Hvad er en hostet e-mail-tjeneste?
E-mail forsvinder ikke snart.
På trods af en stigning i vedtagelsen af ??samarbejdsbaserede kommunikationsplatforme som Microsoft Teams eller Slack foretrækker 86 procent af fagfolk at bruge e-mail til forretningsformål.
Hvordan virksomheder hoster, gemmer og distribuerer deres e-mail - det er det område, der har gennemgået en massiv transformation.
Virksomheder afviger fra dyre e-mail-servere, der kører produkter som Microsoft Small Business Server, og ser i stedet til skyen med hostede e-mail-løsninger.
Virksomheder i alle størrelser har indset visdommen i at gå med en skalerbar og sikker hostet Software-as-a-Service (SaaS) -løsning med garanteret oppetid, der nedbryder priserne i fleksible gebyrer pr.
Bruger.
Kørsel af interne e-mail-servere giver mere kontrol og bredere tilpasning samt sporing og overholdelse af små til mellemstore virksomheder (SMB).
Men de kræver specialiseret it-personale på stedet samt behovet for manuelt at styre og understøtte både hardware og software.
En tredjeparts hostet e-mail-service matcher mange af fordelene ved intern e-mail uden den dyre oprindelige investering.
Evnen til at administrere antallet af brugere, få adgang til de nyeste sikkerhedsprotokoller og nyde nem forbindelse og implementering af hostede løsninger gør det til en levedygtig og konkurrencedygtig mulighed.
Selv virksomheder med dedikeret it-personale på stedet har set klogheden i at flytte deres e-mail-tjeneste.
Fordelene inkluderer gennemsnitsomkostninger pr.
Person, banebrydende sikkerhed, billig e-mail-opbevaring og enkel nem forbindelse og implementering.
Selvom disse fordele gælder for de fleste organisationer, er der ikke kun undtagelser, men også skjulte "gotchas", du skal kigge efter, før du vælger en cloud-hostet e-mail-udbyder.
Kend dine omkostninger og dine brugere
Omkostninger er sandsynligvis den mest populære driver for virksomheder, der flytter e-mail til skyen.
I gennemsnit er det simpelthen billigere pr.
Bruger, når du ikke kun medregner omkostningerne ved serverhardware og -forbindelse, men også tilføjelses-sikkerhedsprodukter og det kyndige personale, der er nødvendigt for at køre dem.
Men der er også menuen a la carte.
Hostet e-mail kommer ofte som en del af en anden service, såsom webhosting eller Infrastructure-as-a-Service (IaaS).
Da det betyder, at der vil være mange ekstra til rådighed med disse tjenester, er det uundgåeligt, at du på en eller anden måde betaler for disse ekstra.
At købe dem betyder normalt en lille stigning i den pris pr.
Bruger.
Mange virksomheder finder ud af, at når de er færdige med at vælge alle deres nødvendige "valgfrie ekstra", kan deres slutpris ofte nå så højt som $ 10 eller mere pr.
Bruger.
Dette kan begynde at blive større for større hold.
Det er lidt som at købe kabeltjeneste: nogle gange skal du betale for de kanaler, du ikke ønsker at få et par kanaler, som du har brug for.
Der er også det gamle ordsprog, at "du får hvad du betaler for", når det kommer til kvalitet.
Dette gælder næsten altid, når man overvejer en e-mail-vært.
Bagsiden af ??den mønt er specialisering.
Mange operatører mener, at hostede e-mail-tjenester primært er nyttige for virksomheder, der kun er interesseret i almindelig brug af e-mail, og at enhver specialapplikation kræver en intern implementering.
Dette kan være sandt afhængigt af appen, men det afhænger muligvis ikke af de funktioner, der tilbydes af den hostede e-mail-udbyder.
Email marketing er et godt eksempel.
Nogle hostede e-mail-udbydere har specielle servicesuiter rettet specifikt mod e-mail-marketingfolk, hvoraf mange kan sende tusindvis af e-mails om måneden, og de fokuserer ikke så meget på kommunikation, som de er på marketing.
Disse tjenesteudbydere leverer også mere end bare volumen, da de også tilbyder brugerdefinerede e-mail-oprettelsesværktøjer og sofistikerede marketing- og sporingsmålinger.
E-mail-brugsmønstre ændrer sig også
Sammen med specialiserede anvendelser til e-mail bør du undersøge, hvordan dine brugere e-mailer dagligt.
E-mail er kommet langt i 40 år, og den måde, folk bruger det på, har udviklet sig markant.
Det er vigtigt, fordi det vil påvirke de værktøjer og funktioner, du skal se efter i din hostede e-mail-udbyders klientsoftware.
Sikker på, Microsoft Outlook er stadig den mest populære on-site e-mail-klient, men et hurtigt voksende antal af nutidens e-mail-brugere vælger andre e-mail-klienter, såsom Thunderbird, eller all-web-klienter, såsom Googles enormt populære Gmail.
Disse klienter kan være meget sofistikerede, og afhængigt af hvad dine brugere laver med e-mail, kan de have stor indflydelse på din daglige forretningsproces.
Et eksempel her er den hurtigt voksende tendens til "indbakke nul." Det er faktisk kendt af en række navne, men det henviser til den praksis at holde din e-mail-indbakke tæller til nul lagrede e-mails.
I det væsentlige handler det om hver e-mail, når den kommer ind, og derefter slettes eller arkiveres hver enkelt, så din indbakke altid er tom.
Dette koger ned til et grundlæggende skift i, hvordan brugerne bruger deres e-mail-indbakker.
Indbakke nul grafik ovenfor fra ReachMail Media Services.
En undersøgelse foretaget (se grafik ovenfor; klik for at forstørre) af e-mailmarkedsføringssoftwareudbyder og konsulenttjeneste ReachMail Media Services på over 1.000 respondenter fandt, at varierende procentdele af forskellige arbejdstagergenerationer forsøgte at overholde "indbakke nul", mens andre generationer faktisk foretrak at bruge deres indbakker som personlige informationsadministratorer.
Det er en stor forskel, idet "indbakke nul" kræver en e-mail-klient med god arkivering, der fungerer over flere enhedstyper.
I mellemtiden har de personlige informationsadministratorer i den anden ende af spektret brug for noget mere som Microsoft Outlook med fremragende søgefunktioner samt en god opbevaringskontrakt på hosting-siden, fordi disse typer indbakker ofte er snesevis af gigabyte (GB) pr.
bruger.
Konfiguration og kompatibilitet
Skyen gør det bestemt lettere at levere e-mail til dine brugere, men for langt størstedelen af ??organisationer vil der stadig være nogle opsætninger, der kræves udover blot at aktivere tjenesten.
Som et minimum skal et domæne købes og konfigureres til at pege på den nye e-mail-vært.
Tjenesteudbyderen kan gøre denne proces meget enkel, eller de kan gøre det ganske hårdt; dette er noget, du skal se efter i udbyderens kundesupportfora såvel som i vores anmeldelser.
I de fleste tilfælde er der en valideringsfase, der vil kræve en vis teknisk fortrolighed, selvom nogle få udbydere går så langt som at gå selv neofytbrugere trin for trin igennem det.
Andre solide tjenester styrker fremragende support med tutorial-artikler og videoer, der også fører dig gennem processen.
Det værste vil lade dig selv finde ud af det.
Efter indledende opsætning, vil det primære problem være loginproblemet.
Hvis din organisation har det fint med en separat login til din e-mail-udbyder, vil dette trin være hurtigt.
Det er dog ikke, hvad virksomheder ønsker, eller som brugere forventer.
Generelt forventer brugerne at logge på deres desktops og få deres e-mail- og fildelingslogon til at ske som en del af den et-trins proces.
Ikke overraskende kaldes dette Single Sign-On (SSO), og det aktiveres på en af ??tre måder: ved brug af en back-end-katalogtjeneste som Microsoft Active Directory (AD); en identitetsstyringstjeneste, som Okta (en af vores Editors 'Choice-vindere i den kategori); eller flere kompatible webtjenester, der inkluderer SSO sammen med andre apps og e-mail-tjenester, f.eks Google G Suite Forretning og Microsoft Office 365 Business Premium (to af de bedste udbydere gennemgået her).
Hvilken metode du vælger afhænger af, hvordan din virksomhed er konfigureret i dag, og din langsigtede strategi for cloud-tjenester.
Det er bestemt en samtale, du skal have enten med dit interne it-personale eller din eksterne it konsulent.
Din næste største bekymring er kompatibilitet.
Det er ikke et chok, at de fleste virksomheder kører på Microsoft Windows og bruger en eller anden form for Microsoft Office.
At kunne bruge almindelige tredjepartsklienter som Microsoft Outlook kan ofte være et problem, og selv i dag er kompatibilitet med Microsoft Outlook ikke nødvendigvis garanteret.
Dette gælder især når du sender og modtager mødeinvitationer.
Det tager kun en forvirret mødeindbydelse at indse, hvor frustrerende dette kan være i den virkelige verden.
Selvom brug af Microsoft Outlook ikke er et problem, er bærbarhed det.
Hvis tjenesten er helt webbaseret, er der et middel for mig til at tage min e-mail offline og sende e-mail når Jeg forbinder?
Det er også nødvendigt at studere e-mail-alternativer som en del af din e-mail-serviceplan.
E-mail er standardmetoden til at kommunikere, og det er kendt for de fleste brugere, men det er ikke altid den mest effektive eller hensigtsmæssige metode.
E-mail kan være langsom, resultere i forsinkede svar, og meddelelser læses sjældent til afslutning.
På grund af dette kræver mange virksomheder yderligere "samarbejdsværktøjer", som forskellige e-mail-tjenester også inkluderer for at udfylde kommunikationshullet mere effektivt.
Eksempler på dette inkluderer ting som instant messaging (IM) og værktøjer til teamchat, videokonferencesoftware, online-møde-samarbejdsværktøjer, delt team-intranetsites og mere.
Nogle integreres endda med tredjepartsværktøjer som Slack, et meget populært samarbejdsværktøj, der kombinerer tilpassede chat "kanaler" med fildeling og projektstyring.
For dem, der ønsker at integrere med bestemte apps dybere eller integrere med specialudviklede apps, de har bygget internt, vil mange e-mail-tjenester med større navn give robuste applikationsprogrammeringsgrænseflader (API'er), der gør det muligt for dine interne udviklere eller konsulenter levere til disse behov.
De bliver nødt til at være involveret i udvælgelsesprocessen for e-mail-tjenester, da dette er en vigtig overvejelse i din evalueringsperiode.
Mobilitetsfaktoren
En af de vigtigste kompatibilitetsfaktorer, der skal overvejes med e-mail, er mobilitetsspørgsmålet.
Hvor ofte har dine medarbejdere brug for adgang til e-mail via mobile enheder? Det er et vigtigt spørgsmål, fordi de fleste e-mail-hostingudbydere leverer en slags webklient, der kan bruges som standardindbakke.
Næsten alle disse kan tilgås via en mobilenhed, så hvis dine medarbejdere ikke har brug for at få adgang til deres e-mails på vejen så meget, så er sådanne middelmådige kunder sandsynligvis fine.
Ting er sandsynligvis mere komplicerede end det.
Som en nylig undersøgelse foretaget af markedsundersøgelsesfirmaet Statista tydeligt viser, er e-mail en af ??de mest populære apps til mobile enheder på tværs af de fleste organisationer og endda forbrugere.
I betragtning af hvor mange arbejdsgange, forretningsprocesser og bare vigtig kommunikation, der finder sted via e-mail, er dette et område, hvor du sandsynligvis ikke skal skære.
Mest populære e-mail-klientplatforme, december 2018
(Billedkredit: Statista)
Når du først har fundet ud af, hvor gennemgribende mobil e-mail er i din organisation, bliver det automatisk et vigtigt punkt i valget af en hostet e-mail-udbyder.
Tilbyder udbyderen deres egen dedikerede mobile e-mail-klient, eller promoverer de en tredjepartsløsning? Hvis de har deres egne, hvilke mobile operativsystemer eller enheder ...
