Med pandemien, der flytter medarbejdere fra hovedkontorer til distribuerede hjem og lejligheder, kan det være en reel udfordring for mindre it-afdelinger at udvide telefonkommunikation til så mange nye lokationer.
Heldigvis er det her, cloud-serverede Voice over IP (VoIP) -udbydere kan skinne.
Med cloud VoIP (undertiden kaldet et cloud PBX-system) kan du flytte direkte udvidelser til nye geografiske placeringer ved blot at klikke med en mus.
Enheder kan også ændres med samme lethed enten med en software-download eller blot ved at konfigurere viderestilling af opkald igen.
Da mange af disse systemer også tilføjer en bred vifte af team-samarbejdsfunktioner, er cloud VoIP sandsynligvis den bedste COVID-19-investering, en virksomhed kan foretage.
Stadig vil pandemien ikke vare evigt, så det er også vigtigt at huske kerne-VoIP-kriterier.
Det betyder at levere stemmekommunikation til medarbejdere ved deres skrivebord, når disse arbejdere begynder at vende tilbage til kontoret.
VoIP-systemer skal muligvis også understøtte et callcenter til salg, kundeservice og support; og de har ofte brug for at oprette forbindelse til og gennem en række andre kommunikationskanaler, såsom faxmaskiner, videokonferencer, konferenceopkald, mobilkommunikation, trådløse håndsæt og tekstbeskeder.
Derudover forventes det ofte, at de leverer mere avanceret funktionalitet gennem software, som delt møde-samarbejde, telefonsvarer til e-mail-transskription og opkaldsoptagelse.
Og for ikke at glemme, har mange virksomheder stadig brug for en tjeneste, der opretter forbindelse til et offentligt koblet telefonnet (PSTN).
Fordi de arbejder på tværs af så mange kanaler, adopterer mange af nutidens telefonsystemer moniceren til Unified Communications-as-a-Service (UCaaS).
Disse er generelt skybaserede, virtuelle PBX'er (private filialudvekslinger), der inkluderer mindst en, som regel flere, softwareklienter for at forbedre deres funktionalitet på nettet, desktop og en række mobile enheder.
UCaaS-systemer har en lang række funktionssæt baseret på den afprøvede og ægte VoIP.
Selv VoIP-systemer til boliger kommer med funktioner, der simpelthen er umulige ved hjælp af et konventionelt telefonsystem.
En vigtig attraktion ved VoIP er, at det giver disse systemer fleksibiliteten til at arbejde i en lang række miljøer lige fra analoge bordtelefoner til softphones, piggy-backing på en mobiltelefon.
Disse systemer kan ofte også integrere alle eller en del af deres softphone-klienter i andre back-office-applikationer, som f.eks.
Din CRM (Customer Relationship Management) eller platforme til helpdesk.
Forestil dig blot standardgrænsefladen til en sådan app, der pludselig har en opkaldstastatur og nogle funktionsknapper som en pop op-skærm, og du får en meget grundlæggende idé om, hvordan noget af dette fungerer.
Derudover kan disse skybaserede systemer have en række telefonnumre på globale placeringer, så dine kunder kan få fri adgang til din telefon uden eller uden beregning.
Begynd din udvælgelsesproces
Inden du kan begynde at overveje et telefonsystem, skal du finde ud af, hvad det skal bruges til, og hvor meget af din virksomhed der er involveret.
Du skal se på dit eksisterende telefonsystem og beslutte, om du simpelthen vil beholde det hele og bolt nogle VoIP-funktionaliteter på toppen, kun beholde en del af det eller udskifte det hele.
Ofte findes der ikke en total erstatning i kortene, hvis kun fordi nogle dele af dit eksisterende telefonsystem ikke let kan skiftes til softphones eller endda desktop VoIP-telefoner.
For eksempel, hvis du har et tungt produktionsmiljø med udendørs aktiviteter, såsom en stålfabrikationsgård eller endda et landskabspleje, kan dine gamle udendørs telefoner være nøjagtigt det, du har brug for.
Du skal også beslutte, hvilke funktioner i det eksisterende telefonsystem, der kræves, og hvilke funktioner i et fremtidigt telefonsystem, du føler er nødvendigt at bære ind i fremtiden.
Når du overvejer et nyt VoIP-telefonsystem til din virksomhed, er det vigtigt at medtage interessenter fra alle de vigtigste dele af din virksomhed i planlægnings- og beslutningsprocessen.
Ja, dette inkluderer især it-personalet og datasikkerhedsfolk, da din stemmekommunikation nu vil være data.
Men det skal også inkludere folk, der bruger systemet til at få udført arbejde, især det arbejde, der driver indtægter og engagerer kunder.
Disse mennesker har uvurderlig indsigt i, hvad der virkelig er nødvendigt versus hvad der simpelthen er sejt og nyt.
Derudover skal du bruge deres input til at vælge et telefonsystem, der rent faktisk bevæger din virksomhed fremad og passer ind i dit it-miljø.
En kritisk del af diskussionen med dit it-personale vil være, om dit eksisterende datanetværk kan håndtere den ekstra belastning, som det nye telefonsystem lægger på det.
Du har brug for et netværk, der kan håndtere mere avancerede netværksadministrationsfunktioner, herunder værktøjer til at bekæmpe jitter og latenstid samt til at levere Quality of Service (QoS) og forskellige former for netværkssegmentering, især virtuelle LAN'er (VLAN'er).
Kun værktøjer som disse kan hjælpe med at frigøre dit netværk fra for meget overbelastning, hvilket kan få din opkaldskvalitet til at falde eller endda gå ned i VoIP-systemet helt.
På den fysiske side skal du også planlægge at levere Ethernet-dråber til alle nye stationære telefoner, du placerer på brugerborde eller endda tilføje kapacitet til dit Wi-Fi-netværk, hvis du beslutter at bruge trådløs opkald.
For mange organisationer afvikles ofte et separat netværk som den foretrukne løsning.
Hvis det er hvad der sker i dit tilfælde, skal du bruge en separat VoIP-gateway.
Du har også brug for sikkerhed, der forstår stemmeprotokoller, og du skal også have switche og routere, der også forstår VoIP.
På det tidspunkt, hvor du har dækket alle disse baser, er et separat netværk ofte den mere effektive løsning i stedet for at forsøge ikke kun at installere, men også integrere så meget nyt udstyr i et eksisterende LAN.
Dit it-personale vil forstå det grundlæggende i, hvad der skal gøres, før et VoIP-system kan vælges og installeres.
Dette inkluderer kapacitetstest på dine nuværende rør og en grundig revision af din organisations netværksstyringsfunktioner for at sikre, at de kan understøtte og sikre den nye strøm af VoIP-data.
Men for brugere på forretningsniveau starter valg af et telefonsystem, der hjælper dem med at holde deres forskellige processer fremad, især de kundevendte, med at forstå, hvad VoIP virkelig er.
Hvad er VoIP?
VoIP er en metode til digitalisering af stemmesignaler og derefter afsendelse af den digitale stemmeinformation over et IP-netværk.
For at opnå dette kodes den analoge stemmeinformation ved hjælp af software kaldet en codec.
Når det er tid til at ændre det digitale signal tilbage til analogt, så det er forståeligt, gør en anden codec jobbet.
For at et VoIP-system skal fungere, har det brug for et middel til at dirigere opkald mellem brugere eller til omverdenen.
I et skybaseret system udfører en virtuel PBX det job.
Hvad det betyder for dig er, at udbyderen kører en stor PBX-operation i et datacenter et eller andet sted og udskærer lidt af det for at afsætte til din organisation i bytte for dine penge.
Du deler i det væsentlige en stor PBX med udbyderens andre kunder, men fordi disse virksomheder bruger segmentering med flere lejere, vises din PBX dedikeret til dig.
Denne motor sørger for at dirigere opkald til dit VoIP-netværk.
For mange virksomheder er der dog et behov for at dirigere opkald til PSTN og andre analoge telefoner, der muligvis også forbliver i brug.
Dette kan betyde en PSTN-gateway eller endda en hybrid PBX, hvor der i det mindste er en lille telefonswitch på stedet.
Bemærk, at i disse dage ser en PBX ud som de andre servere i dit datacenter, undtagen med et tilknyttet middel til håndtering af lokale og analoge telefoner.
Mange små virksomheder undgår dog delvist private PBX'er delvis på grund af omkostningsbesparelser og delvis fordi de muligheder, der tilbydes af alle cloud-systemer, er mere end avancerede nok til deres behov.
Nogle virtuelle PBX'er i skyen kan håndtere PSTN-tilslutning uden hardwarekrav på stedet.
Hvis alt dette begynder at lyde mere komplekst, end det er værd, skal du huske, at det at omdanne din PBX til en softwareløsning betyder en betydelig mulighed for fleksibilitet og integration, som du simpelthen ikke kan få nogen anden måde.
Når alt kommer til alt kan programmører nu behandle din telefon som en app.
Hvor det er ført os er til det hurtigt skiftende UCaaS-paradigme (mere om det nedenfor).
Her leverer traditionelle VoIP-udbydere, som dem vi gennemgår som en del af denne gennemgang, yderligere softwarefunktioner, der alle implementeres og administreres fra en enkelt samlet konsol.
Mens de nøjagtige funktioner, der tilbydes i en bestemt UCaaS-løsning, kan ændre sig radikalt fra leverandør til leverandør, inkluderer de fleste muligheder for videokonferencer, fælles møde- og dokumentsamarbejdsværktøjer, integreret faxning, mobil VoIP-integration og enhedsuafhængige softphone-klienter.
Alle disse muligheder giver kunder mulighed for at se på kommunikation på en helt ny måde, nemlig på en menustil måde, hvor de kun kan implementere de funktioner, deres forretningsbehov har og derefter få adgang til dem når som helst, de ønsker og i enhver kombination.
Denne nye tilgang til forretningskommunikation er vokset støt blandt kunderne i løbet af de sidste par år, da nyere forskning fra Statista viser sig.
Hvad er SIP?
Session Initiation Protocol (SIP) er en tekstbaseret protokol svarende til HTML.
Det er den mest almindelige standard til opsætning og styring af telefonopkald i de fleste VoIP-systemer.
Du kører på tværs af referencer til SIP i næsten alt hvad du gør med denne slags telefonsystemer, især når du vælger den håndsæthardware, du vil bruge.
Mens der stadig er et par andre ældre protokoller rundt, og et par ikke-SIP-standarder, såsom H.232, er SIP det, der bruges til langt de fleste moderne VoIP-telefonsystemer.
Den mest almindelige anvendelse, jeg har set til H.232, har været i dedikerede videokonference-systemer.
SIP håndterer i mellemtiden telefonservice, videokonferencer og flere andre opgaver helt fint, hvorfor brugen er så udbredt.
Hvor det har problemer er med datasikkerhed, men lidt mere om det.
Hvad der gør SIP så populær, er ikke kun, at den er dyb og fleksibel, men også fordi den var specialbygget til at engagere sig i multimediekommunikation (hvilket betyder ikke kun lyd, men også video og endda tekst) via TCP / IP-netværk.
For VoIP-opkald kan SIP oprette opkald ved hjælp af et antal IP-relaterede protokoller, herunder Stream Control Transmission Protocol (SCTP), Transmission Control Protocol (TCP) og User Datagram Protocol (UDP), blandt andre.
Men det kan også håndtere andre funktioner, herunder sessionopsætning (igangsættelse af et opkald ved det målslutpunkt - den telefon, du ringer til), tilstedeværelsesstyring (giver en indikator for, om en bruger er "tilgængelig", "væk osv.) , lokalitetsstyring (målregistrering), overvågningsopkald og mere.
På trods af al denne kapacitet er SIP enkel sammenlignet med andre VoIP-protokoller primært ...
