En solid udgiftssporingsapplikation giver mulighed for at håndtere flere opgaver.
Især når dets investeringsafkast (ROI) afhænger af teamprojekter og kunder; i så fald er det nødvendigt at hjælpe en virksomheds økonomiafdeling og ledere med at afstemme udgifter på adskillige måder.
Abacus (som begynder med $ 9 pr.
Bruger pr.
Måned) gør et godt stykke arbejde med at dække alle disse baser for virksomheder, der driver forretning i USA med sin trendy, brugervenlige grænseflade.
Abacus-mobilgrænsefladen kommer tæt på dem fra Editors 'Choices Certify og Rydoo.
Selvom det ikke helt kan matche deres internationale anvendelsesområde eller politik- og reglerindstillingsfunktioner, er Abacus-refusionsværktøjet førsteklasses som en del af en omfattende platform for udgiftssporing til indenlandske virksomheder.
Priser og planer
Abacus-prissætning begynder med $ 9 pr.
Bruger pr.
Måned for sin Starter-pakke, som inkluderer automatiserede politikstyringer, integrationer med Intuit QuickBooks og ubegrænset datalagring blandt andre.
For $ 12 pr.
Aktiv bruger pr.
Måned (faktureres årligt) tilføjer Abacus programmerbar godkendelsesrute, kommerciel kortintegration og yderligere support.
Det tilbyder også en tilpasset plan for virksomheder.
"Aktiv" bruger betyder, at du kun betaler for brugere, når de har godkendt en udgift i måneden.
Abacus opkræver ikke ekstra for en medarbejder, der heller ikke betaler meget.
Abacus opkræver heller ikke betaling for din revisor, implementering eller løbende support (e-mail til Starter-planen; telefon og live chat til Professional og Enterprise).
Virksomheden dækker også automatiseret clearinghus (ACH) betalingsgebyrer uden yderligere gebyrer.
Du kan tilmelde dig en 30-dages gratis prøveversion af Starter-planen ved at kontakte firmaet.
En del af Abacus service og værdiproposition er virksomhedens overbevisning om, at det, det leverer, er i ACH direkte refusion af godkendte udgifter.
Lige nu arbejder Abacus kun med amerikanske banker, så internationale transaktioner er ude.
I modsætning til ExpensePath foretager kunden hele sin egen dataopsætning af kontoopsætning.
Af sikkerhedsmæssige årsager blev Abacus-demo-kontoen udfyldt ved hjælp af sine egne økonomiske data.
Når den oprindelige konto blev oprettet, inviterede jeg mig selv som bruger til at deltage via andre e-mail-adresser.
Et nyt look og feel
Virksomheden er ung.
Som et resultat er både internet- og mobilgrænsefladerne designet med det nyeste inden for moderne udseende, følelse og mobiloplevelse i tankerne, noget der adskiller det fra konkurrenter med sværere brugergrænseflader, såsom Expensify (besøg webstedet på Expensify) .
Webgrænsefladen samler i høj grad mobilgrænsefladen igen i form, skrifttypestørrelse, brugervenlighed og detaljeret funktion.
Interface-ligheden gør det let at flytte fra den ene til den anden.
Abacus 'Web Admin-dashboardoverskrift består af rullemenuer Udgiftsliste, Kortvisning og Kvitteringsvisning sammen med et søgefelt.
Yderst til højre er der en knap til indtastning af en ny udgift og filtrerings-, sorterings- og eksportindstillinger.
På venstre side kan du nemt skifte fra Admin til dine egne personlige funktioner.
Nedenfor er der links til hovedskærmene: Indbakke, Afventer, Godkendt, Indbakke med advarsler, Indbakke uden advarsler og Godkendt - Sidste 6 måneder.
Du kan også se udgiftsrapporterne for forskellige ture, tjekke de kreditkort, der er tildelt dit team, se alle personer i dit team, administrere din virksomheds udgiftspolitik og tilpasse din konto og generelle indstillinger.
Mobilapps er tilgængelige til Android og ioS.
Mobilgrænsefladen er enkel og let at forstå.
Når du har svaret på lederens invitation til at registrere dig hos Abacus, opfordres du derefter til at downloade appen; Jeg downloadede Android-appen.
Du får to valg: For det første kan du, hvis du ønsker det, tage et billede af en kvittering, der skal bruges senere.
I modsætning til iOS-appen leverer Android-appen ikke en transskription af kvitteringen på appen.
Du kan dog hente kvitteringen på webgrænsefladen, hvor leverandøren og beløbet indtastes for dig.
Dit andet valg er at indtaste oplysningerne for hver udgift manuelt i mobilappen.
Når du indtaster leverandørnavnet, søger appen og viser lignende navngivne virksomheder i dit område (hvilket kan være ubelejligt, hvis den pågældende virksomhed er ny og ikke i dit område).
Du kan knytte udgiften til en tur, der blev oprettet ved hjælp af webgrænsefladen.
Hver udgift, når den er færdig, indsendes straks uden at skulle vente med at oprette en rapport.
Da jeg indsendte tre udgifter ved hjælp af en fiktiv medarbejderkonto, dukkede de næsten op i min managerkontos indbakke; en, der blev indsendt uden kvittering, blev korrekt markeret som "Med advarsler." Jeg kunne derefter sende en besked tilbage og spørge om den manglende kvittering, som medarbejderen modtog i sin e-mail.
Derfra kunne medarbejderen logge ind på webkontoen og sende et svar.
Mens Android-appen er pænt designet, gør den ikke meget mere end at oprette og sende udgifter.
Dette er i modsætning til tjenester som f.eks Concur Expense ($ 82,00 på software rådgivning) , der tilbyder fuld funktionalitet på deres mobilapps.
Nem godtgørelse
Medarbejdere, der afleverer udgifter regelmæssigt, vil lide Abacus.
Jeg værdsatte, at jeg kunne indsende udgifter en ad gangen til refusion uden besværet med at udfylde en komplet rapport med adskillige typer udgifter.
Denne proces adskiller sig fra apps som ExpensePath, som kun giver dig mulighed for at indsende udgifter via rapporter.
Endnu vigtigere er, at de fleste medarbejdere ikke ønsker at være i stedet for at bære virksomhedens udgifter i ugevis.
Med Abacus er refusion omkring to dage.
At tage sig tid til at oprette en rapport kan være mindre tidskrævende end at aflevere en udgift ad gangen, men hvis godkendelsesprocessen starter en hel rapportgodkendelse til refusion for kun en vare, vil medarbejderne kunne lide det? Ikke så meget.
På administrationssiden af ??ligningen fandt jeg det lettere at indstille regler end ExpensePath.
Afsnittet Indstillinger indeholdt alle de advarsels- og blokeringsregler, kilometertal og autoudgifter, jeg kunne bruge, og derefter nogle.
Det er ekstremt enkelt at godkende udgifter, enten enkeltvis eller i en gruppe, og at sende dem tilbage til medarbejderen med en kommentar.
Medarbejderen får straks besked om kommentaren via e-mail og kan svare igen.
Det er også let at omfordele en godkendelse til en anden manager.
Fra et regnskabsmæssigt synspunkt værdsatte jeg, at Abacus gav mig flere muligheder end Certify.
Den synkroniseres automatisk med Xero, QuickBooks og Oracle NetSuite-regnskabssoftware.
Jeg kunne også godt lide, at Abacus gemmer data og tillader adgang i den krævede IRS-periode på 7 år, hvilket giver et komplet revisionsspor.
Når lederen og administratoren godkender udgiften til refusion, foretages ACH-betaling inden for en 24-timers periode.
Abacus tager også ekstra sikkerhedstrin for at sikre kundens administratorkonti.
Et par dage efter, at jeg begyndte at teste Abacus, sendte virksomheden mig en e-mail om, at godtgørelsesbetalinger var blevet suspenderet i afventning af identitetsbekræftelse og bad om de sidste fire cifre i vores testers personnummer.
Disse ekstra trin er irriterende på et niveau, men beroligende på et andet.
Omkostningerne ved at drive forretning (med andre ord udgifter) er den næststørste linjepost under lønnen for de fleste virksomheder.
Det er afgørende at sikre, at dette gøres nøjagtigt, og det begynder med at gøre indsendelsesprocessen mindre belastende.
Abacus selvopsætning, brugervenlighed og hurtig direkte refusion er et plus, forudsat at kunden er okay med at videregive følsomme bankoplysninger for at få dette til at ske.
Det er et solidt valg for SMB'er uden international tilstedeværelse, der leder efter hurtig, besværlig sporing af udgifter og godtgørelse af medarbejdere.
Bundlinjen
Abacus er software til udgiftsporing, der leverer en brugervenlig grænseflade med et robust sæt funktioner, der giver dig mulighed for at indsende udgifter med det samme i stedet for at vente på den månedlige rapport.
