I mange organisationer er det ofte et vanskeligt og utaknemmeligt job at planlægge medarbejdere i deres forskellige skift.
Den person, der har ansvaret for denne opgave, skal tænke længe og hårdt, inden de placerer arbejdere i deres forskellige tidsspor.
Når det er gjort med succes, maksimeres produktiviteten, og salget overskrides ikke af arbejdsomkostningerne.
Uge efter uge, måned og måned skal denne opgave gentages igen og igen.
Dette kan blive en kedelig og fejlbehæftet proces, hvis det gøres manuelt ved hjælp af papir og blyant eller et regneark.
For mange år siden var det kun de største organisationer, der havde råd til software, der lod dem automatisere opgaven med at planlægge arbejdere, men så kom skybaserede tjenester barmhjertigt frem.
I dag tilbyder mange leverandører medarbejderplanlægningssoftware og skiftplanlægningssoftware via SaaS-modellen (Software-as-a-Service), som er fleksibel nok til at blive brugt i flere brancher og vertikaler af virksomheder med så få som fem ansatte eller så mange som 15.000 .
Bedst af alt, denne software kan koste så lidt som $ 1 pr.
Måned pr.
Medarbejder med rabatter til rådighed for store arbejdsstyrker eller for at abonnere på et bundt relaterede tjenester såsom generel personaleadministration (HR) eller lønningsliste.
Leverandører jagter et voksende antal små til mellemstore virksomheder (SMB'er), der grøfter Google Docs, Microsoft Excel eller papir og blyant til planlægning af løsninger, der er mere produktive, og som hjælper med at holde medarbejdernes indhold.
De gør det også lettere at overholde nye regler, herunder lovgivning om mindsteløn og overarbejde, Affordable Care Act og arbejdstagerens "Bill of Rights" -foranstaltninger, som byer som San Francisco og Seattle har vedtaget i de senere år.
Fra 2014 til 2015 sprang vedtagelsen af ??software til arbejdsstyrke- og arbejdstidsplanlægning 40 procent, i det mindste delvis på grund af øget regulering, ifølge HR Systems Survey 2015-2016 fra brancheanalytikerfirmaet Sierra-Cedar.
For at hjælpe dig med at få fat på dine skiftplanlægningsbehov tester vi løsninger fra 10 topspillere i rummet.
Blandt disse anmeldelser finder du leverandører som Humanity, Shiftboard, Ximble, When I Work og Editors 'Choice-vinder stedfortræder.
De har alle friske, moderne brugergrænseflader (UI'er), inklusive on / off-skifter og andre kontroller, der ligner dem på mobilapps.
Platforme når jeg arbejder og ZoomShift fungerer også lige så godt på desktops og mobile enheder, i det mindste for medarbejdere.
Alle de produkter, vi gennemgår, tilbyder skabeloner og andre genveje, der kan reducere den tid, det tager at komme i gang og oprette tidsplaner.
De fleste af de løsninger, vi gennemgår, kan konfigureres, så medarbejderne kan hente, droppe eller bytte skift uden at kræve forudgående godkendelse fra en leder (selvom du i nogle tilfælde muligvis skal betale ekstra for sådanne funktioner).
Nogle kan konfigureres, så ledere kan oprette tidsplaner med alle åbne skift, hvilket giver medarbejderne mere indflydelse på hvornår og hvor meget de arbejder.
Det er kritisk i brancher som sundhedspleje og fastfood, hvor virksomheder ser at give folk større fleksibilitet i deres arbejdsliv som en konkurrencemæssig fordel, de kan bruge til at ansætte bedre arbejdere og hænge på værdsatte medarbejdere.
Hvad er Shift Planning Software?
Uanset deres individuelle udseende og følelse deler alle medarbejderplanlægnings- og skiftplanlægnings-softwareværktøjer en håndfuld fælles elementer.
Et af disse elementer er en medarbejderdatabase, der inkluderer den enkelte arbejdstagers kontaktoplysninger, jobtitel eller type, uddannelse eller andre kvalifikationer og deres tilgængelighed (inklusive skiftpræferencer og time-off-anmodninger).
Sammen med manuel indtastning af medarbejderdata tilbyder alle leverandører nye brugere nogle muligheder for at uploade eksisterende personaledata fra kilder såsom Microsoft Excel-regneark samt løn- eller salgssteder (POS) -systemer.
Platforme når jeg arbejder og ZoomShift giver brugerne mulighed for at tilføje nye medarbejdere med et minimum af information; medarbejdere kan også udfylde resten af ??deres data første gang de logger ind på systemet, hvilket er en tidsbesparelse, som ledere skal elske.
To andre grundlæggende skiftplanlægningssoftware er et bibliotek med job eller positioner (f.eks.
Server, kasserer, bartender, opvaskemaskine og vært), der kan krydshenvises med placeringer eller jobwebsteder.
Nogle platforme integreres med Google Maps, så når medarbejdere kontrollerer deres tidsplan, kan de se placeringen og få rutevejledning.
Dette er en praktisk funktion til virksomheder som cateringfirmaer, husmalere eller movers, hvis arbejdstagere hver dag går til forskellige jobsteder.
Kernen i denne slags software er planlægningsmodulet, som typisk kan konfigureres til at ligne en daglig, ugentlig eller månedlig kalender afhængigt af din virksomheds behov.
Tomme celler på gitteret repræsenterer timer på dagen; de bliver befolket, når skift oprettes.
Moduler giver planlæggere flere måder at oprette tidsplaner på.
Nogle af disse måder inkluderer oprettelse af et skift og derefter træk og slip af et navn fra medarbejderlisten for at udfylde det.
oprette og genbruge skiftskabeloner, kopiere skift fra en tidligere tidsperiode (f.eks.
den foregående uge) eller uploade tidsplaner fra regneark.
Nogle tilbud tager dette et skridt videre og tilbyder automatiserede planlægningsværktøjer, som en udøvende eller skifttilsynsførende kan bruge til at indstille parametre og derefter lade softwaren oprette en tidsplan for dem.
At lade medarbejderne tilføje tidspunkter, hvor de er tilgængelige for at arbejde på deres profil, byde på åbne skift eller bytte skift, er blevet de facto-normen (selvom leverandører som ZoomShift ikke tilbyder skiftbytter som en del af deres laveste pris af service).
Det er også den nye norm at lade medarbejderne beslutte, hvordan de vil modtage advarsler om tidsplanopdateringer - enten via e-mail, SMS eller blot via in-app-beskeder, for eksempel.
Nøgle differentiatorer
Et område, der adskiller gode platforme for skiftplanlægning fra middelmådige, er rapportering.
Når de planlægger skift, skal virksomheder som restauranter og detailbutikker vide, hvad deres arbejdsomkostninger vil være, og hvordan det relaterer til salg.
Noget software kan trække data fra tredjepartsprogrammer via integration på applikationsprogrammeringsgrænsefladen (API) niveau, herunder POS-systemer, tids- og fremmødelsesledere eller anden HR-software.
Disse softwareløsninger kombinerer derefter disse data med deres egne databaser for at oprette salgshistorikker, prognoser og andre rapporter.
I sådanne tilfælde kan systemet analysere, hvor mange mennesker der arbejdede på Black Friday sidste år, og hvad der var salg, og derefter beregne, hvor mange mennesker der skulle lægge planen i år for at maksimere overskuddet.
En anden differentiator er support.
Selvom udviklere har arbejdet for at gøre software intuitiv, tager det endda platforme med brugervenlige brugergrænseflader tid at vænne sig til.
Platforms stedfortræder, HotSchedules og Humanity tilbyder support døgnet rundt via telefon, e-mail eller chat.
De og andre leverandører tilbyder guider, der fører nye konti gennem installationsprocessen, hjælpeknapper på skærmen, omfattende ofte stillede spørgsmål, vejledningsvideoer, online træningssessioner og en-til-en-instruktion - enten mod et mindre gebyr eller som en del af implementeringsprocessen.
Nogle platforme, såsom ZoomShift, sender nye kunder en række daglige e-mail-alarmer med svar på deres mest stillede kundespørgsmål.
Priser
På tværs af de produkter, vi testede, løber de omtrentlige minimumspriser fra $ 1 til $ 2,45 pr.
Bruger pr.
Måned for forskellige antal placeringer, brugere og funktioner.
Priserne falder derefter derfra, når virksomheder tilføjer mere af hver eller for virksomheder, der abonnerer på servicepakker, der inkluderer et ur, tid og fremmøde eller andre moduler.
Nogle platforme, som f.eks.
Stedfortræder og menneskehed, giver dig mulighed for at demonstrere sandkassekonti for bestemte virksomhedstyper, herunder restauranter, sundhedsbureauer, sikkerhedsfirmaer og detailhandlere.
Dette kan hjælpe dig med at afgøre, om det passer til din virksomhed.
Alt i alt fandt vi, at disse løsninger var omkostningerne værd.
Hvis du stadig bruger papir og blyant eller regneark til at planlægge timearbejdere, så ved, at der er en bedre måde.
SaaS-baseret medarbejderplanlægning og skiftplanlægningssoftware er nem at bruge, og hvis du sidder fast, tilbyder de fleste platforme en række hjælp (hvoraf de fleste er tilgængelige med det samme uden at ty til et kundeservicekald).
Hvis du betaler $ 1 pr.
Bruger pr.
Måned, kan omkostningerne tilføjes, især hvis du er en større virksomhed.
Investeringsafkastet (ROI) er dog færre timer afsat til planlægning, en mere pålidelig og effektiv arbejdsstyrke og yderligere tid, du kan bruge på andre dele af din virksomhed.
