Paymo es una aplicación de administración de proyectos en línea que se enfoca en áreas que otros normalmente no hacen: seguimiento del tiempo, facturación y facturación.
Es un software de rango medio, lo que significa que es más robusto que el software de bajo costo para pequeñas empresas, pero no tan robusto como las aplicaciones de nivel empresarial que pueden administrar cientos de proyectos y miles de empleados.
El enfoque en la facturación es claro y evidente en toda la aplicación.
Paymo es razonablemente fácil de aprender a usar y tiene algunos otros toques agradables, como la capacidad de personalizar los permisos de usuario.
Las pequeñas empresas que no necesitan todas estas funciones deberían considerar la opción Editors 'Choice elige Zoho Projects y Teamwork (anteriormente conocido como Teamwork Projects), que también cuestan menos.
Es probable que las organizaciones muy grandes prefieran LiquidPlanner, nuestro ganador de Editors 'Choice entre las opciones más sólidas.
¿Cuánto cuesta Paymo?
Paymo ofrece dos niveles de servicio, Small Office y Business, y puede pagar mensual o anualmente.
No hay un plan gratuito, pero puede probar la aplicación durante 14 días, sin necesidad de tarjeta de crédito.
El plan Small Office cuesta $ 11.95 por persona por mes o $ 119.40 por persona por año.
Con este tipo de plan, obtiene 50 GB de almacenamiento y funciones básicas como vistas de lista, tabla y tablero para las tareas; plantillas de proyectos ilimitadas; seguimiento de tiempo, aplicaciones para seguimiento de tiempo avanzado y hojas de tiempo; facturas, estimaciones y gastos ilimitados; e integraciones de aplicaciones.
No obtiene diagramas de Gantt, que pueden ser un factor decisivo si está buscando una experiencia de gestión de proyectos tradicional.
Tampoco incluye la incorporación ni la capacitación, ni las herramientas de programación de empleados y administración de la carga de trabajo.
El plan de negocios cuesta $ 18.95 por persona por mes o $ 189.48 por persona por año.
Este tipo de plan incluye todo en el plan Small Office, almacenamiento de 100 GB, incorporación y capacitación, soporte prioritario y asistencia remota en línea.
También obtiene diagramas de Gantt, programación de empleados y administración de carga de trabajo, así como herramientas de administración de licencias de empleados.
¿Cómo se comparan los precios de Paymo?
Cuando miras todas las aplicaciones de gestión de proyectos en el mercado, el precio de Paymo cae en el medio.
Los precios no constituyen una gran comparación entre manzanas y manzanas en el mundo del software de gestión de proyectos.
Una razón es que las empresas utilizan diferentes modelos de precios.
Algunos cobran por persona por mes.
Otros tienen una tarifa plana mensual para un grupo de hasta un cierto número de usuarios, o incluso pueden ofrecer usuarios ilimitados por una tarifa plana.
Incluso cuando calculamos el costo promedio de una aplicación, el costo para usted y su equipo puede variar.
Otra razón es que existen diferentes grados de software de gestión de proyectos.
Los que son apropiados para pequeñas empresas cuestan menos.
Estos pueden costar $ 10 por persona por mes o menos.
Algunos ejemplos son Zoho Projects, Teamwork, GanttPro y TeamGantt.
En el otro extremo del espectro están las aplicaciones creadas para manejar cientos de proyectos y miles de miembros del equipo, y por lo general cuestan más de $ 40 por persona por mes.
Algunos ejemplos son LiquidPlanner, Mavenlink y Clarizen.
Luego está el vasto rango medio, que es donde cae Paymo.
Otros productos en este nivel de precios de rango medio son Smartsheet, EasyProjects, Celoxis y ProjectManager.com.
Para todas las aplicaciones en el medio, debe mirar de cerca para ver no solo cuántas funciones ofrecen, sino si son la derecha características para su equipo.
Por ejemplo, es posible que desee una aplicación de gestión de proyectos creada para equipos que trabajan en sprints o una que tenga los niveles de permiso adecuados para socios externos, como clientes y contratistas.
Según nuestra experiencia con aplicaciones de gestión de proyectos, las características que distinguen a Paymo son 1) seguimiento del tiempo y 2) facturación, gastos y facturación.
Si bien Paymo no es la única aplicación que ofrece estas funciones, parecen ser el punto fuerte de la aplicación.
Más sobre cómo funcionan a continuación.
Empezando con Paymo
Cuando crea una cuenta de Paymo por primera vez, la aplicación le hace algunas preguntas.
¿Cómo piensa utilizarlo? ¿Administrará proyectos, hará un seguimiento de quién está trabajando en qué, usándolo principalmente para el seguimiento del tiempo o la facturación? También sugiere algunos tipos de proyectos de muestra, como el diseño de sitios web y el calendario editorial, para que pueda ver un ejemplo de cómo se ve la aplicación en uso.
Cuando finalmente ingresa a la aplicación, las ventanas emergentes del tutorial le brindan un recorrido rápido por la aplicación.
Para invitar a más personas a su cuenta, puede hacer clic en el signo más y seleccionar Usuario, luego completar los detalles: nombre, dirección de correo electrónico, función (es decir, título), cuántas horas al día están disponibles para trabajar, su tarifa por hora de pago y zona horaria.
En términos de su nivel de permisos en la aplicación, Paymo le muestra una lista de casillas de selección y usted marca las que desea aplicar:
Tiene privilegios de administrador
Puede agregar proyectos
Puede administrar facturas
Puede administrar estimaciones
Puede administrar los gastos
Esa es una experiencia mucho más personalizable que la que ofrecen la mayoría de las otras aplicaciones.
Mientras probaba la aplicación, tardó un poco más de lo normal en descubrir cómo configurar un proyecto, agregar hitos, agregar tareas y verlo todo en un diagrama de Gantt.
Sin embargo, una vez que descubrimos esos pasos, fue fácil crear dependencias entre tareas y ajustar sus fechas directamente en el gráfico de Gannt porque es interactivo.
Además de los diagramas de Gantt, Paymo le permite ver proyectos y tareas en forma de lista, forma de tabla, en un tablero (estilo kanban) y en un calendario.
Aplicaciones e interfaz
Paymo se ejecuta en el navegador y hay aplicaciones móviles para iOS y Android.
Puede descargar dos aplicaciones complementarias para uso de escritorio, pero son solo para el seguimiento del tiempo.
Una es una aplicación de temporizador para macOS, Windows y Linux que tiene todas las características que esperaría de cualquier temporizador decente.
Lo usa para iniciar y detener manualmente el registro del tiempo, editar las entradas de tiempo existentes y ver un gráfico de evolución de sus esfuerzos a diario.
El segundo es PaymoPlus, un temporizador más avanzado que registra todo el tiempo que pasa haciendo varias tareas en su computadora automáticamente.
Es un poco como RescueTime.
Cuando lo enciende, rastrea cada aplicación y sitio web que usa y cuánto tiempo pasa en cada uno.
Al final del día, puede revisar estas líneas de pedido (dos horas en Microsoft Word con tal o cual documento, 45 minutos en Excel, etc.) y clasificarlas para que coincidan con las tareas y proyectos apropiados asignados.
para ti en Paymo.
En nuestras pruebas, la aplicación se ejecutó de manera confiable en el navegador.
La aplicación tiene rieles de navegación en el lado izquierdo, que se expanden y colapsan para ayudarlo a maximizar el espacio de la ventana principal cuando lo necesite.
Una cosa que nos llamó la atención es que los paneles de Paymo tienen el mismo énfasis en las hojas de tiempo, la facturación y la facturación, mientras que otras aplicaciones de gestión de proyectos a menudo usan paneles para centrarse en el estado de los proyectos en un grado más detallado.
Como resultado, no está bien configurado para ser utilizado por una persona en un rol tradicional de gestión de proyectos.
Parece más adecuado para alguien en una función comercial o financiera.
Funciones de Paymo
Cada tarea que cree en Paymo puede tener una descripción, fecha de inicio, fecha de finalización, asignado, número esperado de horas para completar, tipo de facturación (basada en tiempo, tarifa plana, no facturable), precio estimado, porcentaje facturado hasta la fecha y otros detalles que puede agregar.
Como puede ver, una vez más se hace hincapié en el seguimiento del tiempo y la facturación.
Incluso puede configurar alertas un día antes de la fecha de vencimiento de la tarea y cuando el monto facturable alcance el 90 por ciento de la estimación.
Cualquiera que trabaje en una tarea para un proyecto de Paymo puede agregar tiempo en la tarea de varias maneras.
De forma manual, puede escribirlo, seleccionar una cantidad de tiempo de un menú desplegable rápido en la tarea o ir al módulo Hojas de tiempo o hacer clic y arrastrar para crear una entrada o usar la función Agregar volumen.
Con el temporizador, puede registrar el tiempo mientras trabaja en la aplicación web o utilizando una de las aplicaciones descargables para grabarlo mientras trabaja.
El temporizador de la aplicación web es el menos útil de estos métodos porque no detecta automáticamente si lo dejas ejecutándose accidentalmente.
Las aplicaciones de escritorio lo hacen.
Una de las otras aplicaciones, llamada Paymo Plus, debe descargarse e instalarse por separado, pero es bastante útil.
Esa es la aplicación que rastrea todo el tiempo que pasa durante el día en diferentes aplicaciones y en diferentes sitios web.
Cuando trabaja en un archivo de Office, toma nota del nombre del archivo para ayudarlo a clasificar la hora en que ha terminado.
También detecta automáticamente el tiempo de inactividad.
Cuando esté listo para categorizar el tiempo que ha registrado, solo se necesitan unos pocos clics para asociarlo con un proyecto y una tarea existentes en su cuenta de Paymo.
Facturación y facturación con Paymo
Paymo viene con un paquete decente de herramientas para facturación, seguimiento de otros gastos y facturación a clientes.
Puede crear facturas directamente en la aplicación, guardar borradores e incluso enviarlas desde la aplicación.
Cuando envía una factura, Paymo la marca como enviada.
Si es simplemente un borrador, también está etiquetado claramente.
Muchas aplicaciones comparables no ofrecen estas funciones y, en cambio, le brindan la opción de integrarse con software de facturación, como QuickBooks y Xero.
Paymo, de hecho, también ofrece esas integraciones, si prefiere utilizar una aplicación de contabilidad dedicada.
Además de integrarse con QuickBooks y Xero, Paymo le permite integrarse con otras aplicaciones comerciales, como las aplicaciones de oficina de Google, Slack, Zapier, JotForm, Integromat y algunas otras.
La lista no es exactamente la lista más completa de aplicaciones comerciales populares del mercado.
Estábamos algo decepcionados, esperando opciones más populares como JIRA, Salesforce, Trello, Airtable, aplicaciones de Microsoft Office, Dropbox y otros repositorios en la nube.
Al menos con la opción de conectarse a Zapier puedes crear otras integraciones si las necesitas.
Paymo no tiene ninguna herramienta especial para corregir archivos, por lo que no es bueno si su equipo pasa mucho tiempo discutiendo trabajos artísticos o PDF.
ProofHub, por ejemplo, incluye herramientas para marcar y discutir imágenes y archivos PDF.
Se trata de algo normal cuando se trata de fomentar la comunicación.
Puede dejar comentarios sobre las tareas y hay foros de discusión a nivel de proyecto, aunque necesita una cuenta paga para obtener estas funciones.
No tiene un espacio para hacer anuncios de equipo o de toda la empresa para que todos los vean, como lo tiene ProofHub.
Paymo no incluye un cuadro de chat en la aplicación, aunque con el aumento de las aplicaciones de chat en equipo como Slack, eso es un problema menor en los últimos tiempos.
Centrarse en el seguimiento del tiempo y la facturación
Está claro que lo que hace que Paymo se destaque es su énfasis en el seguimiento del tiempo, la facturación y la facturación, y hace un trabajo fantástico con esas piezas.
Como aplicación de gestión de proyectos, es buena pero no destacable.
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