Hvad er dokumentstyringssoftware?
Dokumentstyringssoftware (DM) omfatter en lang række funktioner og funktioner, hvoraf mange er afgørende for effektiv drift af en virksomhed.
Mange små og mellemstore virksomheder (SMB'er), såsom advokatfirmaer, kreative firmaer eller medier og forlagsorganisationer, sigter mod at blive papirløse og leder efter det rigtige værktøj til at gøre det.
Virksomheder genererer mange data uanset, så det er nøglen til at strømline og automatisere arbejdsgange at vælge et pålideligt og skalerbart DM-system.
For SMB'er kan et effektivt DM-system give bedre samlet præstation af flere grunde.
Den mest grundlæggende årsag er at have et sted at gemme og organisere dokumenter.
Versionskontrol, arbejdsgange, adgangstilladelser, sikkerhedskopiering og databeskyttelse kan også håndteres af en DM-løsning.
Det er udgangspunktet for opbevaring, sikring og deling af forskellige forretningsdokumenter.
Evnen til at klassificere data er en anden DM-kapacitet, der kan ændre den måde, din organisation kortlægger sine arbejdsgange på.
Med al den magt er det ikke overraskende, at verdensomspændende indtægtsprojekter til DM og ECM-systemer (Enterprise Content Management) løbende følger op, som vist i nedenstående skema fra markedsundersøgelsesfirmaet Statista.
ECM verdensomspændende omsætning, 2017-2027 (milliarder USD)
Ud over ny effektivitet kan DM-systemer også fungere som samarbejdsværktøjer, dem der kombinerer nye måder at kommunikere med lige opmærksomhed på legitime lovgivningsmæssige behov.
For det første gør traditionel filopbevaring sikkerhed vanskelig at administrere og vedligeholde.
Mens der er visse muligheder for at indstille tilladelser til en fil eller mappe, kan disse tilladelser hurtigt nedbrydes eller besejres helt enkelt ved at flytte filer fra en mappe til en anden.
Sporing af ændringer til et dokument, der er gemt i en delt mappe på en virksomheds server, er næsten umuligt for brugerne, ligesom det er vedligeholdelse og evaluering af et revisionsspor.
Selv med hensyn til samarbejde er der betydelige forbedringer, der skal opnås ved blot at gå væk fra den traditionelle virksomhedsfildeling.
Og lad os være klare: Når vi taler om DM i denne gennemgang, fokuserer vi på DM-systemer, der kan tilbyde filhåndtering på virksomhedsniveau, herunder routing, retention og undertiden endda understøttelse af papirfilhåndtering, herunder offsite-opbevaring og forsikring .
Hvis du bare leder efter onlinelagring i vene fra Dropbox Business eller Google Drive for Work, kan du læse vores anmeldelser af disse produkter i vores bedste cloud storage- og fildelingsudbydere.
Opbevaring og samarbejde
Selv på sit mest basale niveau skal et DM-system kunne gemme dokumenter i en lang række filtyper, selvom du bør kontrollere din organisations krav omhyggeligt i denne henseende og matche dem op mod ethvert potentielt system inden køb.
Selv i dag er der nogle beskyttede filtyper, især i specialbyggede forretningsområder (LOB), som ikke alle DM-systemer kan understøtte.
Bortset fra det, bør DM-systemet også give værktøjer til at organisere disse filer og finde dem, der opfylder bestemte brugerdefinerede kriterier med en minimal indsats eller systemressourcer.
Oftest kommer dette i form af en "smart search" -funktion; dette er en anden nøglefunktion, du skal teste i løbet af din evalueringsfase.
Funktioner som tags og tilpassede nøglefelter er vigtige for at finde filer, når deres lagerplacering er faldet fra virksomhedens hukommelse.
Nogle løsninger, såsom Microsoft SharePoint Online, indeholder funktioner, der automatisk klassificerer eller mærker dokumenter baseret på regler, du konfigurerer.
Dette forbedrer ikke kun pålideligheden af ??dataene bag dine dokumenter, men forbedrer også oddsene for, at brugerne kan spore de dokumenter, de har brug for.
Mange af de DM-systemer, vi har gennemgået, inkluderer en vis mængde online cloudlagring, såsom Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online.
Du bør dog ikke se på dette som et centralt købskriterium, fordi opbevaring er den nemme del.
For de fleste organisationer vil dette ikke være den vigtigste faktor, når man vurderer et DM-system.
Samarbejdsindsats, såsom deling af dokumenter, visning af ændringer (som i en organiseret revisionshistorik) eller samtidig arbejde på et dokument med en anden bruger (tilgængelig i både Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online), er den slags muligheder, der forbedrer din teams effektivitet.
Et andet almindeligt scenario er at integrere dit DM-system med andre forretningsapps.
Fordi de håndterer dokumenter, som ofte er centrale for mange forretningsprocesser, kan DM-systemer fungere som lynchpin til andre forretningsprocesser ved at føje deres data og funktionalitet til andre apps.
Webindhold kan oprettes, redigeres og behandles i nogle af disse systemer og derefter overvåges eller endda offentliggøres via et marketingautomatiseringssystem.
Et andet almindeligt scenarie er at integrere en front-end DM-løsning med en anden eller tilpasset back-end, løsning til deling og lagring af forretningsfiler; eksempler inkluderer Egnyte eller Microsoft OneDrive for Business.
Dette kan gøres simpelthen fordi andre virksomhedsdata er placeret i det arkiv, eller fordi den dedikerede tjeneste tilbyder bedre sikkerhedsfunktioner, især omkring adgangskontrol og filkryptering.
Hvis dette kan være vigtigt for dig, skal din evalueringsfase fokusere på eventuelle forudbyggede integrationer, som en potentiel leverandør tilbyder såvel som nytten af ??dets applikationsprogrammeringsgrænseflade (API) - eller om den overhovedet har en.
Som altid, hvis du kan prøve, før du køber, så er det den bedste vej at gå.
De fleste af disse leverandører tilbyder mindst en 14-dages gratis prøveperiode, mens mange tilbyder hele 30 dage.
Nogle leverandører tilbyder endda et gratis niveau, selvom dette normalt leveres med et lavt antal brugere og begrænsede funktioner, som kan besejre formålet med at evaluere systemet.
Godkendelser, deling og underskrifter
Der er scenarier, hvor en virksomhed opretter et dokument bare for at have det.
Men i de fleste tilfælde er dokumenter beregnet til at blive delt og normalt delt ofte.
Et fokusområde for ethvert DM-system skal således være de værktøjer, det giver til håndtering af sådanne filer.
Disse muligheder findes som et minimum for at strømline denne kommunikation og forbedre afkastet enten fra et effektivitets- eller kundeperspektiv.
I nogle tilfælde understøtter disse kommunikationsværktøjer også sporing af kommunikation og rapportering om dem over tid; dette er en funktion, der kan være særligt kritisk for dokumenter, der har overholdelse eller juridiske konsekvenser.
Fra et arbejdsgangsperspektiv er det grundlæggende niveau af funktionalitet at kunne dirigere specifikke typer dokumenter til personale, der har brug for at udfylde eller godkende dem.
Gengivelse af dokumentet i et redigerbart format, der bliver endeligt i en ikke-redigerbar filtype, såsom PDF, er en anden god funktion.
Endelig er e-signaturer blevet et mere almindeligt krav i mange forretningsscenarier, ikke kun for at afslutte engagementer med partnere eller kunder, men også for at kontrollere workflow mellem interne medarbejdere.
Nogle DM-systemer, såsom Adobe Document Cloud Standard, har indbygget e-signaturfunktionalitet, mens andre har brug for at integrere denne funktionalitet fra en ekstern kilde.
Uanset hvilken metode, evaluering af et DM-system kræver ofte, at du sømmer både implementering og funktionalitet, så sørg for at spørge en salgsrepræsentant om det under din produktdemo.
Samarbejdsfunktioner er også vigtige.
At have en ind- og udtjekningsmulighed, der låser adgang, når en bruger har downloadet en fil, forhindrer redigering af overlapning og kan vise sig at være en sundhedsbesparende.
Versionshistorik er en fantastisk måde at spore, hvem der har redigeret filer, og hvornår og være i stand til at vende tilbage til en tidligere version, hvis filen bliver beskadiget, eller hvis der introduceres fejl.
Nogle programmer kræver integration med Microsoft Office 365 eller Google Drive for Work for at redigere dokumenter online, mens andre leverer deres egne tekstbehandlings- og dokumentpubliceringsværktøjssæt til samme formål.
Overholdelse og sikkerhed
Sikkerhed giver anledning til bekymring for enhver virksomhed og er ofte meget opmærksom, når man søger og vurderer nye forretningsløsninger.
SMB'er og startups kan muligvis ikke se et øjeblikkeligt behov for overholdelse eller juridiske bekymringer, men det lønner sig at tænke fremad.
Systemer, der kan vokse med en virksomheds behov med basale tilladelser samt versionskontrolfunktioner, vil have fordelen.
Overvej en løsning, der kan imødekomme overholdelseskrav ned ad linjen.
Investering i avancerede og overflødige sikkerheds- og sikkerhedskopieringsfunktioner kan kun hjælpe dig med at fremtidssikre din virksomhed.
Virksomheder, der overholder overholdelse eller juridiske bekymringer, herunder finansielle virksomheder, offentlige enheder, medicinsk praksis og skoler, vil virkelig gerne fokusere på sikkerhed som et primært kriterium.
Mere avancerede sikkerhedsfunktioner, såsom revisionsspor, avancerede tilladelsesfunktioner eller virksomhedsgodkendelsesværktøjer såsom multifaktorautentificering (MFA) eller integration med et enhedsadministrationssystem, er mindre en "god at have" -funktion og bør endda betragtes som obligatorisk i nogle tilfælde.
Filretention er et andet sikkerhedsrelateret område, som de fleste af de DM-systemer, vi har gennemgået, understøtter, selvom værktøjerne og funktionerne i forbindelse med filopbevaring varierer mellem de forskellige platforme.
Mange virksomheder skal lovligt føre poster i en forudbestemt periode.
Dit DM-system skal have værktøjer til at forhindre permanent sletning af filer.
Ideelt set ville det tilbyde dig en arkivløsning til at lette korrekt identifikation af forældede filer uden at kompromittere dig lovligt.
Overholdelsesovervejelser bør være en del af evalueringen af ??ethvert aspekt af dit DM-system.
I tilfælde, hvor dokumenter, der indeholder patient- eller anden kundeinformation håndteres, eller andre overholdelsesfaktorer er i spil, skal samarbejdsfunktioner styres meget omhyggeligt.
Mange DM-systemer kan forhindre brugere i at dele filer med eksterne brugere (Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online) eller i at gemme dem på en mobilenhed.
Microsoft SharePoint Online tager dette et skridt ud over konkurrencen ved at tilbyde regelsæt, der er skræddersyet til overholdelse, med specifikke love og regler baseret på geografi.
Microsoft har også fordelen ved at kunne tilbyde operativsystem (OS) -niveau databeskyttelsesfunktioner såsom adgangskontrol indstillet på individuelt niveau og gruppeniveau og især datakryptering.
Men mens Microsoft i vid udstrækning kan tilbyde disse funktioner på grund af sit Windows OS, er det ikke den eneste måde, virksomheden kan levere disse fordele på; det er heller ikke den eneste måde, hvorpå konkurrencen kan levere dem.
I mellemtiden tilbyder løsninger som Adobe Document Cloud Standard overholdelse af regler som Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) og Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), som beskytter studerendes uddannelsesoptegnelser.
Sørg for at spørge, hvordan et potentielt DM-system kan levere avancerede sikkerhedsfunktioner, og du vil opdage, at nogle vil levere dem gennem de operativsystemer, de understøtter, mens andre vil ...
