Los equipos pueden gastar decenas de miles de dólares al año en software de gestión de proyectos.
Sin embargo, si está buscando obtener la mejor aplicación de administración de proyectos para un equipo pequeño con un presupuesto limitado, realmente no tiene que gastar tanto, porque Zoho Projects es una muy buena opción y totalmente asequible incluso para los más principiantes.
-Equipos atrapados.
Zoho Projects tiene una amplia gama de funciones efectivas, incluso si no incluye todo lo que hay bajo el sol.
Por ejemplo, su nivel más alto de servicio incluye seguimiento del tiempo, informes de gestión de recursos y la capacidad de realizar un seguimiento de los presupuestos del proyecto, y cuesta solo $ 6 por persona al mes.
No obtiene automatizaciones, facturación y herramientas de facturación u otras funciones avanzadas, aunque puede conectarse con otras aplicaciones que brinden esas capacidades.
En general, Zoho Projects ofrece mucho valor a un precio bajo, lo que lo convierte en el ganador de la Elección de los editores para la gestión de proyectos para empresas pequeñas y en crecimiento.
Hemos otorgado otros dos premios Editors 'Choice por software de gestión de proyectos.
Uno es el trabajo en equipo, que cuesta un poco más pero viene con características adicionales que las empresas medianas podrían querer, como la facturación.
Para grandes organizaciones que gestionan cientos o miles de empleados y proyectos, LiquidPlanner es nuestra mejor opción.
Es más hábil para manejar múltiples proyectos y recursos compartidos, y tiene herramientas impresionantes para la programación automática y la resolución de conflictos.
¿Qué hay de nuevo en Zoho Projects?
En 2021, Zoho Projects lanzará una nueva versión de su software con precios actualizados.
Las imágenes de esta revisión reflejan el aspecto de la nueva aplicación, pero debido a que todavía no se han hecho públicos todos los detalles de la nueva versión, todos los demás aspectos de esta revisión son precisos al momento de escribir este artículo.
Tenemos la intención de probar la nueva versión una vez que esté disponible públicamente y actualizaremos esta revisión en consecuencia.
Otras actualizaciones de Zoho Projects desde que lo revisamos por última vez en 2019 incluyen nuevas opciones de integración, la capacidad de crear campos y diseños personalizados para hojas de horas y varios cambios menores en los diagramas de Gantt, incluido un botón para deshacer cuando comete errores.
Las nuevas integraciones le permiten conectarse a Microsoft OneDrive, Toggl Track, SugarCRM, Insightly CRM y Zoho Expense.
¿Cuánto cuesta Zoho Projects?
Zoho Projects ofrece cinco planes, incluido un plan gratuito.
Puede obtener una prueba de 10 días del plan de nivel superior de forma gratuita.
Todos los planes pagados tienen precios competitivos, aunque los planes Premium y Enterprise ofrecen las características que la mayoría de las organizaciones desearán.
Libre: El plan gratuito le permite tener tres usuarios (anteriormente eran cinco) y tres usuarios clientes.
Este nivel lo limita a administrar dos proyectos.
Obtiene 10 MB de espacio de almacenamiento, que es una cantidad muy pequeña.
Se incluyen pocas funciones en este tipo de cuenta, como puede ver en la página de comparación de Zoho Projects.
Estándar: El plan Estándar cuesta $ 3 por persona por mes o $ 30 por persona por año, con un mínimo de seis usuarios y un máximo de 10.
Puede administrar 10 proyectos y obtiene seis usuarios de cliente, 5GB de espacio de almacenamiento, cinco plantillas de proyecto, y algunas otras características limitadas.
Al igual que en el plan gratuito, las restricciones de funciones son numerosas.
Puede ver diagramas de Gantt, pero no puede editar su proyecto o tareas desde esta vista.
No obtiene tareas recurrentes, aprobaciones de hojas de tiempo, presupuestos de proyectos, vistas de rutas críticas, campos personalizados en tareas, la capacidad de crear y administrar equipos, y más.
Rápido: El plan Express cuesta $ 4 por persona por mes o $ 36 por persona por año, y debe mantener el tamaño de su equipo entre 12 y 50 personas.
Puede invitar a 12 usuarios clientes; si necesita más, puede pagar $ 10 por mes por cada cinco clientes adicionales.
Este tipo de plan viene con proyectos ilimitados, 20 GB de espacio de almacenamiento, 10 plantillas de proyectos y muchas más funciones.
Estos incluyen aprobaciones de hojas de tiempo, tareas recurrentes, la capacidad de establecer horarios comerciales (incluidos fines de semana y feriados) y algunas herramientas de seguimiento de problemas.
Aún no obtiene presupuestos de proyectos, campos de tareas personalizados o vistas de ruta crítica y línea de base, entre otras características.
Prima: El plan Premium cuesta $ 5 por persona por mes o $ 48 por persona por año, y debe tener entre 15 y 100 personas.
Obtienes 15 usuarios clientes, y si excedes ese número, pagas la misma tarifa que los miembros Express.
Premium viene con proyectos ilimitados, 100 GB de espacio de almacenamiento, 20 plantillas de proyectos y más funciones, incluido todo en los presupuestos de proyectos Express plus, un cuadro de utilización de recursos para cada proyecto (pero no entre proyectos), informes acumulados de tareas, un informe para horas trabajadas planificadas versus reales, y más.
Empresa: El plan Enterprise cuesta $ 6 por persona por mes o $ 60 por persona por año, y debe pagar por un mínimo de 20 personas, sin máximo.
Puede ponerse en contacto con la empresa para obtener un presupuesto personalizado.
Obtiene proyectos ilimitados, 20 usuarios de clientes (con las mismas tarifas que los otros niveles de servicio para obtener más), 120 GB de espacio de almacenamiento, 30 plantillas de proyectos y todas las características mencionadas hasta ahora.
También obtiene gráficos de utilización de recursos en todos los proyectos y una característica única: la capacidad de tener dependencias de tareas en todos los proyectos.
Por ejemplo, si su empresa está construyendo internamente una herramienta que hará posible algo en varios proyectos, puede crear dependencias para mostrar esas relaciones.
¿Cómo se comparan los precios de Zoho Project?
Zoho, la empresa, se especializa en proporcionar software empresarial de bajo costo basado en la nube.
Tiene un conjunto completo de aplicaciones comerciales a precios competitivos.
Por lo tanto, tiene sentido que Zoho Projects también tenga un precio tan bajo.
Siempre ha sido la aplicación de gestión de proyectos de menor precio que hemos visto.
Para darle una idea de lo que cobran otras aplicaciones de gestión de proyectos, veámoslas en tres niveles.
Primero están las aplicaciones de bajo costo, que generalmente son las mejores para las pequeñas empresas.
Junto con Zoho Projects, GanttPRO (desde $ 4.50 por persona por mes) y TeamGantt (alrededor de $ 11 por persona por mes) caen en este nivel.
Las siguientes son las aplicaciones con una etiqueta de precio de rango medio.
Estas aplicaciones a veces ofrecen más que otras, aunque varía exactamente lo que ofrecen.
Si está comprando un software de gestión de proyectos que hace algo específico, como incluir facturación y facturación u ofrecer herramientas para la revisión, generalmente puede encontrarlo dentro de este nivel medio.
Este tipo de aplicaciones cuestan aproximadamente entre $ 15 y $ 35 por persona por mes.
Algunos ejemplos son Celoxis (experto en administración de recursos y tiempo), Smartsheet (le permite crear automatizaciones) y ProofHub (incluye herramientas para revisar archivos).
Por último, hay productos de software en el extremo superior de la escala de precios.
Están diseñados para manejar cientos de proyectos y miles de miembros del equipo, y cuestan más de $ 40 por persona por mes.
Los ejemplos incluyen LiquidPlanner, Mavenlink y Clarizen.
Estas herramientas de alta gama a menudo vienen con funciones avanzadas, como reprogramar automáticamente el trabajo cuando se agota una fecha límite o cuando un miembro del equipo no está disponible inesperadamente.
Zoho Projects tiene una función que es similar, pero más liviana, que puede habilitar opcionalmente: cuando se extiende la fecha de vencimiento de una tarea predecesora, puede hacer que el sistema cambie automáticamente sus tareas sucesoras en la misma cantidad de tiempo.
Del mismo modo, si una tarea se mueve hacia atrás, hay una configuración opcional para cambiar automáticamente las tareas dependientes en consecuencia también.
Empezando
Para comenzar con Zoho Projects, vaya al sitio web y regístrese para obtener un plan.
Como se mencionó, cada cuenta nueva obtiene primero una prueba gratuita.
Zoho Projects funciona mejor como una aplicación web, y hay aplicaciones para dispositivos móviles Android e iOS para mantenerse al día con el trabajo cuando no puede estar en su computadora.
Sin embargo, no hay aplicaciones de escritorio locales.
El sitio parece amigable y contemporáneo.
Es lo suficientemente intuitivo como para que, si puede usar la mayoría de las aplicaciones en línea básicas, como el correo web, podrá moverse por Zoho Projects en unos minutos.
Puede tomar más tiempo aprender todas sus características, pero simplemente navegar por el sitio no lleva tiempo.
Esta facilidad de uso y simplicidad es necesaria para las pequeñas empresas que no tienen un administrador de proyectos dedicado en el personal.
Los propietarios de negocios y los líderes de equipos apreciarán que Zoho Projects solicita a las personas que habiliten la autenticación de dos factores para ayudar a mantener las cuentas más seguras y protegidas.
La autenticación de dos factores ayuda a mantener más segura toda la información de la empresa que ingresa en su cuenta de Zoho.
Algunas de las características y vistas básicas de sus datos que ofrece Zoho Projects incluyen paneles, tareas, diagramas de Gantt, informes, documentos, hitos, hojas de tiempo, foros y páginas, entre otros.
Cubro algunas de las características más relevantes con un poco más de detalle más adelante.
Configurar una cuenta, crear su primer proyecto, agregar hitos y tareas e invitar a más personas a unirse a usted toma minutos.
Cuando se unen nuevas personas, el sitio les da pistas sobre cómo empezar y qué hacer a continuación.
Un panel personalizable le permite ver lo que sea más relevante para usted, de modo que cuando inicie sesión, obtenga una instantánea de los proyectos, estados o presupuestos que le interesan.
Por ejemplo, puede agregar un widget de Estado de tarea que muestre tanto un gráfico circular como un recuento de números sin procesar de cuántas tareas están abiertas y cerradas.
Ya sea que le preocupen las hojas de tiempo o las cargas de trabajo individuales, puede modificar su panel de control en consecuencia.
Trabajar con tareas e hitos
Para comenzar a administrar proyectos en Zoho Projects, debe crear un nuevo proyecto, darle un nombre y una descripción, y agregar algunas tareas e hitos.
Si bien algunas aplicaciones de administración de proyectos, como Smartsheet, vienen con plantillas, no hay ninguna en Zoho Projects.
Con este software, puede crear sus propias plantillas o comenzar desde cero.
Las tareas pueden tener muchos detalles.
Cada tarea puede tener una fecha de inicio y finalización, en lugar de solo una fecha límite, aunque no puede asignar una tarea para que se complete en una hora específica del día, solo la fecha.
Puede asignar cuántas horas al día debe dedicar alguien a la tarea.
Puede asignar a varias personas para que sean responsables de una tarea y más.
Con cuentas Express y superiores, cada tarea tiene un temporizador incorporado para rastrear el tiempo dedicado a realizar la tarea.
También tiene la opción de asignar ese tiempo como facturable o no facturable.
A medida que los asignados trabajan en las tareas, pueden ingresar un porcentaje completado para mostrar su progreso.
Otra opción le permite configurar un proyecto como si estuviera en un estricto cronograma, lo que significa que no puede asignar fechas de vencimiento para hitos que están fuera del alcance de tiempo del proyecto.
Zoho Projects tiene dependencias, que son más fáciles de crear desde la vista de diagrama de Gantt.
Los diagramas de Gantt son interactivos, lo que significa que puede ...
