El software de planificación de recursos empresariales (ERP) se desarrolló originalmente para que las grandes organizaciones gestionen toda su operación desde una única consola de software.
Durante sus primeros días, necesitaban una gran cantidad de servidores en el sitio y mucha personalización de software individualizada.
Sin embargo, las implementaciones actuales de ERP se entregan principalmente como servicios en la nube, lo que las hace no solo accesibles sino también atractivas para las pequeñas y medianas empresas (PYMES).
En gran parte para esta audiencia, hemos revisado 10 soluciones de software de contabilidad de libro mayor de nivel empresarial de proveedores que también pueden extender sus conjuntos de productos a la funcionalidad completa de ERP.
Estas suites están diseñadas de forma modular en su mayor parte, lo que significa que puede comprar solo las funciones que su empresa necesita.
Las suites también están dirigidas directamente al mercado de las pequeñas y medianas empresas (PYME).
Por lo general, revisamos productos que están dirigidos a pymes u organizaciones empresariales.
El designador de PYME es menos una indicación del tamaño que de la complejidad del negocio.
Para que una inversión en software ERP valga la pena, una empresa debe tener la necesidad de procesos comerciales personalizados, comercio multinacional, fabricación bastante compleja o requisitos complejos de la cadena de suministro.
Ahí es donde las pymes se convierten en el mejor indicador en lugar de las pymes.
Una pyme aún puede tener aproximadamente el mismo tamaño que una pyme de alto nivel (la cifra, las pymes normalmente crecerán entre 100 y 1000 empleados), pero es un negocio con suficiente complejidad y requisitos de alto nivel que harán que el cambio a ERP sea una buena inversión.
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¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?
ERP generalmente describe una solución de software modular que incorpora el lado financiero del negocio y luego agrega módulos de aplicaciones estrechamente integrados que abordan otras áreas del negocio, incluida la inteligencia empresarial (BI), la gestión de relaciones con el cliente (CRM), la gestión de recursos de materiales (MRP) y Gestión de la cadena de suministro (es decir, logística).
MRP incluye capacidades como la gestión de activos fijos, Inventario Just-in-Time (JIT), sistemas de punto de venta (POS) y gestión de proyectos.
En esencia, ERP es un enfoque sistémico para administrar toda la empresa, no solo sus finanzas.
Al integrar todos estos módulos en un todo único y cohesivo, los clientes pueden obtener nuevos conocimientos y crear nuevos procesos que no eran posibles con herramientas independientes.
Por ejemplo, la mayoría de los sistemas ERP también mejoran la contabilidad y la administración general al agregar características o capacidades para mejorar una herramienta de nómina básica en un marco de administración de recursos humanos (RR.HH.) más integral, o para expandir la administración de inventario para adaptarse más de cerca al tipo específico de negocio.
opera el cliente, como las empresas que se centran en el almacenamiento o la distribución.
A veces, más es mejor
Al observar la cartera de sistemas de información de gestión de una empresa, a veces no es obvio que una aplicación genérica no sea el mejor enfoque.
Un buen ejemplo de esto es la nómina.
La nómina de una organización de servicios, por ejemplo, incorpora el tiempo y la facturación y posiblemente la gestión de los gastos; es considerablemente diferente de la nómina que se debe usar para una organización de alimentos y hospitalidad, que requiere que la empresa haga un seguimiento de las propinas de los empleados.
Y eso es muy diferente de la nómina para una empresa de construcción, que a menudo requiere múltiples tarifas para el mismo empleado dependiendo del trabajo que estén realizando (y también tiene que informar a varios sindicatos).
El inventario es otra área en la que la funcionalidad necesaria difiere según el tipo de negocio.
Por ejemplo, el inventario de una empresa de fabricación puede requerir el seguimiento de componentes mediante códigos de barras para identificar los contenedores de piezas, así como el procesamiento de listas de materiales (BOMP) que proporciona una lista de todas las piezas y subconjuntos necesarios para construir un producto en particular, o incluso el equipamiento.
, que consiste en inventariar y rastrear subconjuntos en lugar de piezas discretas.
El punto es que, debido a que las plataformas ERP son (a) modulares y (b) tan amplias en términos de las situaciones que abordan y las características que brindan, el proceso de planificación para elegir la solución ERP adecuada comienza en casa, mucho antes de que usted realmente hable con un proveedor.
Debe comenzar su proceso de selección sentándose con los gerentes de primera línea de todos sus procesos comerciales clave y planificando exactamente cómo hace negocios su empresa.
¿Exactamente cómo pasan sus clientes web de una transacción con tarjeta de crédito a una caja de envío que llega a la puerta de su casa? ¿Cómo se procesan los pagos, se procesan los pedidos, se administran los almacenes, se mueve y rastrea el inventario y se recogen y entregan los pedidos de envío? ¿Cómo se utiliza toda esta información para proporcionar BI continua a la organización? ¿Qué tipo de información no está obteniendo que realmente necesita? La lista de preguntas adecuadas se profundizará mucho más en el mundo real y se extenderá mucho más allá de las preguntas típicas de TI que se hacen antes de instalar el software SMB (como servidores requeridos, costos de licencia por puesto, etc.), aunque esas preguntas aún se aplican a ERP.
también.
La razón por la que necesita obtener una comprensión completa de cómo hace negocios su empresa es porque los sistemas ERP no solo ejecutan toda la gama de funciones de procesos comerciales (como se discutió anteriormente) sino que también brindan diversos grados de integración entre sus diversos módulos.
Con el software estándar para pymes, es raro encontrar sinergias de funciones directas entre la gestión del almacén y el marco de recursos humanos, por ejemplo.
Pero con un sistema ERP, no solo puede ser posible, sino que también puede modificar esa integración para que funcione de manera aún más eficaz para su organización.
Para los almacenes especializados que almacenan inventario especializado (como productos químicos peligrosos, por ejemplo), su sistema de recursos humanos puede activar automáticamente sus capacidades de gestión de turnos para asegurarse de que, cuando dichos productos químicos lleguen a un almacén en particular, el personal adecuado que tenga las habilidades necesarias para manipular esos productos químicos están ahí para recibirlos y almacenarlos.
Ese es solo un ejemplo de una miríada de posibilidades.
Lo que es posible para su organización depende completamente de las capacidades de la plataforma ERP y de lo bien que comprenda cómo funciona realmente su negocio.
Pierde algo, gana algo
En nuestra revisión inicial de los paquetes de software, analizamos el aspecto financiero, concentrándonos en el libro mayor y examinando la usabilidad, la navegación y el flujo de trabajo en general.
En este ciclo, volvimos a la oferta de cada proveedor y la examinamos para determinar la funcionalidad general de ERP y la disponibilidad de módulos que mejoran los aspectos de gestión financiera del sistema (y lo extienden a otras áreas de operaciones empresariales).
Al hacerlo, hicimos algunos cambios en los proveedores y productos cubiertos.
En el conjunto inicial de revisiones de contabilidad financiera, incluimos tanto Intacct (Visite el sitio en Sage Intacct) como Intuit QuickBooks Online Plus.
Ninguno de estos tiene una verdadera edición de ERP, por lo que los excluimos de esta ronda de revisiones.
Precios de ERP y la nube
ERP ha existido como una categoría de software desde finales de la década de 1990.
En ese tiempo, ha evolucionado de varias formas importantes, sobre todo porque muchas se han habilitado para la nube.
El beneficio para los clientes aquí se reduce principalmente al costo y la escalabilidad.
Debido a que los sistemas ERP son modulares, los sistemas ERP tradicionales a menudo requieren varios servidores para funcionar completamente.
Puede haber un servidor para el módulo financiero, uno para la base de datos de back-end, uno para el sistema de gestión de inventario, etc.
Ahora agregue servidores redundantes para mayor confiabilidad y mayor rendimiento y pronto verá una etiqueta de precio de hardware e infraestructura que puede superar el costo del software.
Para comercializar esta tecnología de manera eficaz entre los clientes PYME, los proveedores están utilizando la nube para impulsar sus soluciones y el modelo de software como servicio (SaaS) para implementarla.
Eso significa que los clientes tienen muy pocos (a menudo cero) costos iniciales de hardware: todos los servidores están en la nube.
Eso puede ser una gran reducción en el costo total de propiedad (TCO) general de una solución ERP.
Pero, como una ventaja adicional, este modelo de implementación también permite una escalabilidad inmediata y altamente rentable.
Si su empresa tiene una operación minorista en la web, podría optar por un módulo de comercio electrónico en su solución ERP.
Pero durante la temporada navideña, el tráfico a través del sistema de comercio electrónico podría aumentar.
En una configuración de infraestructura tradicional, esa empresa necesitaría comprar servidores adicionales y configurarlos como clústeres redundantes para manejar ese aumento de tráfico.
Luego, cuando terminen las vacaciones, esos servidores simplemente se apagarían y la empresa tendría que asumir el costo de una inversión en hardware no utilizado.
A través de la nube, los clientes pueden simplemente poner en marcha nuevos servidores en la nube para manejar este aumento de carga, pagar por su uso solo durante el período de vacaciones y luego disolverlos una vez que terminen las vacaciones (pagando así solo por lo que necesitan cuando lo necesitan ).
Un beneficio final de la nube es el costo de la licencia.
En un modelo local, su empresa pagaría una tarifa de instalación inicial y los dólares "X" (generalmente entre $ 1,000 y $ 5,000) por usuario o puesto.
Esa licencia se extendería y, en general, duraría hasta que el software se actualizara significativamente.
En un modelo en la nube, la tarifa de configuración inicial no existe o suele ser mucho menor, y los costos de licencia se evalúan en "X" dólares por usuario por mes (generalmente entre $ 90 por usuario por mes hasta $ 500 por usuario por mes).
Para aquellos que hacen sus cálculos con cuidado, este tipo de licencia basada en suscripción puede ser significativamente más económico que un esquema tradicional local por puesto.
Un área en la que probablemente no ahorrará dinero en comparación con la implementación estándar de ERP en las instalaciones es el socio externo.
La mayoría de los proveedores que probamos requieren (o al menos sugerimos encarecidamente) que compre e implemente su software mediante el uso de un socio de valor agregado externo.
Esta entidad gestionará la compra, la implementación inicial y (lo más importante) la configuración inicial, que, para algunas de estas plataformas, puede abarcar desde varios meses hasta un año completo.
Eso es porque es el socio quien hace el trabajo práctico de personalizar estas plataformas para que funcionen como lo necesitan para su negocio en particular.
Entrevistan a esos gerentes comerciales de primera línea (si aún no lo ha hecho), hacen codificación o scripts personalizados para construir conexiones de middleware entre módulos si no existen los correctos listos para usar, se aseguran de que se cambien las características correctas apagado o bloqueado; y se encargan del mantenimiento continuo, la resolución de problemas y la capacitación de los empleados.
Todo eso cuesta dólares adicionales significativos, que ciertamente pueden igualar o incluso exceder el costo del software, dependiendo de cómo lo pague.
Por lo tanto, asegúrese de que (a) realmente necesita un socio externo para configurar su software y (b) obtiene una estimación precisa de lo que le costarán sus servicios.
La lección es clara: haga su tarea antes de intentar evaluar cualquier sistema ERP.
Lo más probable es que trabaje con un revendedor para gestionar el ajuste entre su empresa y el software.
Pero el...
