ERP-software (Enterprise resource planning) blev oprindeligt udviklet til store organisationer til at styre hele deres operation fra en enkelt softwarekonsol.
I løbet af deres tidlige dage krævede de masser af on-site servere og masser af individualiseret softwaretilpasning.
Dagens ERP-implementeringer leveres dog for det meste som cloudtjenester, hvilket gør dem ikke kun tilgængelige, men endda attraktive for små og mellemstore virksomheder (SMB'er).
I vid udstrækning for dette publikum har vi gennemgået 10 regnskabssoftwareløsninger på virksomhedsniveau fra leverandører, der også er i stand til at udvide deres produktsuiter til fuld ERP-funktionalitet.
Disse suiter er for det meste designet modulært, hvilket betyder, at du kun kan købe de funktioner, din virksomhed har brug for.
Suiterne er også målrettet mod det lille til mellemstore virksomhed (SMV) marked.
Vi gennemgår typisk produkter, der er rettet mod SMB'er eller virksomhedsorganisationer.
SMV-designatoren er mindre en indikation af størrelse end af virksomhedens kompleksitet.
For at gøre en investering i ERP-software umagen værd, skal en virksomhed have behov for brugerdefinerede forretningsprocesser, multinational handel, ret kompleks produktion eller komplekse forsyningskædekrav.
Det er her SMV'er bliver den bedre indikator snarere end SMB'er.
En SMV kan stadig have nogenlunde samme størrelse som en high-end SMB (figur SMV'er vil typisk vokse mellem 100 og 1.000 ansatte), men det er en virksomhed med tilstrækkelig kompleksitet og avancerede krav, der gør overgangen til ERP til en god investering .
Hvad er ERP (Enterprise Resource Planning)?
ERP beskriver generelt en modulær softwareløsning, der inkorporerer den økonomiske side af virksomheden og derefter tilføjer tæt integrerede app-moduler, der adresserer andre områder af virksomheden, herunder business intelligence (BI), customer relationship management (CRM), Materials Resource Management (MRP) , og Supply Chain Management (dvs.
logistik).
MRP inkluderer funktioner såsom forvaltning af anlægsaktiver, Just-in-Time (JIT) Inventory, POS-systemer og projektstyring.
I det væsentlige er ERP en systemisk tilgang til styring af hele virksomheden, ikke kun dens økonomi.
Ved at integrere alle disse moduler i en enkelt, sammenhængende helhed kan kunderne få ny indsigt og oprette nye processer, der ikke var mulige ved hjælp af separate værktøjer.
For eksempel forbedrer de fleste ERP-systemer også regnskabsmæssig og overordnet ledelse ved at tilføje funktioner eller kapaciteter til at forbedre et grundlæggende lønningsværktøj til en mere omfattende HR-styringsramme eller for at udvide lagerstyring for at tilpasse sig mere specifikt til den specifikke type virksomhed kunden opererer, såsom virksomheder, der centrerer omkring oplagring eller distribution.
Nogle gange er mere bedre
Når man ser på en virksomheds portefølje til ledelsesinformationssystemer, er det undertiden ikke indlysende, at en generisk app muligvis ikke er den bedste tilgang.
Et godt eksempel på dette er lønningsliste.
Løn for en tjenesteorganisation, for eksempel, inkorporerer tid og fakturering og muligvis udgiftsstyring; Det er betydeligt forskelligt fra lønningslisten, der skal bruges til en mad- og gæstfrihedsorganisation, hvilket kræver, at virksomheden sporer medarbejdertips.
Og det er meget forskelligt fra lønningslisten for et byggefirma, som ofte kræver flere satser for den samme medarbejder afhængigt af hvilket job de udfører (og også skal rapportere til flere fagforeninger).
Beholdning er et andet område, hvor den nødvendige funktionalitet er forskellig afhængigt af virksomhedstype.
For eksempel kan en fortegnelse for en produktionsvirksomhed kræve komponentsporing ved hjælp af stregkoder til at identificere dele, skraldespande samt Bill of Materials Processing (BOMP), der giver en liste over alle dele og underenheder, der er nødvendige for at konstruere et bestemt produkt eller endda Kitting , som består af opgørelse og sporing af underenheder snarere end diskrete dele.
Pointen er, at fordi ERP-platforme er (a) modulære og (b) så brede med hensyn til de situationer, de adresserer og de funktioner, de leverer, begynder planlægningsprocessen for at vælge den rigtige ERP-løsning hjemme - længe før du rent faktisk taler med en sælger.
Du er nødt til at starte din udvælgelsesproces ved at sætte dig ned med ledere i frontlinjen for alle dine vigtige forretningsprocesser og kortlægge nøjagtigt, hvordan din virksomhed driver forretning.
Præcis hvordan går dine webkunder fra en kreditkorttransaktion til en forsendelsesboks, der ankommer til deres hoveddør? Hvordan behandles betalinger, ordrer opfyldes, lagerhåndteres, lager flyttes og spores, og forsendelsesordrer afhentes og leveres? Hvordan bruges al denne information til at levere løbende BI til organisationen? Hvilke slags oplysninger får du ikke, som du virkelig har brug for? Listen over passende spørgsmål vil blive meget dybere i den virkelige verden og strække sig langt ud over de typiske it-spørgsmål, der bliver stillet inden installation af SMB-software (såsom krævede servere, pr.
Pladslicensomkostninger osv.), Selvom disse spørgsmål stadig gælder for ERP såvel.
Årsagen til, at du har brug for at få en omfattende forståelse af, hvordan din virksomhed driver forretning, er, at ERP-systemer ikke kun kører omfanget af forretningsprocesfunktioner (som diskuteret tidligere), men de giver også forskellige grader af integration mellem deres forskellige moduler.
Med standard SMB-software er det sjældent at finde direkte funktionssynergier mellem for eksempel lagerstyring og HR-rammen.
Men med et ERP-system kan det ikke kun være muligt, men du kan også tilpasse integrationen for at arbejde endnu mere effektivt for din organisation.
For speciallagre, der opbevarer specialiserede beholdninger (som f.eks.
Farlige kemikalier), kan dit HR-system automatisk sparke ind i sine skiftledelsesfunktioner for at sikre, at de rette medarbejdere, der har de nødvendige færdigheder, når sådanne kemikalier ankommer til et bestemt lager.
at håndtere disse kemikalier er der for at modtage og opbevare dem.
Det er kun et eksempel ud af utallige muligheder.
Hvad der er muligt for din organisation er helt afhængig af ERP-platformens muligheder, og hvor godt du forstår, hvordan din virksomhed virkelig kører.
Mister nogle, vinder nogle
I vores indledende gennemgang af softwarepakkerne så vi på den økonomiske side, koncentrerede os om hovedbogen og undersøgte den overordnede brugervenlighed, navigation og workflow.
I denne cyklus gik vi tilbage til hver leverandørs tilbud og undersøgte det for den samlede ERP-funktionalitet og tilgængeligheden af ??moduler, der forbedrer de økonomiske styringsaspekter af systemet (og udvider det til andre områder af virksomhedsdriften).
Dermed foretog vi nogle ændringer i de leverandører og produkter, der var omfattet.
I det indledende sæt af regnskabsoversigter inkluderede vi både Intacct (Visit Site at Sage Intacct) og Intuit QuickBooks Online Plus.
Ingen af ??disse har en ægte ERP-udgave, så vi udelukkede dem fra denne runde af anmeldelser.
ERP-priser og skyen
ERP har eksisteret som en softwarekategori siden slutningen af ??1990'erne.
På den tid har det udviklet sig på en række vigtige måder, især at mange er blevet sky-aktiverede.
Fordelen for kunderne her koger primært til omkostninger og skalerbarhed.
Da ERP-systemer er modulære, krævede traditionelle ERP-systemer ofte flere servere for at fungere fuldt ud.
Der kan være en server til det økonomiske modul, en til back-end-databasen, en til lagerstyringssystemet osv.
Tag nu fat på overflødige servere for pålidelighed og øget ydelse, og du ser snart på en hardware- og infrastrukturpris, der kan overstige softwarens omkostninger.
For at markedsføre denne teknologi effektivt til SMV-kunder bruger leverandører skyen til at drive deres løsninger og SaaS-modellen (Software-as-a-Service) til at implementere den.
Det betyder, at kunder har meget lave (ofte nul) forhåndsudgifter til hardware - alle serverne er i skyen.
Det kan være en enorm reduktion i de samlede samlede ejeromkostninger (TCO) for en ERP-løsning.
Men som en ekstra bonus giver denne implementeringsmodel også mulighed for øjeblikkelig og meget omkostningseffektiv skalerbarhed.
Hvis din virksomhed driver en web-detailoperation, vælger den muligvis et e-handelsmodul i sin ERP-løsning.
Men i højsæsonen kan trafikken gennem e-handelssystemet øges.
I en traditionel infrastrukturopsætning skal virksomheden købe ekstra servere og konfigurere dem som overflødige klynger til at håndtere den øgede trafik.
Derefter, når ferien er forbi, ville disse servere simpelthen lukkes, og virksomheden skulle spise omkostningerne ved en ubrugt hardwareinvestering.
Via skyen kan kunder simpelthen spinde nye servere i skyen for at håndtere denne øgede belastning, kun betale for brug i ferieperioden og derefter opløse dem, når ferien er forbi (og kun betale for det, de har brug for, når de har brug for det ).
En endelig cloudfordel er licensomkostninger.
I en lokal model betaler din virksomhed for et indledende installationsgebyr og "X" dollars (normalt mellem $ 1.000 og $ 5.000) pr.
Bruger eller sæde.
Denne licens ville forlænge og normalt vare, indtil softwaren blev opgraderet betydeligt.
I en skymodel eksisterer det oprindelige installationsgebyr enten ikke eller er typisk meget mindre, og licensomkostningerne vurderes til "X" dollars pr.
Bruger pr.
Måned (typisk alt fra $ 90 pr.
Bruger pr.
Måned op til $ 500 pr.
Bruger pr.
måned).
For dem, der omhyggeligt laver deres matematik, kan denne type abonnementsbaserede licenser være betydeligt billigere end en traditionel lokal pr.
Sæde-ordning.
Et område, hvor du sandsynligvis ikke sparer penge over standard ERP-implementering på stedet, er tredjepartspartneren.
De fleste af de leverandører, vi testede, kræver (eller foreslår i det mindste kraftigt), at du køber og implementerer deres software ved hjælp af en tredjeparts, value-add partner.
Denne enhed administrerer købet, den indledende implementering og (vigtigst af alt) den oprindelige konfiguration, som for nogle af disse platforme kan strække sig over flere måneder op til et helt år.
Det er fordi det er partneren, der gør det praktiske arbejde med at tilpasse disse platforme, så de fungerer, som de har brug for til din særlige forretning.
De interviewer disse forretningsledere i frontlinjen (hvis du ikke allerede har gjort det), de laver brugerdefineret kodning eller scripting for at oprette mellemwareforbindelser mellem moduler, hvis de rigtige ikke findes ud af kassen, de sørger for, at de rigtige funktioner er skiftet slukket eller låst ned og de håndterer løbende vedligeholdelse, fejlfinding og medarbejderuddannelse.
Alt dette koster betydelige ekstra dollars, hvilket helt sikkert kan svare til eller endda overstige omkostningerne ved softwaren, afhængigt af hvordan du betaler for det.
Så sørg for, at (a) du virkelig har brug for en tredjepartspartner til at opsætte din software, og (b) du får et nøjagtigt skøn over, hvad deres tjenester vil koste dig.
Lektionen er klar: Lav dit hjemmearbejde, før du prøver at evaluere ethvert ERP-system.
Chancerne er, at du arbejder med en forhandler for at styre tilpasningen mellem din virksomhed og softwaren.
Men...
