Enhver medlemsbaseret enhed - det være sig en klub, en handelsforening, et handelskammer, et lokalt kapitel eller en alumni-gruppe eller dit motionscenter rundt om hjørnet - har brug for et ligetil system til at styre alle dets medlemmer, begivenheder, penge og indhold, der er forbundet med holder organisationen kørende.
Online medlemskabsadministrationstjenester gør denne opgave let.
Disse skybaserede SaaS-værktøjer (Software-as-a-Service) er designet til at tilfredsstille specifikke data- og personeadministrationsbehov hos klubber, foreninger og andre organisationer.
Afhængigt af produkt og publikum kombinerer disse platforme en række forskellige funktioner, herunder medlemsdatabasehåndtering, dokumenthåndtering, e-handel, e-mailmarkedsføring, webstedsopbygning, et indholdsstyringssystem (CMS), donationsindsamling og betalingsbehandling, begivenhedsplanlægning og -styring og en lang række andre funktioner.
I modsætning til de fleste typer SaaS-produkter, der sigter mod at levere et universelt sæt værktøjer, er medlemskabsadministrationssoftware ofte specialiseret til kun at håndtere behovene hos bestemte typer organisationer.
Inden du kan vælge den medlemsstyringsløsning, der passer til din organisation, skal du have en klar idé om, hvilke opgaver du har brug for denne platform for at overvåge og lette.
Denne gennemgangsoversigt forklarer de tilgængelige værktøjstyper og de funktioner, de tilbyder, de faktorer, du skal overveje, når du investerer i en medlemsstyringsplatform, og hvordan den type publikum og niveau af tilpasning, du har brug for, kan gøre hele forskellen.
Hvad er medlemsstyring?
De analoge dage er forbi: Du behøver ikke at køre hele din organisations medlemsoplysninger og programmer gennem bjerge papir i arkivskabe eller det samme Microsoft Excel-regneark, som du har brugt siden 1990'erne.
På et grundlæggende niveau kræver medlemsstyring evnen til at spore grundlæggende medlemsoplysninger, kommunikere med medlemmer og udsigter og planlægge begivenheder.
For at indsamle donationer, gebyrer og gebyrer og behandle betalinger har du også brug for nogle stykker regnskabssoftware, der er kastet ind.
Ud over det grundlæggende og afhængigt af den organisation, du kører, kan dit admin dashboard eller medlemskab kommandocenter muligvis også have en række andre funktioner.
Værktøjet kan hjælpe dig med at køre din online butiksfacade, administrere dokumenter og foretage medlemsundersøgelser og onlineundersøgelser.
Værktøjet kan endda opbygge dit websted, hvilket hjælper dig med at tilpasse udseendet, følelsen og brugeroplevelsen (UX) til administratorer og medlemmer, der bruger webstedet.
Tilbage i midten af ??1980'erne var jeg (Theresa) præsident for et lokalt kapitel i en national computerkonsulentforening.
Som kapitelpræsident stolede jeg på vores kasserer til at vedligeholde medlemsrullerne, hvilket han opnåede ved at bruge et ret primitivt regneark.
Nøgleoplysninger, vi var nødt til at spore, omfattede det åbenlyse som navn, adresse, telefonnummer og e-mail-adresse.
Hvor vi blev kørt fast, var faktureringsdatoen for hvert medlems årlige gebyr og at bestemme, hvornår vi skulle droppe et medlem for manglende betaling.
Selvom vi skrev et antal regnearkmakroer for at hjælpe med denne opgave, måtte vores kasserer i sidste ende ty til at læse gennem hele databasen - linje for linje - for at sikre, at ingen var gået glip af.
En gang om året udskrev vi (ja, udskrevet på papir!) Vores medlemsdatabase, så vi kunne finde hinanden - forudsat at man kunne finde selve biblioteket.
I dag ville de skybaserede softwaretjenester til medlemskabshåndtering, der er tilgængelige, have gjort denne opgave et øjeblik.
De 10 deltagere
I denne gennemgangsoversigt ser vi på 10 medlemskabsadministrationstjenester - 360Alumni, aMember Pro, ChamberMaster, ClubExpress, MemberPlanet, NationBuilder, StarChapter, Sumac, Wild Apricot og Zen Planner - og introducerer nøglekoncepter for at lette din købsbeslutning.
Men inden du beslutter dig for, hvilken der fungerer bedst for din klub, organisation, atletikfacilitet eller lejr, skal du prioritere de opgaver, du vil have afsluttet, og definere et budget.
Dit første skridt er at finde ud af, hvad der forårsager din tilknytning mest problemer i forhold til dit nuværende styringssystem (som kan være et regneark, en kasse med indekskort eller en uhåndterlig bunke papirer).
Hvilke svar har du brug for, som dit nuværende system ikke giver nok af? Identificer disse store smertepunkter, og find den løsning, der letter dem først.
De resterende funktioner, inklusive den pris, du betaler, falder på linje.
Som de fleste skybaserede softwaretjenester betaler du et månedligt gebyr baseret på antallet af personer, der logger ind såvel som dem, der fungerer som administratorer.
De fleste af disse tjenester har også en grænse for antallet af medlemmer, som din forening kan bære baseret på prisniveauet.
Størstedelen af ??de værktøjer, vi testede - inklusive ChamberMaster, MemberPlanet, StarChapter, Sumac, Wild Abricot og Zen Planner - priser på denne måde med klart afgrænsede niveauer baseret på indholdsvolumen, medlemskapacitet og webstedsskala.
Nogle tjenester, såsom ClubExpress, pris mere fleksibelt baseret på brug, mens de som 360Alumni pris ved brugerdefineret tilbud.
Membership management software aMember Pro sælges ved engangslicens.
Der er nogle tilføjelsesomkostninger til de fleste systemer (såsom transaktionsgebyrer), når medlemmer betaler deres gebyr eller køber billetter til begivenheder eller sender en e-mail eller sms, afhængigt af antallet af kontakter.
Sumacs værdi er næsten udelukkende baseret på listen over tilgængelige tilføjelsesprogrammer til specialiserede brugssager ud over integrationsgebyrer for at tilføje medlemsstyringsfunktioner til dit eksisterende websted.
Oprettelse og tilpasning af websteder vil altid koste dig, afhængigt af hvor meget kodning, du har brug for, eller hvor meget af tilpasningen, der er selvbetjening ved hjælp af widgets eller et plug-and-play CMS som et WordPress-websted.
Hvert kapitel, gruppe eller institutions skræddersyede websted og organisatoriske behov er forskellige, så få dem stavet, før du køber.
Mens du overvejer budgetter og funktioner, skal du kigge på den software, du bruger nu til opgaver såsom regnskabsføring og CRM (Customer Relationship Management), og se om de tilgængelige pakker kan linkes til dem eller ej.
De fleste leverandører har applikationsprogrammeringsgrænseflader (API'er), der tillader videregivelse af data frem og tilbage, men nogle foretrækker, at du konverterer alt hvad du laver til deres system.
Omkostninger ved tilpasning
Der er en afvejning, du bliver nødt til at overveje mellem softwarens funktionalitet i dens generiske tilstand og omkostningerne ved at tilpasse den til din organisations behov.
Mange mindre foreninger, især nye, der endnu ikke har indstillet deres processer, kan være tilfredse med almindelig software (eller webbaseret).
Større organisationer, der har eksisteret i årevis, og som har specifikke måder at drive forretning på, er måske bedre tjent med at ponere de ekstra midler til tilpasning af platformen.
Tilpasning koster dog en pris.
Det tager flere samtaler med deres sælgere for at få et komplet billede af din mulige regning.
360Alumni opretter et brugerdefineret websted til alle college eller højere uddannelsesinstitutioner, det servicerer, men dette har en relativt stejl engangs-tilpasningsomkostning til webstedet.
De fleste af disse systemer tilbyder tilføjelsesfunktioner som betalingsbehandling, billetter til begivenheder og marketing via e-mail - nogle er tilgængelige gratis, mens andre koster et ekstra gebyr.
Der er også e-handelspakker, der giver dig mulighed for at sælge din organisations T-shirts online, acceptere donationer online eller med jævne mellemrum tilføje nye klokker og fløjter til dit websted (enten på selvbetjeningsmåde eller ved at anmode om tilpasning fra medlemsadministrationsleverandøren).
Zen Planner tilbyder for eksempel en betydeligt dyrere månedlig pakke til sin websitepakke til at opbygge og vedligeholde dit websted.
ClubExpress opkræver et engangsstartgebyr, der spænder fra $ 150 til næsten $ 2.000 afhængigt af niveauet for websitekodning og tilpasning, du har brug for.
ChamberMasters engangsstartgebyr varierer fra $ 600 til $ 7.000.
Wild Apricot inkluderer på den anden side gratis webstedsopbygning, webhosting, API-adgang og WordPress-integration på alle niveauer.
Derefter er der værktøjer som MemberPlanet, som tilbyder lidt eller ingen tilpasning, men har en langt lavere samlet pris.
Sumac inkluderer ingen webstedsopbygning eller indholdsstyring, men der er stadig et engangsgebyr på $ 700 plus $ 50 pr.
Måned for en webstedsintegration med dets software.
Så snart du tilføjer penge til systemet, skal du dog også vælge en betalingsprocessor.
Disse virksomheder fungerer som formidlere mellem dit websted og dine medlemsbanker og kreditkort og behandler betalingerne sikkert.
De tager dog en procentdel ud af hver transaktion, dog i gennemsnit ca.
2,5 procent.
Mange opkræver også gebyrer pr.
Transaktion på 20 til 50 cent.
Tjek betalingsbehandlingsfunktionerne og gebyrerne, før du forbinder en til din medlemsadministrationsplatform, især hvis dine gebyrer er lave, eller hvis du accepterer afdrag.
Disse gebyrer pr.
Transaktion tager en stor bid ud af små betalinger.
En sidste vigtig faktor at overveje er mobilfunktionalitet.
Nogle medlemsstyringsløsninger tilbyder dedikerede apps til Android og iOS.
Andre har lydhøre hjemmesider der ændres dynamisk afhængigt af skærmstørrelsen på din smartphone eller tablet andre platforme såsom Sumac giver stadig kun desktopadgang.
De fremtrædende her er ChamberMaster, MemberPlanet og Zen Planner, som ikke kun tilbyder mobilapps, men har bygget separate, dedikerede apps til personale og medlemmer.
I Zen Planners apps kan medlemmer for eksempel se tidsplaner og tilmelde sig klasser, betale regninger og endda spore træningsresultater og daglige ranglister som en del af platformens gamified medlemsoplevelse.
I personaleappen kan administratorer spore fremmøde; oprette, administrere og kontakte medlemsprofiler; eller lette sikker fakturering eller dokumenttransaktioner inden for deres app.
ClubExpress-mobilappene nævnes også her.
Virksomheden adskiller ikke admin- og medlemsapps, men den brugerdefinerede og brandede en mobilapp til hver klub - og udgav appen til App Store og Google Play butik som en del af et engangsgebyr på $ 100 (plus $ 2 pr.
medlem til download).
Omvendt tilbyder flere af de produkter, der er gennemgået i denne rundvisning, ingen mobiloptimeret adgang.
Hvis robuste mobilfunktioner er en vigtig faktor for din organisation, skal du huske det, når du overvejer et kun desktop, e-handelsfokuseret værktøj såsom aMember Pro.
Forskellige målgrupper
De medlemsstyringsplatforme, vi ser på her, tjener en række forskellige og specifikke målgrupper - fra fitnesscentre og sommerlejre til professionelle foreninger og karriereuddannelsestjenester.
Disse ni platforme understøtter forskellige behov, da et fitnesscenter for eksempel ikke har brug for funktioner til kandidater til offentlige kontorer.
Wild Apricot dækker en række klub- og foreningstyper, herunder nonprofitorganisationer og klubber, der har brug for at holde styr på deres medlemmer og fakturere dem for gebyrer og begivenheder.
MemberPlanet understøtter styring af medlemskaber i mindre organisationer såsom non-profit ...
