Zoho es conocido principalmente por dos cosas: en primer lugar, tiene una biblioteca relativamente grande de soluciones de software orientadas a pequeñas empresas y, en segundo lugar, es una empresa dirigida por programadores, que muestra cómo se diseñan y desarrollan sus productos: soluciones diseñadas específicamente más dirigido a flujos de trabajo específicos en lugar de a un tipo de audiencia.
Eso se muestra en Zoho Expense (que comienza en $ 3 por mes cuando se factura mensualmente para 10 usuarios y también está disponible en una versión freemium), una excelente herramienta de seguimiento de gastos que funciona bien en su conjunto específico de tareas y se puede personalizar tanto como la mayoría.
los clientes requerirán.
Otra ventaja de Zoho Expenses es la selección de software que viene como parte del plan Zoho One, que tiene un precio de $ 30 por empleado por mes, una oferta atractiva.
Eso equivale a $ 1 por día por empleado para todo el software de Zoho.
Descubrimos que la aplicación es más intuitiva para los administradores y las cuentas de las pymes que para los empleados, pero Zoho Expense sigue siendo una herramienta valiosa para los viajeros de negocios.
Si bien su interfaz de usuario (UI) en general no alcanza las herramientas de Elección de los editores Certify y Expensify, Zoho Expense puede hacerlo todo.
Zoho Expense tiene una prueba gratuita de 14 días que le permite explorar la aplicación en profundidad, pero puede ser más fácil familiarizarse con el software usando su versión gratuita, que admite hasta tres usuarios.
La suscripción gratuita limita el almacenamiento de recibos a 5 gigabytes (GB) para todos los usuarios y 100 recibos escaneados por mes.
De lo contrario, obtiene casi todo lo que se incluye en la versión paga, incluido el soporte para múltiples monedas, la importación de datos de tarjetas de crédito, la aplicación de políticas y la seguridad que se basa en el cifrado Secure Sockets Layer (SSL) y la autenticación de dos factores.
La suscripción Premium de Zoho Expense, que elimina las limitaciones de almacenamiento y agrega un flujo de trabajo de aprobación, comienza en $ 3 por mes para 10 usuarios, agregando $ 3 por mes por cada usuario adicional.
Los planes personalizados están disponibles para organizaciones con más de 500 usuarios.
Entrada de datos funcional, móvil primero
Los usuarios finales (es decir, los empleados que desean un reembolso de gastos) pueden ingresar datos de varias formas.
La compañía espera que la mayoría de los usuarios capturen los recibos usando la aplicación móvil Zoho Expense para iOS, Android y Windows Phone, y esa es sin duda la más optimizada.
Pero también puede ingresar datos en el sistema fácilmente utilizando el sitio web de Zoho Expense (donde puede arrastrar y soltar el recibo en la pantalla), enviando los recibos por correo electrónico a una identificación de usuario dedicada para cada empleado o mediante la sincronización con tarjetas de crédito corporativas o personales.
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Mientras tanto, Zoho Expense ha agregado la capacidad de eliminar usuarios de forma masiva, lo que puede ser una función útil.
Zoho Expense tiene dos características de las que carecen los demás.
Es la única aplicación que ofrece un complemento para el navegador web Google Chrome.
Recorta una parte de una página web y la trata como un recibo.
Además, Zoho Expense tiene una "pantalla de agregar gastos de forma masiva" para que pueda organizar muchos gastos en una página.
En el formulario similar a una hoja de cálculo, ingresa la fecha, el comerciante, la categoría y el monto de un gasto, y vincula sus recibos.
El proceso es menos tedioso que varias operaciones de arrastrar y soltar, y ciertamente sería conveniente para organizarse después de un viaje de negocios.
Pero deseamos que Zoho Expense haya profundizado un poco más en esta función, permitiéndonos cargar una hoja de cálculo para rellenar previamente todos esos campos.
Es el tipo de cosas que podríamos hacer en el vuelo a casa.
Zoho Expense intenta poderosamente minimizar la entrada de datos, especialmente en su experiencia móvil.
Desde la aplicación, toma una foto de un recibo y se carga automáticamente.
La función OCR de Zoho Expense hace un trabajo excelente al escanear recibos para la fecha, el nombre del comerciante y el monto.
Una vez que asigna un proveedor a una categoría, recuerda la asociación para la próxima vez.
Se puede asignar un gasto como facturable a un cliente, por lo que puede cobrar a los clientes por los suministros que compró en su nombre.
Y si ingresa accidentalmente un recibo dos veces, Zoho Expanse lo marcará.
En cualquier caso, Zoho Expense organiza todo mediante informes con nombre ("Gastos de septiembre" o "Viaje a St.
Louis").
Puede enviar informes desde la aplicación móvil o el sitio web, así como obtener una descripción general del estado actual de cada envío.
El panel de la página web de Zoho Expense comunica el estado de sus recibos de un vistazo, los informes en curso y el estado actual de los informes enviados.
Esto es muy intuitivo y lo distingue de las aplicaciones con interfaces un poco más confusas, como Concur Expense.
Un detalle: si está elaborando un informe a partir de una colección de recibos, Zoho Expense le recuerda los gastos no declarados.
Es decir, señalará que ayer cargó un recibo que no agregó a un informe y le preguntará si desea incluirlo en este envío.
Control claro para los administradores
Como muchas de las otras aplicaciones, Zoho Expense tiene tres tipos de usuarios: remitentes, aprobadores y administradores.
Cada uno puede tener múltiples roles.
Por ejemplo, un administrador puede otorgar a los aprobadores la capacidad de aprobar sus propios gastos y el software admite múltiples niveles de aprobación.
Se puede crear una regla donde un gerente aprueba un informe con un total por debajo de una cierta cantidad.
Si supera esa cantidad, el informe se envía a un vicepresidente.
También puede crear una política corporativa en la que los aprobadores deban aprobar los informes dentro de un cierto número de días y recordarles cuándo se acerca esa fecha.
Y se agregó recientemente: la capacidad de delegar una aprobación a otro miembro del personal cuando el aprobador habitual no está disponible.
También es simple para el jefe.
Zoho Expense presenta al administrador una imagen clara de cada informe en la cola, incluidos los recibos asociados.
La aprobación es tan simple como hacer clic en un botón.
Cuando se ha infringido una regla, por ejemplo, si se ha enviado un gasto dos veces, la infracción se marca en la parte superior del informe, junto con un enlace que le permite ver claramente la infracción y sugiere una solución.
Si bien no es un proceso tan simple como el que encontrará en Abacus, será muy fácil de aprender para los nuevos usuarios.
Pero hay mucho espacio para personalizar el sistema.
Por ejemplo, cada categoría de gastos puede tener sus propios requisitos, como los gastos de almuerzo que necesitan un recibo de más de $ 20 y establecer un máximo de $ 100 antes de activar una alerta.
También es fácil agregar categorías.
Y hay varias formas de personalizar lo que los usuarios ven en un elemento de gasto, como si Zoho Expense solicita la ubicación o el nombre del proyecto, y qué elementos son obligatorios.
A diferencia de las otras aplicaciones en línea de este resumen, Zoho Expense es parte de un paquete de productos que incluye contabilidad, gestión de relaciones con el cliente (CRM) con Zoho CRM, encuestas en línea y varias aplicaciones comerciales más.
Zoho Expense hace un buen uso de esta integración, por lo que, de alguna manera, obtiene más de lo que paga.
Si lo conecta con Zoho CRM, por ejemplo, los equipos de ventas pueden acumular gastos vinculados a los clientes, lo que facilita el envío por cliente o por proyecto.
Más allá del software propio de Zoho, Zoho Expense se conecta con Intuit QuickBooks para la contabilidad, por lo que puede programar reembolsos en los ciclos contables habituales.
Sin esa integración, debe exportar e importar los datos como CSV (con plantillas personalizadas para exportar datos) y anotar el reembolso dentro de Zoho Expense.
Y, dado que puede crear roles personalizados, como un contador externo al que se le permite acceder al sistema, esto es algo que una PYME puede optar por transferir a un experto.
Zoho Expense es una verdadera bendición para los administradores que desean realizar un seguimiento de los análisis.
Puede ver el dinero gastado por categoría, comerciante, clientes, incluso proyectos, y desglosar los datos por usuario, departamento y moneda.
Varios informes muestran dónde se fue el dinero.
Son solo texto, no hay gráficos bonitos, pero si eres un contador de frijoles, es posible que te interese más la capacidad del software para exportar los gráficos como XLS, CSV o PDF, o cómo se integra fácilmente con Zoho Sheet, lo que permite hacer imágenes coloridas con esa aplicación.
Finalmente, dado que Zoho Expense se vincula a sus propios Zoho Books, y eso se integra con Zoho Reports, presumiblemente los contadores tendrán suficiente con qué trabajar para realizar cualquier informe que puedan necesitar.
Además de las aplicaciones de Zoho, Zoho Expense también se integra con suites de productividad como Google G Suite y Microsoft Office 365.
Una integración inesperada es la capacidad de obtener recibos de sus viajes de Lyft.
En general, Zoho Expense funcionará para la mayoría de las PYMES.
Con un atractivo conjunto de funciones, excelentes capacidades de integración y un buen conjunto de opciones de precios, Zoho Expense es una herramienta fenomenal que está un poco por debajo de nuestras herramientas de Elección del editor Certify Now y Rydoo.
La línea de fondo
Zoho Expense se desempeña bien en esta categoría, principalmente porque tiene un conjunto de funciones sólido combinado con una excelente personalización y un precio amigable para las pequeñas empresas.
Una obviedad para los clientes actuales de Zoho y definitivamente una a tener en cuenta para las personas que aún no han usado un producto de Zoho.
