Agiloft (som har en gratis plan for op til 10 brugere) fører stadig pakken inden for kontraktstyring, primært på grund af funktionsdybde og næsten uovertruffen tilpasning.
Det er også en meget moden platform med et stort antal nuværende kunder, der bruger den til alt fra salgskontrakter til de bugtede opdateringskæder, der foretrækkes af den juridiske industri.
Og i modsætning til mange platforme, der viser tilpasning som en nøgledifferentiator, lægger Agiloft også stor vægt på brugervenlighed med et intuitivt interface-design, grundigt detaljerede Hjælp-ressourcer og masser af guide-baserede installationsoplevelser.
Sammen med konkurrent, Updraft, er det et let valg for Editors 'Choice.
Siden vores første gennemgang har Agiloft genkonfigureret sin prisfastsættelse til at være mere venlig for små virksomheder.
Det har også tilføjet mere avancerede funktioner såsom redigering i tabel, brugerdefineret Microsoft Excel-rapportering med drejetabeller og en forbedret grafisk arbejdsfloweditor til at udløse automatiserede handlinger baseret på ændringer i kontraktregistrering.
Platformen understøtter nu også direkte filredigering i Microsoft Word uden behov for at gemme en lokal kopi af et kontraktdokument.
Kombineret med Agiloft Service Desk-pakken og softwareudviklingsfunktionerne med lav kode i Workflow BPM-løsningen (tilgængelig uden ekstra omkostninger) tilbyder Agiloft en skalerbar forretningsplatform, der går ud over grundlæggende kontraktstyring.
Det tilbyder indbygget sikkerhed, auditabilitet og avanceret tilpasning i hele kontraktens livscyklus.
Endnu en gang er det et løbende Editors 'Choice til kontraktstyringssoftware.
Priser og planer
Agiloft tilbyder ekstremt fleksibel prisfastsættelse, der begynder med en gratis plan for op til 10 brugere i alt (fem ansatte og fem brugere), men begrænser ikke meget af platformens funktionalitet.
Agiloft er tilgængelig både som en skybaseret SaaS-platform (Software-as-a-Service) og som en løsning, der kan implementeres lokalt.
Den gratis udgave inkluderer adgang til Agilofts fulde fil- og posthåndteringsfunktioner.
Disse funktioner inkluderer tilpassede tabeller og datafelter, søgnings- og revisionsfunktioner, diagrammer og rapporter, kontraktforfatter og skabeloner, godkendelsesarbejdsprocesser og mere.
Den professionelle plan på $ 65 pr.
Licens pr.
Måned tilføjer standard e-mail- og telefonsupport, timerbaseret automatisering af regler og supportportaladgang, selvom der stadig er en grænse for brugerne.
Professional Extended-planen (prissat til $ 95 pr.
Licens pr.
Måned) er, hvor du får ubegrænset brugeradgang til kontraktsanmodere og seere, adgang til brugerdefinerede rollebaserede visninger inklusive medarbejder- og leverandørportaler og avancerede funktioner såsom understøttelse af flere sprog og optisk tegngenkendelse (OCR) til scanning af kontrakter og filer.
Endelig tilføjer Enterprise-planen $ 135 pr.
Licens pr.
Måned en dybere applikationsprogrammeringsgrænseflade (API) og systemintegrationsfunktioner.
Agiloft tilbyder også rabatter til nonprofitorganisationer.
Agiloft tilbyder en "ubetinget succesgaranti" for alle planer, som giver kunderne en 90-dages fuld refusion på både softwarelicensen og implementeringstjenesterne.
Den vigtigste licenstype, der tilbydes, er Assigned Power User, der er defineret som en person, der regelmæssigt arbejder i personalets interface på systemet.
Licenser er bundet til recency, så hvis en bruger er inaktiv i mere end 30 dage, kan licensen tildeles en anden bruger.
Agiloft tilbyder også en "Floating Power User" -licens til ledere, kontraktgodkendelser eller andre ledere, der logger ind med jævne mellemrum uden at angive et brugernavn til licensen.
Virksomheder kan købe en kombination af tildelte og flydende strømbrugerlicenser afhængigt af deres behov.
Licens pr.
Bruger har sine fordele og ulemper afhængigt af din organisations størrelse og brugerbehov.
Men Agilofts model giver dig mere fleksibilitet end det faste gebyr på $ 500 pr.
Måned, som du f.eks.
Skal betale for ContractWorks (500,00 Startpris pr.
Måned, faktureret årligt hos ContractWorks).
Samlet set matcher Agilofts priser meget tæt med Concord (gratis for op til 3 brugere hos Concord) pr.
Bruger, selvom de flydende licenser er et plus.
Interface og kernefunktioner
Agiloft tilpasser hver implementering ud fra individuelle forretningsbehov, så det, du ser i Agiloft, er fuldstændig bundet til din brugerrolle og de særlige kontraktstyringsarbejdsprocesser, der er skræddersyet til din organisation.
I modsætning til en platform som Coupa Contract Lifecycle Management (0,00 $ på Coupa), der kun fokuserer sin kontraktstyring på forbrugsstyrings- og indkøbsscenarier, er Agiloft en tom skifer, som du kan skræddersy til enhver forretningsbrugssag.
Vanilje-brugergrænsefladen (UI) kan se lidt dateret ud, hvis den anvendes uden at anvende nogen tilpasning.
Men Agiloft giver dig mulighed for at justere farverne, branding og layout, så du kan lide det, eller til at matche dit firmas websted.
For at teste den opdaterede platform loggede jeg på fire forskellige portaler tilpasset til specifikke roller.
Afhængigt af om jeg loggede ind som administrator, kontraktleder, kontraktgodkender eller kontraktsbruger, så jeg et andet arrangement af tilgængelige funktioner og felter.
I alle de brugerdefinerede dashboards er det første, du ser, et tilpasset dashboard med diagrammer og widgets og en venstre navigationsmenu, der viser tilgængelige "tabeller" på platformen, for nylig åbnede poster og kontrakter og enhver opgave, du ' er blevet tildelt.
Der er også en universel søgefelt øverst i brugergrænsefladen, der kan køre forespørgsler på hver kontrakt, fil, side og registrering i databasen.
I forbindelse med denne gennemgang testede vi ud fra perspektivet af en kontraktleder, godkender og bruger fra de forskellige tilpassede brugergrænseflader.
Når jeg loggede ind på kontraktadministratorportalen, fik jeg straks widget-baserede diagrammer over igangværende kontrakter og kommende kontraktudløb og fornyelser.
Jeg fik også en liste over poster til styring af aktive kontrakter.
Et Mail-ikon ved siden af ??hver kontrakt gav mig mulighed for at oprette underretninger eller automatiserede handlinger på en bestemt kontrakthandling eller tildele en opgave til en anden bruger.
Fra denne side kunne jeg også importere og eksportere kontrakter, kontrollere den kontrakt, jeg ønskede at masseredigere osv.
Som kontraktleder havde jeg derefter et væld af muligheder i menuen til venstre.
Jeg var i stand til at se kataloglister over alle de personer og virksomheder, der er forbundet med kontrakter inden for og uden for min organisation, samt alle kontrakterne i systemet med et træikon.
Dette giver mig mulighed for at se et forholdsdiagram over de brugere og virksomheder, der er tilknyttet den pågældende kontrakt.
Som med Onit Contract Administration og Contract Review & Approval (3.000,00 pr.
Måned hos Onit) er der også godkendelsesarbejdsprocesser til at spore kontrakter samt kontrakttyper og muligheden for at oprette forskellige skabeloner.
Agiloft lader dig også søge efter de specifikke klausuler i en kontrakt og søge i et klausulspecifikt bibliotek.
For at illustrere forskellen i brugerroller, viste kontraktgodkendelsesportalen kun de grundlæggende biblioteker og kontraktgodkendelsestabeller uden nogen af ??de dybere funktioner.
kontraktsbrugeren kunne ikke se godkendelsesmuligheden.
For at teste, hvordan Agiloft håndterer kontraktens livscyklus, oprettede jeg en ny kontrakt, oprettede en workflow for godkendelse af den og sporede kontrakten fra start til underskrift.
Når du klikker på knappen Ny kontrakt, åbner Agiloft et detaljeret vindue med et svimlende udvalg af muligheder.
Hver nye post får som standard et ID-nummer, og så havde jeg mulighed for at vælge, om denne post var en kontrakt, underentreprise, hovedaftale eller en ændring af en eksisterende kontrakt.
Der er også kontraktstype, som giver dig alle de tilpassede typer og skabeloner, din virksomhed har oprettet at vælge imellem.
Disse typer og skabeloner inkluderer en sådan kundeservicekontrakt, fortrolighedsaftale, ansættelsesaftale, leverandør og partnerkontrakt.
Jeg valgte en kundeservicekontrakt og tildelte den til det interne kundeteam (Agiloft giver dig mulighed for at oprette brugerdefinerede grupper, teams og afdelinger).
Derfra konfigurerede jeg min Daxdi-testkontrakt til automatisk fornyelse hver 12.
måned og indtastede derefter kontraktens start- og slutdato, beløb og virksomhedsoplysninger, der var knyttet til kontrakten.
Du kan komme så dybt ind i detaljerne som du vil med kontraktguiden.
Denne guide giver dig mulighed for at knytte vedhæftede dokumenter og aktiver, konfigurere e-mails og opgaver og selvfølgelig oprette godkendelsesarbejdsprocesser og underskrifter med en komplet historik og revisionsspor tilknyttet posten.
Tilknyttede vedhæftede filer og aktiver kan endda omfatte forsikringscertifikater tilknyttet et firma eller en kontrakt.
Afhængigt af dine brugertilladelser kan en kontraktadministrator eller administrator, når du er færdig, gemme deres ændringer i kontrakten eller klikke på knappen "Send til gennemgang" for at sende den til næste trin i processen.
Samlet set føltes processen til oprettelse af kontrakt noget overvældende i forhold til de mere strømlinede oplevelser fra platforme som Concord og ContractWorks.
Men dette er kun fordi Agiloft giver dig flere detaljerede muligheder og felter end nogen anden løsning, vi testede.
Med tilpasningsfunktionen kan du gøre arbejdsgangen til kontraktstyring så enkel eller kompleks, som du ønsker.
Avancerede arbejdsgange, rapporter og integrationer
Agiloft skinner, når det kommer til avancerede kontraktstyringsfunktioner og workflow-automatisering.
Fra adminportalen kan du se hele spektret af funktionalitet indeholdt i platformen, hvis du beslutter at tilpasse den til den grad.
Dette starter med avanceret søgning og mere dynamiske native redigeringsfunktioner.
Den nye bjælke til hurtig søgning er som standard en tekstsøgning, så du kan indtaste ethvert nøgleord, og Agiloft scanner alle tabeller i databasen sammen med hvert dokument og PDF-fil i systemet ved hjælp af OCR.
Du kan også konfigurere rullemenuen til søgning til at søge efter bestemte felter, f.eks.
At finde alle kontrakter, der har tilknyttet en ventende status.
Administratorer vælger hvilke felter der vises i rullemenuen til søgning, og du kan også gemme søgninger for en hurtig gentagelsesforespørgsel.
Hvis du har søgt efter en bestemt post og vil foretage ændringer i farten, så kan nye redigering i tabellen og direkte filredigeringsfunktioner give dig mulighed for at tjekke ud og redigere et dokument i Microsoft Word.
Du kan derefter gemme det igen, når du er færdig med en fuld ændringslog, men uden behov for at gemme en lokal kopi af dokumentet.
Rapportering er også omfattende.
I administratorgrænsefladen inkluderer hver fane i menuen til venstre en indstilling for diagrammer / rapporter, der giver dig mulighed for at udtrække analyser på ethvert aspekt af din kontraktstyrings livscyklus.
I Opgaver kan du for eksempel se den gennemsnitlige tid, det tager medarbejdere at lukke ...
