Genoverveje kommunikation til Coronavirus-alderen
Lige siden den massivt populære service Slack vandt medarbejdernes hjerter, er apps til forretningsbeskeder blevet den de facto medium til in-office kommunikation.
Disse apps sætter instant messaging, sms, private fora, videoopkald, fildeling og undertiden skærmdeling i et hub for samarbejde.
Resultatet er et enkelt sted at chatte med kolleger, både i realtid og asynkront.
Nu hvor COVID-19 er her, skal holdene også overveje seriøst, hvordan man kan holde kontakten med medlemmer, der er i karantæne, ikke kan rejse, vil undgå ansigt til ansigt-møder eller på anden måde er adskilt.
Apps til forretningsbeskeder kan være en vigtig del af løsningen.
Du kan have en-til-en-samtaler, gruppechats, der kun er på invitation, og offentlige samtaler med alle, der ønsker at deltage i dem.
Når de bruges korrekt, er teamchat-apps blandt de bedste produktivitetsværktøjer, fordi de gør det lettere at spore samtaler, forbedrer teamwork og hjælper med at opretholde virksomhedskulturen.
Forretningsmeddelelsesapps har flere fordele i forhold til det sorte hul i produktiviteten, der er e-mail.
For det første tilskynder de til kortfattethed.
På grund af disse apps layouts og skiftende etikette om brugen af ??dem har meddelelser tendens til at være kortfattede, i modsætning til e-mail, hvor mange føler sig tvunget til at overforklare.
For det andet finder de fleste diskussioner sted på opt-in-basis.
Du kan deltage i samtaler, der gælder for dig, og du er lige så velkommen til at springe over noget, der er irrelevant.
Hvis du har brug for det, kan nogen sætte et @ -tegn foran dit navn for at markere dig.
Det er meget klarere end at blive CCed på en e-mail, når du ikke har nogen idé om, hvad din rolle i samtalen skal være.
For det tredje giver messaging-apps mulighed for vedvarende, løbende samtaler, hvilket ikke er en stærk e-mail-farve.
Åbn et forum kaldet "Brainstorming", og folk kan tilføje en idé, når den rammer dem.
Hvad er disse apps, og hvad adskiller dem fra hinanden?
Alle elsker slap, ikke?
Slack er en af ??de mest kendte og elskede af alle hold-messaging-apps.
Der er masser af alternativer til Slack, men denne app gjorde en betydelig fremgang i adoption tidligt i sit liv.
Når Slack fandt benene, skadede et sundt marketingskub heller ikke.
Ifølge CNBC brugte virksomheden 104 millioner dollars på markedsføring i regnskabsåret 2017, og tallet er fordoblet siden da.
Bortset fra at få ordet ud tidligt, blev Slack også noget af en skat, fordi det var så forskelligt fra e-mail.
Det omfavnede legende med emoji, reacji (emoji brugt som en reaktion på et indlæg) og animerede GIF'er.
Appen har også vokset sin funktionsliste støt og med reel værditilvækst.
Hvis du er fortrolig med Slack, kan du muligvis huske, hvornår den tilføjede tilpassede statusalarmer, trådede beskeder eller muligheden for at videresende e-mails til appen.
Plus, Slack integrerer rigtig godt med snesevis af andre online apps og tjenester.
Hvis du har brug for at få advarsler om aktivitet fra en anden app, er chancerne for, at du kan få dem i Slack.
Hvis du allerede er fan af appen, har vi 45 Slack-tip, der hjælper dig med at få mest muligt ud af den.
Selvfølgelig elsker ikke alle Slack.
Nogle finder det for travlt, for støjende, selvom der er tricks til at gøre Slack mindre distraherende.
Andre erkender, at Slack har rigelige funktioner, men ikke de funktioner, de har brug for.
En anden funktionsfyldt app, Glip af RingCentral, tilbyder en masse værktøjer, du ikke finder i Slack (medmindre du tilføjer dem gennem en integration).
Glip har f.eks.
Samarbejdsdokumentredigering plus en teamkalender og opgavestyringsværktøjer.
Glip giver dig også værktøjer til markering af billeder og PDF-filer.
Hvis dit team allerede har VoIP-tjenesten RingCentral Office, betaler du allerede for Glip, som er pænt integreret.
Giv det en hvirvel, hvis du ikke allerede har gjort det.
Andre Slack Alternativer
Der er også andre apps, der skal overvejes, der imødekommer forskellige behov.
Twist af Doist er et godt eksempel.
Det bruger et unikt layout, der understøtter behovene hos et distribueret team, hvilket betyder mennesker i forskellige tidszoner.
Når folk arbejder forskellige timer, skal deres kommunikationsapp designes på en måde, der holder samtaler ordnede og organiserede.
Når teammedlemmer på Filippinerne begynder at arbejde og læser samtaler fra deres canadiske kolleger, bør de ikke føle sig udeladt kun fordi de sov, da chatten fandt sted.
Twist er designet til denne type scenarie.
Det er dog værd at bemærke, at Twist ligner meget e-mail i mange henseender.
Flock er et andet alternativ.
Det føles ikke helt så vanvittigt som Slack, men det har mange af de samme funktioner.
Det er bare ikke overbelastet med dem.
Flock koster også mindre end Slack.
Appen har en pæn grænseflade, en integreret opgaveliste og muligheden for at oprette et skrivebeskyttet opslagstavle, der kan bruges til at udsende information fra en juridisk afdeling, HR eller virksomhedsledere.
Bedste værdi for små virksomheder
Mange små organisationer kan slippe af med at bruge den gratis version af en messaging-app.
Normalt begrænser den gratis version, hvor mange beskeder den vil se igennem, når du kører en søgning, eller den har et lavt lagerhætte på uploadede filer.
Små virksomheder, der har brug for at betale for alle funktionerne uden begrænsning, bør se på Zoho Cliq, den laveste app, der lavede denne liste over de bedste team messaging-apps.
Zoho Cliqs gebyrer er baseret på det samlede antal personer i et team, der bruger appen.
Jo flere mennesker, jo lavere er prisen pr.
Person.
Med 500 eller flere personer betaler du $ 1 pr.
Person pr.
Måned.
Da antallet af brugere falder, betaler du lidt mere.
Så en gruppe på 10 personer eller færre ender med at betale $ 3 pr.
Person pr.
Måned, hvilket stadig er ekstraordinært lavt.
Medfølgende muligheder
En anden måde at holde omkostningerne lave på er at bruge en app til teambeskeder, der følger med en anden service, som din organisation allerede betaler for.
Tre eksempler er Google Hangouts Chat, Microsoft Teams og Glip af RingCentral (som vi allerede har nævnt, men her er det igen ...
tada!).
Google Hangouts Chat følger med en G Suite-forretningskonto.
Med andre ord, hvis din organisation bruger Gmail til e-mail eller Google Docs til tekstbehandling, har du allerede Google Hangouts Chat.
Du behøver ikke betale noget ekstra for det.
Det er allerede der for dit team at begynde at bruge.
Det samme gælder for Microsoft Teams, der leveres sammen med gældende Office 365 Business- eller Enterprise-konti.
Teams er lidt anderledes end Hangouts Chat, fordi du kan bruge Teams gratis, selvom du ikke er en betalende forretningskunde hos Microsoft Office; du har bare brug for en gratis Outlook.com-e-mail-adresse.
Hvis du har brugt Slack, og din virksomhed allerede betaler for Office, skal du se på, hvad der gør Microsoft Teams og Slack anderledes.
Det kan hjælpe dig med at beslutte, om du vil skifte.
Kommuniker, samarbejde
Organisationer kan have andre samarbejdsværktøjer, der inkluderer chat- og messaging-funktionalitet.
For eksempel får du normalt et sted at diskutere arbejde i enhver projektstyringssoftware.
Disse værktøjer gør et godt stykke arbejde med at støtte diskussioner relateret til det aktuelle projekt, men de er ikke velegnede til mere generelle samtaler, såsom at lade andre pendlere vide om trafikproblemer eller diskutere måder at forbedre kontorpolitikkerne på.
Så der er nogle fordele ved at have både messaging-apps og andre samarbejdsværktøjer, der indeholder flere måder at kommunikere på.
Det vigtigste, en app til teambeskeder kan gøre, er at støtte alle i et team ved at give dem et af de mange værktøjer, de har brug for til at kommunikere og få arbejdet udført effektivt.
