at tage billeder, samle så mange specifikke data fra disse billeder som muligt, manuelt indtaste udgifter og indsende deres udgiftsrapporter til godkendelse.
Når vi tager dette et skridt videre, strømmer slut-til-slut-processen mere jævnt, når produkter trækker udgifter fra brugernes kreditkort og letter refusion til udpegede bankkonti, mens du filtrerer nøgledata identificeret af dine regnskabsprofessionelle til deres back-end-systemer.
Udgiftssporing bundlinje
Vi testede ni SaaS-omkostningssporingssoftwareløsninger i denne gennemgang.
Forsøgene gav os et godt indblik i hvert produkts opsætningskompleksitet og de problemer, som en almindelig kunde ville støde på ikke kun under opsætningen, men også under den daglige brug.
Vi kiggede på nøgleproduktfunktioner, softwarens web- og mobilgrænseflader, opsætning og brugervenlighed for at få et samlet indtryk inden nulstilling på slutbrugerpunkter såsom kameraets billedoptagelseskvalitet, billedanalyseshastighed og effektiviteten af ??udgiftsrapporten indsendelse og godkendelse.
Optisk karaktergenkendelse (OCR) er den elektroniske konvertering af maskinskrevne, håndskrevne eller trykte tekstbilleder til maskinkodet tekst, og det kan være en kritisk komponent i et vellykket software til styring af udgiftsrapporter.
OCR reducerer mængden af ??påkrævet manuel dataindgang, og alle ni produkter i vores sammenfatning - Abacus, Certify Now, Concur Expense, Expensify, ExpensePath, ExpensePoint, Receipt Bank, Rydoo (tidligere Xpenditure Small Business) og Zoho Expense - bruger teknologien .
Abacus bruger geo-location-teknologi, der foreslår restauranter osv., For at hjælpe brugerne.
Når det er sagt, er de produkter, der henter mest data fra kvitteringsbillederne, Certify Now og Rydoo, en vigtig årsag til, at begge fik vores Editors 'Choice-pris.
Samlet set er mobilgrænsefladerne i Certify Now og Rydoo de nemmeste at bruge til at oprette udgiftsrapporter, selvom Abacus kommer er et tæt sekund.
Abacus har også et køligt, tekstlignende internt kommunikationsværktøj, som ingen af ??de andre deltagere havde, og det giver den mest hurtige vej til refusion.
Når det er sagt, værdsatte vi også enkelheden i ExpenseBots mobilapp og kvitteringsbankens funktionsdybde.
Fra et finansielt synspunkt, Kvitteringsbank og Rydoo har det bredeste valg af back-end regnskabssoftwareintegrationer, og de har også de bedste internationale miljøfunktioner.
Abacus er kun tilgængeligt for virksomheder, der driver forretning i USA, og alle deltagerne opretholder datalagring i den krævede syvårsperiode, hvis ikke længere.
Fra slutbrugerperspektivet, Certify Now og Rydoo tie for Editors 'Choice på grund af deres brugervenlighed og deres enkle, men sofistikerede grænseflader til rådighed for en bred vifte af mobile platforme.
På finanssiden er deres politik og kapacitetsbestemmelser de mest omfattende.
Priserne er konkurrencedygtige på tværs af alle vores konkurrenter, med Expensify's $ 5 pr.
bruger pr.
måned, der viser, at en lav pris undertiden stadig kan være en sand handel snarere end bare "billig".
Alligevel er priserne tæt nok på, at andre faktorer kan være vigtigere.
De fleste applikationer opkræves baseret på antallet af aktive brugere pr.
Måned, men der er variationer, såsom ReceiptBank-gebyrer baseret på antallet af praktiserede transaktioner.
Rydoo slår ud Certificer her på grund af Certify's installationsgebyr.
Mens Concur ExpenseIt og Concur Expense tilbyder seje, krydret og fuldt udstyret udgiftsstyringstjenester, mister de terræn, fordi det var så svært at fastslå værdi uden prisgennemsigtighed.
De kan godt være en stor værdi for en hurtigt voksende SMB, men så overse dem ikke, hvis det er, du har en SMB.
Ethvert af disse produkter ville være gode valg afhængigt af dine forretningsbehov, selvom kombinationen af ??brugervenlighed, omkostningsfunktionalitet og pris gav Certify Now og Expensify tie for Editors 'Choice for mellemstore og store virksomheder, mens Rydoo får nikket til det lille fyre.
Denne runde inkluderede vi også nye anmeldelser for kvitteringsbank, ExpensePoint, ExpenseBot og Zoho Expense, som alle er solide muligheder, der er værd at overveje.
Vælg en service, der er overkommelig, nem at bruge nu og skaleres, når din virksomhed vokser.
Du behøver ikke at tage beslutningen op igen.
