Hold virksomheden kørende med et mindre forretningsregnskabswebsted
Titusinder af små virksomheder i USA har lukket permanent, siden COVID-19 nedlukninger begyndte i marts.
Og nu hvor vejret bliver koldere, og folk bliver mere indendørs, kan vi fortsætte med at se flere bølger af virussen spredes over hele landet.
Uanset om det fører til tilbagevenden til nedlukninger, vil små virksomheder utvivlsomt fortsætte med at lide.
Hvis du ejer en lille virksomhed, der har mistet kunder og salg i 2020, har du brug for al den hjælp, du kan få for at overleve.
Websteder til regnskab for små virksomheder er bestemt ikke et universalmiddel, men hvis du bruger en sådan religiøst, skal du føle dig mere i kontrol over din økonomi og være i stand til at træffe bedre beslutninger.
Når du kæmper med den aktuelle tilstand af dine indtægter og udgifter, kan du lave klogere planer for din fremtid.
Vi kategoriserer i vid udstrækning disse regnskabsprodukter i to grupper: de, der er bedst for små virksomheder og de, der er bedst for enkeltmænd og freelancere.
Den første kategori af websteder inkluderer Editors 'Choice-vinder Intuit QuickBooks Online, Sage 50cloud Accounting, Wave, Xero og Zoho Books.
Den anden gruppe indeholder Editors 'Choice-vinder FreshBooks, GoDaddy Bookkeeping, QuickBooks Selvstændige, Sunrise og Wave.
Vi adskiller den sidstnævnte kategori i et senere afsnit af denne sammenfatning.
Hvad disse tjenester kan gøre
Finansiel bogføring er kompliceret og tidskrævende.
Virksomhedsejere finder det udfordrende nok at dække det grundlæggende - at betale regningerne og spore indgående indtægter - endsige besvare kritiske spørgsmål som: Er vi rentable? Hvorfor eller hvorfor ikke? Kan vi foretage nødvendige skattebetalinger? Bør vi investere i nyt udstyr? Har vi brug for at undersøge finansiering? Vil vi ramme vores budgetnumre? Hvor kan vi reducere udgifterne? Kan de relevante teammedlemmer få adgang til alle vores regnskabsdata online, hvis de skal arbejde hjemmefra?
De bedste tilbud til små virksomheder i denne uge *
* Tilbud er valgt af vores partner, TechBargains
Et godt regnskabswebsted for små virksomheder kan give oplysninger på få sekunder, der hjælper dig med at besvare disse spørgsmål baseret på det input, du leverer.
Når du har udfyldt et websted med oplysninger om dine økonomiske konti; dine kunder og leverandører og de produkter eller tjenester, du sælger, kan du bruge disse data til at oprette transaktioner, som webstedet igen kan bruge til at skabe indsigt.
Øjeblikkelige søgeværktøjer og tilpassede rapporter hjælper dig med at spore de mindste detaljer og se oversigter over, hvordan din virksomhed klarer sig.
Android- og iOS-apps til siderne giver dig adgang til din økonomi fra dine mobile enheder.
Opsætning af bogføring
Afhængigt af hvor længe din virksomhed har fungeret, kan det tage alt fra fem minutter til flere timer at komme i gang med et lille forretningsregnskabswebsted efter tilmelding til en konto.
Små virksomheder regnskabssider opkræver månedlige abonnementsgebyrer og tilbyder normalt gratis prøveperioder.
Jo mere du har brug for det, jo længere tid tager dine installationsopgaver (og jo højere er den månedlige betaling generelt).
Først skal du angive dine kontaktoplysninger.
Hvis du ønsker, at dit logo skal vises på salgs- og købsformularer, kan du blot uploade det.
Nogle mindre virksomhedsregnskabssider spørger, om du planlægger at bruge bestemte funktioner såsom indkøbsordrer og lagersporing, så de kan slå dem til eller fra.
De kan også spørge, hvornår dit regnskabsår f.eks.
Starter, og om du bruger kontonumre.
Ønsker du adgang til de transaktioner, du har gemt på online finansielle konti (kontrol, kreditkort osv.)? Indtast dine loginoplysninger for denne konto, og det lille forretningsregnskabsside importerer nylige transaktioner (normalt 90 dages værdi) og føjer dem til et online-register.
Vil du lade kunderne betale med kreditkort og bankudtag? Du bliver nødt til at tilmelde dig en betalingsbehandler som PayPal (ekstra gebyrer vil gælde) eller Stripe.
Dit folk, dit stof
En af de gode ting ved at bruge et websted til regnskab for små virksomheder er, at det reducerer gentagne dataindtastninger.
Når du f.eks.
Har udfyldt tomrummet for at oprette en kundeoptegnelse, behøver du aldrig slå dette postnummer op igen.
Når du skal henvise til en kunde i en transaktion, vises den på en liste.
Det samme gælder for leverandører, varer eller tjenester og medarbejdere.
Ikke mere udfyldning af kortfiler eller rodet regneark.
Når du har gennemført en kundeoptegnelse og begyndt at oprette fakturaer, sende udsagn og registrere fakturerbare udgifter, kan du normalt få adgang til disse historiske aktiviteter i selve posten.
Nogle websteder, såsom Zoho Books, viser et kort over den enkelte eller virksomheds placering og giver dig mulighed for at oprette dine egne felter, så du kan spore yderligere oplysninger, der er vigtige for dig (kunde siden, fødselsdag og andre lignende felter).
Hvis du har medarbejdere, som du har betalt via en anden metode, har du muligvis mulighed for at bruge enten en intern lønningsløsning eller en, der tilbydes af et andet firma.
Lønopsætning kan tage lidt tid og kræfter, da du skal give oplysninger om lønhistorik (webstedsmedarbejdere kan hjælpe med dette).
Selv når du starter frisk med medarbejderkompensation, er der meget grund til at dække.
Webstedet har brug for præcise detaljer om ting som dine krav til lønskat, de leverede fordele og løncyklusser.
Mange små virksomhedsregnskabssteder tilbyder personlig assistance med denne opgave, og de gør det alle nøjagtigt klart, hvad der skal gøres, før du kører din første lønningsliste.
Det er muligt at foretage minimal opsætning og derefter springe ind i oprettelse af fakturaer, betaling af regninger og accept af betalinger.
Med alle de tjenester, der er inkluderet her, kan du tilføje kunder, leverandører og produkter under processen med at gennemføre transaktioner (du skal alligevel gøre det, når du vokser og føjer til dine kontakt- og lagerdatabaser).
Du skal bare beslutte, om du vil bruge tiden på forhånd til at opbygge dine poster eller tage timeout, når du er midt i salgs- eller købsformularer.
De fleste små forretningsregnskabssteder tilbyder mulighed for at importere eksisterende lister i formater som CSV og XLS.
De leverer kortlægningsværktøjer for at sikre, at alt kommer korrekt ind.
Denne procedure fungerer bedre på nogle websteder end andre.
Flytning af penge og produkter
Revisorer elsker at bruge sætninger som tilgodehavender og konti, der skal betales for at beskrive de primære elementer i regnskab: registrering og sporing af indtægter og udgifter eller sporing af salg og køb.
Websteder til regnskab for små virksomheder er designet til at appellere til folk, der ikke bruger den samme slags sprog som regnskabsfolk og undgår sådan terminologi.
Webstederne giver dig mulighed for nemt at oprette enhver transaktion, som en lille virksomhed sandsynligvis har brug for.
De mest almindelige af disse er fakturaer og regninger, og alle de tjenester, vi har gennemgået, understøtter dem.
Websteder som Xero og Zoho Books går længere, så du kan producere mere avancerede formularer som indkøbsordrer, salgskvitteringer, kreditnotaer og kontoudtog.
De giver skabeloner til disse onlineformularer, der ligner deres papirmodeller.
Alt du skal gøre er at udfylde de tomme felter og vælge fra lister over variabler som kunder og varer.
Når du f.eks.
Har afsluttet en faktura, har du flere muligheder.
Du kan gemme det som en kladde eller en endelig version og enten udskrive det eller sende det via e-mail.
Hvis du gør sidstnævnte og har etableret et forhold til en betalingsbehandler, kan din faktura indeholde en stub, der forklarer, hvordan kunden kan returnere betaling via kreditkort eller bankudbetaling.
Du kan oprette en PDF-version af fakturaen, kopiere den, registrere en betaling på den og indstille den til at gentage sig efter en regelmæssig tidsplan.
Alle former på disse websteder fungerer ens.
Disse websteder lægger også særlig vægt på din virksomheds udgifter - ikke regninger, du indtaster og betaler, men andre køb, du foretager.
Dette er et område af din økonomi, der let kan komme ud af kontrol, hvis det ikke overvåges.
Så små virksomhedsregnskabssteder fortæller dig om dem, opdeler dem i udgifttyper og sammenligner dem med din indkomst ved hjælp af totaler og farverige diagrammer.
Hvis du f.eks.
Rejser og har adskillige relaterede udgifter på vejen, kan du tage billeder af kvitteringer med din smartphone.
Nogle websteder vedhæfter bare disse kvitteringer til en manuelt indtastet udgiftsformular.
Andre, såsom Intuit QuickBooks Online, læser faktisk kvitteringerne og overfører nogle af deres data (såsom dato, leverandør og beløb) til en udgiftsformular ved hjælp af OCR-teknologi.
Som jeg nævnte tidligere, involverer en af ??dine installationsopgaver at oprette poster, der indeholder information om de produkter og tjenester, du sælger, så du kan bruge dem i transaktioner.
Disse varierer i kompleksitet, så du er nødt til at forstå forskellene, inden du går med et sted eller et andet.
Nogle, såsom Kashoo, giver dig simpelthen mulighed for at opretholde beskrivende optegnelser.
Andre, såsom Intuit QuickBooks Online, går længere.
De spørger, hvor mange af hvert produkt du har på lager, når du opretter en post, og på hvilket tidspunkt du skal advares om at genbestille.
Derefter sporer de faktisk lagerniveauer, hvilket giver indsigt i salgsmønstre og holder dig i at løbe tør.
Transaktioner og bankvirksomhed
Mens meget af dit daglige regnskabsarbejde sandsynligvis indebærer at betale regninger, sende fakturaer og registrere betalinger, skal du også holde øje med din bank- og kreditkortaktivitet.
Hvis du har knyttet dine finansielle konti til dit regnskabssted, er det let at udføre.
For det første vises deres saldi ofte på instrumentbrættet (startsiden).
Du kan også se hver kontos online-register, som indeholder transaktioner, der har ryddet din bank og er importeret til din regnskabsløsning (sammen med dem, du har indtastet manuelt).
Du kan gøre meget med disse transaktioner, når de først vises i et register.
For det første skal de kategoriseres (kontoromkostninger, lønningsafgifter, rejse- og måltidsomkostninger er nogle eksempler), så du ved, hvor dine penge kommer fra, og hvor de skal hen.
Hvert websted gætter på, hvordan i det mindste nogle transaktioner kan kategoriseres.
Du kan ændre disse, hvis de er forkerte og tilføje dine egne.
Samvittighedsfuld kategorisering vil resultere i mere nøjagtige rapporter og selvangivelser.
Du kan også matche relaterede transaktioner, såsom en faktura, der blev indtastet i systemet og en tilsvarende betaling, der blev gennemført.
Igen laver nogle websteder uddannede gæt her.
Du kan opdele transaktioner, der skal tildeles flere kategorier, lave noter og afstemme dine konti med dit bank- og kreditkortudtog.
Læs det i en rapport
Rapporter er din belønning for at holde trit med dit daglige arbejde og udføre det korrekt.
Hver regnskabswebsted for små virksomheder leveres med skabeloner til adskillige typer af indsigtsfulde output.
Du vælger en, tilpasser den ved hjælp af de angivne filter- og visningsmuligheder og lader webstedet hælde dine egne virksomhedsdata ind i den.
Det tager kun et par sekunder at generere en rapport, når du har defineret den.
Der er to hovedtyper af rapporter.
Hovedparten af ??dem er ...
