Teams, la aplicación de mensajería empresarial de Microsoft, nos recuerda mucho a la sección de autoservicio de IKEA.
Es un espacio privilegiado.
Si trabaja allí y sabe cómo está organizado el sistema, por ejemplo, cómo se numeran los pasillos y los contenedores, probablemente lo navegue con facilidad.
Sin embargo, si es un cliente que viene de la sala de exposición, podría tomar un tiempo encontrar el pasillo, el contenedor y el estante correctos donde finalmente encontrará una caja anodina que, con suerte, contiene lo que necesita.
Todo está en su lugar, siempre que sepa cómo encontrarlo.
Lo mismo ocurre con Teams, que es una herramienta poderosa para mantenerse en contacto una vez que se familiarice con ella.
Es especialmente importante dominar los equipos y otras herramientas de colaboración de trabajo remoto ahora que muchas personas trabajan desde casa y se conectan con colegas de forma remota.
Si su estructura está de acuerdo con usted, puede marcar el tono de su relación con Teams.
Si hace clic, le encantará esta aplicación de chat por todo lo demás que tiene para ofrecer, desde su larga lista de opciones de integración hasta su capacidad para funcionar sin problemas con casi cualquier otra aplicación de Microsoft 365.
Para mayor atractivo, Microsoft ha realizado un trabajo importante para equipar a los equipos con funciones de videoconferencia y telefonía de voz sobre IP (VoIP).
Dado su potencial, Teams es una de las mejores opciones de colaboración, pero normalmente solo para grupos que ya utilizan productos de Microsoft.
Esa misma integración estrecha que lo hace atractivo para los clientes de Microsoft también significa que no es para todos, en particular para las tiendas que no están centradas en Microsoft.
Además, al igual que muchos productos de Microsoft que están altamente personalizados antes de implementarse en una organización completa, qué tan bien funciona depende en gran medida de sus propias especificaciones únicas y de qué tan bien puede abordarlas dentro de la aplicación.
Al igual que el almacén de IKEA, Teams es ordenado, pero también hiper compartimentado.
Es posible que deba profundizar cuatro capas (pestaña Teams Team Channel) para encontrar una conversación.
Cada vez que crea un nuevo equipo dentro de Teams, la cantidad de lugares a los que puede tener que ir para buscar información o responder una pregunta aumenta muchas veces.
Si no puede superar este arreglo, el resto de la aplicación nunca le causará una buena impresión.
Ese primer obstáculo es demasiado alto.
Con Teams, hay una verdadera sensibilidad de amarlo o dejarlo.
Aquellos en el campo de dejarlo pueden mirar a Slack, la Elección de los Editores en la categoría de mensajes de equipo.
Su diseño hace que la comunicación sea más rápida, más abierta, quizás más desordenada, pero también más divertida.
¿Qué hay de nuevo en Microsoft Teams?
Desde la última vez que revisamos Microsoft Teams, el producto ha tenido algunas actualizaciones.
Uno que ahorra tiempo y molestias a las personas es la capacidad de usar plantillas para crear nuevos equipos.
Estas plantillas vienen con canales prediseñados, configuraciones de usuario y aplicaciones instaladas para casos de uso específicos, como gestión de eventos, respuesta a crisis, etc.
Microsoft proporciona plantillas que puede usar listas para usar o personalizar, y también hay una opción para crear sus propias plantillas.
Una cosa que falta es la capacidad de crear canales privados en las plantillas.
Durante mucho tiempo ha podido establecer un estado personal para que otras personas sepan cuándo está disponible, ocupado o temporalmente fuera de su estación de trabajo.
Ahora hay una opción para aparecer sin conexión incluso cuando haya iniciado sesión.
De esa manera, puede acceder a la información en su cuenta de Teams sin decirle a nadie que está en línea.
Otra actualización reciente para personas multilingües es la revisión de idiomas.
Los equipos determinan qué idioma estás usando cuando escribes y aplican el corrector ortográfico para ese idioma.
Está disponible en la aplicación de escritorio solo en este momento.
También hay una configuración de notificación global simplificada, la capacidad de amortiguar los ruidos de fondo y leer los recibos, que están habilitados de forma predeterminada en los chats grupales de hasta 20 personas.
Los administradores pueden deshabilitarlo.
Finalmente, Teams también ha reforzado su servicio integrado de videollamadas, Reuniones, que este artículo aborda en su propia sección.
Precios y planes de Microsoft Teams
Hay dos formas de obtener una cuenta de Microsoft Teams.
Una es registrarse para obtener una cuenta gratuita, que requiere una cuenta general de Microsoft, y la otra es tener una cuenta Microsoft 365 Business o Enterprise, donde se incluye la aplicación.
La cuenta gratuita de Teams requiere una cuenta de Microsoft o un ID de cualquier tipo, como un inicio de sesión para Outlook.com.
Con esta cuenta, puede invitar hasta 299 personas más a unirse a usted, aunque todos también deben tener una cuenta de Microsoft para usar la aplicación.
Obtiene todas las funciones principales y solo se pierde la integración única con aplicaciones de Office para empresas, como reuniones programadas, acceso a Microsoft SharePoint y cosas de esa naturaleza.
Tampoco obtiene una lista completa de soporte o herramientas de seguridad y cumplimiento para administradores.
Debido a la demanda durante la pandemia de COVID-19, Microsoft permite a los usuarios gratuitos tener videollamadas en Teams que duran hasta 24 horas.
Ese límite se revertirá a 60 minutos el 1 de julio de 2021.
Hasta 100 participantes pueden unirse a una reunión virtual y usted obtiene todas las funciones estándar, como compartir pantalla y fondos personalizados.
La versión paga de Teams que viene con Microsoft 365 agrega todas las integraciones estrechas con las aplicaciones de Microsoft Office, además de soporte 24/7 y herramientas de nivel empresarial para administración, seguridad y cumplimiento.
Puede tener hasta 300 miembros del equipo, a menos que tenga la edición empresarial, que es buena para tantas personas como necesite.
Hay tres versiones de Microsoft 365 que incluyen Teams; todos requieren un compromiso anual:
Microsoft 365 Business Basic: $ 5 por persona al mes
Microsoft 365 Business Standard: $ 12.50 por persona al mes
Microsoft 365 Business Premium (empresa): $ 20 por persona al mes
Precios comparativos
Comparar estos precios con el costo de otras aplicaciones de mensajería empresarial no es un asunto de manzanas con manzanas.
Los precios anteriores son para paquetes de software, no solo para equipos.
En cualquier caso, para tener una idea del mercado, el precio promedio ronda los $ 5 a $ 6 por persona por mes.
Eso es aproximadamente lo que cuestan Flock y Glip by RingCentral.
Twist by Doist es gratis, con cuentas pagas actualizadas que cuestan $ 5 por persona por mes.
Zoho Cliq es la elección de presupuesto en esta categoría, cobrando alrededor de $ 1 a $ 3 por persona por mes, dependiendo del tamaño total del equipo.
Slack cuesta más que cualquier aplicación de mensajería de equipo que hayamos revisado, cobrando entre $ 8 y $ 15 por persona por mes, con descuentos ofrecidos si paga por un año por adelantado.
Teams y Slack tienen otras diferencias además del precio, por supuesto.
La interfaz de Microsoft Teams
Microsoft Teams es más fácil de usar como aplicación web o de escritorio de Windows 10.
Hay versiones móviles para dispositivos Apple iOS y Google Android que funcionan bien cuando estás en movimiento, pero las aplicaciones web y de escritorio son más fáciles de navegar.
En la aplicación de escritorio o web, verá un riel del extremo izquierdo con navegación principal, un riel secundario izquierdo con navegación adicional y una gran ventana central para interacciones.
La primera capa es Actividad, Chat, Equipos, Reuniones, Llamadas, Archivos y cualquier aplicación que haya instalado.
Puede haber más o menos opciones dependiendo de la configuración de su organización, y puede personalizar un poco más la barra lateral fijando sus aplicaciones y chats favoritos en la parte superior.
Actividad muestra un resumen de la actividad en su cuenta.
El chat es para mensajería directa.
Equipos es donde accede al espacio interactivo para mensajes.
Reuniones abre un espacio donde puede iniciar una reunión de video o programar una para más tarde (hay varias otras formas de iniciar una reunión).
Llamadas abre un espacio más para realizar llamadas, ya sean de video o audio.
Y Archivos es donde encuentra los archivos que usted y otros han subido.
Centrémonos en Teams, ya que es el corazón de la comunicación para una aplicación de mensajería de equipo.
Cuando hace clic en Equipos, ve una lista de equipos o diferentes grupos de personas.
Esta configuración es diferente a Slack, donde los canales están en la barra de navegación principal.
En cambio, Microsoft Teams le pide que primero compartimente a las personas en Teams.
Es posible que tenga un equipo para toda la empresa, un equipo de ventas, un equipo de recursos humanos (RR.HH.), etc.
Puede crear los equipos que desee, pero una advertencia justa: cuantos más equipos cree, más difícil será navegar por la aplicación, por lo que vale la pena planificar la estructura de su equipo con cierto detalle y restringir la cantidad de usuarios que pueden crear nuevos equipos.
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Dentro de cada equipo tienes canales.
Puede suponer que el canal es donde las personas del mismo equipo se comunican a través del chat de texto de forma sincrónica o asincrónica, pero estaría equivocado.
Un canal es simplemente la siguiente capa de organización.
Cada canal tiene pestañas, que también puedes personalizar.
Es probable que una pestaña llamada Publicaciones sea donde ocurre la mayor parte de la comunicación del equipo, pero también puede tener pestañas para wikis, documentos de Microsoft Word, notas de OneNote y más.
Para comprender el alcance de la naturaleza compartimentada de Team, debemos sumergirnos una capa más profunda.
Cuando escribes algo en Publicaciones, aparece en un feed.
Cualquiera que lea tu publicación verá un pequeño enlace Responder en la parte inferior.
El uso de la función Responder a una publicación crea un hilo, por lo que todos los comentarios adicionales a esa publicación se incluyen debajo.
Visualmente, es bastante diferente de los hilos de Slack, que se disparan hacia la derecha, o incluso de la configuración de Twist, que empaqueta las conversaciones en una vista similar a la de un correo electrónico.
En cualquier caso, Teams colapsa hilos largos para minimizar la cantidad de espacio que utilizan.
Puede abrir un hilo en cualquier momento, pero se colapsan de forma predeterminada en un momento determinado.
El resultado es una interfaz muy organizada, pero que parece tener muchas reglas.
Por el contrario, Slack a menudo se siente como un lugar donde las personas están menos inhibidas para hablar (no es que todos usen esa falta de inhibición sabiamente).
Los equipos no tienen esa vibra.
En cambio, debido a su estructura, parece que hay reglas a seguir.
Personalización de espacios de equipo
Cada vez que crea un nuevo canal, obtiene tres pestañas predeterminadas: Publicaciones, Archivos y Wiki.
Puede conservar los tres, eliminar algunos o agregar nuevas pestañas.
La cantidad y el tipo de pestañas que puede agregar es enorme.
Además de las ya mencionadas, hay pestañas para Microsoft Excel, PDF, YouTube, Evernote, Trello, Zoho CRM y muchas más.
La lista de opciones parece abundante, pero algunas de ellas, como las aplicaciones educativas JogNog y Quizlet, parecen inusuales entre todas las aplicaciones comerciales.
Puede personalizar estos espacios a un nivel fino, creando un espacio para almacenar todo el conocimiento, la información en bruto y el conocimiento que su equipo conserva colectivamente.
Digamos, por ejemplo, que un equipo de ventas publicitarias tiene una pestaña Publicaciones para discusiones en curso, un Wiki lleno de puntos de conversación para clientes de venta, una hoja de Excel incrustada que muestra las tarifas de los anuncios y una pestaña más que apunta a una web ...
