De fleste forretningsforbindelser begynder med en kontrakt, der angiver, hvordan forretning skal foregå.
Det kan være en formel kontrakt, som den, der er udarbejdet af et team af advokater eller en uformel, såsom aftalen mellem en kunde og en e-handelsforhandler.
Kontrakter angiver, hvordan indtægter genereres, og hvad hver parts anvendelse vil være, hvis forventede resultater ikke sker.
Selvom kontrakter er så vigtige, er det stadig overraskende, hvor mange virksomheder der administrerer deres kontraktprocesser ved hjælp af en klodset kombination af e-mails og trykte dokumenter.
Filerne kunne alle have forskellige dokumentformater eller endda gemmes flere steder, hvoraf mange kun er kendt af dem, der er direkte involveret i forretningsforholdet.
Software-as-a-Service (SaaS) -platforme har revolutioneret denne proces efter at have skabt dagens kontraktstyringsindustri.
Kontraktadministrationssoftware forener alle parter, kontrakter og versioner, der er involveret i kontraktforhandlinger, i et pålideligt medium, hvor alle parter ser ændringer og kan spore tidslinjen for en kontrakt fra start til underskrivelse.
De bedste platforme, ligesom mange af dem, der er inkluderet i denne gennemgang, giver også detaljeret rapportering og analyse, intelligente meddelelser og et væld af løbende styrings- og workflow-automatiseringsfunktioner til opstart.
Disse digitale tjenester varierer også i kompleksitet.
Nogle platforme har bredere anvendelighed og kan tilpasses fuldstændigt afhængigt af en organisations behov.
Andre finpudser enkelhed og servicerer et par udvalgte brugssager til kontraktstyring og forretningsvertikaler.
I denne gennemgang har vi inkluderet produkter i begge ender af spektret.
Afhængigt af dine organisatoriske krav og kontraktstyringsbehov har en af ??disse platforme potentialet til at ændre den måde, din virksomhed håndterer kontrakter på.
Hvad er kontraktstyringssoftware?
Tidligere opbevarede kontraktledere ofte alle deres dokumenter i fysiske arkivskabe og vedligeholdt lister eller regneark over en enheds forskellige aftaler med nogle få nøglebetingelser og datoer noteret.
Denne form for kontraktstyring kan føre til en række problemer.
Kontrakter kunne blive forkert filet eller taget fra kabinettet og vendte aldrig tilbage.
Kontraktslederen kan forlade organisationen efter implementering af et system, der ikke giver mening for fremtidige ledere.
Revisioner kan lamme lederen med ekstraordinære mængder arbejde.
Optegnelser kan være for mange til effektivt at styre.
Dette kan resultere i dyre, utilsigtede fornyelser, der automatisk træder i kraft, eller visse IP-rettigheder bortfalder.
Den tunge byrde ved kontraktstyring - og den risiko, som rent menneskelig ledelse udgør - har fået mange enheder til at implementere kontraktstyringssystemer.
Disse tjenester lover ofte tidsbesparelser for ledere, langsigtet reduktion af omkostninger, øget revisionsevne, fremtidig stabilitet og reduktion af risiko.
Som reaktion på den stigende efterspørgsel er en række kontraktstyringssystemer kommet ind på markedet.
Hundredvis af kontraktstyringssystemer findes nu.
De tilbyder alle tjenester, der hjælper med at skelne dem fra deres konkurrence, samtidig med at de grundlæggende behov hos en kontraktleder er opfyldt.
Grundlæggende og kernefunktioner
I dagens marked kan kontraktstyringssystemer antage mange former.
Nogle er for eneejeren, der prøver at holde styr på de få kernekontrakter, der holder hans eller hendes forretning flydende.
Andre er til store hold, der opretholder de tusinder eller endda millioner af kontrakter, der ledsager multinationale virksomhedsbehov.
Finansielle og juridiske afdelinger er ikke overraskende de mest udbredte brugere af kontraktstyringssoftware.
Imidlertid udvides disse løsninger også til en række andre forretningsscenarier.
Salgsteams kan integrere et kontraktstyringssystem med deres CRM-platform (Customer Relationship Management) til at styre fornyelser af salgskontrakter og forhandlinger om alt fra produktionskontrakter til bilaftaler.
Virksomheder anvender muligvis kontraktstyringssoftware i forsyningskæden til at håndtere leverandør- og distributionsaftaler med leverandører eller binde til alle de kontrakter, der holder lagerbeholdning og detaildrift kørende.
Alle kontraktstyringssystemer hjælper afdelinger, der er bundet til deres ERP-operationer (Enterprise Resource Planning) med at styre aftaler med tredjeparter.
En virksomheds HR-afdeling (HR) -afdeling integrerer muligvis sit HR Information System (HRIS) med en kontraktstyringsplatform til automatisk at håndtere ansættelseskontrakter, opsigelser og ansættelses- og ydelsesaftaler.
Brugssagerne fortsætter og fortsætter.
Kontrakthåndtering er praktisk næsten overalt i en virksomhed.
På det mest basale fokuserer kontraktstyring ofte på fire nøglefunktioner: kontrakter skal opbevares, nøglebestemmelser skal spores, et system skal eksistere for at finde en kontrakt baseret på specifikke kriterier, og information indeholdt i eller impliceret i kontrakterne skal være forståelig eller rapporteres.
Den forkortede version: Kontrakter skal gemmes, spores, søges og rapporteres.
Disse centrale funktioner er ofte det, der driver funktionerne i de forskellige kontraktstyringssystemer på markedet.
Næsten hvert system tilbyder et omfattende lager, der indeholder kopier af kontrakter (ofte eksternt) i virtuelle arkivskabe, så dokumenterne aldrig kan gå tabt.
Systemerne tilbyder ofte muligheden for at indtaste data relateret til kontrakten i tags og nøgleord, så information hurtigt kan opdages, og alarmer kan indstilles til at advare ledere om forestående, vigtige begivenheder.
De data, der tilføjes til systemet med henblik på sporing, tjener normalt også et yderligere formål: at gøre det lettere at finde bestemte kontrakter eller grupper af kontrakter, der opfylder visse kriterier.
Endelig kan disse kontraktdata aggregeres på adskillige måder for at hjælpe med at give et fugleperspektiv af status for enhedens kontrakter.
For de kontrolhåndteringssystemer, vi gennemgik, blev den største vægt i hver gennemgang lagt på disse kernefunktioner.
Alle de følgende spørgsmål hjalp med at styre gennemgangsprocessen for at give en fælles kerne, som man kunne evaluere.
Nemlig:
- Tilbyder systemet kontraktopbevaring? Hvis det gør det, på hvilken måde?
- Kunne de indtastede data om kontrakter tilpasses ud fra brugerens behov?
- Kunne der indstilles advarsler for at underrette lederen om, at en kontrakt automatisk blev fornyet, udløbet, eller at en nøglebestemmelse trådte i kraft?
- Blev datafelterne indtastet af brugeren søgbare? Til hvilket niveau kunne søgningen filtreres og finjusteres?
- Kunne denne søgning gemmes til fremtidig brug?
- Kunne den faktiske kontrakt søges?
- Kunne resultaterne af en søgning eksporteres eller laves til en rapport?
- Kunne systemet generere visuelle rapporter eller bare data / numeriske?
Styring af hele kontraktens livscyklus
Ud over disse kernefunktioner har kontraktstyringsplatforme dog udviklet sig meget siden første gang vi testede disse produkter.
Disse platforme er blevet komplette kontrakter om livscyklusstyringsløsninger.
Mere avancerede kontraktstyringsfunktioner, de nu har, inkluderer omfattende redigering, formatering og dokumentstyringsfunktioner samt tilpasselige skabeloner til gentagelse af kontraktoprettelse.
Mange af platformene har mere polerede brugeroplevelser (UX'er) med træk-og-slip-funktionalitet, handlingsbaserede udløsere og automatiseret logik for at lette smartere arbejdsgange og meddelelser.
Plus, mange tilbyder granulær adgangskontrol til forskellige brugere og parter.
Auditabilitet og dynamisk samarbejde med flere parter er også nøglen og inkluderet i mange af disse systemer.
Den bedste software til kontraktadministration giver både interne brugere og eksterne parter tilladelse til at foretage ændringer i forskellige versioner af kontrakter, chatte og kommentere specifikke bestemmelser for at forhandle vilkår og gennemgå signerings- og eksekveringsprocessen - alt på ét sted.
For at gøre dette kræves der dog et fuldstændigt revisionsspor.
Dette revisionsspor skal omfatte integreret ændringsstyring og -notering, versionskontrol og en fuld transaktionslog, der viser enhver ændring foretaget i hver enkelt kontrakt, og af hvem.
Vi fandt ud af, hvordan hver platform tackler elektronisk signering også kan variere.
Nogle løsninger tilbyder native e-signering inden for produktet, mens andre tilbyder integrationer med tjenester som Adobe Sign og DocuSign.
Stadig andre leverandører tilbyder begge muligheder og lader organisationerne vælge den e-signeringsindstilling, der fungerer bedst for dem.
Kontraktstyring og bundlinjen
Dårlig kontraktstyring kan koste din virksomhed penge.
Ifølge en rapport fra SpringCM siger 64 procent af virksomhederne, at kontraktgodkendelsesprocesser får aftaler til at gå i stå.
Ifølge undersøgelsen er den største barriere, som virksomheder står over for, manglen på processer til at styre og bevæge sig langs kontrakter.
Tres procent af virksomhederne bruger e-mail til at styre kontrakter, mens kun 32 procent af virksomhederne bruger et kontraktstyringsværktøj.
Seks procent af virksomhederne siger, at de overhovedet ikke har nogen kontraktstyringsproces.
SpringCM undersøgte 1.409 respondenter, hvoraf 32 procent stammer fra virksomheder med færre end 100 medarbejdere og 16 procent af dem stammer fra virksomheder med mere end 8.000 ansatte.
Toogfems procent af kontraktstyringsfejlene tilskrives mennesker ifølge respondenterne.
Derfor, jo mere automatiseret dit kontraktstyringssystem er, og jo flere aspekter af den ende-til-ende-kontraktlivscyklus det kan overvåge, jo mindre chance vil der være for en hakke, der holder godkendelsesprocessen.
Længden af ??den typiske kontraktcyklus for undersøgelsesrespondenter var mellem en og to måneder (33 procent).
22 procent af respondenterne siger, at deres kontraktcyklus varer længere end fire måneder.
Tyve procent af respondenterne siger, at brug af kontraktstyringssoftware har sparet deres forretningspenge.
Billedkredit: SpringCM
Smarte kontrakter i horisonten
Elefanten i kontraktsstyringsrummet er blockchain.
Denne distribuerede computerteknologi giver et uforanderligt fundament, hvorpå der bygges en ny generation af systemer.
Det giver alle parter i enhver form for digital transaktion lige vilkår.
Alle er enige om reglerne.
Plus, hvert enkelt aktiv eller transaktion på dette felt har en unik kryptografisk signatur, der er gemt på tværs af et verdensomspændende netværk.
Inden for dette netværk ser alle det samme bevis for, hvad der skete.
Hver transaktion inkluderer den uforanderlige historie om, hvad der kom før den.
Tænk på blockchain som et slags distribueret operativsystem (OS) til data: et historisk stof under alt hvad du laver online.
Oven på dette operativsystem findes blockchains killer-apps: smarte kontrakter.
Smarte kontrakter er et sæt regler evalueret af et automatiseret system, hvor alle parter er enige om et fælles regelsæt.
De er en edb-version af en engelsksproget papirkontrakt med et niveau af automatisering, der i det væsentlige giver Adjudication-as-a-Service.
Blockchain og smarte kontrakter har endnu ikke nået mainstream-vedtagelse.
Imidlertid,...
