Alle elsker lønningsdag - undtagen det vil sige lønningsadministratoren.
At betale medarbejdere (såvel som entreprenører og freelancere) er det mest komplekse element i mindre virksomhedsregnskab.
Det er også det mest skræmmende.
Ikke alene skal du fremstille checks og direkte indskud, der er 100 procent nøjagtige, men du skal også sørge for, at de underliggende beregninger - skatter, fordele og anden tilbageholdelse - også er korrekte helt ned til øre.
Desuden skal du indsende skatter og ansøgninger til IRS og andre skattebureauer.
Cloudbaserede lønapplikationer kan hjælpe med at sikre, at alle disse forpligtelser overholdes med præcision og rettidighed.
Vi gennemgik otte af de mest populære online-regnskabstjenester til små virksomheder.
Nogle har eksisteret i årevis, herunder Gusto, OnPay, Patriot Software Full Service Payroll, QuickBooks Payroll, Square Payroll og SurePayroll.
Nyt i vores sammenfatning i år er Hourly, en lønningstjeneste designet til entreprenører, men passende til andre små virksomheder.
Bemærk, at det kun er tilgængeligt for Californien ved denne skrivning.
Workful er et andet nyere lønningswebsted, der kun vises her for anden gang; det er bygget til sporing af timemedarbejdere.
I år tildeler vi redaktørernes valg til to lønningswebsteder: Gusto er en tilbagevendende vinder; det leverer en enestående brugeroplevelse og fire forskellige abonnementsniveauer, så virksomheder kan vokse med det.
Vi anbefaler det stærkt for både nybegyndere og erfarne lønningsadministratorer.
Vores andet redaktørvalg, OnPay, er også et fremragende valg for små virksomheder, men det understøtter også vertikale industrier som landbrug og nonprofitorganisationer meget dygtigt såvel som virksomheder med mere end 100 ansatte.
Hvad er der ikke her
Der er snesevis af lønningswebsteder, vi kunne have gennemgået, nogle fra husstandsnavne som ADP og Paychex.
Begge disse virksomheder tilbyder DIY-lønnstjenester på indgangsniveau.
De mangler dog nogle af de funktioner, der findes på de steder, vi har gennemgået, og de er lidt dyrere (begge opkræver $ 59 pr.
Måned plus $ 4 pr.
Medarbejder pr.
Måned).
ADP begrænser sit low-end lønningssted til to medarbejdere, og begge kræver, at du giver dem en masse information om din virksomhed, før de giver dig et tilbud på mere ekspansive tjenester.
De er dog i stand til at skalere op let, så de kan være gode valg for større virksomheder eller dem, der forventer at vokse hurtigt - eller virksomheder, der simpelthen ønsker at gå med et velkendt navn.
Når det er sagt, er de dyre, og det kan være en betydelig opgave at komme i gang - især med ADP.
I den anden ende af spektret er steder, hvor virksomheder har mere komplekse lønningsbehov eller ønsker at få deres lønningsliste som en del af altomfattende HR-software eller administrationsservice til fordele.
Rippling er en af ??de bedste af disse.
Det er overraskende overkommeligt og tilbyder en enestående brugeroplevelse.
Det giver også alle de værktøjer, du har brug for til ombordstigning, lønningsløsning, skatteregistrering og rapportering.
Avancerede funktioner inkluderer jobomkostninger, meget tilpasselige rapporter og global lønningsliste.
Zenefits ville også være et godt valg for selv en uerfaren løn eller HR-manager, der skal holde sig opdateret med de utallige overholdelsesproblemer, der findes på dagens arbejdsplads.
Både Rippling og Zenefits er Editors 'Choice-vindere.
Disse er fremragende tjenester, men hvis du bare vil få lønningslisten ud, kan de være mere, end du har brug for.
Vi valgte at gennemgå de tjenester, som vi vurderer bedst egnede til små virksomheder, der behandler kompensation til 10 ansatte eller færre - virksomheder, derudover har beskedne menneskelige ressourcer og gavner administrationsbehov.
Præcision er vigtigst
Hvis du stadig laver din virksomheds lønning manuelt, er du godt klar over, hvor kompleks, krævende og deadline-styret denne proces er.
Dine medarbejdere stoler på, at du sender deres lønsedler og godkender direkte indskud på planlagte løndage.
De forventer, at du ved, hvor meget du skal tilbageholde for alle de skatter, du skylder, og de fordele, du tilbyder.
Der er en enorm mængde detaljer at spore, især hvis du prøver at gøre det hele på papir.
Fejl tolereres ikke godt af alle involverede.
Skattebureauer kan vurdere stive bøder, hvis lønmodtagelse og skat ikke modtages inden for de planlagte datoer.
Fordeleudbydere kan afskære tjenester som sundhedsforsikring, hvis du kommer bagud på betalinger.
Forenkling af komplekset
Cloudbaserede lønløsninger kan hjælpe dig med at organisere og automatisere denne byrdefulde opgave.
Nogle af dem tilbyder trin-for-trin guider til at guide dig gennem den tidskrævende proces med at oprette poster til medarbejdere og levere de nødvendige oplysninger til tilbageholdelse.
De giver dig mulighed for at oprette dine egne lønningsplaner.
De foretager alle de krævede beregninger, og de fleste af dem sender faktisk din lønskat og arkivering til de relevante agenturer.
Disse websteder fører dig gennem hver lønningskørsel og fortæller dig, hvor meget hver vil koste dig.
De leverer rapportskabeloner og tilbyder online portaler og mobilapps til medarbejdere, der viser aktuelle og historiske løndata og meget mere i nogle tilfælde.
Ikke overraskende er de udstyret med generøse supportmuligheder.
Og de er ikke for dyre: De løber for det meste mellem $ 25 og $ 40 pr.
Måned for basisgebyret og opkræver et par ekstra dollars pr.
Måned for hver medarbejder.
Fordelene er åbenlyse.
Du sparer tid og minimerer frustration.
Du behøver ikke at holde trit med tabeller over lønskat eller beskæftige sig med de utallige overholdelsesproblemer, der er forbundet med kompensation til medarbejdere.
Du kan ændre dine poster hurtigt, og du har øjeblikkelig adgang til de mindste detaljer.
Det er meget mindre sandsynligt, at du laver fejl ved hjælp af en af ??disse tjenester.
Opsætning af din lønningsliste
Selvom hvert lønningssted, vi kiggede på, har sin egen unikke brugeroplevelse, deler de alle lignende strukturer.
De begynder med installationsprocessen, som er langt det mest tidskrævende og detaljeorienterede element i at betale dit personale.
Selvom den nøjagtige rækkefølge varierer, fører nogle af dem dig gennem sider med spørgsmål ordnet, trin for trin.
Andre leverer guider til delvis opsætning og overlader resten til dig.
Patriot Software tilbyder den mest omfattende proces af dem, vi testede.
Disse installationsguider beder om oplysninger om din virksomhed, såsom dens adresse og medarbejderidentifikationsnummer (EIN).
Du vælger din lønningsplan (normalt ugentlig eller hver uge) og navngiver din lønningsadministrator og underskriver.
Hvis din virksomhed tilbyder fordele såsom sundhedsforsikring og pensionsplaner, kan du oprette optegnelser for dem, der indeholder oplysninger om medarbejdernes omkostninger og eventuelle virksomhedsbidrag.
Midler trækkes derefter under lønningsprocessen.
Du skal også oprette detaljerede optegnelser for hver medarbejder, såsom kontaktoplysninger, fødselsdato, personnummer, løn eller timeløn og antal kvoter fra W-4-formularen.
Da de fleste af disse websteder indsender din lønskat og understøtter direkte indbetaling af kompensation, skal du angive bankkontooplysninger for at oprette forbindelse.
Du skal også indtaste enhver lønhistorik, der findes, hvis du allerede har kompenseret medarbejderne.
Dette kan være en besværlig opgave, der kan kræve hjælp fra webstedets specialister om bord.
Hvis du tilbyder yderligere lønningstyper som PTO (Paid Time Off) og sygeløn, kan du definere dine politikker for at optjene disse fordele; tjenesterne holder styr på dem for dig.
Bonusser og provisioner kan også betales under en regelmæssig lønkørsel, eller du kan udstede dem ved at oprette en "off-cycle" lønningsliste.
Har du brug for at medtage pynt som børnebidrag på lønsedler? Disse websteder understøtter sådan tilbageholdelse.
Faktisk tilbyder de fleste brugerdefinerede betalingstyper, så du kan oprette dine egne - nogle gange også når du er midt i en lønkørsel.
Kører din lønningsliste
Når du er færdig med opsætningen, kan du generelt ikke vende tilbage til de dedikerede installationsværktøjer, så det er vigtigt at få det rigtigt første gang.
Når det er sagt, har hver tjeneste, vi testede, et omfattende indstillingsafsnit, hvor du kan ændre og tilføje de lønningsoplysninger, du allerede har indtastet.
Installationen er færdig, du er klar til at køre din første lønningsliste.
Dette er den nemme del.
Selvom der er nogle forskelle, fungerer disse websteder på samme måde under den faktiske lønkørsel.
Når du starter en lønningsliste, viser de en liste over medarbejdere sammen med deres lønsatser.
Du kontrollerer først for at sikre, at betalingsperioden og betalingsdatoen er korrekte.
Derefter indtaster du blot antallet af arbejdede timer (hvor det er relevant) i de relevante afkrydsningsfelter (almindelig, overarbejde, ferie osv.).
På de fleste websteder kan du tilføje dollars for andre indtjeningstyper og refusioner på samme side.
Når du først har indtastet alt nødvendigt, ser du en forhåndsvisning af din lønningsliste.
De forskellige tjenester håndterer dette lidt forskelligt, men du vil kunne se hver medarbejders brutto- og nettoløn; du ser også tilbageholdelse af skatter, fordele og eventuelle selskabsbidrag.
Lønstedet viser dig derefter det samlede beløb, der trækkes fra din bankkonto til direkte indskud og skatter, samt den nøjagtige dato for debitering.
Når du har godkendt din lønningsliste, kan yderligere tabeller eller rapporter vise alle detaljer i lønkørslen.
Hvis du har få medarbejdere eller en meget simpel lønningsliste, bør det ikke tage mere end et par minutter at udføre den faktiske behandling.
Afhængigt af hvilket sted du bruger, kan du muligvis lade lønningslister behandle automatisk (forudsat selvfølgelig, at der ikke er nogen ændringer fra den forrige kørsel).
Nogle tilbyder endda lønning samme dag.
Forbedring af HR-support
I større virksomheder håndteres løn- og ydelsesadministration normalt af separate afdelinger.
I din lille virksomhed kan begge disse ansvarsområder dog lande på dit skrivebord eller en anden medarbejders.
Heldigvis tilbyder de fleste af de lønsider, vi har gennemgået, grundlæggende HR-komponenter, såsom W-4 og I-9-formularer online, rapportering om nyansættelse, dokumentskabeloner og dokumentlagring.
Elektroniske signaturer er ofte tilladt, ligesom medarbejderdeltagelse i dataindtastningsprocessen.
OnPay sparkede sin HR-kapacitet op med en hel del siden vores sidste gennemgang ved at tilføje compliance-audits, et HR-ressourcebibliotek, automatiserede onboarding-strømme og direkte messaging.
QuickBooks Payroll har indgået et samarbejde med SimplyInsured for at tilbyde medicinske, tandlæge- og synsforsikringsmuligheder samt administration af fordele.
Gusto tilbyder en lignende service.
COVID-19 Support
Lønudviklerne til websteder var virkelig nødt til at kryptere sidste forår og sommer for at holde trit med det skiftende lønlandskab, som COVID-19-pandemien medførte.
Nye lovgivningsregler skulle integreres i de eksisterende lønstrukturer på disse websteder.
For eksempel måtte enhver virksomhed, der modtog et PPP-lån (Paycheck Protection Program), en del af Coronavirus Aid, Relief and Economic Security (CARES) -loven, være i stand til at køre de krævede specielle rapporter.
Nogle lønningstjenester, der er inkluderet her, fungerede endda som långiver til disse lån eller var partnerskab med tredjeparts långivere, så brugerne kunne søge direkte gennem dem.
Anden lovgivning måtte indbygges i ...
