Ademero Content Central (som begynder med $ 35 pr.
Bruger pr.
Måned) har en loyal følge i det overfyldte og komplekse dokumentstyringsmarked (DM).
Det roses for at have en bred vifte af tilpasningsmuligheder og workflow-løsninger, der dækker de fleste virksomheders behov.
Men Ademero Content Centrals brugergrænseflade (UI) er ikke så poleret som hvad nogle konkurrenter tilbyder.
Af alle de DM-værktøjer, vi testede, fandt vi ud af, at de vinder værdi ved tilstedeværelsen af ??metadatafelter, så se efter dem, når du vælger et produkt i denne klasse.
At indsamle disse metadata og derefter bruge dem til at forbedre din virksomhed er, hvor Ademero Content Centrals værdi ligger.
Selv med denne mulighed hænger Ademero Content Central dog bag vores Editors 'Choice-vindere Ascensio System OnlyOffice (40,00 pr.
År hos ONLYOFFICE) og Microsoft SharePoint Online med hensyn til priser samt delings- og lagerindstillinger.
Lokal arkitektur, skybaseret fornemmelse
Selv i nutidens tidsalder med Software-as-a-Service (SaaS) -løsninger er det ikke usædvanligt at finde forretningssystemer designet til lokale virksomhedsservere, især i tilfælde af DM-systemer, herunder ikke kun Ademero Content Central, men også Computhink Contentverse (15,00 pr.
Bruger pr.
Måned ved Computhink).
Det skyldes, at mange virksomheder har en eller flere ældre filservere i deres dataskabe, der ofte indeholder en stor mængde filer samlet over flere år.
At opdage, tagge og organisere sådanne filbutikker er, hvor DM-systemer udmærker sig og ofte udgør meget af deres ROI-potentiale.
Ademero Content Central følger en velkendt standard med hensyn til arkitektur ved at bruge Microsofts Internet Information Services (IIS) og SQL Server til at være vært for Ademero Content Central-applikationen og database-backend.
Begge disse back-office-værktøjer er velkendte for mange IT-fagfolk i virksomheden, men de beder muligvis meget af deltidsadministratoren om mange små til mellemstore virksomheder (SMB'er), der måske ikke har brugt dem før - et potentielt vigtigt punkt at indregne inden du foretager en købsbeslutning.
Mere i tråd med hvad dagens SMB'er forventer, gør virksomheden også Ademero Content Central tilgængelig som en hostet løsning, hvilket eliminerer behovet for masser af it-ekspertise på kundesiden.
Selvom Ademero Content Centrals primære arkitektur er old-school, er brugerwebportalen mere i tråd med skybaserede apps, som brugerne bliver mere komfortable med at bruge.
Flade farver; store, berøringsvenlige knapper; og et modulært instrumentbræt er blot nogle få af de vigtigste funktioner i standard Content Central UI.
Ademero Content Central tillader også tilpassede temaer, der passer til din virksomhedskultur eller branding.
Konfiguration af kataloger
For at hjælpe med at fremme sit fokus på processer bruger Ademero Content Central konceptet med kataloger til at håndtere den øverste struktur i dit dokumentlager.
Kataloger organiserer også vigtige administrative komponenter som tilladelser, godkendelsesprocesser og arbejdsgange, dokumenttyper og brugerdefinerede felter samt opbevaringspolitikker.
Alt dette betyder, at effektiv katalogadministration er et kritisk element i korrekt konfiguration af Ademero Content Central.
Kataloger indeholder dokumenttyper, som hver kan konfigureres med deres egne felter.
Globale felter, der vedrører alle kataloger og dokumenttyper, kan også administreres i admin-kontrolpanelet.
Begge felttyper understøtter en lang række konfigurationsindstillinger, herunder felttype, format, indstillinger for værdiliste, endda trækker en liste med gyldige indstillinger fra en ekstern datakilde.
Feltværdier kan også udnyttes til at oprette en mappestruktur og til at håndtere filnavne til forskellige dokumenttyper.
Pakker er en anden type data, der bruges af Ademero Content Central, og som består af flere dokumenter med en delt nøglefeltværdi (tænk kontraktnummer eller medarbejder-id).
Pakkeskabeloner kan konfigureres til at kræve bestemte dokumenttyper og kan bede en bruger om at levere de nødvendige dokumenter til at udfylde en pakke.
Zonal anerkendelse er en af ??de køligere funktioner, der tilbydes af Ademero Content Central.
Sig, at din organisation har et standarddokument til indkøb eller medarbejderoptagelse, zonegenkendelse kan bruges til at definere områder (zoner) i den pågældende dokumenttype og udfylde feltværdier baseret på optisk tegngenkendelse (OCR) eller en stregkodeværdi.
Zoner defineres ved at angive placeringen af ??området fra sidens øverste venstre hjørne samt områdets højde og bredde.
Flere zoner kan let defineres for en bestemt dokumenttype for at fange flere datapunkter.
Ademero Content Centrals workflowbygger er ikke så intuitiv som nogle af de andre systemer, jeg har gennemgået, især Microsoft SharePoint eller Fluix (20,00 pr.
Bruger pr.
Måned til startplanen hos Fluix), men det er lige så kraftigt.
Arbejdsgange initieres ved hjælp af triggerhændelser, som kan være alt fra et dokument af en bestemt type, der fanges til et felt, der matcher en bestemt værdi.
Workflow-handlinger definerer, hvilke trin der skal tages på de udløste dokumenter, herunder ændring af prioritet eller status, kopiering til en mappe, afsendelse af en e-mail eller endda udførelse af et eksternt program.
Endelig kan workflowregler bruges til at gifte sig med udløsere og handlinger, hvilket giver dig fleksibiliteten til at udføre en eller flere handlinger baseret på en eller flere udløsere, endda give dig mulighed for at afgøre, om en udløser udfører handlingerne, eller om alle udløsere først skal være opfyldt .
Denne modulære tilgang til workflow gør det muligt at genbruge de forskellige komponenter efter behov for at strømline dine forretningsprocesser.
Viden er magt
Som med enhver database er et af de sværere aspekter ved at implementere en DM-løsning at erhverve så mange data som muligt uden at gøre indsamlingsprocessen for kedelig for brugerne.
I mange tilfælde har brugerne ikke forståelse for, hvorfor de oplysninger, du indsamler på lange formularer, for eksempel har værdi for virksomheden.
Resultatet af en dokumentindsamlingsproces med en stor brugeromkostning af denne art kan ofte være, at brugere udfylder felter med skraldata, der vil afvikle mere skade end godt.
For at hjælpe med denne proces giver Ademero Content Central dig forskellige fangstmetoder, der kan strømline processen og skære ned i trinene for at få dokumenter til Ademero Content Central.
Du får også de nødvendige oplysninger, der er nødvendige for at sikre forretningskritiske funktioner såsom søgning, godkendelser, arbejdsgange og filopbevaringspolitikker.
Du kan føje dokumenter til Ademero Content Central via browserbaserede uploads, overvågede mapper eller inkorporering af QCards via e-mail-lytning.
QCards, der ligner omslagssider, genereres inde fra Ademero Content Central og inkluderer stregkoder til at identificere den type dokument, der oprettes, samt nøgledata, der er forudbestemt af brugeren.
I scenarier, hvor administratorer kræver, at yderligere oplysninger fanges, føjes for nylig tilføjede dokumenter til en kodningskø, som giver brugerne mulighed for hurtigt at identificere dokumenter, der har brug for yderligere oplysninger.
Ademero tilbyder også CapturePoint-klientsoftware, der giver nogle seriøse muligheder for effektivt at fange dokumenter i bulk.
Det inkluderer at lette brugen af ??OCR til udfyldning af nøglefelter, især praktisk, når du scanner flere dokumenter i samme format.
Værktøjerne til at strømline brugen af ??vigtige datafelter med dine dokumenter stopper ikke, når du har indlæst dine dokumenter i Ademero Content Central.
Virksomheden anerkender, at der kan være værdi i at bruge dokumentmetadataene samlet i Ademero Content Central til andre formål uden for din DM-løsning.
Til dette formål tilbyder Ademero Content Central integration med Intuit QuickBooks-betalinger (gratis hos QuickBooks selvstændige) og Workday, så du kan synkronisere data, der findes i Ademero Content Central ud til disse andre forretningssystemer.
Du har også muligheden for at oprette eksportskabeloner ud fra dine data, så du kan udføre dataeksport, der passer til de samme parametre på en periodisk basis.
Ademero Content Central giver dig mulighed for at opretholde en komplet revisionshistorik, der omfatter redigeringer, godkendelser og ejendomsopdateringer.
Du kan til enhver tid få adgang til ældre versioner af dokumenter.
Derudover tilbyder virksomheden kontekstuel hjælpedokumentation og 24-timers live-chat support.
Priser
Ademero Content Central har for nylig forenklet sin prisfastsættelse uden mere pr.
Modul prissætning eller niveauer.
Virksomheder, der bruger den hostede version af Ademero Content Central, kan forvente at betale $ 35 pr.
Måned pr.
Bruger med disponible volumenrabatter.
De, der vælger den lokale løsning, ser på en forudgående pris på $ 500 pr.
Bruger for en evig licens.
Funktionerne er stort set sammenlignelige mellem de to muligheder, selvom dit arkitekturvalg kan tilføje kompleksitet med hensyn til netværks- og lagerindstillinger.
Ademero Content Central er en solid udfordrer i DM-rummet og har nok funktioner til at gøre det til en levedygtig mulighed for de fleste virksomheder og nogle stærke muligheder, der kan gøre det perfekt til andre.
Hvis funktioner som zonegenkendelse eller integrationsmulighederne med Intuit QuickBooks Payments og Workday kunne have en positiv indvirkning på din virksomhed, bør du se nærmere på Ademero Content Central.
Fordele
Intuitive administrationsværktøjer.
Nem integration med Workaday og Quickbooks.
Jævn implementering af workflow.
Zonal genkendelse, der forbedrer den samlede billedoptagelse i formularer.
Meget konfigurerbar.
Vis mere
Ulemper
Deling og opbevaring er begrænset.
Prisfastsættelse for lokale varianter er dyrt.
Prismuligheder falder bag Editors 'Choice-produkt i værdi.
Bundlinjen
Aderemo Content Central skiller sig ud takket være stjernedokumentscanningsfunktioner, især zonegenkendelse, hvilket sparer tid ved indsamling af metadata.
Produktet føles dog mangelfuldt i integration af skyopbevaring og deling af områder.
Ademero Content Central (som begynder med $ 35 pr.
Bruger pr.
Måned) har en loyal følge i det overfyldte og komplekse dokumentstyringsmarked (DM).
Det roses for at have en bred vifte af tilpasningsmuligheder og workflow-løsninger, der dækker de fleste virksomheders behov.
Men Ademero Content Centrals brugergrænseflade (UI) er ikke så poleret som hvad nogle konkurrenter tilbyder.
Af alle de DM-værktøjer, vi testede, fandt vi ud af, at de vinder værdi ved tilstedeværelsen af ??metadatafelter, så se efter dem, når du vælger et produkt i denne klasse.
At indsamle disse metadata og derefter bruge dem til at forbedre din virksomhed er, hvor Ademero Content Centrals værdi ligger.
Selv med denne mulighed hænger Ademero Content Central dog bag vores Editors 'Choice-vindere Ascensio System OnlyOffice (40,00 pr.
År hos ONLYOFFICE) og Microsoft SharePoint Online med hensyn til priser samt delings- og lagerindstillinger.
Lokal arkitektur, skybaseret fornemmelse
Selv i nutidens tidsalder med Software-as-a-Service (SaaS) -løsninger er det ikke usædvanligt at finde forretningssystemer designet til lokale virksomhedsservere, især i tilfælde af DM-systemer, herunder ikke kun Ademero Content Central, men også Computhink Contentverse (15,00 pr.
Bruger pr.
Måned ved Computhink).
Det skyldes, at mange virksomheder har en eller flere ældre filservere i deres dataskabe, der ofte indeholder en stor mængde filer samlet over flere år.
At opdage, tagge og organisere sådanne filbutikker er, hvor DM-systemer udmærker sig og ofte udgør meget af deres ROI-potentiale.
Ademero Content Central følger en velkendt standard med hensyn til arkitektur ved at bruge Microsofts Internet Information Services (IIS) og SQL Server til at være vært for Ademero Content Central-applikationen og database-backend.
Begge disse back-office-værktøjer er velkendte for mange IT-fagfolk i virksomheden, men de beder muligvis meget af deltidsadministratoren om mange små til mellemstore virksomheder (SMB'er), der måske ikke har brugt dem før - et potentielt vigtigt punkt at indregne inden du foretager en købsbeslutning.
Mere i tråd med hvad dagens SMB'er forventer, gør virksomheden også Ademero Content Central tilgængelig som en hostet løsning, hvilket eliminerer behovet for masser af it-ekspertise på kundesiden.
Selvom Ademero Content Centrals primære arkitektur er old-school, er brugerwebportalen mere i tråd med skybaserede apps, som brugerne bliver mere komfortable med at bruge.
Flade farver; store, berøringsvenlige knapper; og et modulært instrumentbræt er blot nogle få af de vigtigste funktioner i standard Content Central UI.
Ademero Content Central tillader også tilpassede temaer, der passer til din virksomhedskultur eller branding.
Konfiguration af kataloger
For at hjælpe med at fremme sit fokus på processer bruger Ademero Content Central konceptet med kataloger til at håndtere den øverste struktur i dit dokumentlager.
Kataloger organiserer også vigtige administrative komponenter som tilladelser, godkendelsesprocesser og arbejdsgange, dokumenttyper og brugerdefinerede felter samt opbevaringspolitikker.
Alt dette betyder, at effektiv katalogadministration er et kritisk element i korrekt konfiguration af Ademero Content Central.
Kataloger indeholder dokumenttyper, som hver kan konfigureres med deres egne felter.
Globale felter, der vedrører alle kataloger og dokumenttyper, kan også administreres i admin-kontrolpanelet.
Begge felttyper understøtter en lang række konfigurationsindstillinger, herunder felttype, format, indstillinger for værdiliste, endda trækker en liste med gyldige indstillinger fra en ekstern datakilde.
Feltværdier kan også udnyttes til at oprette en mappestruktur og til at håndtere filnavne til forskellige dokumenttyper.
Pakker er en anden type data, der bruges af Ademero Content Central, og som består af flere dokumenter med en delt nøglefeltværdi (tænk kontraktnummer eller medarbejder-id).
Pakkeskabeloner kan konfigureres til at kræve bestemte dokumenttyper og kan bede en bruger om at levere de nødvendige dokumenter til at udfylde en pakke.
Zonal anerkendelse er en af ??de køligere funktioner, der tilbydes af Ademero Content Central.
Sig, at din organisation har et standarddokument til indkøb eller medarbejderoptagelse, zonegenkendelse kan bruges til at definere områder (zoner) i den pågældende dokumenttype og udfylde feltværdier baseret på optisk tegngenkendelse (OCR) eller en stregkodeværdi.
Zoner defineres ved at angive placeringen af ??området fra sidens øverste venstre hjørne samt områdets højde og bredde.
Flere zoner kan let defineres for en bestemt dokumenttype for at fange flere datapunkter.
Ademero Content Centrals workflowbygger er ikke så intuitiv som nogle af de andre systemer, jeg har gennemgået, især Microsoft SharePoint eller Fluix (20,00 pr.
Bruger pr.
Måned til startplanen hos Fluix), men det er lige så kraftigt.
Arbejdsgange initieres ved hjælp af triggerhændelser, som kan være alt fra et dokument af en bestemt type, der fanges til et felt, der matcher en bestemt værdi.
Workflow-handlinger definerer, hvilke trin der skal tages på de udløste dokumenter, herunder ændring af prioritet eller status, kopiering til en mappe, afsendelse af en e-mail eller endda udførelse af et eksternt program.
Endelig kan workflowregler bruges til at gifte sig med udløsere og handlinger, hvilket giver dig fleksibiliteten til at udføre en eller flere handlinger baseret på en eller flere udløsere, endda give dig mulighed for at afgøre, om en udløser udfører handlingerne, eller om alle udløsere først skal være opfyldt .
Denne modulære tilgang til workflow gør det muligt at genbruge de forskellige komponenter efter behov for at strømline dine forretningsprocesser.
Viden er magt
Som med enhver database er et af de sværere aspekter ved at implementere en DM-løsning at erhverve så mange data som muligt uden at gøre indsamlingsprocessen for kedelig for brugerne.
I mange tilfælde har brugerne ikke forståelse for, hvorfor de oplysninger, du indsamler på lange formularer, for eksempel har værdi for virksomheden.
Resultatet af en dokumentindsamlingsproces med en stor brugeromkostning af denne art kan ofte være, at brugere udfylder felter med skraldata, der vil afvikle mere skade end godt.
For at hjælpe med denne proces giver Ademero Content Central dig forskellige fangstmetoder, der kan strømline processen og skære ned i trinene for at få dokumenter til Ademero Content Central.
Du får også de nødvendige oplysninger, der er nødvendige for at sikre forretningskritiske funktioner såsom søgning, godkendelser, arbejdsgange og filopbevaringspolitikker.
Du kan føje dokumenter til Ademero Content Central via browserbaserede uploads, overvågede mapper eller inkorporering af QCards via e-mail-lytning.
QCards, der ligner omslagssider, genereres inde fra Ademero Content Central og inkluderer stregkoder til at identificere den type dokument, der oprettes, samt nøgledata, der er forudbestemt af brugeren.
I scenarier, hvor administratorer kræver, at yderligere oplysninger fanges, føjes for nylig tilføjede dokumenter til en kodningskø, som giver brugerne mulighed for hurtigt at identificere dokumenter, der har brug for yderligere oplysninger.
Ademero tilbyder også CapturePoint-klientsoftware, der giver nogle seriøse muligheder for effektivt at fange dokumenter i bulk.
Det inkluderer at lette brugen af ??OCR til udfyldning af nøglefelter, især praktisk, når du scanner flere dokumenter i samme format.
Værktøjerne til at strømline brugen af ??vigtige datafelter med dine dokumenter stopper ikke, når du har indlæst dine dokumenter i Ademero Content Central.
Virksomheden anerkender, at der kan være værdi i at bruge dokumentmetadataene samlet i Ademero Content Central til andre formål uden for din DM-løsning.
Til dette formål tilbyder Ademero Content Central integration med Intuit QuickBooks-betalinger (gratis hos QuickBooks selvstændige) og Workday, så du kan synkronisere data, der findes i Ademero Content Central ud til disse andre forretningssystemer.
Du har også muligheden for at oprette eksportskabeloner ud fra dine data, så du kan udføre dataeksport, der passer til de samme parametre på en periodisk basis.
Ademero Content Central giver dig mulighed for at opretholde en komplet revisionshistorik, der omfatter redigeringer, godkendelser og ejendomsopdateringer.
Du kan til enhver tid få adgang til ældre versioner af dokumenter.
Derudover tilbyder virksomheden kontekstuel hjælpedokumentation og 24-timers live-chat support.
Priser
Ademero Content Central har for nylig forenklet sin prisfastsættelse uden mere pr.
Modul prissætning eller niveauer.
Virksomheder, der bruger den hostede version af Ademero Content Central, kan forvente at betale $ 35 pr.
Måned pr.
Bruger med disponible volumenrabatter.
De, der vælger den lokale løsning, ser på en forudgående pris på $ 500 pr.
Bruger for en evig licens.
Funktionerne er stort set sammenlignelige mellem de to muligheder, selvom dit arkitekturvalg kan tilføje kompleksitet med hensyn til netværks- og lagerindstillinger.
Ademero Content Central er en solid udfordrer i DM-rummet og har nok funktioner til at gøre det til en levedygtig mulighed for de fleste virksomheder og nogle stærke muligheder, der kan gøre det perfekt til andre.
Hvis funktioner som zonegenkendelse eller integrationsmulighederne med Intuit QuickBooks Payments og Workday kunne have en positiv indvirkning på din virksomhed, bør du se nærmere på Ademero Content Central.
Fordele
Intuitive administrationsværktøjer.
Nem integration med Workaday og Quickbooks.
Jævn implementering af workflow.
Zonal genkendelse, der forbedrer den samlede billedoptagelse i formularer.
Meget konfigurerbar.
Vis mere
Ulemper
Deling og opbevaring er begrænset.
Prisfastsættelse for lokale varianter er dyrt.
Prismuligheder falder bag Editors 'Choice-produkt i værdi.
Bundlinjen
Aderemo Content Central skiller sig ud takket være stjernedokumentscanningsfunktioner, især zonegenkendelse, hvilket sparer tid ved indsamling af metadata.
Produktet føles dog mangelfuldt i integration af skyopbevaring og deling af områder.
