Die meisten Geschäftsbeziehungen beginnen mit einem Vertrag, in dem festgelegt ist, wie Geschäfte getätigt werden.
Es kann sich um einen formellen Vertrag handeln, wie er von einem Anwaltsteam ausgearbeitet wurde, oder um einen informellen Vertrag, beispielsweise um die Vereinbarung zwischen einem Kunden und einem E-Commerce-Einzelhändler.
In Verträgen ist festgelegt, wie Einnahmen generiert werden und wie jede Partei darauf zurückgreifen kann, wenn die erwarteten Ergebnisse nicht eintreten.
Obwohl Verträge so wichtig sind, ist es dennoch überraschend, wie viele Unternehmen ihre Vertragsprozesse mithilfe einer ungeschickten Kombination aus E-Mails und gedruckten Dokumenten verwalten.
Die Dateien können alle unterschiedliche Dokumentformate haben oder sogar an mehreren Orten gespeichert werden, von denen viele nur denjenigen bekannt sind, die direkt an der Geschäftsbeziehung beteiligt sind.
Software-as-a-Service-Plattformen (SaaS) haben diesen Prozess revolutioniert und die heutige Vertragsmanagementbranche geschaffen.
Die Vertragsverwaltungssoftware vereint alle an Vertragsverhandlungen beteiligten Parteien, Verträge und Versionen in einem vertrauenswürdigen Medium, in dem alle Parteien Änderungen sehen und den Zeitplan eines Vertrags vom Beginn bis zur Unterzeichnung verfolgen können.
Die besten Plattformen, wie viele der in dieser Überprüfungszusammenfassung enthaltenen, bieten außerdem detaillierte Berichte und Analysen, intelligente Benachrichtigungen und eine Fülle laufender Verwaltungs- und Workflow-Automatisierungsfunktionen.
Diese digitalen Dienste sind auch sehr komplex.
Einige Plattformen sind breiter anwendbar und können je nach den Anforderungen eines Unternehmens vollständig angepasst werden.
Andere setzen auf Einfachheit und betreuen einige ausgewählte Anwendungsfälle für das Vertragsmanagement und Geschäftsbereiche.
In dieser Übersicht haben wir Produkte an beiden Enden des Spektrums aufgenommen.
Abhängig von Ihren organisatorischen Anforderungen und den Anforderungen des Vertragsmanagements kann jede dieser Plattformen die Art und Weise verändern, wie Ihr Unternehmen Verträge abwickelt.
Was ist Vertragsverwaltungssoftware?
In der Vergangenheit haben Vertragsmanager häufig alle ihre Dokumente in physischen Aktenschränken aufbewahrt und Listen oder Tabellen der verschiedenen Vereinbarungen eines Unternehmens geführt, wobei einige wichtige Begriffe und Daten angegeben wurden.
Diese Art der Vertragsverwaltung kann zu einer Vielzahl von Problemen führen.
Verträge könnten falsch abgelegt oder aus dem Schrank genommen und niemals zurückgegeben werden.
Der Vertragsmanager könnte die Organisation verlassen, nachdem er ein System implementiert hat, das für zukünftige Manager nicht sinnvoll ist.
Audits könnten den Manager mit außerordentlichem Arbeitsaufwand lähmen.
Die Datensätze können zu zahlreich sein, um effektiv verwaltet zu werden.
Dies kann dazu führen, dass kostspielige, unbeabsichtigte Verlängerungen automatisch wirksam werden oder bestimmte Rechte an geistigem Eigentum (IP) verfallen.
Die hohe Belastung des Vertragsmanagements - und das Risiko, das ein rein menschliches Management darstellt - hat viele Unternehmen dazu veranlasst, Vertragsmanagementsysteme zu implementieren.
Diese Services versprechen den Managern häufig Zeitersparnis, langfristige Kostensenkung, verbesserte Überprüfbarkeit, Zukunftsstabilität und Risikominderung.
Als Reaktion auf die steigende Nachfrage sind zahlreiche Vertragsmanagementsysteme auf den Markt gekommen.
Mittlerweile gibt es Hunderte von Vertragsmanagementsystemen.
Sie alle bieten Dienstleistungen an, die sie von der Konkurrenz abheben und gleichzeitig sicherstellen, dass die Kernbedürfnisse eines Vertragsmanagers erfüllt werden.
Grundlagen und Kernfunktionen
Auf dem heutigen Markt können Vertragsmanagementsysteme viele Formen annehmen.
Einige sind für den Einzelunternehmer bestimmt, der versucht, die wenigen Kernverträge im Auge zu behalten, die sein Geschäft am Laufen halten.
Andere sind für große Teams gedacht, die Tausende oder sogar Millionen von Verträgen pflegen, die multinationale Unternehmensgrößen begleiten.
Es überrascht nicht, dass die Finanz- und Rechtsabteilungen die am häufigsten verwendeten Benutzer von Vertragsverwaltungssoftware sind.
Diese Lösungen erstrecken sich jedoch auch auf eine Reihe anderer Geschäftsszenarien.
Verkaufsteams können ein Vertragsmanagementsystem in ihre CRM-Plattform (Customer Relationship Management) integrieren, um Verlängerungen und Verhandlungen von Verkaufsverträgen zu verwalten, von Fertigungsverträgen bis hin zu Autovermietungen.
Unternehmen setzen möglicherweise Vertragsverwaltungssoftware in der Lieferkette ein, um Lieferanten- und Vertriebsabkommen mit Lieferanten abzuwickeln, oder binden alle Verträge ein, die den Lagerbestand und den reibungslosen Betrieb des Einzelhandels gewährleisten.
Alle Vertragsmanagementsysteme unterstützen Abteilungen, die in ihre ERP-Vorgänge (Enterprise Resource Planning) eingebunden sind, bei der Verwaltung von Vereinbarungen mit Dritten.
Die Personalabteilung eines Unternehmens kann sein HR-Informationssystem (HRIS) in eine Vertragsverwaltungsplattform integrieren, um Arbeitsverträge, Kündigungen sowie Arbeits- und Leistungsvereinbarungen automatisch zu bearbeiten.
Die Anwendungsfälle gehen weiter und weiter.
Vertragsmanagement ist fast überall in einem Unternehmen nützlich.
Im einfachsten Fall konzentriert sich das Vertragsmanagement häufig auf vier Schlüsselfunktionen: Verträge müssen gespeichert werden, wichtige Bestimmungen müssen nachverfolgt werden, es muss ein System vorhanden sein, um einen Vertrag anhand bestimmter Kriterien zu finden, und Informationen, die in den Verträgen enthalten sind oder von diesen impliziert werden, müssen verständlich sein oder meldepflichtig.
Die gekürzte Version: Verträge müssen gespeichert, verfolgt, durchsucht und gemeldet werden.
Diese Kernfunktionen bestimmen häufig die Merkmale der verschiedenen Vertragsmanagementsysteme auf dem Markt.
Nahezu jedes System bietet ein umfangreiches Repository, in dem Kopien von Verträgen (häufig remote) in virtuellen Aktenschränken gespeichert sind, sodass die Dokumente niemals verloren gehen können.
Die Systeme bieten häufig die Möglichkeit, vertragsbezogene Daten in Tags und Schlüsselbegriffen einzugeben, sodass Informationen schnell erkannt und Warnungen eingerichtet werden können, um Manager vor bevorstehenden wichtigen Ereignissen zu warnen.
Die Daten, die dem System zu Nachverfolgungszwecken hinzugefügt werden, dienen normalerweise auch einem zusätzlichen Zweck: der Suche nach bestimmten Verträgen oder Vertragsgruppen, die bestimmte Kriterien erfüllen.
Schließlich können diese Vertragsdaten auf vielfältige Weise aggregiert werden, um den Status der Verträge des Unternehmens aus der Vogelperspektive zu betrachten.
Bei den von uns überprüften Vertragsmanagementsystemen wurde bei jeder Überprüfung der größte Schwerpunkt auf diese Kernfunktionen gelegt.
Alle folgenden Fragen haben den Überprüfungsprozess geleitet, um einen gemeinsamen Kern für die Bewertung bereitzustellen.
Nämlich:
- Bietet das System Vertragsspeicherung an? Wenn ja, auf welche Weise?
- Könnten die über Verträge eingegebenen Daten an die Bedürfnisse des Benutzers angepasst werden?
- Könnten Warnungen festgelegt werden, um den Manager darüber zu informieren, dass ein Vertrag automatisch verlängert wurde, abläuft oder eine wichtige Bestimmung in Kraft tritt?
- Waren die vom Benutzer eingegebenen Datenfelder durchsuchbar? Auf welcher Ebene könnte die Suche gefiltert und verfeinert werden?
- Könnte diese Suche für die zukünftige Verwendung gespeichert werden?
- Könnte der tatsächliche Vertrag durchsucht werden?
- Könnten die Ergebnisse einer Suche exportiert oder in einen Bericht aufgenommen werden?
- Könnte das System visuelle Berichte oder nur Daten / Zahlen generieren?
Verwalten des gesamten Vertragslebenszyklus
Über diese Kernfunktionen hinaus haben sich die Vertragsverwaltungsplattformen seit dem ersten Test dieser Produkte stark weiterentwickelt.
Diese Plattformen sind zu vollständigen Lösungen für das Vertragslebenszyklusmanagement geworden.
Zu den erweiterten Vertragsverwaltungsfunktionen gehören jetzt umfangreiche Bearbeitungs-, Formatierungs- und Dokumentenverwaltungsfunktionen sowie anpassbare Vorlagen für die wiederholbare Vertragserstellung.
Viele der Plattformen bieten ausgefeiltere Benutzererlebnisse (UXes) mit Drag-and-Drop-Funktionen, aktionsbasierten Triggern und automatisierter Logik, um intelligentere Workflows und Benachrichtigungen zu ermöglichen.
Darüber hinaus bieten viele eine detaillierte Zugriffskontrolle für verschiedene Benutzer und Parteien.
Überprüfbarkeit und dynamische Zusammenarbeit zwischen mehreren Parteien sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung und in vielen dieser Systeme enthalten.
Mit der besten Vertragsverwaltungssoftware können sowohl interne Benutzer als auch externe Parteien Änderungen an verschiedenen Vertragsversionen vornehmen, bestimmte Bestimmungen zur Aushandlung von Bedingungen chatten und kommentieren sowie den Unterzeichnungs- und Ausführungsprozess an einem Ort durchführen.
Dazu ist jedoch ein vollständiger Audit-Trail erforderlich.
Dieser Prüfpfad sollte Inline-Änderungsmanagement und -anmerkungen, Versionskontrolle und ein vollständiges Transaktionsprotokoll enthalten, in dem jede Änderung aufgeführt ist, die an jedem einzelnen Vertrag vorgenommen wurde und von wem.
Wir haben herausgefunden, wie jede Plattform das elektronische Signieren angehen kann.
Einige Lösungen bieten native E-Signierung innerhalb des Produkts, während andere Integrationen mit Diensten wie Adobe Sign und DocuSign bieten.
Wieder andere Anbieter bieten beide Optionen an und lassen die Organisationen die für sie am besten geeignete E-Signatur-Option auswählen.
Vertragsmanagement und das Endergebnis
Ein schlechtes Vertragsmanagement kann Ihr Unternehmen Geld kosten.
Laut einem Bericht von SpringCM geben 64 Prozent der Unternehmen an, dass Vertragsgenehmigungsprozesse dazu führen, dass Geschäfte ins Stocken geraten.
Das größte Hindernis für Unternehmen ist laut Umfrage das Fehlen von Prozessen zur Verwaltung und Abwicklung von Verträgen.
60 Prozent der Unternehmen verwenden E-Mail zur Verwaltung von Verträgen, während nur 32 Prozent der Unternehmen ein Vertragsverwaltungstool verwenden.
Sechs Prozent der Unternehmen geben an, überhaupt keinen Vertragsmanagementprozess eingerichtet zu haben.
SpringCM befragte 1.409 Befragte, von denen 32 Prozent aus Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern und 16 Prozent aus Unternehmen mit mehr als 8.000 Mitarbeitern stammen.
Laut den Befragten werden zweiundneunzig Prozent der Vertragsmanagementfehler auf Menschen zurückgeführt.
Je automatisierter Ihr Vertragsmanagementsystem ist und je mehr Aspekte des durchgängigen Vertragslebenszyklus überwacht werden können, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Haken den Genehmigungsprozess verzögert.
Die Dauer des typischen Vertragszyklus für Umfrageteilnehmer lag zwischen einem und zwei Monaten (33 Prozent).
22 Prozent der Befragten geben an, dass ihr Vertragszyklus länger als vier Monate dauert.
Zwanzig Prozent der Befragten geben an, dass durch die Verwendung von Vertragsverwaltungssoftware ihr Geschäftsgeld gespart wurde.
Bildnachweis: SpringCM
Intelligente Verträge am Horizont
Der Elefant im Vertragsverwaltungsraum ist Blockchain.
Diese verteilte Computertechnologie bietet eine unveränderliche Grundlage, auf der eine neue Generation von Systemen aufgebaut wird.
Es gibt allen Parteien in jeder Art von digitaler Transaktion gleiche Wettbewerbsbedingungen.
Alle sind sich über die Regeln einig.
Darüber hinaus verfügt jedes einzelne Asset oder jede einzelne Transaktion in diesem Feld über eine eindeutige kryptografische Signatur, die in einem weltweiten Netzwerk gespeichert ist.
Innerhalb dieses Netzwerks sieht jeder den gleichen Beweis dafür, was passiert ist.
Jede Transaktion enthält die unveränderliche Geschichte dessen, was davor war.
Stellen Sie sich Blockchain als eine Art verteiltes Betriebssystem (OS) für Daten vor: eine historische Struktur unter allem, was Sie online tun.
Zu diesem Betriebssystem gehören die Killer-Apps der Blockchain: intelligente Verträge.
Intelligente Verträge sind eine Reihe von Regeln, die von einem automatisierten System bewertet werden, in dem alle Parteien einem gemeinsamen Regelsatz zustimmen.
Es handelt sich um eine computergestützte Version eines englischsprachigen Papiervertrags mit einem Automatisierungsgrad, der im Wesentlichen Adjudication-as-a-Service bietet.
Blockchain- und Smart-Verträge haben noch keine allgemeine Akzeptanz gefunden.
Jedoch,...
