En af de mere udviklede og modne spillere i business cloud storage-segmentet udvider Box funktionalitet ud over simpel sikker cloud storage og fildeling ved at tilføje nøglesynkroniserings- og samarbejdsfunktioner.
Fra og med $ 5 for Starter-planen og rettet mod små teams udvides funktionerne og kapaciteterne i Box til at passe til behovene i mellemklassen og endda Enterprise-kunder med de nødvendige forretningsregulerings- og overholdelsesfunktioner samt automatisering af workflow og håndhævelse af adgangskodepolitik.
Der er en god chance for, at en af ??de fire Box-niveauer er i stand til at dække de fleste virksomheders behov.
Box tilføjer værdi ved at tilbyde ubegrænset lagerplads samt ubegrænsede brugere på alle undtagen det mest basale sæt værktøjer.
Når det kommer til at være i stand til at se og redigere forskellige typer dokumenter, mangler Box stadig med at tilbyde den funktionalitet, som en række konkurrenter, som vores Editors 'Choice-valg Microsoft OneDrive for Business eksemplificerer.
Box (for Business) giver også alsidig dokumenthåndteringsmuligheder (DM) og sikkerhedsfunktioner, selvom det ikke helt kunne indhente what Zoho Docs Standard, vores redaktørers valg i den kategori tilbyder.
Alligevel har den et fremragende samlet sæt.
Starter ($ 5 pr.
Bruger pr.
Måned), Business ($ 15 pr.
Bruger pr.
Måned), Business Plus ($ 25 pr.
Bruger pr.
Måned) og Enterprise (call for pricing) -planer inkluderer alle detaljerede tilladelser, mobil synkroniserings- og delingsfunktioner, desktop-synkronisering , fillåsning, versionshistorik, mobiladgang og automatisk udløb for filer.
Derudover tilbyder forretningsplanen (planen, vi gennemgik) ubegrænset lagerplads med en grænse på 5 gigabyte (GB), integration med Microsoft Office 365 ($ 20 pr.
Bruger pr.
Måned hos Microsoft365 for Business) og tilpassede branding-muligheder.
Business Plus-planen tilbyder eksternt samarbejde og fuld brugersporingsfunktioner.
Dette gælder for mindst tre brugere, men uden maksimal brugergrænse.
For små til mellemstore virksomheder (SMB'er) giver dette stor fleksibilitet til at tilføje medarbejdere, kontraktansatte og klientadgang.
Box for Business-niveauet fungerer som en mellemvej for brugere, der ønsker mere end hvad kerneforretningsplanen tilbyder, men ikke ønsker at investere i den dyrere Enterprise-version.
Tilmelding er enkel: Angiv bare dine kontaktoplysninger og faktureringsoplysninger, og bekræft derefter din e-mail.
Når du logger ind for første gang, bliver du mødt med en gennemgang af funktioner.
Du får en oversigt over delte mapper samt vist, hvordan du inviterer brugere og uploader filer og mapper.
Den resterende tid i din prøveperiode vises øverst på dit dashboard.
At skulle indtaste kreditkortoplysninger for at starte en prøveperiode kan føles som en gotcha for nogle brugere, der måske bare går andre steder i stedet for at prøve Box.
Dernæst gennemgår du en guidet opsætning, der starter med branding, hvor du kan tilføje dit logo og vælge et farveskema.
Derfra går det ind og ud af oprettelse af mapper og filer, tilføjelse af brugere en efter en eller i bulk og oprettelse af brugergrupper.
Her kan du downloade Box Sync, hvis du vil synkronisere dine filer med dit skrivebord.
En strømlinet og intuitiv brugergrænseflade
Box (for Business) brugergrænseflade (UI) blev fuldstændig revideret.
Den gamle brugergrænseflade var enkel og ryddig, og den nye brugergrænseflade er endnu lettere for øjnene og langt mere dynamisk.
Designet ligner andre cloud-opbevaringstjenester og fildelingsservices, der anvender et velkendt filsystem eller finder-lignende brugergrænseflade; Citrix Content Collaboration kommer til at tænke her.
Menulinjen på venstre side har adgang til alle filer, som yderligere er opdelt i seneste, synkroniserede og papirkurven.
Nedenfor er Boxs indbyggede Notes-app, som giver mulighed for at oprette en note, møde, dagsorden, kalender, projektplan, projektstatus eller nyhedsbrev.
Brugere kan vælge mellem disse standardskabeloner eller oprette tilpassede skabeloner.
Filer er det afsnit, hvor de fleste brugere bruger deres tid på, og der er forskellige måder at få adgang til mapper og filer.
Du får en bekvemt placeret søgefelt og også hurtig adgang til mappestrukturen, hvilket gør det nemt at lede efter indlejrede mapper og filer.
Jeg fandt søgefeltet som den hurtigste og mest enkle måde at søge efter filer på Box på; Indstillingerne for indholdsfilter og metadata hjælper med at fremskynde søgninger.
Administrationskonsollen giver ledere indsigt for alle aktive brugere (eller pladser) såvel som den aktuelle lagerplads, der er i brug.
Der er også en detaljeret oversigt over topfiltyper, top tredjepartsapplikationer og endda diagrammer på timeaktivitet.
Admin Console giver adgang til brugere og grupper, rapporter, styring, konto og fakturering og Enterprise-indstillinger.
Det tilføjer også nye funktioner, herunder offline adgang.
På venstre side af instrumentbrættet er en menu, hvor du kan få adgang til alle filer, favoritter, filer, der er synkroniseret til skrivebordet, meddelelser, samarbejdspartnere og administrationskonsollen.
Klik på en fil eller mappe, og du kan se detaljer, herunder seneste aktivitet (redigeringer, downloads, kommentarer osv.).
Øverst til højre er der knapper til upload og oprettelse af Google Docs og Sheets og Microsoft Office-filer (inklusive Excel, PowerPoint og Word), mapper og noter.
Søgefeltet øverst inkluderer indholdsfiltre (type, mappe, dato ændret).
Dernæst er links til hjælp, links til din profil (mærket med dine initialer) og links til kontoindstillinger.
Box's brugergrænseflade er ren og klar; der er ingen tvetydighed, da alt er logisk lagt.
Dens klare brugergrænseflade og design er kun det andet for Zoolz BigMind for Business, som får høje karakterer for at organisere information godt inden for rammerne af en browserside.
Et problem, jeg stødte på med Box er, at det ofte føles trægt at flytte på tværs af forskellige sektioner i navigationslinjen.
Dette er et almindeligt problem med nogle SaaS-løsninger (Software-as-a-Service), men jeg ville bare ønske, at navigering i Box var lidt hurtigere, især da min demo-konto havde få filer gemt i den.
Annullering af et Box-abonnement er ligetil og kan gøres fra afsnittet Konto og fakturering.
Box bruger annulleringsprocessen til at få indsigt fra brugerne, og hvorfor de har besluttet at annullere tjenesten.
Box vil forsøge at holde eksisterende abonnenter ved at tilbyde dem rabatter på vej ud, hvilket kan gøre en forskel, hvis prisen er en stor blokering.
Andre cloud-opbevaringsvirksomheder kan vinde fordel af Boxs kloge strategier for kundelagring.
Dokumentdeling og samarbejde
Når du er klar til at begynde at samarbejde, kan du se og kommentere Microsoft Word-dokumenter i Box (for Business).
Men hvis du vil redigere et dokument, skal du åbne det på dit skrivebord eller i Microsoft Word Online (inkluderet).
Når du gemmer dine ændringer og lukker filen, opdateres den version, der er gemt på Box (for Business), med begge metoder automatisk.
Du kan også låse en fil, uploade en ny version eller flytte eller kopiere den.
Mærkeligt, da jeg forsøgte at åbne en Microsoft Word-fil på mit skrivebord, sagde Box (for Business), at det ikke registrerede et program, der kunne åbne det, selvom jeg har Microsoft Office-desktopsoftware.
Som med Google Drive Enterprise kan du dele mapper og dokumenter ved hjælp af et link.
Men med Box (for Business) kan du også oprette en brugerdefineret URL, kræve en adgangskode, indstille linkudløb og tillade eller blokere download.
Du kan også dele via e-mail, dele direkte fra dokumentet eller endda få koden til at integrere linket på dit websted.
Når du deler dokumenter eller mapper via e-mail, skal den inviterede tilmelde sig en Box (for Business) -konto, hvis de ikke allerede har logget ind.
Hvis du inviterer brugere til en mappe, kan du indstille tilladelser som f.eks.
Editor, Viewer og andre.
Brugere kan vælge automatisk at acceptere delingsinvitationer, hvilket er praktisk.
For brugere, der har Box (for Business) -konti, kan du dele alle dine filer og mapper på én gang.
Plus, de kan drage fordel af nogle premiumfunktioner uanset hvilken type konto de har, hvilket er praktisk.
Hvis du vil dele med eksterne brugere, skal du bruge et offentligt link.
Du kan dele dokumenter med eksterne brugere via et link, men medmindre de logger ind, kan brugeren kun se dokumentet.
For brugere, der ønsker at bruge synkroniseringsklienten, fungerer det i de fleste tilfælde ubesværet.
Fra og med Box Sync 4.0 har der været mange forbedringer af ydeevnen til synkronisering af et stort antal filer.
Alligevel stopper synkroniseringsklienten ved lejlighedsvis, når man tester med et stort antal filer.
Box anbefaler, at selvom der ikke er nogen indre grænse, at brugerne begrænser overførsler til 100.000 filer ad gangen.
Dette er sandsynligvis ikke et almindeligt scenario for de fleste virksomheder, men det kan være et problem, når der migreres engros fra en anden løsning.
Ud over DM og opbevaring kan du oprette Box Notes og dele dem med andre Box (for Business) -brugere, som derefter samtidigt kan redigere Box Note og efterlade kommentarer.
Du kan også indsætte tjeklister og billeder i Box Notes.
Denne funktion er ikke tilgængelig for eksterne brugere.
Box Notes har ikke offline support.
Når du ser et dokument eller en boksnotat, kan du se et kommentarfelt på højre side.
Tidligere var du nødt til at skifte mellem at kommentere eller tilføje en opgave; nu kan du se begge muligheder på samme skærm, hvilket er meget mere ligetil.
For at tildele en opgave skal du blot markere et felt, tilføje en beskrivelse, vælge tildelte personer og indtaste en valgfri forfaldsdato.
Du kan også tagge andre samarbejdspartnere i beskrivelsen, så de kan spore opgaven.
Hvis en opgave er tildelt dig, får du en e-mail-alarm, og du kan enten fuldføre eller afvise den.
Integration og sikkerhed
Box (for Business) er stærkt integreret med cloud-applikationsøkosystemet.
De store navne inkluderer let genkendelige virksomheder som Adobe, MobileIron, Slack (Visit Site at Slack), Splunk og Webex.
Box har også en tæt integration med Microsoft Office og muliggør let samarbejde selv i webgrænsefladen til Office 365.
Derudover kan en organisations interne udviklere bruge en brugertilgængelig applikationsprogrammeringsgrænseflade (API) til at oprette brugerdefinerede apps, der kan få adgang til Box-data sikkert og pålideligt, hvis de overholder Boxs bedste praksis for udvikling.
Box (for Business) bruger SSL til transmission af data til og fra tjenesten.
Data krypteres i hvile ved hjælp af 256-bit AES-kryptering, hvilket betyder, at data er sikret selv i en inaktiv tilstand.
Den opfylder også kravene til ISO 27001, ISO 27018, SOC1, PCI DSS og FedRAMP.
Box har også været i overensstemmelse med Health Insurance Portability and Accountability ...
