Hvad er projektstyringssoftware?
Lad os sige, at du bygger et hus.
Det er en kompleks proces, hvor nogle opgaver skal udføres i en bestemt rækkefølge.
Du kan ikke installere vinduer, hvis du ikke har sat væggene op endnu.
Du har sandsynligvis snesevis af mennesker, der også hjælper dig med at bygge huset, og du skal vide, hvilke dage folk er tilgængelige til at hælde fundamentet, lægge flisen osv.
Måden at spore alle de job, der skal udføres i et komplekst projekt, og de mennesker, der udfører dem, er at bruge projektstyringssoftware.
Projektledelsessoftware er en type online- og samarbejdsapp, hvor alle, der arbejder på et projekt, kan se, hvem der laver hvad, hvornår og hvert job er på rette spor, der skal udføres til tiden.
Alle ser, hvilke opgaver der er tildelt dem, og hvornår de skal begynde at arbejde.
Den person, der styrer projektet og tildeler arbejdet, kan se, hvad der skal gøres, og hvem der potentielt kan frit gøre det.
Alle involverede giver statusopdateringer om deres opgaver efter behov og markerer opgaver, når de er afsluttet.
Til denne sammenfatning holder vi os til traditionelle projektstyringsapps, som alle tilbyder Gantt-diagrammer blandt andre værktøjer til sporing, organisering og planlægning af projektarbejde.
Hvad kan du gøre med en projektledelsesapp?
Project management apps giver dig mulighed for at spore næsten enhver form for projekt, hvad enten det er at starte en marketingkampagne, oprette et nyt produkt eller opbygge et hus eller et websted.
Hold, der bruger projektledelsesapps, sporer typisk mere end et projekt ad gangen.
Softwaren hjælper dem med at finde ud af, hvornår de skal planlægge arbejde baseret på, hvornår ting skal gøres, og de menneskelige ressourcer, der er tilgængelige for at gøre det.
De allerbedste projektledelsesapps hjælper teams med at håndtere almindelige problemer, såsom glidede deadlines, ved at give en advarsel, inden en deadline glider og tilbyde at automatisk omplanlægge opgaver, der er berørt ned ad linjen.
De genererer rapporter, der giver ledere indsigt i, hvilke teammedlemmer der har for meget - eller for lidt - arbejde på deres plader.
Mange giver dig også mulighed for at spore projektbudgetter og logge fakturerbare timer, så du kan fakturere klienter for arbejdet tid.
Den vigtigste ting at vide om projektstyringsapps, i modsætning til andre former for arbejdsstyringsapps, er, at de er til projekter.
Det lyder måske som en tautologi, men det er vigtigt.
Projekter vs.
andre former for arbejde
Projekter er en bestemt type arbejde.
De er sæt opgaver, der har en startdato, slutdato og kan leveres.
At bygge et hus er et projekt.
At starte et nyt websted er et projekt.
Så hvad er der? ikke et projekt? Vedligeholdelse et websted er ikke et projekt.
I stedet er det et eksempel på igangværende arbejde uden klar start- eller slutdato, langt mindre en leverbar.
Besvarelse af hjælpemails fra kunder er løbende arbejde.
At skrive dagligt indhold til en blog kan teknisk set betragtes som et projekt - hvert indlæg har en klar start, slutning og levering - men det er et så simpelt projekt, at de fleste ikke behøver at oprette en tidsplan for at styre det.
Når du har arbejde med en kort leveringstid, er det værd at spørge, om det ville være for stort at sætte det i fuldskala projektstyringssoftware.
Arbejde er ikke altid sort og hvid, projekt eller ikke-projekt.
Nogle gange er der overlapning, eller dit team skal udføre både projekt- og ikke-projektarbejde samtidigt.
Af den grund hjælper nogle projektadministrationsapps dig med at styre andre former for arbejde ud over projekter (det er ofte fejlsporing eller sporing af problemer).
Der er andre former for samarbejdsapps, der er bedre til styring af ikke-projektarbejde, såsom Trello, Asana, Basecamp og Airtable.
Selv med nogle af disse apps kan du også styre lette projekter.
Se? Masser af overlapninger.
Den bedste gratis projektstyringssoftware
Et par af de bedste softwaresystemer til projektstyring har gratis versioner.
Normalt er disse gratis versioner stærkt begrænset på en eller anden måde.
For eksempel har du måske kun lov til at styre et eller to projekter med den gratis version eller invitere en håndfuld mennesker til at arbejde sammen med dig.
Plus, du får normalt ikke alle de bedste funktioner i appen i den gratis version.
Stadig, hvis du har et lille team og kun har brug for at styre et eller to projekter, fungerer det muligvis.
Du kan få en gratis konto fra Zoho Projects, Teamwork, Wrike, TeamGantt, ProofHub og et par andre, der ikke kom på denne liste, såsom Volerro og AceProject.
Redmine er en 100 procent gratis app til projektstyring, men du skal selv installere og vedligeholde den.
Det er ikke et hyldeprodukt, men snarere et open source-alternativ.
De bedste projektledelsesapps til små virksomheder
Hvis dit team har brug for at styre og spore et par projekter, men du er mindre bekymret for medarbejderplanlægning, indsamling af timesedler til faktureringskunder og sammenligning af fremskridt med snesevis af projekter under udvikling, et billigt værktøj som Zoho Projects omkring $ 3- $ 6 pr.
person pr.
måned) eller Teamwork ($ 12,50 pr.
person pr.
måned) er det bedste valg.
Vi kan også lide GanttPRO og TeamGantt til små hold med et budget.
Der er ikke behov for at bruge mere end ca.
$ 15 pr.
Person pr.
Måned, hvis du ikke vil bruge de værktøjer, der er unikke for dyrere software, så hold dig til noget mere beskedent.
Det kan være helt passende til dine behov.
De bedste apps til projektledelse til store organisationer
Store organisationer har stærkt forskellige behov end små virksomheder.
Organisationer med hundreder eller tusinder af medarbejdere og hundreder af projekter bruger blandt andet projektstyringsapps til planlægning, indsigt i deres ressourcer, budgetsporing, indtægtsfremskrivning, tidssporing til faktureringsformål.
For en stor virksomhed er det vigtigt at kunne styre ikke kun enkeltpersoner, men også teams.
Hvis du har 15 timers arbejde for en juniordesigner, og det betyder ikke noget, hvilken juniordesigner der gør det, vil du være i stand til at se, hvor meget arbejde alle juniordesignerne har tildelt dem, og om du kan frigøre en af dem til opgaven.
Af samme grund skal alle ledere og teamledere i din virksomhed være i stand til at se, hvilke opgaver der er højt prioriterede, og hvilke projekter der er i fare for at glide, så de kan triage i overensstemmelse hermed.
For store organisationer, der håndterer komplekse projekter og mange teammedlemmer, er vores topvalg LiquidPlanner, med Celoxis ikke langt bagud.
Den bedste projektledelsesapp med særlige funktioner
Hold, der ikke er helt små virksomheder, men som ikke er enorme organisationer, kan have særlige behov, som de ønsker, at deres projektledelsessoftware skal løse.
For eksempel til styring af både projekt- og ikke-projektarbejde anbefaler vi Wrike eller Celoxis.
(LiquidPlanner er også et godt valg, men det er bedst for store grupper.) Hvis dit team bruger meget tid på at diskutere og gentage visuelle aktiver, er ProofHub et godt valg.
Volerro har også nogle værktøjer til korrektur, selvom det ikke scorede højt nok til at gøre denne sammenfatning.
Smartsheet er godt til bygningsautomatisering i din projektledelse.
Og Paymo, en anden app, der ikke helt klippet til denne sammenlægning, kommer med fakturerings- og faktureringssoftware, der er indbygget lige i den.
Valg af, hvad der er bedst for dit team
Det kan tage tid at vælge den rigtige projektstyringssoftware.
Det er vigtigt at overveje, hvilken slags arbejde dit team udfører, hvor mange mennesker der er i organisationen, og hvordan du vil drive din virksomhed.
Der er mange gode muligheder, der passer til ethvert budget.
Med en pålidelig projektstyringsapp på plads kan folk lettere samarbejde om projektarbejde.
Plus, virksomhedsejere og teamledere kan få nyttig indsigt i, hvordan deres teams arbejder, om projekter er på rette spor, og hvordan de styrer dem tilbage til et vellykket sted, når de glider.
